1、浅谈城建档案的业务指导摘 要城建档案是城市规划、建设和管理的重要组成部分，城市历史和现状的真实记录、写照。同时也是工程维护、改、扩建，维权等工作的依据和凭证。本文结合多年工作实践，对城建档案的业务指导重要性及方法进行论述，供同行借鉴参考。 关键词城建档案 业务指导 方法 中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0189-01 前言 城建档案由于种类多、周期长、数量大等特点，业务指导作为业务知识宣传、交流的重要载体，提前介入将档案管理工作的“重心前移” ，加大源头控制力度，具有重要意义。业务指导工作工作做得好与坏，直接影响到城建档案完整及准确性，让
2、档案资料无法起到原有的作用。业务指导工作应积极应对新形势，变被动为主动采取“走出去、请进来”的方法。从而保证城建档案的归档质量，怎样做好城建档案的业务指导工作？本人认为应做好以下几方面的工作。 1、加强城建档案业务培训 城建档案种类多、面广、专业性较强，档案的形成与建设、勘察、设计、施工等单位密切相关，由于建档单位在平时工作中，对城建档案法规、规章，档案的管理不是很了解，不注重文件的归集，至到移交档案时，出现档案不齐全、不完整，签字手续不完备，整理不规范现象，假如我们业务指导工作滞后，势必给归档带来问题，因此，城建档案馆应以超前的服务意识，提供优质服务，集中相关的参建人员，对城建档案业务工作中
3、的业务等问题进行培训。我馆已成功举办多期城建档案员培训，通过多种形式的培训，改变以往“重工程建设、轻工程档案”的主观意识，从而达到城建档案收集、编制、整理、移交规范而统一，城建档案质量才能得到根本的保证。 2、依法治档、增强法制意识 建设工程质量管理条例国务院令第 279 号、 城市建设档案管理规定建设部令第 90 号、 城市地下管线工程档案管理办法建设部令第 136 号、 建设工程文件归档整理规范 ，以及省、市有关城建档案管理的文件，这些文件都是我们进行业务指导工作的方针指引，加大城建档案政策法规宣传力度，增强建设、监理、施工及各参建单位的城建档案法律意识。依法管档、依法行政是城建档案工作的
4、出发点和根本保证，作为城建档案工作者，我们更要知法、懂法、用法使城建档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。 3、着力提高城建档案人员的素质 业务指导人员的素质是决定城建档案质量的关键要素，只有高素质的档案管理人员，城建档案的质量才能得到提高，城建档案工作是以人为本，所以，档案管理人员的素质高低档案工作密切相关。同样，要做好城建档案业务指导工作，必须从提高业务指导人员综合素质抓起。首先，业务指导人员要有良好的政治素质，要甘于清贫、忠于职守认真履行职责，执行城建档案法规、规章，具有较强的事业心和历史责任感。其次，要有轻松驾驭档案业务的综合素质，随着科学技术的飞速发展，新型材料、新技术、新工艺的不
5、断推出运用，我们必须与时俱进学习掌握现代化科学技术知识，积极采用现代化管理方法、技术和手段。 4、因地制宜改进业务指导工作方法 由于业务指导工作有所滞后，工程到了竣工验收阶段，才开始进入业务指导的现象，有些工程竣工档案已经报送进馆了，直接造成档案材料残缺不全，有些存在的问题和欠缺无法弥补。因此，科学的工作方法是完成工作任务的必要手段。实时的监督指导势在必行。 4.1 分阶段进行业务指导 建设工程项目一般划分三个阶段，在进行业务指导时，要明确三个阶段的内容、范围，做到工程建设与工程档案编制同步。工程文件是随着工程建设进度形成的，不同阶段形成的工程文件的归档内容、归档要求都有所不同，这就需要我们档
6、案业务指导人员做到及时有效的指导。 4.1.1 工程报建时的业务指导，在建设单位与城建档案馆签订报送工程档案责任书时，业务指导人员就要了解项目的基本情况建设地址、建筑规模、工期、相关管理人员的联系方式等，发放建设工程档案服务手册及归档目录 。城建档案馆确定该项目档案业务指导负责人。讲解建设、设计、施工、监理单位归档内容与要求，对建设工程前期报建文件的收集、形成提出要求。 4.1.2 建设施工过程中的业务指导，我馆要求每个建设工程项目档案现场业务指导不少于三次。监督检查指导施工技术文件材料的形成、积累和编制情况，施工技术文件材料是否与实际工程施工相符，工程文件是否与工程实体同步进行编制，监理文件
7、、施工文件签字签章是否真实有效。并当场反馈整改意见。 4.1.3 竣工验收时的业务指导，业务指导人员要严格按照验收规范，认真检查档案文件是否完整、准确、系统、排序是否合理，原材料合格证是否真实，特别是审核竣工图 “四章”是否齐全，变更是否标注在竣工图上；竣工图是否反映工程实际建设情况；工程档案质量是否符合归档要求等等，对于不按有关规定做竣工档案的单位，及时发出整改通知限期改正。 4.2 认真做好竣工档案移交审查工作 建设单位在向城建档案馆报送档案之前，经建设单位自检（核查要录）和城建业务指导人员验收合格后，然后向城建档案馆移交，对已移交进馆的档案，要查验建设、监理、施工等参建单位是否按照预验收
8、的要求进行了整改完善。通过对竣工档案的接收审查，对城建档案真实、准确、系统归档起到了有效的监督管理作用。 4.2.1 加强对重点工程档案业务指导 重点工程建设是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，对国民经济和社会发展有着重大的影响力。也是发挥城市功能的重大举措，既关系到民生，又彰显现代化都市的发展水平。 加强档案管理，确保重点工程、城市基础设施建设项目项目档案的准确、系统、完整性是城建档案工作的重点。因此；做好重点工程建设项目档案业务指导工作显得尤为重要。我馆十分重视重点工程建设项目的业务指导工作。积极参与各个新建项目的沟通宣传工作。选派业务技术骨干进驻工程指挥部，实行全天候、全方位、全过程
9、档案业务监督指导工作。 4.2.4 采用多种形式进行业务指导 我们要充分运用先进的技术手段为建设工程的业务指导工作提供强有力的技术支撑。运用计算机网络、通讯技术两者的相结合来进行业务指导，通过城建档案馆网站，开通电子信箱发送电子邮件，建立了城建档案业务 QQ 讨论群。为城建档案从业人员提供互动、交流、讨论的平台。5、结束语 城建档案的业务指导工作既是档案行政管理、执法监督的职能活动。在新的形势下，要开拓进取、不断创新，立足城建档案工作，以加强科学管理为主线、以依法治档为准线、以业务指导工作为导线，贯穿于工程建设的全过程。全面提升业务指导的质量，推动城建档案质量的不断提高，努力开创城建档案工作新局面。
