1、浅谈企业档案管理创新摘 要计算机网络技术的快速发展，对我国档案管理工作也带来了挑战及机遇。档案管理的科学化可以给我国经济快速发展中提供动力，加速我国社会经济发展。计算机网络技术的应用打破了传统的档案管理模式，传统的档案管理模式已不能满足于现代社会的需求，迫切需要探索全新的管理模式，更好发挥档案的利用价值。 关键词档案管理 信息化 中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0190-02 1、传统档案管理模式的不足 传统档案多数是以纸质文档形式，虽然具备查找、管理集中等特点，但从现代的视角去审查，还是存在着很多问题。如档案资料的更新速度慢，在进行整理
2、归档时用时过长，以目前我国信息高度发展的形势下，传统档案管理方式根本跟不上步伐。另外纸质档案不易携带、信息流通渠道相对单一无法满足现今时代信息双向流动及时更新的要求。因此，信息时代要求企业档案管理工作必须打破常规，创新管理和服务机制，在实践中积极创新，跟上形势的发展 引进计算机网络技术实现了资源的共享，纸质档案是无法做到共享。按照我国档案“统一领导，分级管理”的体制下，档案分散保存在各级各类档案馆，从全局来看档案的资源配置严重不合理，条块分割明显。在信息需求越来越强烈的信息时代，封闭、孤立的档案信息资源已经不能满足人们的需要，将档案信息资源整合成一个统一体，为企业生产经营提供方便、快捷的档案信
3、息服务才是档案管理的最终目的。 2、企业档案管理工作创新思路 加强电子技术、网络技术在企业档案管理工作中的应用，形成以档案资源建设为核心，以档案网络建设为基础，以档案信息资源共享为目标的新理念，是目前企业档案管理工作的重中之重。网络信息技术下，企业档案信息应由过去以目录级二次信息为主，变为以全文级一次信息为主。在此基础上，适应网络时代档案检索的需求。 2.1 加强企业档案资源的整合与建设工作 （1）网络环境下新增的“电子载体”文档，企业应对纸质档案和电子档案同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照片、录像（录音）带等各种载体形式，特别是数码相机拍摄的图像、录像等声像档案。声像档案以其特有的直
4、观、生动的特征，原始形象地再现企业发展过程中的重要人物和重大事件；同时，在企业举办各种专题展览、制作专题片、编印画册和对外宣传工作中， “电子载体”文档起到纸质档案无法替代的宣传效果。因此，企业档案部门应该通过收集、征集、扫描、转录或自拍的办法将这些特殊载体的电子档案收集归档，以丰富档案馆的馆藏。 （2） “两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性。电子文件来源广泛、制约因素多，仅靠档案部门一家难以完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法，共同形成质量较高的电子文档。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制” ，归档内容形成“两套制” ，即纸介质与磁
5、、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。 （3）健全检索体系，提供优质服务。加快档案信息化建设步伐，完善检索体系，不仅包括传统的档案馆指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录、书本式目录等，而且还包括计算机目录检索系统和全文检索系统，以及建立在因特网基础上的远程检索服务。 （4）在企业电子文件的归档工作方面，归档的电子文件材料应质地优良，并按国家档案局发布的规范和标准，制定适合本企业的电子文件归档、管理办法和归档范围，不仅要将企业各部门日常管理工作形成的文本类电子文件同纸质文件一起归档，还要备份电子文件并妥善保管。 2.2 加快企业数字档案馆建设 加快数字档案建设，保障档案信息化建设与
6、企业网络建设同步进行。应切实加强网络工程建设，建立健全信息收集、处理、存储、发布及电子文件管理风险防范机制，从而使企业档案信息化水平进一步提高。利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案系统组织成有序的档案信息库，包括档案目录信息库和档案全文数据库。对重要档案，破损、褪色的档案和利用率高的档案，先期进行数字化，以保护珍贵的档案资源。在选择馆藏资源进行数字化的过程中，应重点选择有特色、价值高、使用率高的馆藏档案。同时，应强化馆藏档案数据库包括档案目录数据库与档案全文数据库的建设。 2.3 加强档案网站建设。 档案网站是信息时代档案馆的第二
7、种形态，是档案机构面向公众提供档案信息资源服务的窗口。企业档案部门应积极创造条件建立档案网站，在网上发布档案信息，并开展档案利用服务，以实现档案资源共享。（1）加强网络编研，提升利用层次。网络环境下的档案编研工作是将静态的档案资源转化成为动态的，为利用者提供科学完整、优质系统的档案信息服务。网络编研是编者经过对档案信息的加工，将成果通过网络以电子文献的形式提供给利用者的工作。 （2）创新服务手段，满足不断变化的社会需求。建立“电子文件（档案）数据管理中心” ，电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资
8、源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。 （3）开展在线服务，提供咨询等远程服务。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更加注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查存、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆通过电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。 （4）拓展服务领域，适应社会发展。建立起以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作
