1、1目录第一章 概述第二章 业务英语函电的组成部分1、基本部分2、附加部分第三章 信函格式1、缩进式2、齐头式3、信封格式4、业务英语函的起首句与结尾句第四章 电传、传真和电子邮件1、电传2、传真3、电子邮件第五章 接受委托1、长期代理委托2、航次代理委托第六章 租船订舱1、租船业务2、订舱配载第七章 单证业务1、单证更改2、提单签发3、保函4、信用证第八章 运价查询1、询价2、运费查询3、费率调整第九章 理赔业务1、索赔通知22、正式索赔3、理赔第十章 货物查询1、溢/短卸货查询2、货物残损查询3、集装箱货短交查询第十一章 船舶动态1、到、离港电2、电告靠泊、移泊3、船舶未来动态电第十二章 供
2、货1、报盘2、议盘3、实盘第十三章 现场装卸作业组织1、备货信息2、验舱3、货物受损4、困难作业5、争议第十四章 海难及海事处理1、碰撞2、搁浅3、失火4、海事声明5、其它事故描述第十五章 集装箱运输及管理业务1、货箱运费到付2、货箱错运3、货箱中转动态4、货箱存疑35、通知货主自备箱6、追查货主自备箱第十六章 国际空运业务1、国际货运互委代理协议2、空运业务常用术语3、空运业务函电实例第十七章 索汇1、索汇2、港口使费3、催汇4、解释索汇估算5、运费结算第十八章 装卸货1、装货前的准备2、装货3、卸货前的准备4、卸货第十九章 其他相关业务函电1、邀请函电2、应邀函电3、祝贺函电4、船员变更5
3、、其它附录一、 代理业务常用缩略语汇编二、 代理业务常用国家及城市名汇编4第一章 概述一切交易都依赖于信息的交换，现代国际商业中，信息交换尤其重要。信息交换的方式有多种，有口 头，也有 书面。就书面而言，一般包括信函、电报、电传、传 真及电子邮件。随着科学技术的发展，电报 及电传的使用已日趋减少，电报可以说已绝少使用。但不 论如何，信函仍 为信息交 换的基础。故撰写好英语函电在外贸业务中至关重要。英语业务信函（letter）电（telegram and telex）就是应用于国际外经贸业务往来的通信工具，属于 “商业英语” （Commercial English）,使用应用文文体。写好英语函电
4、应当：（1）完整（completeness）；（2）简练（conciseness）；明了（clearness）； （4）正确（correctness ）； （5）郑重（courteousness）。切忌：（1）单调划一；（2）矫揉造作；（3）虚张浮夸；（4）陈词滥调；（5）废字连篇。从法律的角度看，由于信函写得比较详尽，且在信函的末了签字盖章，故信函构成法律意义上的正式文件。从事国际贸易业务的公司之间远隔重洋，天各一方，他们之间的业务往来往往只能利用函电这个通信工具来建立联系纽带。互相不能晤面的公司往往通过函电去判断对方的业务及服务水平，一封庄重得体的函电（从内容到形式）可为建立一个重要的业务
5、关系铺平道路。5第二章 业务英语函电的组成部分业务英语函电的组成部分可以分为基本部分和附加部分。业务英语函电必须具备以下要素，其中七大要素是不可缺少的组成部分。1.Letter head 信头2.Reference and Date 案号和日期3.Inside Name and Address 封内名称及地址4. Salutation 称呼5. Body of letter/Message 正文6. Complimentary close 结尾敬语7. Signature 签 名 第一节 基本部分英文信函的基本部分中主要包括以下几部分，下面我们将就各个基本部分进行学习。1、信头(Letter
6、Head)信头是信笺上顶端事先印好了点有关发信人的基本情况，其中包括公司名称、地址、电话 、传真号、 电传号、电子邮件地址、公司标识、经营范围等等。信头设计宜简洁、端庄、美观，用纸质优，以展示公司的实力和良好的信誉。2、案号和日期( Reference and Date)6由于公司来往信函较多，为方便双方事后查找，一般每封信函须编函电号，其前就可以印上“Our ref:”, “Your ref:”，一般放在日期上面。在案号书写中，前两个字母都是发函人的名字的缩写。如在 “Your ref: SB/SM”中，SB 表示 S Bowen，而在 Our ref: MH/JW 中， MH 则表示 Ma
7、ry Hardy。（首次向对方发送函件时， 对方案号不用填写。 ）除此之外，还有日期的问题：日期，中文写信 时，日期放在信末，而英文信的日期位置则位于信头和封内地址之间。日期的写法有三种：A. 英式：日、月、年，如 24 (th) June, 2004B. 美式：月、日、年，如 June 24, 2004C. 英美通用：无逗号间隔，如 24 June 2004注意：在书写日期时，日子和年份用数字，而月份则不能用数字：为什麽日子和年份用数字，而月份则不能用数字呢？答案很简单，即使用数字表示日期往往发生误解，一定避免。如按照英式 5/4/66 是指 1966 年4 月 5 日，但改为美式则为 19
8、66 年 5 月 4 日。如果没人告诉你是英式还是美式，你知道这是几月几日吗 ？无法猜测。除此之外，应避免用 Instant(本月)。在美式写法中，1st,2nd,3rd,中的 st, nd, rd, th, 是不使用的，而在英国使用。如：英：2(nd) March,1987/美：March 2 19873、封内名称及地址(Inside Name and Address)封内名称及地址(Inside Name and address)，即收函人(Receiver) 的姓名和地址。在书写收函人名称时 ，如果收函人 为个人或以人名为公司名称时， 应在7名称之前，冠以适当的敬称或头衔，例如： Mr.
