1、办公室管理形成性考核册答案 作业 1 一、单选选择题 1、 级别高的办公室一般称为 ( B 办公厅 ) 2、 中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构，其办公厅属于分理制的是？ （ D 国务院 ） 3、 办公室的核心功能是 （ A 塑造出组织文化及价值观 ） 4、 办公室的本质属性是（ C 服务性 ） 5、 办公室工作的第一要义是 （ A 服务 ） 6、 常用办公用品中属于办公文具的是 （ A 中性笔 ） 7、 发主办公用品的人员要求是 （ D 发放人员要提醒使用部门和人员 节约办公用品 ） 8、 办公用品库存管理中的再订货量是指 （ C 判定需要订购新的办公用品的库存余额 ） 9、 正确选
2、择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是 （ B 名牌和高档 ） 10、 有权对政府采当重同进行监督和管理的是 (A. 国家级或省部级财政部门 ) 二、判断题 1.任何办公室 ,都是指的单位里的综合办事机构 。 ( V ) 2.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高 。 ( V ) 3.信息调研是办公室的一项具体职能。 ( V ) 4.办公室的工作具有综合性特点 。 ( V ) 5.办公室管理要严格按既定条条框框办事 ,不能引用弹性原理。 ( X ) 6.发放办公用品的时候 ,不需要对用品库存进行记录。 ( X ) 7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。 ( V ) 8.办公用品的最大库
3、存量是指仓库最多能容纳的数量。 ( V ) 9.办公用品的库存管理和监督中 ,出货卡即是申请领用单 。 ( V ) 10 办公设备使用权的获取只能是通过购买。 ( X ) 三、简答题 1、简答办公室的主要特点。 （ l）辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。 （ 2）综合性：办公室是各种专 业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性的工作办公室工作是多元化的。 （ 3）服务性：服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作
4、的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。 2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 善谋：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处， 注 重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。 3、 简述办 公室设备使用规范。 （ l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。 （ 2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。 （ 3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。 （
5、 4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务 （ 5）办公设备的使用环境温度为 5至 35，相对湿度为 20至 85%， 温 度过低时需用加 温 器， 湿 度过高时需用除湿器，并放在距办公设备 5 米左右的有效影响距离内。 （ 6）如果办公设备不 处于 工 作状态，应及时切断电源。 （ 7）使用电脑时要做到；不要让阳光 照 射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特
6、殊的自我防护错施不要 自己 随意处理电脑硬件故障不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。 4,简述在储藏间 存储办公用品时的注意事项。 储藏间或物品柜要上锁，确保安全。 储藏间需要的面 积取决于单位面积的大小。 在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置 于 旧物品的下 面 或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前 面 ，易 于 找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到 储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。 办公用 品
7、 应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。 订立物品发放制 度，确定物品发放人。 作业 2 一、设计题 调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。 P34 1调研工作的准备阶段 （ l）准备调研内容： 确定调研课题：领导提出、有关部门确定、调查者自选。 选题要求：既要注重现实意义，又要具有前瞻性既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。 选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。 （ 2）调研课题的审定
8、： 一般调研课题 由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。 （ 3）成立调研小组，确定调研人员： 成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；有调研需要的专业能力或专家成员有丰富的调研经验；注意新老搭配，以便成员相互取长补短少而精，避免人浮于事。 （ 4）调研任务前的准备工作： 学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等；查阅与课题相关的研究成果和文献资料；学习与课题相关的自然科学和社会科学知识；了解与课题相关的背景资 料。 （ 5）明确调研各阶段的任务和要求： 调研的初期，要求明确调研对象的性质
9、和发展方向。 调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是理清思路、摆明措施。 调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。 调研的末期，拟定调研提纲。调研提纲的内容，主要包括调研的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。 2调研工作的实施阶段 实施阶段是调研工作的中心阶段。其实施步骤为：确定调查方法，搜集、整理调研材料，综合分 析调研材料。 （ l）调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、 BS（ Brain-stormin
