1、信息时代社会组织文件管理模式构建与优化的核心要素概论摘 要信息时代，文件信息被公认为组织核心资产和信息资源，社会组织发展愈来呈现出对文件管理的重度依赖性特征，组织理应积极构建切合自身需求的文件管理模式并做持续优化。作为文件管理模式核心要素的文件管理实际工作是构建和优化的重心以及终极目标，必须得到高度关注，以实现高水平的文件管理。 关键词信息时代 社会组织 文件管理模式 核心要素 中图分类号：F208 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）03-0321-02 信息时代，文件作为社会组织活动原始记录，被公认为组织核心资产和信息资源。社会组织发展愈来呈现出对文件管理的重度依赖性特
2、征，对其更提出了越来越高的要求。由此，社会组织理应积极构建切合自身需求的文件管理模式并做持续优化，以促其结构和功能上的动态优化和静态最优，尽可能实现高标准、高质量、高水平的文件管理。 1 文件管理模式构建与优化的基本战略框架 这里所谓文件管理模式，是指社会组织内文件管理的整体表现形式，也是文件管理的理论架构、制度架构、功能架构、技术架构等组成的完整结构。已有研究成果表明，欧美发达国家虽重视文件管理，较深入探讨了有关细节，尤为关注电子文件管理，却仍然较少直接且系统地讨论类似课题。国内研究现状与国外些许类似，但除冯惠玲、安小米等以外，更鲜有涉及。 本文认为，当前及可预见的未来，社会组织相对最佳的文
3、件管理模式可表述为充分采用计算机技术为核心的现代信息技术，广泛借鉴应用系统科学、管理科学、信息科学等相关学科理论，根据社会组织类型文件管理需求特点，应用高水平标准，具体从管理理念、管理手段、管理内容 3 个方面着手构建高水平的文件管理系统，并与组织内其他管理系统和信息系统协同，以确保组织利益最优化实现。 2 文件管理模式构建与优化的核心要素 2.1 核心要素界定 如上所述，文件管理模式是一个完整结构体系，涉及到所有要素。然而，却始终围绕着管理内容这一核心要素，即具体的文件管理实际工作。分析社会组织类型在于确知特定文件管理功能需求；管理标准是用于参考构建高质量的文件管理模式；管理理念是文件管理的
4、理论和方法基础；管理手段是文件管理的实施工具。这些都是为核心要素直接服务的，也是社会组织文件管理模式构建和优化的终极目标。 2.2 核心要素的三种视角表述 文件管理实际工作这一核心要素可以分别以系统科学、管理科学和信息科学 3 种理论视角进行阐释和操作。简言之，从系统科学角度，包括文件管理系统设计、系统实施、系统维护；从管理科学角度，包括文件生成、登记、保存、利用、处置等所有环节；从信息科学角度，包括文件信息的产生、编码、传递、利用等完整运动过程。 2.3 三种视角阐述的因由 第一，包括各类社会工作在内的所有事物皆可运用多种视角予以审视。因为任何事物和工作同时具有多重属性，人们可根据自身特定需
5、要和现实条件以一种或几种视角进行探讨研究，以便深度认识和多维应用，文件管理亦是如此。 第二，目前，人们日渐采取跨学科研究方法。跨学科研究方法可以简单归结为 3 类，即研究视角、研究方法和理论体系的相互交叉和借鉴应用。由此也产生了 3 种获益，一是能对同一事物在某种视角下的更深入认识和应用；二是能从多种视角带来对同一事物的多维、全面、深入的认识和多种应用；三是在特定情况下可能衍生新的事物或学科。对于本文提出采取 3 种视角探讨文件管理模式构建与优化来说，主要追求前2 种获益。 现代科学研究日益重视跨学科研究，各学科理论研究的界限渐趋模糊，一是基于任何事物同时附含多种属性这个基本因由；二是为了以上
6、的获益目的。鉴于此，学科交叉对于各项社会工作的理论研究和实际运作越显极为必要。 2.4 着重采取系统视角研讨核心要素 本文虽认为需采取 3 种视角对文件管理工作这一核心要素开展研究，然而主要采用系统科学视角进行具体讨论，也即将其看成为文件管理系统的构建优化和实际运作。以下从电子文件管理系统的角度就核心要素展开探讨，却同时适用于传统纸质文件管理，仅在技术层面需做一定程度的区别而已，因为纸质文件管理同样可看作是系统运作。 采取系统科学视角是基于以下考虑：一是系统科学提供的是一种全景式视角，将某种事物或工作看作一个完整系统予以审视。这在整体性研究文件管理工作方面比管理科学和信息科学视角更显直接、有效
