1、机构知识库在内部知识管理中的应用实践与思考摘 要 机构知识库是机构知识基础设施的重要部分。论文从内部知识管理角度出发，通过对国家图书馆立法决策服务机构知识库建设历程的回顾，探讨了建设实践过程中出现的问题，并从强化强制命令手段和改善应用功能两个角度，提出了应对这些问题的思路和方法。 关键词 机构知识库 知识管理 立法决策服务 分类号 G250.74 DOI 10.16810/ki.1672-514x.2016.02.013 Practice and Thinking on Institutional Repository in Knowledge Management Mao Rui， Xie
2、Yanyan， Chen Miaoyu Abstract Institutional Repository is an important part of institution knowledge infrastructure. Through the practice of Institutional Repository at Legislative Reference Department in National Library of China， this paper studies the Institutional Repository from the perspective
3、of knowledge management and discusses the problems encountered in the process of construction， and proposes methods to cope with them from the angle of strengthening the mandatory means and improving the application function. Keywords Institutional Repository. Knowledge Management. Legislative decis
4、ion-making services. 0 引言 机构知识库的概念产生于 20 世纪 90 年代末，伴随着开放获取运动的兴起而产生。机构知识库自诞生以来一直是国际学术界、出版界、图书情报界研究的热点1，也是众多图书馆、研究机构的建设重点。截止2014 年 9 月 28 日，OpenDOAR（开放存取知识库名录）已收录知识库共2729 个，其中中国 39 个2，且呈不断增加趋势。 机构知识库已成为机构知识基础设施的重要部分3。目前国内外对机构知识库的研究主要集中在开放获取、传播保存等方面，对机构知识库在机构内部知识挖掘、知识服务等应用方面研究较少。而机构知识库建设的目的不仅仅包括对机构知识资产
5、的管理、保存和传播，也包括对这些知识资产进行分析和深度标引，通过揭示其中蕴含的知识和知识元，促进机构内部知识的深度挖掘，从而帮助机构知识库的用户提升知识能力4。 1 国家图书馆立法决策服务机构知识库的建设与服务实践 为立法决策服务是国家图书馆开展参考咨询服务的重要内容之一。1950 年国家图书馆成立参考咨询组，开始提供立法决策咨询服务，至今已有 65 年的历史。随着服务产品和服务方式的数字化，以及员工信息使用习惯的改变，立法决策服务部原有的内部知识的管理方式已不能满足机构内部知识管理的需要。为了长期保存机构产出，帮助员工将隐性知识显性化，提供机构内部知识交流的平台并促进机构知识产出，立法决策服
6、务部于 2011 年开始了国家图书馆立法决策服务机构知识库的建设。 1.1 建设模式 从机构知识库总体组织建设和推进的角度来看，目前主要有两种建设模式：一种是由机构基层工作人员发起并参与建设，然后推广至整个机构层面的自下而上模式；另一种是由机构决策层和管理层主导的自上而下模式5。 立法决策服务机构知识库在设计之初就考虑到如果仅依靠自上而下的行政命令，项目可能因不接地气、无法推广而达不到应有的效果，因此采用机构知识库工作组的方式推进项目建设。工作组共 6 人，来自立法决策服务部的各个科组，以定期会议的形式推进机构知识库项目建设。出于业务和系统相结合的考虑，工作组由 5 名资深咨询馆员和 1 名技
7、术人员组成。工作组的每个成员，不仅代表本人的意见，也在每次讨论前征集全体组员的意见，因此也就整合了整个部门的意见。工作组全面负责机构知识库的功能设计、建设推广及运行维护工作。这样自上而下和自下而上相结合的建设模式，既有机构整体利益的考虑，又充分尊重馆员的意见，有利于机构知识库工作的建设与后续推广。 1.2 系统整体架构 按存储、应用及表现层来划分，系统的整体架构如图 1 所示。 整个系统由部处长、科组长、员工、管理员 4 种角色构成。其中员工可进行新建、编辑、提交、浏览、检索、下载、打印以及个人统计等操作；科组长在员工可进行操作的基础上，还可进行客户库管理、分类选项管理、工作流管理（如归档或驳
