充分发挥办公室工作职能 努力提高办公室服务水平.doc

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资源描述

1、充分发挥办公室工作职能 努力提高办公室服务水平办公室作为一个我行的综合机构,是联系上下的桥梁、协调行务运行的枢纽、沟通内外的窗口,宣扬企业形象的阵地。办公室工作人员作为办公室工作的主体,决定着办公室的工作质量和服务效率,展示着办公室的综合素质、精神风貌、管理水平和工作作风。特别是作为基层银行的办公室,既具有服务领导、为领导工作决策提供参谋的党委办公室的职能,又具有服务部门、服务基层的行务办公室的共性。如何围绕工作中心,服务大局,履行好办公室职责,提高办公室服务水平,使办公室工作从“多、忙、繁、杂”的事务中摆脱出来,真正发挥好办公室的参谋助手作用,使其科学、规范、高效运行,充分发挥办公室工作职能

2、,提高办公室人员素质是做好办公室工作的关键。一、充分发挥“参谋助手、综合协调、督查督办”三大作用,确保行务高效运行(一)努力发挥好参谋助手作用。办公室工作重点之一,就是要围绕上级决策、强化领导“外脑”和“智囊团”功能,当好参谋助手。要抓住全行中心工作和发展重点,“参”在点子上、“谋”在关键处,要认真研究改革发展中出现的新形势、新情况、新问题,积极探讨加快发展的新思路、新途径、新方法,主动为领导决策献计献策,增强工作的主动性、超前性和实效性。要广泛了解上级行、兄弟行的情况,多方收集整理各部门的意见,采取座谈会、专题会等形式,多做调查与研究,全面收集大家的建议,综合梳理出有价值的信息,及时反馈,为

3、领导的科学决策提供参考,确保领导的决策的科学性和针对性。 (二)积极发挥好综合协调作用。办公室作为行务运行的中枢,做好工作综合协调是办公室日常事务的一项非常重要的工作。做好综合工作协调,一是要搞好与领导工作之间的协调。对领导分管的工作一定要心中有数,遇有必须请示的事情,要树立按程序请示观念,避免多头请示,否则极易导致各位领导对请示事项提出不同的处理意见,导致抓落实无所适从。要坚持原则性与灵活性相结合,统筹安排领导的活动,使领导从繁杂的日常事物中解放出来,能够有更多的精力形成决策、强化管理、高层营销,从而使各位领导之间的工作联结成有机整体,为形成一个强有力的团结务实的领导班子提供氛围。二是要搞好

4、各部门之间的协调。能够在部门之间解决的问题要尽力在部门之间解决,不要事无巨细都向行领导请示,把领导当作消防指挥员,疲于应付内部事务。要积极化解部门之间的矛盾,加强部门协作、聚合力量,形成团结一致求发展、齐心协力抓落实的和谐局面。三是要搞好上下级之间的协调。多到基层行处进行调研,认真听取基层工作意见,加强与基层的沟通联系,发挥好上传下达、信息反馈作用,努力做到缺点在基层发现,决策在基层形成,问题在基层解决。四是要搞好内部与地方职能部门之间的协调。要加强办公室人员素质建设,对地方职能部门的来人来访,待人接物要注意礼貌用语,和顺谦逊。对一些一时难于答复或无法承办的事项,回答问题要委婉含蓄,灵活机智,

5、切忌满嘴“官僚腔”,满口粗俗语。即使要说“不”,也要讲明不能承办的难处,动之以情、晓之以理,千万不能给人以“门难进、话难听、脸难看”的“衙门印象”。要努力与之保持良好的关系,为今后创造更多的合作机会。五是要搞好与客户之间的协调。做为对外形象的窗口,办公室不仅承担内部协调的职能,同时也承担与外部客户协调的职能,切不能认为办公室不直接与客户打交道,就不需与客户协调的思想。事实上,当前台与客户产生的纠纷上升到一定程度时,办公室往往是化解客户矛盾、协调客户关系、处理危机公关的最后保障。(三)认真发挥好督查督办作用。督查督办是推动决策落实、提升工作执行力的一个重要手段,是办公室的一项重要工作任务。做好督

6、查督办工作,除要求办公室人员有求真务实的精神和扎实的工作作风外,还要注重以下三个方面:一是要建立工作标准。按条线、部门建立工作职责、岗位职责,明确工作责任,明确尽职程度。二是要理顺工作流程。部门内部、部门之间、上下之间都要建立一个标准的工作流程,避免工作互相推诿,问题难于解决,“以客户为中心”的服务理念无法落到实处,产生实效。三是注重督查督办结果通报。对执行得好要予以表扬,对执行不力的要予以批评。要坚决避免督而不查、查而不办的现象,彻底杜绝干多干少一个样、干好干坏一个样的不良倾向。总之,督查督办要围绕行务运行做好立项分解,明确督查重点、创新督查方式、强化督查力量、注重督查效果,使行里每一项决策

7、和领导的每一次批示事事能落实,件件有回音。同时,要将督办督查与信息调研等工作有机结合起来,坚持在督查中发现问题、分析问题、反馈问题和解决问题。 二、扎实做好“办文、办会、办事”三类工作,提高办公室工作服务质量和效率 办文、办会、办事三类工作,是办公室围绕行务运行搞好服务、做好上传下达作用最基本最具体的工作,来不得半点虚浮,必须严格要求、扎实做好、务求实效。 (一)办理文件要注重两个方面的问题。一是文件流转要准确、快捷,避免久悬不办。要规范公文处理程序,对公文传阅、印发的各个环节要落实具体责任人,建立公文处理失误责任追究制度,坚决杜绝因公文传输不畅导致的工作不落实问题。同时,要认真做好以分行或办

