1、三级秘书 实务题 的出题方式及答题方法 掌握文书发送形式：电子邮件，传真，备忘录 电子邮件形式例文： 电子邮件 收件人： gaoye 抄送： 主题：关于新闻发布会的准备工作 高叶： 你好。后天我公司将就承办中小企业投资洽谈会召开新闻发布会，届时将有央视在内的多家新闻媒体到会。请你很据以往的经验，概括说明一下此次新闻发布会的准备情况，过程应注意哪些方面的问题，并就需要做好哪些工作 提出相关建议。 行政经理 苏明 年 月 日 （考生可根据试题内容自定日期及邮箱地址） + 电子邮件 收 件人： LU 抄送： 主题： 关于新闻发布会的准备工作 内容： 答案 年 月 日 备忘录 发给：初萌 秘书 发
2、自：施林 行政部经理 日期： 2003 年 1 月 6 日 内容：总经理来京行程安排 总经理将于 2003 年 1 月 8 日星期三达到北京，并将于 1 月 10 日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。 备忘录 例文 答案 ： 备忘录 发 给： 施林 行政部经理 发自： 初萌 秘书 日期： 2003 年 1 月 6 日 内容：总经理来京行程安排 答案 便条例文： 便 条 高叶： 为了促进业务发展，公司经研究决定成立信息开发部。请你今天下午两点在公司培训教室，向信息开发部全体工作人员介绍信息开发的意义及在信息开发工作中应当注意的问题。 谢谢。 行政
3、经理 苏明 年 月 日 答： 答案 说明： 1.如果是便条形式出题，题中让用备忘录或网上发送，要用备忘录和 电子邮件格式回答 2.题目是备忘录或 电 子邮件格式出题 ,回答也要对应 备忘录或 电子邮件格式写出答案 曾经考过的实务题 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 一、（ 15 分） 备 忘 录 发自：行政经理 苏明 发给：秘书 高叶 日期： 2004 年 3 月 22 日 内容 为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，公司决定今年 4 月至 8 月间，以部门为单位，每天利用 20 分钟时间在全体员工中开展学做第
4、八套广播体操及其比赛活动。按照先培训骨干、再带动员工的方式推动此项活动的开展。 8 月中旬进行比赛。为此，请你草拟开展此项活动的计划。明日交我审阅，待总经理核准后执行。 参考答案： 备 忘 录 发自：秘书 高叶 发给：行政经理 苏明 日期： 2004 年 3 月 22 日 内容 关于开展学做第八套广播体操及比赛活动的计划 为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，根据公司广大员工迫切要求开展健康有益的文体活动的愿望，本着经济务实的原则，公司决定在今年 4 月至 8 月间，在全体员工中开展学做第八套广播体操的活动。 一、 活动安排（或活动内容） 以学做第 8
5、套广播体 操为文娱活动的目标，达到人人都会做、人人做得好的标准。 二、保障措施（或活动方式） 1.公司各级领导干部要率先垂范，以积极锻炼身体的实际行动推动此项活动顺利展开。 2.以部门为单位，切实组织好本部门全体员工开展好此项活动。 3.按照先培训骨干人员，再带动全体员下的方式推动此顶活动。 三、活动步骤（或时间安排） 全部活动分为学做和比赛两个阶段。 自 4 月 1 日至 7 月底之前为学做阶段。以每日 20 分钟工间操时间作为集体学做广播操时间，各部门要切实督促并组织好员工参加学习和训练，保证正出勤率。 8 月上旬进入比赛阶段。 公司将组成由外聘体育教师和各部门推荐的骨干成员共同参加的裁判
6、小组，并采取分散评比的形式，评出集体一等奖 1 名、二等奖2 名、三等奖 3 名。 公司对获奖单位进行通报表彰并给予物质奖励。 希望公司全体员工积极投身到学做广播体操的热潮当中，通过学做广播体操的活动，增强身体素质，改善精神面貌，培养团队精神，以实际行动响应市政府提出的“全民健身，迎接奥运”的号召。 宏远公司（印） 二 四年二月二十二日 评分说明： 1.本题满分为 15 分。 2.标题：书写准确规范得体，给 1 分。 3.导语部分：有行 文根据、行文目的的说明，表达清楚、简洁明了，给 2 分。 4.主体部分：共 9 分。分为主要内容、措施保障、活动步骤三个方面，各给 3 分。 5.结尾部分：提