7、；二是信息时代，文件管理工作主要将表现为电子文件管理系统运作。虽然纸质文件管理将依然存在，但电子文件管理无疑将占据主导地位；三是从更高层系统的视角来看，文件管理系统同时又是社会组织整套系统的有机部分，着重运用系统科学来构建和优化文件系统，对于促进文件系统与其他子系统的协同运作，共同服务于组织效益具有重要意义。 3 系统视角下核心要素具体阐述 3.1 文件管理系统的设计与优化 系统设计需完成以下子任务：A. 调研组织文件管理的功能需求，进而形成系统设计的总则指南；B.确定系统功能、结构和内容以及予以技术实现的整体架构；C.采用合适的系统开发平台工具和编程语言，配以其他可靠的相关信息技术，将系统设
8、计予以完整实现。 上述每一方面的失误都将直接导致系统设计的失败。设计工作可谓是对整个系统的立法，是对整个系统包括结构和功能等在内的所有层面进行全面规划和参数设置。故此，系统设计工作对于文件管理模式构建与优化最为重要。 系统设计可遵循以下途径逐次展开： 第一，做好前期调研分析，重在准确获得以下信息： A.完整准确的组织结构和管理体系；B.主要业务范围和发展愿景；C.具体的业务流程；D.组织内信息流程体系；E.现行各类系统的现状和主要功能（包括现行文件管理系统及其后续的评估报告资料等） ；F.总体的财政状况；G.组织在同行业领域内的相对绩效表现。 需对这些资料展开深层次多维分析，将主要形成各种分析
9、报告，得出设计工作所需的关键性信息要点，主要是形成组织在当前及未来一定时期内业务发展对于文件管理的功能需求体系，以及相应的元数据体系等。功能需求体系是指文件管理整个流程的有效实现对于系统所提出的功能要求及其完整体系。 与其他管理工作相比，元数据体系对于文件管理功能的可靠实现尤其关键。因为，作为文件的背景信息、内容信息和结构信息标识的各类元数据，是有效实现文件管理全流程功能的关键因素。 第二，在调研基础上，着手系统设计工作。 系统设计将综合运用系统工作和管理工作等方面的先进理念，依据前期调研分析结果，设计出完整的文件管理机制和管理流程的总体架构，其中包括元数据体系、功能体系、协同运作功能、升级和
10、改进空间等构成的技术实现方式完整架构。管理机制是指文件管理的总体原则体系，主要包括如管理层次及相应职责的配置、管理规则体系。因此，管理机制更多地体现为各种原则和规范的体系。 设计工作也可视作为系统搭建一个理想模型，该模型应强调在理念上足够先进、在功能上足够强大、在整体架构上足够优化，且具备较好的协同功能以及足够的升级空间，等等。 第三，对系统模型予以程序和技术实现。 建立模型后，仅需根据既定的技术实现方案完成系统设计。技术实现方案主要包括系统程序开发工作规划、相关的网络通信技术方案、其他软硬件设施配置，等等。其中，最关键的是系统程序开发。 系统设计需在理念上积极借鉴系统科学理论。文件系统符合系
11、统的一般特性和运行规律。宏观层面上，文件系统主要表现为常规线性系统的高度结构化运行。因此，系统设计中有必要从各方面予以优化，以便在未来实施过程中发挥预期的理想效果。 文件系统同时也是一个有人参与的信息系统，且文件信息蕴含着知识属性等，都使得系统在微观方面必然存在一定的软性特征，主要表现在文件利用工作中，人的因素和信息的知识因素发挥着主导作用，由此导致系统呈现非完全可控的复杂现象。此外，由于文件系统一般会与组织内其他系统实施协同，必然导致极为复杂的协同作用，尤其是当与专家系统等典型非线性系统协同运行时，必然对自身系统产生整体反馈，其影响是非完全可控的。故此，文件系统同样存在一定的非线性和复杂性，
12、可能对文件管理甚至整个组织管理产生难以估计的优劣影响。然而，作为开放系统， 文件系统在非线性运作中一般会自动适应于环境、自动趋优。这就是为何强调子系统之间应该协同以产生协同效应，其获益往往超出预期。 3.2 文件管理系统的实施与优化 文件系统实施是系统设计开发的直接目标和具体实现。从实施步骤来说，又可分为调试运行、正式全面启用 2 大阶段。调试运行对于真实验证系统工作质量起到决定性作用。严格的调试运行将对系统设计工作提供完整报告，真实反映出系统设计工作质量，并具有以下价值：一是调试运行将直接得知已设计的系统能够较好地胜任既定目标；二是若试运行过程中发现系统设计所应用的理念和技术无法满足现实需求