10、g 头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。小提示：各调查方法常综合、交替使用。 （ 2）搜集、整理调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。 （ 3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。 3调研工作的完成阶段 本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个步骤。 （ l）确定主题：主 题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。 （ 2）选用材料一：材料要具有典 型 性、生动性、新颖性，多样性和准确性等特点。 （ 3）拟写提纲：注意观点和材料，大纲和细目的统一，如“导引案例一案例 1”。 （ 4）按纲写作：如表 3-1 所示。 （ 5）修改定稿：检
11、查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。 表 3-1 调研报告版面结构模式 标题 分单标题和双标题（即正副题 ） 前言 也叫导语，介绍调研目的，原因，时间，地点，对象范围，调查方法等 正文 正文开头有开门见山、结论先行、提出问题 等方式：论述结构有纵式、横式、纵横式等 结尾 概括全文，形成结论，提出看法和建议 附件 包括数居汇总表、原始资料、背景材料、必要的工作技术报告等 调研时间 （略） 二、案例分析题 办公室的 李敏 每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书
12、架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸 、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，使别人找不到。 办公室的 小 刘 上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的 “访客接待本 ”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾
13、及他处。 你怎样评价这三位工作人员的行为？ *点评：通过上述案例，可以看出办公室工作 环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 可见，李敏符合要求；小王的工作存有误区；小刘工作不合要求。 *工作程序 加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。 秘书对日常环境的管理包括 3 个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。 *1.保持你所参与的公共区域整洁 (1)要保持上司会客室和会议室的清 洁，在来访客人离开及
14、会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。 (2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。 (3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。 (4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。 2.保持你的上司的工作环境的整洁 (1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。 (2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温
15、、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。 (3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。 (4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机 ;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。 (5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗 和整理。 (6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。 3.整理个人工作环境 办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不
16、仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。 (1) 办公桌的必备物品及其整理 摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。 电话。 电脑。 参考书。 文具用品盒。 文件夹。 办公桌抽屉。 (2)整理办公桌的技巧要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下 5个步骤： 将不常用的东西转移到其他的地方。 清理过期的文件。 注意你的电脑显示器。 充分利用办公空问。 清理旧的阅读材料。
17、 作业 3 一、单选选择题 1.下画属子文书的是 ( A.书信 )。 2.在公文行文中 ,下级向上级行文时 ,错误的是 (C.抄送下级机美 )。 3.公文写作的 规范要求 ( C.異有规范体式 ,行合公文橋式标准 )。 4.向上级做 请 示时 ,下面哪个做法不妥 ( C.地级市 政 府 越过省政府直接向 国 务院行文请示 )。 5.意向书的特点不包括 ( C.的東性 )。 6.在办理发文时 ,经复核 ,对于不符合要求的公文应该 ( B.退交起草部门补充成修正 ) 。 7.在收文过程中 ,可以由办公室人员启封的信件是 ( D.公开出版的杂志的贈阅信件 )。 8.“ 四分四注意 ” 立卷方法不包括
18、 (D.分 纸 型 )。 9.电子公文的属性是 ( C.具有规范格式 )。 10.电子公文的处理 ( C.可以印制成纸质文件 分发 处 理 )。 二、判断题 1.狭义 的文件即指公文 。 （ X ） 2.公文行文时越级行文是普遍現象 。 （ X ） 3.办文能力就是指写文能力 。 （ V ） 4.意向书简单而言就是传送意向的文书 。 （ V ） 5.协议书本身与合同的法律效力是一样的 。 （ V ） 6.上行发文的主送机关必须为上级 机 关 ,而不是上组领导个人 。 （ V ） 7.收文时应逐件清点 ,并以签字成盖章的方式签收 。 （ V ） 8.档 案 保管 期 限就是对 档 案划定的存留年