8、公室名义印发文件的审核把关工作,维护公文的严肃性和权威性。二是文稿起草要精益求精,避免华而不实。要牢固树立公文精品意识,在坚持快速高效的同时,多方征求意见,认真研究、反复修改,力求文稿起草体现上级精神、工作实际,全面、准确、系统、清晰地反映分行的决策和工作部署。要能够给基层行的工作带来指导作用,避免可有可无的“假、大、空”式的套话,使各级领导从文山会海中解脱出来,从而有更多的时间和精力开拓市场、发展业务。(二)承办会务要力求精简务实。对会务工作的组织,要认真做好准备工作,考虑好各个环节,分工负责,层层把关,做到会场布置整洁庄严,会场服务具体细致,会议材料齐备无差错。要严格控制会议次数和规范,大

9、力精简各种会议,对可开可不可的会议坚决不开,能小范围开的会议不扩大范围,能用视频召开的会议不现场开。认真搞好会务的统筹协调,尽量开短会、开套会,控制会议时间,节约成本,提高会议质量。要加强会议管理,会议召开之后,要根据情况,做好会议纪要整理,要抓好会议内容的督办落实等工作,发挥好会议的作用,避免会议内容留在纸上、表态留在会上、措施留在嘴上的执行不力的现象。(三)办理事务要抓重点,注意轻重缓急。办公室工作事多繁杂,落实起来费时费力,加之服务的层次和部门较多,要想做到人人满意是很困难的。但尽力做到完美无缺却是办公室人员的矢志追求。高质量办理好日常事务和领导交办事项,工作中就要学会抓重点,坚持以务实

10、的工作态度办理各项事务,将事务工作做细、做实、做精。要学会了解事情的轻重缓急,做到忙而不乱、杂而不散、应对自如。同时,要尽可能做到少花钱多办事,不花钱也办事,花小钱办大事,努力降低行内行政运行成本。三、提高办公室人员素质,为办公室工作高效运行提供保障办公室人员素质的高低,决定了办公室工作质量的好坏。如何提高办公室人员素质,在工作中,办公室人员要加强五个方面的培养。(一)要细心抓工作。办公室工作无小事,事事关系工作大局,要做好办公室工作,没有严谨细致的工作作风是不行的,一点小小的疏忽,带来的可能是无法弥补的损失;一个低级的错误,也许会铸成不可挽回的局面。办公室人员在工作中必须切实做到严谨细致,养

11、成严谨的工作习惯,牢固树立“细节决定成败”的思想,凡事都要做出详细周密的安排,不留漏洞;要稳扎稳打,确保不出现任务问题;要以科学的求真精神、务实的工作态度,对业务多思考、多钻研,把每件小事做好,做实,要以默默无闻、甘于奉献的心态对待每一件工作。 (二)要倾心抓落实。再好的计划,再好的制度,再好的措施办法,如果落不到实处,都只能一句空话、一纸空文。办公室肩负全行督查督办职能,抓好落实提高执行力是办公室应尽的工作职责。因此,办公室在抓落实的同时,要广泛联系上下,沟通思想,不要怕得罪人而不敢抓敢管,要力戒浮而不实和形式主义工作作风。只有把每一件事都落到实处,把每一项工作尽力做好,才能起到督查督办的作

12、用,才能把服务落到实处,才能提高全行上下的执行力。(三)要热心做服务。服务是办公室工作的天职。办公室人员要增强服务意识,树立服务工作无小事的观念,爱岗敬业,做到不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而盲为,不以事难而怕为。要深入调查吃透上情,了解下情,从被动服务转变为主动服务。要想领导所想,急支行所急,帮基层之所需,解员工之所盼,满腔热忱,诚心诚意地为领导服务,为基层服务,为员工服务,让领导放心,让员工满意。 (四)要潜心做学习。办公室作为全行综合材料的中心,既要为领导的科学决策提供参考,又要反映全行的工作业绩。作为办公室人员,如果不在日常工作中注重学习,重视知识的积累,那么就会时刻遭受“书

13、到用时方恨少”的煎熬。可以说,学习是工作的第一需要。因此,增强学习的紧迫感,树立终身学习的观念,成为每一个办公室人员必须具备的基本素质,即要学习党的政策理论,又要学习建设银行的金融业务知识、规章制度,还要学习公共关系、社交礼仪,更要了解当地党政工作动向,了解地方经济发展的状况,才能在工作中得心应手。要做到“学习工作化,工作学习化,学习日常化”,通过学习,拓宽知识领域,更新知识结构,积累工作经验。(五)要公心办实事。由于办公室是综合协调部门,即要对上对下,又要对内对外,接触的部门范围大,人员多,关系复杂。因此,办公室人员要心底无私,公道正派,坚持对上负责与对下负责相统一,原则性与灵活性相统一。办文依程序,办事讲原则,服务讲礼仪。做到有事立办,急事急办,特事特办。加强自身修养,淡泊名利,守得住清贫,受得了委屈,经得起诱惑,树立廉洁从政的良好形象。 办公室工作虽然繁杂,千头万绪,但只要我们每一位办公室成员齐心协力,牢固树立“二线为一线服务,后台为前台服务,全行为客户服务”大服务理念,紧密围绕全行各项工作大局,充分发挥办公室的工作职能,进一步在组织协调、加强服务、推进落实等方面创新工作思路,办公室的各项工作就会提升到一个新的水平。

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