1、口述历史档案的信息化管理探析摘 要：随着近些年国内外对于历史时间考察研究的发展，人们对口述历史档案的需求不断增加，从而提高了对口述历史档案管理的认识。口述历史档案的管理研究成为档案界的难点与热点。目前，我国口述历史档案在信息化的过程中仍然存在一些问题，主要有以下三方面：档案管理人员的口述历史档案管理意识薄弱；口述历史档案信息化过程中的资金投入不足，档案管理的基础设施较为落后；管理制度不够健全。针对这些问题，笔者提出了应对策略，希望对口述历史档案信息化的实践工作有所帮助。 关键词：口述历史档案；信息化；管理 一、口述历史档案信息化的必要性 近年来，人们对于口述历史档案的认识不断深化，国内外学者对
2、于口述历史档案的研究也逐渐形成档案管理学科的热点，如何科学地认识、开展口述历史档案的管理工作，同时成为档案界的难点和重点。 口述历史档案不同于现存的以实物为载体的档案资料，它有其特殊的存在形态，与现存档案不仅不矛盾，反而与之相互促进、相互发展、相互补充。一方面，口述历史档案是对现存档案的补充，口述历史档案涉及的内容十分广泛，涉及自然、社会、人文等领域，反映着社会的方方面面。口述历史档案的主要载体形式为声音、录像，既具有真相，又有画面和感染力，能够完整、多角度地反映和呈现社会记忆的原貌，成为现存社会档案的重要补充。另一方面，口述历史档案是对现存档案进行批判和证明。鉴于此，将口述历史档案进行信息化
3、处理，制作成便于保存的电子化信息资料，有利于珍贵史料的保存，同时也是对我国文化延续的一种保护。 然而，口述历史档案的采集工作非常烦琐，涉及各个领域、多个学科，是一项系统工程，必须要制订一个标准，使口述历史档案的收集整理工作科学化、制度化、规范化。特别是在当前的大数据时代背景下，口述历史档案管理工作也应在此时顺应时代潮流，将口述历史档案进行科学的信息化管理。 二、口述历史档案的现状 1.口述历史档案信息化管理意识薄弱。口述历史档案资源是档案资源的重要组成部分。尽管口述历史档案信息化建设工作取得了一定进步和成绩，但由于受传统思维影响，一些档案从业者因循守旧、墨守成规，对口述档案的信息化管理仍停留在
4、传统的思维模式中，对口述档案信息化的重要性认识不足，缺乏系统的认识和理性的思考。目前对于口述档案的了解以及口述档案重要性的认识尚浅，对口述档案的开发利用大多数还停留在一般的收集、整理等浅层次的开发上，大量有价值的史料未能得到有效的开发利用。在对口述档案的保护和利用上，由于各级政府及有关部门缺乏统筹协调机制，个人缺乏口述档案的开发利用意识，导致对口述档案的开发、保护与利用工作滞后，严重阻碍了口述档案的开发利用进程。此外，档案界关于口述档案的概括还不够精准，容易造成认识上的偏差。比如，有的人认为口述档案不具有档案的本质属性，缺乏原始记录性，只能作为一种参考资料保存；有的人虽然肯定口述档案有开发利用
5、的价值，但对其真实性和合法性仍存质疑。由于政治、战争等环境因素的制约和影响，一些重要历史事件的参与者和经历者等重要人物随着时间的推移已经过世，使得抢救保存这些当事人的口述档案变得十分困难。 2.口述历史档案信息化基础设施相对落后。口述档案信息的采集、整理、保管需要通过专业的信息化设备来完成，这就对口述档案采集、整理的设备投入提出了更高的要求。另外，在口述档案信息化管理的过程中，设备、硬件、软件系统、技术等方面的配套，仍然需要投入大量的资金，同时还需大量资金支持维护与更新。目前各地档案馆经费相比于其他部门相对较少，缺乏专业的硬件设施，很多地方都没有划拨专项资金进行口述档案的收集整理工作，由于硬件
6、和软件条件的缺失也一定程度上影响了口述档案的收集效果，成为制约口述历史档案信息化发展的主要因素。除此之外，由于设施不齐全造成口述历史档案信息资源的整合技术相对落后，导致口述历史档案信息的安全防护性能较低，对整个口述历史档案信息造成威胁。 3.口述历史档案信息化管理体制不健全。现在我国口述档案信息资源缺乏统一的保管部门和必要的法律规范，使得大量具有历史价值的口述档案散落在各地，不能形成有效的统一利用。尽管各地档案馆已经建立和完善了与档案信息管理工作相关的规章制度，但是在实践过程中，由于对规章制度的操作性不强、监管不严等原因，形成了管理体制不健全的局面，进而影响到口述历史档案信息化管理。 三、实现