19、眼 , 它与 档 案 本身的 价 值大小 无 美 。 （ X ） 9. 档案 库 房要坚固、安全、专用 ,适宣保 管档案 ,和 阅 览室 ,办公室实行三分开 。 （ V ） 10.电子文档不存在销毁 问 题 ,。 （ X ） 三、简答题 1、简要回答公文写作的五部曲。 公文说什么 领悟核心思想 内容是在什么背景下产生的 内容是怎么表达的 是否符合国家公文格式标准。 第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴近度”。 第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。 第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散
20、点思维方法，求同存异思维方法。 第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：格式，公文的包装；主题，公文的灵魂；材料，公文的血肉；结构，公文的骨骼；语言，公文的细胞。目的明确，行文有据；主旨单一，内容合法；文字表达准确、鲜明、简练、得体。 第五步，符合国家公文格式标准党政机关公文格式（ GB/T9704 一 2012）。 总之，找好角色定位与行文角度；清晰拟写公文是受领导之命，代机 关立言。代拟公文：要认准领导的身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征，区别文稿应用范围，内外、上下有别。 2、简要回答 起草请示的“五步棋”。 起草请示的思维模式沿着以下“五步棋”思路走
21、 （ l）因为什么请示对于原因、目的的说明。 （ 2）请示什么问题提出请示的主题内容。 （ 3）怎样解决问题提出解决问题的建议或方案。 （ 4）请求上级回复结尾用语的使用。 （ 5）有无附件需要说明根据需要确定附件的使用与否。 3、简述公文校对工作要求。 答： 校正 .补充一 切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等：解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码、与注文之间衍接以及页码编排问题：进一步审核定稿中的疏漏，发现问题 及时提交有关领导人或撰稿人处理：需要使用标准校对符号：对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。 4、 简答电子公文处理过程的五个环节。
22、 P143 答： 电子公文处理过程可分为五个部分（电子公文的生命周期） （ 1）创建：根据一定的规则建立电子公文。 （ 2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 （ 3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。 （ 4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 （ 5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介 质上物理删除。 作业 4 一、填空题 常用 礼貌用语 七字诀： 与人相见说“您好” 问人姓氏说“贵姓” 问人住址说“府上” 仰慕已久说“久仰” 长期未见说“久违” 求人帮忙说“劳驾” 向人询问说“请问” 请人协助说“费心” 请人解答说“请教” 求
23、人办事说“拜托” 麻烦别人说“打扰” 求人方便说“借光” 请改文章说“斧正” 接受好意说“领情” 求人指点说“赐教” 得人帮助说“谢谢” 祝人健康说“保重” 向人祝贺说“恭喜” 老人年龄说“高寿” 身体不适说“欠安” 看望别人说“拜访” 请人接受说“笑纳” 送人照片说“惠存” 欢迎购买说“惠顾” 希望照顾说“关照” 赞人见解说“高见” 归还物品说“奉还” 请人赴约说“赏光” 对方来信说“惠书” 自己住家说“寒舍” 需要考虑说“斟酌” 无法满足说“抱歉” 请人谅解说“包涵” 言行不妥“对不起” 慰问他人说“辛苦” 迎接客人说“欢迎” 宾客来到说“光临” 等候别人说“恭候” 没能迎接说“失迎” 客
24、 人入座说“请坐” 陪伴朋友说“奉陪” 临分别时说“再见” 中途先走说“失陪” 请人勿送说“留步” 送人远行说“平安” 二、简答题 1、简述公共关系的三大构成要素及其原则。 P167 （ 1）公共关系的三大构成要素包括：社会组织主体；公众客体；传播手段。 （ 2）公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。 2、提高会议质量的主要方法和措施。 P148 （ l）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。 （ 2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整 套会议制度。 （ 3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。 （ 4）严格控制会议人数，不允
25、许无关人员与会。 （ 5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。 （ 6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时问，保证与会者精力集中。 （ 7）充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。 （ 8）提高会议主持人和与会者的开会水平。 （ 9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管效果的倾向，以保证会议的有效性。 3、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？ P147 （ l）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前
26、的沟通是否到位各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。 （ 2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是否守规守法，一切应有条不紊地进行，主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。 （ 3）会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益 4、 简述会务管理的要求。 P156 （ l）会务的含义：指有关会议议程安排的事务，有关某些团体组织或会议的事务。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作等。 （ 2）会务管理的含义：指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。 （ 3）常见的会务管理：主要有针对代表会议、全局性会议、专题会议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻发布会议、听证会议、仪式典礼会议、培训会议、网络会议等会议的会务管理。