8、回）以及科组统计；部处长在科组长功能的基础上增加了部门统计功能；管理员主要对系统进行管理，包括用户注册与管理等。整个系统将内部知识存储为咨询档案、部门文件、科研文献三大类文件，使用 PostgreSQL 数据库进行存储，并采用了Lucent 全文搜索引擎进行全文检索。 1.3 系统基本功能 1.3.1 信息收集功能 所有员工都可在机构知识库中进行新建、编辑、提交操作。科组长及部处长可对提交信息进行审核，审核通过的信息方可进入机构知识库。系统还从其他数据库中导入了部分数据。 1.3.2 信息组织功能 系统将机构知识库中的内容分为咨询档案、部门文件、科研文献三大类。所有用户都可对这些内容进行按科组
9、、日期或按文献类型、文件分类等进行浏览，并可进行全文检索或全自动检索。同时系统提供了关联功能，可点击某一文件中的员工姓名，查看他所提交的所有内容，并按三大类型进行分别显示。 1.3.3 传播 机构知识库中的内容阅读权限不设限制，科组长和部处主任的特殊权限仅在工作流、整体统计等功能上。机构知识库内所有已入库内容都对所有员工开放。 1.3.4 长期保存 构知识库系统可将内容和元数据进行备份。机构知识库还可以支持各种数字对象的存储，包括文档，图片、照片、音视频、压缩文件等。 1.4 系统扩展功能 1.4.1 咨询档案工作流功能 咨询档案填写的过程不仅是咨询馆员梳理、评估整个工作的过程，详细的咨询档案
10、也可以为其他人作参考。通过咨询档案工作流功能，机构知识库可嵌入咨询整个过程，将咨询工作中产生的各种非正式内容尽可能保留下来。具体流程如图 2 所示。 （1）在接到咨询委托时，部处主任、科组长、员工均可在系统中新建一个咨询档案，系统自动生成“咨询档案号” ，填写“咨询名称” “承办科组” “承办人” “委托日期”四个字段后保存，此时咨询档案的状态为“已分配、未完成” 。 （2） “承办人”登录系统后，在自己的工作任务列表中会看到状态为“已分配、未完成”的咨询档案， “承办人”可以点击打开编辑咨询档案，首次编辑保存之后，咨询档案的状态转换为“已填写、未完成” ；填写完成之后可点击“提交”按钮提交给
11、“承办科组”的科组长进行审核，此时咨询档案的状态转换为“待审核，未完成” 。 （3） “承办科组”科组长登录系统后，在自己的审核任务列表中会看到状态为“待审核、未完成”的咨询档案，点击可查看咨询档案的详情。如果遇到不符合要求的内容可直接修改，也可以点击“返回修改”按钮将咨询档案发还给“承办人”进行修改，此时咨询档案的状态转换为“已填写、未完成” ；如果咨询档案内容完全符合要求，可点击“归档”按钮，该咨询档案的状态转换为“已归档、已完成” 。 （4）对于状态为“已分配、未完成” “已填写、未完成”和“待审核、未完成”的咨询档案，只有“承办人” “承办科组”的科组长和部处主任可以查看、检索、统计。
12、 （5）对于状态为“已归档、已完成”的咨询档案，所有人都可以进行查看、检索、统计功能。 1.4.2 Web2.0 功能 员工可对感兴趣的部门文件和科研文献进行收藏，并可对每个文件做个人笔记，记录自己的心得体会。 1.4.3 个人主页功能 员工可在个人主页中编辑自己的个人信息，包括教育背景，联系方式等，方便内部交流之用。同时系统自动汇集员工所有咨询档案、部门文件、科研文献，方便员工形成自己的个人简历。 1.5 现状与问题 国家图书馆立法决策服务机构知识库自 2012 年 5 月上线服务以来，截至 2014 年 9 月底，已成功收录咨询档案 8678 条，部门文件 270 条，成为立法决策服务部工
13、作中不可或缺的重要内容。但由于缺乏经验，立法决策服务机构知识库在建设过程中也遇到了很多问题。 首先，由于机构知识库收录范围没有明确规定，因此机构许多非咨询档案文件存在流失现象，对内部知识收集的完整性造成了一定影响。其次，立法决策机构知识库主要由员工自行提交，由于建设初期，机构知识库对填写质量的并未做出明确要求，只依靠科组长进行人工判别，填写主观性较大，导致提交入库的内容质量参差不齐。同时，许多历史咨询档案由于当时缺乏规范，存在主题词不规范，无法更深层次的关联揭示等问题。第三，由于在机构知识库设计之初，仅考虑到收集机构内部知识产出的功能，导致机构知识库重“收集”轻“应用” 。员工仅仅将机构知识库
14、看作内容收集工具，甚至有人仅仅将其看作一个档案库，对机构知识库工作的积极性不高。也导致机构知识库没有充分发挥其知识交流、传播的功能，综合利用率不够，持续性发展动力不足。 2 机构知识库建设思考 随着机构知识库建设和研究的发展，采用强制命令手段逐渐被认可，成为解决机构知识库发展问题的有效办法之一6。笔者认为在立法决策服务机构知识库的未来建设中，可通过强化强制命令手段完善激励机制、同时改善应用功能两个角度来对其进行全面提升。 2.1 强制命令手段 通过强化强制命令手段，可解决目前机构知识库中内容收集不全面、质量控制不完善、激励机制不健全的问题。通过规范管理机制强化强制命令，是扩大收录范围，提升机构
