1、备件集中采购模式探讨摘要：生产型企业所需的备件种类和数量繁多，采用合适的方法降低采购成本，提高企业的核心竞争力成为企业追逐利润的一个重要着眼点。本文以分析 XY 公司备件采购工作现状为基础，提出对备件进行集中采购，并建议用三种方法来保证备件供应：（1）集中招标，分批供货；（2）采用“定质比价法” ；（3）采用采购外包方式或采用集团集中采购。关键词：采购管理 集中采购 备件采购供应商管理 中图分类号：F253 文献标识码： A 前言 生产设备的备件是企业生产正常运转所必需的物质基础，但生产设备在正常生产过程中需要用到的备件品种繁多，如何解决零散备件采购面临的瓶颈问题，并满足企业正常生产需要，同时
2、做到尽量降低采购成本保证企业利润最大化是备件采购工作面临的重要难题。 根据备件的可获得性和重要性可以将备件分为四种类型，如图 1 所示。对于不同类型的备件需要采取不同的采购方法来满足正常生产需要。本文通过对 XY 公司备件采购工作现状分析，找出存在的问题和难点，建议采用三种方法来保证备件的供应，以期达到降低企业生产成本的目的：（1）集中招标，分批供货；（2）采用“定质比价法” ；（3）采购外包方式采购或集团集中采购。 图 1 备件分类 一 XY 公司备件采购工作现状 通过对 XY 公司采购工作现状的调研，发现其在备件采购和物料采购方面存在一定的问题和难点，主要表现为以下几个方面： 备件种类繁多
3、，零散采购困难 用于生产的设备种类繁多，导致每年有品种众多，数量不大的零散备件需要采购。由于生产计划部门提出的物品种类繁多，且单体价值很小，且需求量不定，无法形成规模采购，以吸引供应商的兴趣；同时没有可参考的历史采购价格或形成有效的竞争，导致采购成本偏高，同时造成付款方式、交货期、售后服务等方面不能优惠；面对的生产厂商或代理商众多，占用大量的采购人员去协调付款、交货、验收等事宜，无形中增加了采购成本；在某些关键部位或者对于不可或缺的备件，在其交货期或质量不能满足需求时，会严重影响生产，甚至造成不必要的损失。 备件采购效率低下 备件品种多，年度消耗量低且无规律造成采购批量小，大部分备件只能从市场
4、上众多的零售商或代理商处进行采购，造成备件质量无法保证，严重影响企业的正常生产。然而，即使企业适当提高采购价格保证备件的供应，也不能引起源头供应商的兴趣。 备件采购花费了企业采购部门约 80%的精力，但采购金额却只占据了企业采购金额的 10%左右。而且采购人员的精力主要花在采购业务的具体运作上，根本谈不上对供应商进行有效考核和管理。 备件价格没有参考数据 由于备件采购种类繁多，有参考价格的备件很少，并且大部分备件均为固定的品牌型号，需要直接向原设备供货商进行采购，所以造成了既无可历史参考价格，又无法对价格进行比较，缺乏有效的竞争机制。 寻找备件的可替代品异常困难 由于企业将主要精力放在生产和主
5、营业务上，要对设备进行研究并寻找可替代的备件需要花大力气组成专业化的队伍对设备进行分析研究，购买替代产品进行试验后方可采用，如此会浪费巨大的人力物力，并且不能够保证替代后的产品一定能够正常长期使用。 无备件编码系统作为支持 备件编码系统的缺失造成对备件库存和用量的分析不科学，容易造成库存积压和资金占用。备件编码体系是备件管理工作中一个最关键、也是最基础的环节，是搞好备件管理工作的基础。备件编码体系是生产计划部门进行备件采购计划的支持性系统，备件编码体系明晰，可以为生产计划部门编制备件采购计划带来便利，同时便于分析统计，减少备件库存和资金的占用。另外，备件编码还应体现备件的分类功能，如属于哪台设