7、出希望或号召均可，给 1 分。 6.落款：给 1 分。 7.成文日期：年月日书写齐全，给 1 分。 8.若表达欠准确流畅，格式构成有遗漏，有错别字现象，可酌情扣 1 2。 二、（ 20 分） 备 忘 录 发自：行政经理 苏明 发给：秘书 高叶 日期： 2004 年 3 月 25 日 内容： 公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品，准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办 公室三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考，以便做出最后设计方案。 另外，请你帮我考率一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型，并说明理由。 谢谢。 参考答案： 备 忘 录 发自：秘书 高叶 发给
8、：行政经理 苏明 日期： 2004 年 3 月 25 日 内容： 1.设计办公结构和布局需要考虑的因素 (1)职工的人数。人数多，需要的空间就要大，费用也要增加。 (2)购买和租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在上海市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。 (3)机构的建设、办公空间的 分类，如需要的部室 (4)组织经营的性质或内容，如我们是建一个分销公司，以销售我公司产品为主。 (5)部门间的有效联系，以确保科学有效实施工作流程，减少或避免不必要的重复和浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。 (6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要
9、，如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。 (7)走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。 (8)办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性，如采用容易竖立 ，移动或拆除的间隔物，可以给办公室的设计和改变提供更大的选择。 2.我选择的销售科和财务科的办公结构布局类型 (1)销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省费用，能容纳更多人员。 (2)财务科的办公结构布局类型用封闭式办公室，这样安全、保密，工作容易精力集中。 评分说明： 1.本题满分为 20 分 2.“设计办公结构和布局需要考虑的因素”共 8 点，每点
10、 2 分，共 14 分，答出其中 7 点即满分 14 分。若闸述得不清晰，每点可酌情减 1 分。 3.“选择销售厅和财务科的办公结构布局类型”共 6 分，“销售大厅”和“财务科”各占 3 分。其中：选择办公室结构布局类型正确，给 1 分；清楚说明理由，给 2 分；理由阐述的不清晰，可酌情减 1 分。 4.若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，可参考各点分值酌情给分。 三、（ 15 分） 便 条 高叶： 为了充分发挥档案的作用，公司拟组织有关人员利用档案编写大事记。请你说明什么是大事记，并列出大事记的构成以及编写大事记的原则和要求，以供编写人员参阅。 谢谢。 行政经理 苏明 2004 年
11、 3 月 14日 参考答案： 1.大事记的含义：大事记是按照时间顺序，简要地记 载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。 2.大事记的构成 (1)大事时间：要求记载准确日期，按大事先后顺序排列。 (2)大事记述：通过许多重大事件的记述反映历史发展的概貌和规律。 3.编写大事记的原则 (1)尊重历史； (2)尊重事实 (3)维护事务的本来面貌 (4)客观加以记述。 4.编写大事记的要求 (1)正确真实； (2)大事突出； (3)系统条理； (4)简明扼要。 评分说明： 1. 本题满分为 15 分。 2. “大事记的含义”有 3 个要点，每点 1 分，共 3 分。 3. “大事记的构成”共 4 分，包含两方面的内容，各占 2 分 。其中：答出两个方面的名称，各给 1 分；进一步分析说明，各给 1 分。 4. “编写大事记的原则”共 4 点，每点 1 分，共 4 分。 5. “编写大事记的要求” 共 4 点，每点 1 分，共 4 分。 若考生的回答与答案有距离，但只要阐述符合情理，即可参考各点分值酌情给分。