9、, Mrs., Miss., Messer 等等。Messer 主要用于称呼 单位，严格来说是用来称呼合伙企业或公司。例如：Mr. Michael H. Dickinson (收函人为个人)Messrs. John Smith & Co., LTD (以人名为公司名称)China Ocean Shipping Co.(Group) (非以人名为公司名称)收函人地址写在公司名称下一行，通常会写上门牌号及街名；城镇及邮区代码(Post Code/Zip Code)；国名。地址书写顺序由小到大。4、称呼(Salutation)称呼是发函人对收函人的敬称，根据双方的关系以及书写习惯，考虑适当用语，称呼
10、与结尾敬语相配。英式称呼：Dear Sirs/Madame, 美式称呼：Gentlemen/Ladies兹将尊称与称呼的配合用法列表如下：8注意：称呼的第一个字母和头衔要大写。如果收函人为个人时，可以用:Dear Sirs,/Gentlemen。在知道收信人名字 时，我 们可以用：Dear Mr. Tom Miller,/Dear Mr. Miller 等。称呼后的 标点：Dear 后一般用逗号(comma) ；Gentlemen 后一般用冒号 (colon)，或者不用任何标点。5、正文(Body of Letter/Message)正文是业务函电的主体，是表明一封信函优劣的关键，在书写正文时
11、应注意把握正文书写原则（Principles of business letter）：三个“C”A. 清楚（Clearness）用普通、简单的词句B. 简洁 （Conciseness）20-25 个字的句子C. 礼貌（ Courtesy）平等关系，不能以命令的语气收信人 尊称 称呼单数 Mr. (Mister)Dr. (Doctor) Dear Sir Dear Mr. 男性复数 Messrs. (Messieurs) Dear SirsGentlemen未婚单数 MissDear MissDear Madam未婚复数 MissesDear LadiesDear Madams/Mesdames
12、已婚单数 Mrs. (Mistress)Dear Mrs. Dear Madame已婚复数 Mmes. (Mesdames)Dear LadiesDear Mesdames女性不分已婚否 Ms. Dear Ms.Dear Madam9正文开头部分主要表明写信人的心情或者写信的相关信息。如：Thank you for your letter of May 20 inquiring about our products.正文的主体部分书写要开门见山，简单明了，言 简意赅。如： Wed like to enclose our catalogue and pricelist for your refe
13、rence.正文结束主要表达写信人的希望、愿望与要求等。如：Im looking forward to your early reply/your first order.6、结尾敬语(Complimentary Close)结尾敬语是发函人在信函的结尾的客套语，最常用的业务英语函电结尾语是 Yours faithfully(英式 )和 Yours truly(美式)，相当于中文结尾中用的“敬上”，“谨启” 等。表示敬意的结尾（Complimentary Close）是和称呼前后匹配的。如：Dear Sirs,Yours faithfully(英式)Gentlemen: Sincerely y
14、ours/ Yours truly（美式）业务英语函电中常用的结尾套语：Sincerely yours, Sincerely, Cordially yours, Yours sincerely, Yours truly, Yours cordially, Very truly yours, Respectfully yours.兹将与称呼相匹配的结尾敬语列举如下：107、签名(Signature)签名（Signature ）：是指发函人或商 务机构的书信执笔人在书信上写下个人名字或公司名称。业务英 语函电的签名，通常三到四行。第一行书写公司机构名称，全部为大写字母；第二行用于手写签名；第三行是
15、印刷体签名；第四行用于打印签名人的姓名和头衔（如 President, Director, Manager, Section chief）或所属部门。e.g. SMITH & SON COMPANY称呼（Salutation）男性（ Male） 女性（Female）结尾敬语(Complimentary close)备注（Remarks）SirSirsMadamMesdamesYours respectivelyYours very respectively下对上，人民对政府官员十分正式的称呼和敬语Dear Sir Dear SirsDear MadamMesdamesYours faithfullyFaithfully yours 英国的标准用法Gentlemen Ladies Yours trulyTruly yours 美国的普遍用法Dear Mr. SmithMy dear Mr. SmithDear Mrs. SmithDear Miss SmithDear Ms. SmithMy dear Mrs. SmithYours sincerelyYours cordiallyYours very sincerelyYours very cordially由于互相熟悉的私人函，有时也用于业务函。