7、口述历史档案信息化管理的途径 1.强化口述历史档案信息化管理的认识。口述历史档案的形成源自人们日常的对话、交流等与语言密切相关的活动，这些行为最平常不过，却能在话语间对以往所发生的事情进行相互转告，进而被记录、整理成为公众信息并最终形成可供参考的历史依据、历史档案。然而，由于一些有价值的口述信息的发出者与接收者数量、表达能力等因素导致未能最终形成文字信息被传承。要实现口述历史档案管理信息化，首先，应当转变人们对口述历史档案的认识，提高对口述信息价值的辨识度并加以区分、保护。其次，应转变口述历史档案信息化工作的思路，提高历史档案整体工作的效率，要从根本上转变传统的思想和观念，通过开展大量的实践工
8、作与传统的口述方式进行划分，深入了解新时期信息化社会的发展对整个社会群体的影响，将口述历史档案的信息化作为历史档案管理职能改革的重点。最后，要解放思想，充分利用当前科学化档案管理方法和模式。我国口述历史档案的范围广、信息量大、内容多，要克服这些困难，只有转变以往历史档案工作的方法、途径，树立科学的工作态度，并且建立科学的口述历史档案路径和体系。总之，应从思想上认识到口述档案信息化的重要性，从新的角度探索历史档案工作中的创新之处，实现历史档案信息的完整性，提升历史信息在当今社会发展中的价值。 2.加大口述档案信息化设施建设的投入。档案管理人员应加强口述历史档案的分类工作，将具有专业性的口述历史档
9、案统一归档，按时间或者系统类别进行区分标注。与此同时，在按时间分类的细则下面，还可将档案按照会议资料、历史文字资料、历史人物个人资料等类别进行分别归档。如此一来，便能够最大限度地提升专业性档案的利用效率；细化口述历史档案的分类，做到每类齐全合理。在文书档案的基础上适当地增加声像档案、专门档案以及实物档案，根据不同的需求制作专题编研、开发专题口述档案数据库等，进而优化馆藏结构，提高口述历史档案信息的利用效率。此外，加大资金投入，完善基本设备，配备先进的录音、摄像等工具，保证口述历史档案信息的快速收集和提取，加强口述历史档案管理现代化建设，使口述档案工作更加规范化、科学化，加强基础设施的建设，使得
10、历史档案信息得以有效储存利用。要坚持全面协调可持续发展，统筹安排好各环节工作，正确处理好各方面关系，进一步加强口述历史档案基础设施建设，拓展历史档案的服务领域，提高档案信息的使用效率，保证档案事业发展的整体性、均衡性和连续性。3.健全口述历史档案信息化管理制度。在档案管理工作中，行政管理部门应以相关的规范制度为依据，并作为提高档案行政效率的必要条件。健全口述历史档案管理的规范制度，为整个历史档案工作提供组织保证。在确定了“口述历史档案”采集标准的基础上，再制订“口述历史档案接收范围” “口述历史档案鉴定标准” “口述历史档案的保管期限”“口述历史档案开发与不开放的范围” “口述历史档案机读目录
11、数据转换格式” “口述历史档案目录采集方案”等具体实施细则。此外，建立领导机制，加大建设力度。把加强口述历史档案的职业道德建设列入议事日程；建立教育机制，增强建设保证。对各级档案从业人员进行在职培训，组织参加有关培训研讨班，或外出参观学习，不断提高其政治、业务素质；建立考核标准，定量定性评分。 参考文献： 1吕鸿.非物质文化遗产保护视野中的口述档案J.甘肃社会科学，2008（3）：180-182. 2潘玉民.认识与行动：再论口述历史档案资源建设J.档案学通讯，2012（1）：102-103. 3樊琳.口述史与档案信息资源开发J.档案与建设，2007（3）：22-24. 4熊月之.口述史的价值J.史林，2000（3）：1-7. 5曹幸穗.口述史的应用价值工作规范及采访程序之讨论J.中国科技史料，2002（4）：355-342.
