1、如何提高工程设计文件材料的归档完整率摘 要在工程建设过程中，工程设计文件材料的重要性不言而喻，它不仅可以作为工程建设的凭证，还可以作为科技档案的储备工作。但是，对于工程设计文件材料进行归档是一个系统性的工作，要在保证其准确性的同时确保完整性。在保证其完整性的过程中，可以从制度、人员等各个方面进行分析和探讨。本文主要对提升工程设计文件材料归档的完整性方面进行分析，仅供参考。 关键词工程设计；档案管理；归档完整性 中图分类号：TB21 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）06-0358-01 通常人们所说的工程设计文件资料都是针对科技档案而言的，档案文件主要是用来对工程建设项目
2、进行记录，促进项目工程的正常进行，所以在实际的工作中要保证档案的完整性和齐全性。但是在实际的工作中，档案文件归档工作的不完整性较为突出，严重制约着工程建设材料的保管和利用，对实际的工程建设工作产生极大影响。 1、工程设计文件材料收集工作中存在的问题及原因分析 从工程设计文件的应用现状上看，呈现出的主要问题就是周期长、更新频率低以及材料的不完整等。有些资料没有放置到相应的档案管理中心进行管理，而是长期在设计人员或者是技术人员的手中，不仅对档案文件造成严重的破坏，而且不便于文件资料的查阅和利用。现如今，信息化进程不断推进，工程设计文件材料也形成了电子文件，但是在实际的管理工作中，没有严格按照相应的
3、标准来进行。管理意识落后或者是管理方式的不合理造成电子档案的完整性降低，并没有实现档案文件的优化和共享。 从以上这些问题中可以看出，其主要原因可以从不同的方面进行分析，具体来说主要有三点：首先，制度问题。从文件档案管理工作中可以看出，制度的不健全是造成这些问题的直接原因，档案文件管理的目的、时间以及原则等都无法进行明确，文件资料管理的随意性较大。其次，人员问题。领导对于档案文件的重视程度不够，对档案工作也缺乏督导。反之有些工作人员过于重视档案文件，在保管的过程中担心资料的丢失或者是被他人窃取，将档案文件据为己有。另外，工作人员的服务质量相对较差也是影响档案文件利用的重要因素。再次，硬件设备的问
4、题。现如今，档案文件主要依靠计算机的硬盘来进行存储，在实际的工作中可能会受到具体的硬件故障问题的影响，造成档案文件的不完整。另外，计算机的病毒或者是人为的误操作，都有可能导致档案文件的损坏和丢失。而且，人们习惯性地对电子文件进行保管，在应用的时候进行打印或复印，这种管理方式极易造成原档的丢失和损坏。 2、 提高工程设计文件档案归档完整率的必要性 首先，由于提升工程设计文件档案归档完整率是整个工程建设工作的基础和重点，因此，做好这项工作是极其必要的。其中收集工作是重中之重，是提升档案管理部门工作效率的前提条件。 其次，提高文件资料的完整率可以增强档案的参考价值。档案文件的保管就是为了进行应用、服
5、务社会，如果文件的完整性不强，或者是档案出现了受损的问题对文件资料的利用效果会产生严重的影响。相关的技术人员和操作人员对于工程的设计方案或者是施工计划等因素都无从了解，参考价值严重丧失，很难在工作中充分应用也有的成果和资源，不仅不能节省时间，还会造成工程造价的提升。因此，保证文件资料的完整性具有一定的现实意义，也是工程设计单位的档案部门的必然选择。另外，工程设计文件的形成过程也具有一定的阶段性，要不断对其设计方案以及可行性研究的计划等因素进行完善和改进，最终形成完整的档案材料。 3、如何提高工程设计文件材料归档完整率 当前工程设计文件材料收集工作中存在着归档不完整的诸多问题，违背了工程设计档案
6、系统、成套、完整的固有规律，影响了工程设计档案的质量和使用价值，提高工程设计文件材料的归档完整率是必要的和紧迫的。 3.1 建立、健全档案制度 要做到工程设计文件材料归档齐全完整，必须要从制度上约束，制定完善的归档制度，明确归档目的、时间、原则、要求、范围等，使档案部门与相关部门有章可循。为增强归档制度的权威性和约束力，应依据档案法等有关法规制定。归档制度一经建立，则严格执行，以发挥实效。建立逐级管理责任制，责任制是加强工作责任心、提高效率、保证秩序的一项有效措施，建立由主管总工档案管理人员室主任项目负责人项目组兼职档案员组成的逐级管理责任制，把归档工作落实到具体人员的岗位职责中，使档案收集工
7、作跟上工程设计工作的每一环节，避免遗漏设计活动中形成的文件材料。 编制归档通报制。每年第一个季度总结通报上一年的归档情况，对质量好、归档率高的项目组予以表扬，同时批评警示归档率差的项目组，此外向全院员工通报档案室工作的成绩和不足，通报结果与设计人员的项目承包奖、设计评优奖挂钩。编制归档通报是一种很好的档案管理制度。一方面，以其公开、公正的方式在员工中形成一种主动清退设计文件、积极配合归档工作的风气，并对缺乏档案意识、不主动清退设计文件资料人员形成一种无形的压力；另一方面，其合理地运用经济原则，结合物质奖励与惩罚，加强对工程设计文件材料形成、积累的监管，促进归档材料的系统、完整、准确。 文件清退
8、制度。 档案法第三章第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 ”据此建立本单位的文件清退制度，规定每一工作人员都应将办理完毕的文件材料向档案人员及时清退。 阶段定期归档制。按预可行性与工程可行性研究、初步设计、施工图设计、施工及竣工验收不同设计阶段相应的归档范围要求，分阶段定期归档。原因在于基本建设是按照一定的程序依次进行的，大、中型工程项目设计的周期性较长，时间跨度大，相关人员变动也较大。如不分阶段归档，大量的科技材料长期积压在形成部门，对生产业务部门是一个很重的负担，而且不利于维护有关文件材料的完
9、整和安全。对电子文件而言，新产生的电子文件不断覆盖旧的电子文件，或计算机系统故障、计算机病毒、硬件故障、人为误操作、其他不可预见性因素都会造成电子文件损坏、丢失。 3.2 树立档案意识，提高档案服务质量 提高工程设计文件材料的归档完整率，仅仅建立起完善的档案管理制度是远远不够的，只有在工程设计人员中普遍树立档案意识，提高档案专业人员的服务质量，才能自觉严格执行档案管理制度，形成主动清退文件与优质服务的良性互动。否则，一切制度都是空谈。 3.3 采用灵活多样的档案收集方法 采取灵活多样的工作方法，多途径、多方式收集档案资料是提高档案完整性的重要环节。平时注意了解本单位各个时期、各个方面的工作内容、特点、程序、产生文件的情况，做到收什么、向谁收、何时收、怎么收等心中有数，这样就能有针对性地检查督促文件材料清退归档，赌塞文件散失的漏洞。 4、总结 综上所述，只要建立起规范的档案管理制度，树立档案意识，提高服务质量，采取行之有效的档案收集方法，就可以逐步提高工程设计文件材料的归档完整率，充分发挥工程设计档案凭证、查考、科技储备的作用。 参考文献 1 戴惠芬，保证归档文件材料齐全完整的对策J，浙江档案，1996. 2 黄运成，水运工程设计文件材料的归档范围J，档案学通讯，1994. 3峁荣珍，电子文件归档与电子档案管理面临的问题及对策J，治淮，2002.