9、实体，并建立档案联合目录，形成网络服务，实现资源共享。 2.4 人才兴档的新理念 人是档案管理的主体，档案工作人员的素质，直接影响档案工作的实际成效。要更好地推进档案信息化建设进程，档案人员素质的全面提高是其中关键的一环。我国著名科学家钱学森说：“现代图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应该是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用者的向导和顾问。 ”这段话明确指明了档案管理者应该充当的新角色。一名合格的档案管理者应具有扎实的档案理论知识，熟悉业务技能、计算机技术，勇于创新，敢于打破传统，适应新变化。还应掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，熟悉档案各种管理软件的使用，根据档案的发
10、展规律，开发出更新更有利用价值的档案信息资源，更大范围地为企业、为社会服务。因此，现代档案人员应由一般的管理者变为档案“档案信息资源的管理者和传播者” ，成为档案信息建设的行家里手。同时，还应尽快建立以管理型人才为基础，复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。 3、企业档案管理工作创新面临的问题 3.1 思想观念的创新 任何工作的跨越和创新，都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。要充分认识创新是档案工作发展的动力，档案工作的建立、发展、壮大离不开创新。然而在当前，档案工作创新面临着许多思想障碍及环境局限，档案工作者在继承和创新关系上存在的犹豫、彷徨等
11、，都不同程度地影响着档案工作的改革与创新。唯有解放思想，更新观念，大胆尝试，才能在探索中前进，创新中发展。 3.2 基础管理的创新 档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用，都有一整套紧密相联的工作流程，每一道程序的科学性、技术性都很强。伴随着科学技术的发展，档案载体已呈现出多样性的趋势。如电子计算机自动控制的电子档案，同纸质档案相比，具有更方便，准确、高效的优势，但在收集、鉴定、使用、保管、保密和安全等诸多方面，又出现了一些值得探索研究的新课题。国家档案局颁布的归档文件整理规则 ，改变了机关传统的档案管理的基础工作方式，兼顾了计算机和手工管理两种方式，这实际上也是档案管理手段的一种创新。 3.
12、3 服务机制的创新 在服务机制和手段上不断创新，主要体现在服务的观念要更新，服务的范围和内容要创新，服务方式要创新，并且要有一定的机制作保证。3.4 优质信息资源的问题 现代社会在信息资源开发的广度和深度、时间与空间上带来规模化效益，网络无疑给传统的信息行业带来了全新的视角，改变了档案的存在形式和传播方式，但对档案馆为网络提供准确、新颖的优质信息资源而言，当前的网上信息是档案行政部门管理、指导、监督工作的“盲区“和“真空地带“。档案行政部门应尽快行使对网上档案信息资源管理职能，为档案检索提供优质的信息资源。 3.5 企业档案信息标准规范化建设问题 档案信息化标准规范主要包括电子文件归档和电子档
13、案管理。档案信息资源的标志、存储、查询、交换、管理和使用等方面的规范、标准。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。不论是档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设，还是档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用等都要在相关标准的规范下，才能发挥最佳效果。没有标准化，档案信息化建设难以实现。档案信息化标准在档案信息化建设中起着重要的作用，应制定统一的档案信息化发展规划，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中要求共同遵守的各项标准。 3.6 档案信息网络安全意识问题 档案信息网络化在实际工作中也带来一系列问题，需要逐步解决，其中
14、最为突出的就是档案信息安全问题。首先要防止档案信息的损毁和遗失，如工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等。其次是保密问题，有的信息是公开的，有的则是保密的。保密信息还分内部、秘密、机密和绝密等不同等级，这些信息在管理时应采取相应的保密措施。因此，一方面要制定合理严格的档案信息化安全保密制度，并不断培养和强化档案工作者的安全保密意识和安全防洪技能；另一方面应选用成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，建立严格的监控机制，引入科学实用的网络安全应对策略，结合使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，对“病毒”和“黑客”等行为及时采取应对和防范措施，同时注意做好纸质档案的保存和重要电子档案的备份工作。 4、结束语 企业档案信息服务创新工作是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门合作，多环节配套的系统工程。加快企业档案信息创新建设，助力企业经济发展。