13、和未来拓展需要，同时在功能架构这一主要方面存在重大硬伤等等重大问题，将直接导致设计失败，需做大幅度修改，甚至需要推倒主要架构重新设计，这都将导致系统开发工作超过预定期限。在成本过高的情况下，更将直接导致组织可能无法负担二次开发的高昂支出，将不得不终止开发工作。 系统调试运行并基本解决了所有关键性问题和主要的细节问题之后，可选择可行方式正式启用。可行方式主要包括如：A.一次性全面启用；B.分段启用方式；C.将新旧系统并行运行一段时间，待新系统实现了稳定运行之后适时撤除旧系统。每种方式各具优缺点，后两种尤其是最后一种方式的突出优点是稳妥，缺点在于组织必须为此承担双系统并行运作的较高成本。 从系统工
14、作视角，实施工作就是通过充分应用系统预置的所有功能，促使系统得到最高效的运作，尽可能获得最佳效果。换言之，也即充分挖掘文件系统的综合潜力，并且促其与组织其他系统的协同，促使系统出现非线性作用下的更趋优化的整体效应。 系统实施过程中还需做好培训。系统开发小组应编制详尽的系统操作手册及相关培训资料。一般是在系统正式启用的前后提供集中培训，也可视具体需要适时提供各类后续咨询或零散培训。总之，培训目的在于促使组织内相关职员全面深入了解文件系统，使职员能够开展标准化、流程化的系统操作，最大程度地发挥系统作用，促进组织业务发展。 另外，还应鼓励（或在系统设计构建中制定相关激励制度）职员在系统日常操作过程中
15、，根据组织业务发展潜在的文件需求，以及系统实际运行状况等，形成相关报告乃至建议等，将为系统的改进升级乃至换代提供直接依据。 3.3 文件管理系统的维护与优化 系统维护也即后续评估和升级对于文件系统同样重要。一是对于系统的正常运行来说，后期维护是极重要的。刚开发完成的系统虽在当时基本满足组织发展对系统的功能需求，但随着组织业务的发展，功能需求必然发生变化。同时，系统在长期运作中，也很可能会显现出各种深层问题。当综合评估认为这些需求变化和问题并不对文件系统的功能架构和技术水平等构成致命威胁时，则完全可在现有系统框架下予以持续性升级，这样不仅能较好地解决问题，成本也较低，对于组织绩效来说是至关重要的
16、；二是若现行系统的功能架构和技术水平等关键方面已经无法适应组织发展需求时，最好开发全新系统。 详尽评估是对系统实施过程的直接展示，将为新系统开发工作提供翔实资料，甚至可作为设计工作前期调研分析的直接参考资料。必须根据实际情况，采取高质量评估工具，制定可行方案，采用成熟的评估方法具体开展系统实施的评估工作。评估需从“文件管理功能需求的有效实现”以及“系统的安全高效运作”2 个方面综合审视文件系统的实际表现，同时评估文件管理对于组织发展实际发挥的作用。总之，主要目的在于通过评估获得原始数据，综合考察系统运作的整体情况，做出相关研判。 条件许可的情况下，应尽量做好文件系统评估工作，为系统最终处置的相
17、关决策提供依据。当评估认为只需对系统做持续升级时，只需在不触动主体功能架构的情况下，对系统各方面进行改进。当评估认为需要开发新系统时，则需积极准备。然而，在新系统尚未投入使用之前，仍需做好现行系统的维护工作，以满足日常业务的需要。 参考文献 1 钟义信.信息科学原理M.北京：北京邮电大学出版社，2002. 2 张斌.新经济时代的企业档案管理M.中国档案出版社，2007. 3 杜栋.协同管理系统M.北京：清华大学出版社，2008. 4 吴今培，李学伟.系统科学发展概论M.北京：清华大学出版社，2010. 5 美路易斯?戈麦斯梅西亚 等著，詹正茂 主译.管理学：原理、案例与实践（第 3 版）M.北
18、京：人民邮电出版社，2009. 6 杨霞.中美文件管理之比较J.山西档案，1997（02）. 7 安小米，焦红艳. 文件管理国际标准 ISO 15489：技术指南J.城建档案，2002（03）. 8 David O Stephens.Megatrends in international records managementJ.Information Management Journal，2001（35）-04. 9 Ganesh Vednere.The Building Blocks of a Global Records Management Program J.Information Management Journal，2009（43）-03. 注释 本文系“2013 年上海市选拔培养优秀青年教师科研专项基金”项目成果之一，项目编号 B.37-0132-13-002。