15、知识库中的资源质量的有效方法。通过加强行政管理中与机构知识库相关的内容建设，通过制定更细化的质量管理规范，可规范管理机制。 具体方法包括：首先，可将机构知识库建设作为机构保存知识资产、发展知识能力、构建知识环境的战略任务，并将其纳入机构的整体建设、管理和发展战略之中，以机构知识库白皮书、发展规划或管理应用指南等方式明确确认727。其次，可将机构知识库中作为成果统计工具。有研究表明，工作人员主动向机构知识库提交智力成果的重要影响因素之一是为了机构对其工作和学术成果的认可8。在机构管理中，将员工的业务、科研成果以机构知识库中提交的内容为准，与绩效考核等挂钩。在评比制度中增加机构知识库内容，通过奖励
16、优秀科组与优秀个人等形式，提升员工对机构知识库这一工作的积极性，完善激励机制727。第三，应明确机构内部负责建设和管理机构知识库的责任部门及其责任目标，设计和宣传相应机制与政策727。机构可授权工作组或指定科组负责机构知识库的技术管理和服务管理，并制定相应的系统管理规范。第四，机构知识库建设不仅仅是一个项目建设，更重要的是内容的收集和存储。机构知识库的质量管理规范可包括以下内容：收集范围、提交内容填写标准、档案工作分配完成流程标准等，同时也要制定相应的质量评价标准。 目前我们已制定了立法决策机构知识库咨询档案工作规范 立法决策服务机构知识库管理办法科研文献部分 立法决策服务机构知识库管理办法部
17、门文件部分 ，未来我们应在这些管理办法的基础上，将机构知识库内容管理规范进行细化。同时制定相应的质量评价标准，配合机构的考核与评比制度。通过这些质量管理规范的制定，加强对质量的控制。 2.2 改善应用功能 通过改善机构知识库的应用功能，可解决综合利用率不够的问题，有助于提高员工的积极性，从根本上解决持续性发展动力不足的问题。机构知识库不仅可以对本机构业务成果进行长期的集中管理和保存，而且在分析评价机构的业务发展方向、过程、和趋势；完善业务产出管理；提高绩效管理和评价工作的效率，还能够提升机构成果展示度，提升机构声誉和品牌，宣示机构的社会价值9。对于机构内员工，机构知识库可以有效地增加业务成果可
18、见度，并能参考借鉴其他员工工作成果，提高工作效率。不同的用户群体对机构知识库的需求也不同。根据国内外机构知识库研究的经验，可分别从机构视角和员工视角两个方面改善机构知识库的应用功能，提升服务能力。 2.2.1 机构视角 从机构角度出发，长期保存机构内部知识产出是机构知识库的首要作用。同时机构知识库可应用于整体知识的产生、存储、交流、传播、评价、扩大影响等。具体可从以下几个方面考虑： （1）机构管理工具。可以作为机构工作量、工作项目统计工具。机构管理者可通过机构知识库及时掌握整个机构的工作量和工作项目分配情况，为更合理地配置资源提供参考。 （2）人才培养工具。可作为机构组织培训材料，收集反馈意见
19、的工具。可将机构内所有培训规划、培训课件、参会交流材料、年终总结等内容汇总在机构知识库中，方便员工查阅；同时，可提供对培训交流的反馈功能，方便主讲人对培训进行总结，方便机构对培训进行评价，更好的规划未来的培训。使得机构知识库成为新人培训、员工定期培训的核心工具，助力机构人才培养。 （3）知识挖掘与成果展示工具。机构知识库汇集了服务对象的历史参考咨询记录等信息，通过对机构知识库的内容进行深度挖掘，可进行用户分析。通过分析用户感兴趣的问题领域或者将用户划分为不同群体，可为以后的咨询服务工作提供有益借鉴。此外，通过机构知识库可对机构某类业务成果内容进行提取，及时进行成果展示以及汇编出版等。 （4）机
20、构内部数字资源整合工具。通过与其他系统的结合，汇总机构的数字化成果，并进行资源整合。也可将机构知识库的资源提取出来，推送到其他系统。 2.2.2 员工视角 在机构知识库的建设和使用中，员工积极性不高会大大影响机构知识库的实际使用效果，特别是机构知识内容收集的完整性。在机构知识库的建设过程中，不仅要培养员工的集体荣誉感，在机构内营造自由的、开放的良好学术研究及业务成果分享的文化，更要让员工切身体会到机构知识库带来的益处，使员工愿意将自己的知识成果存储到机构知识库中。从员工视角出发，机构知识库可应用于个人知识产出的长期保存，以及个人业务与学术知识的产生、存储、交流、传播等。具体可从以下几个方面考虑
21、： （1）个人工作、研究成果的长期保存和及时汇总。机构知识库可对员工个人工作、研究成果进行长期保存。通过对员工个人所有工作、研究成果的收录，随时生成员工科研简历，方便员工对自己的工作、科研情况进行及时总结，并对员工撰写个人年终总结、职称评审等工作提供材料支持。 （2）作为员工工作、科研的核心工具。机构知识库可成为员工及时获得机构内部知识的最主要信息来源。同时，机构知识库可更全面地嵌入工作过程，通过提供个人文献管理功能，并加强网页剪藏功能，提供数据库检索支持等，为员工工作及科研提供便利与帮助。 （3）强化 Web2.0 的功能。Web2.0 的重点在共建、共享、共创，透过机构知识库 Web2.0 功能，可以更加完善机构知识库的应用，使它变得