6、备以及备件的物理性能等，以便于按备件类别进行库存分析。 物资采购管理制度尚需完善 缺少一套科学、完善的物资采购管理制度，采购人员数量较少，同时以满足生产计划部门的需求为第一目标，采购人员疲于应付各种紧急采购和事务性的付款、验货等工作，对于科学、完备的物资采购管理制度的建立没有全局的观念和认识。 二 备件采购模式探讨 由于生产企业本身的主业以及其人员配备等方面情况的限制，所以应该在结合其实际工作情况，制定必要的采购管理模式和新的备件采购策略，来保证生产企业提高企业的核心竞争力。 根据对 XY 公司的实际情况分析，建议采用集中采购模式来保证其备件和生产性物料的供应，具体有以下几种方法： 2.1 集
7、中招标，分批供货 对于年度使用量较大的一般备件，采用招标方式进行采购。在增加采购过程透明化、可监督化的前提下，还能有效增加供货商之间的竞争，获得合理的低价。生产计划部门提出某个时间段内或年度采购清单，采购部门进行打包分类后实施招标采购，其目的是通过招投标的方式来获取批量备件的合理低价，而供货数量不在招标会上确定，是一个有单价无总价的开口招标，而供货数量和品种根据实际需要确定。合同单价确定后，每季度按照供货量进行一次结算。 2.2 采用“定质比价法” “定质比价法”更适用于企业对原材料的采购，在质量标准和技术要求均能满足要求的情况下，选择低价者中标。 就备件而言，因其具有技术难度、加工制造难度的
8、特性，所以不同于一般的物资采购，故质量保证就尤为重要。用设备寿命周期成本分析，质量标准的提高优于价格降低获取的经济效益时，则应选择质量较好的产品。 做到既要保证质量又要最大限度地降低采购成本，是需要不断总结和探索的，只有力求思维创新，方法创新，才能更好地为企业经济效益的增长服务。 2.3 采购外包或集团集中采购 20 世纪 90 年代以来，供应链管理和外包采购已经成为采购工作的两个主要趋势，采购职能不再仅仅是服务于企业的生产和库存管理，已经转变和发展成为管理外部资源的主动模式。 由于备件的采购具有次数多且每次涉及金额不大的特点，其不但不能给企业带来真正的增值，同时还会导致采购风险的提高。如果将
9、这部分备件的采购工作外包出去，那么将使主要采购人员把更多的时间集中到生产和其他主要工作上来。 采用总部集中采购的方式开展备件采购，可以从某些方面解决企业独立采购备件过程中遇到的一些难题：（1）集中了多个企业的同类物品，形成了批量化，克服了单件物品采购不能吸引供应商的缺点，提升了供应商的投标积极性，形成了有效竞争；（2）提高了供应商的重视程度，使其在供货的及时性、售后服务的质量方面进行提高，同时在付款方式和价格方面形成优惠，提升采购质量，降低采购风险；（3）可以将各个企业的采购人员从繁琐的低层次重复劳动中解放出来，将关注的重点放在大宗物资的采购和到货物资的检验上；（4）可以最大限度地减少各企业对
10、采购人员的配置，采购管理制度和程序以按照总部的程序执行，增强了采购工作的可控性和透明度。 采用总部集中采购或采购外包的方式来满足企业对备件采购的需求，逐步将采购职能向供应链管理和外部资源管理方面进行转移，提高企业核心竞争力，给企业带来真正的增值。 三 结论 从单个企业来看，不管是其采购量还是采购种类等方面均不能达到一定的规模，但如果集团公司下属所有企业的需求集中到一起，涉及的金额和种类就会很多，并且不同的企业涉及到的备件也有可能为同一类型或型号。 如果每个企业均建立比较完备的备件采购中心，针对本企业的需求进行采购，可能导致机构重复设置，浪费一定的人力和资金以及配套资源，如果能够将需求汇总后进行统一采购，不管是从采购额度还是从供货商的积极性、供货的及时性、对采购质量和风险的控制方面均会得到有效的提高，使生产性企业更加专注于自身的生产，优化生产工艺和生产效率，使企业的核心竞争力增强。所以，集团化的备件集中采购模式将会被越来越多的企业所采纳。 参考文献： 任震宇. YQ 公司备件采购管理研究 .华中科技大学硕士学位论文 苏海蓉包钢（集团）公司备件集中采购工作探讨. 内蒙古科技与经济 .2012(17):4748 杨雯燕武钢备件采购分析及改进方法研究华中科技大学博士学位论文 赵振峰，陈荣秋，崔南方. 生产企业备件采购拉动式两阶段决策模型研究工业工程与管理2005(1),4649
