1、大型工程建设项目文档管理系统应用研究摘要本文以大型工程建设项目文档管理系统应用研究为主题，探讨大型工程建设项目文档管理系统应用问题，并通过对文档管理系统的设计与完善来增加大型工程建设项目文档控制工作效率。本文针对大型工程建设项目文档管理系统的设计着重叙述了结构和功能设计，并通过对于文档管理系统结构和功能的设计来提高文档管理系统的应用性。 关 键 词：项目管理文档控制 文档管理系统 中图分类号：C93 文献标识码： A 1 概述 随着国家经济实力的整体发展，以及国民生活水平的提高，大型工程建设项目在国家发展和人民日常生活中扮演的角色越来越重要，项目文档是唯一一种可以完全表现这个过程各个细节部分的
2、关键要素，项目中的所有环节都将通过项目文档来表现，同时项目文档也是项目整体最终的交付物之一。 本文将以项目文档控制三要素的互相配合为根本思路，来对项目文档管理系统应用进行论述。 2 文档管理系统应用与需求分析 改善系统应用程度和应用水平，使得系统应用功能与文档控制工作程序相符，并且在应用性上得到最终使用者的肯定。 2.1 大型工程建设项目文档管理三要素与六种联接关系 从目前国内工程项目文档控制工作经验来看，项目文档管理工作由三个关键要素组成，分别是文档控制工作程序、文档管理系统和文档管理专业工程师（人力资源） ，三要素具体含义如下： （1）文档控制工作程序是指在大型工程建设项目中对文档流转、收
3、发、储存、管理、利用、归档及销毁等动作起到管理与控制作用的工作顺序。 （2）文档管理系统是指通过日益先进的信息化手段来实现对大型工程建设项目文档管理工作的平台化管理。 （3）人力资源是作为一切工作的最终落实者，任何文档控制相关动作都是在最后由文档管理专业工程师来实现的，同时无论多先进的文档管理系统都是服务于项目文档控制相关人员。 （4）三要素关系叙述。 图 1 三要素关系图 Figure 1 The three element relationship graph 2.2 文档管理需求分析 （1）文档管理系统需要参照一整套文档控制工作程序进行配置。 （2）文档管理系统需要参考用户的体验感和使用
4、感进行应用和界面设计。 （3）文档管理系统需要按文件的属性与结构对文件进行分类和储存。（4）文档管理系统需要解决在文档控制工作中需要大量人力物力的工作，以提高效率。 （5）文档管理系统需要注重对工作流程和关键点控制的优化，从而使得文档运转更加流畅。 3 文档管理系统结构设计与业务逻辑 3.1 文档管理系统结构 图 2 文档管理系统结构图 Figure 2 Document management system structure diagram （1）操作系统 操作系统（OS）是用以支持文档管理系统的基础平台。 （2）关系数据库 关系数据库在文档管理系统中主要承担对文档和相关数据的储存和调配任务
5、，重点在于对文档或非结构化数据本身的存储和其属性结构的存储，并以此作为基础来描述文档和数据间的关系，进行继承、虚拟合并等操作，也是文档管理系统的基础平台。 （3）业务逻辑层 业务逻辑层主要有三个功能模块，分别作用于不同环境。首先是 DA对象模块，通过对关系数据库的管理实现内部对象、属性的调用；其次在业务逻辑层还存在 WDK（Web Development Kit）语言环境模块，这个模块的主要功能是规定如何使用 JavaScript、JSP、XML、CSS 等语言环境；最后是 Webtop 基础功能模块，此模块是基于 WDK 成型的应用，功能包括：文档的迁入、迁出，文档编辑、版本控制和权限控制等
6、。 （4）应用层 应用层是指对文档管理系统的功能进行具体应用的模块，这些模块包括：创建更新、版本控制、批量上传、文档查询、流程审核、直接发布、内部分发、报表工具等模块。 （5）安全保障系统 3.2 文档管理系统数据结构 文档对象的属性和结构实际表明文档之间的关系，为便于文档的存储和查询，具体文档结构设计如下： （1）文件结构 一般项目文件划分为五大类，即：参考类文件、管理类文件、技术类文件、供货商文件和交换类文件。 参考类文件：开始前已经存在的并对项目有支持作用的文件、项目要引用的相关文件和应遵循的相关标准等。例如：标准规范、文件模板等。 管理类文件：在项目执行过程中项目管理和控制岗位产生的与
7、管理活动相关的文件。例如：进度控制等岗位产生的程序、计划、报告、合同、传真及会议纪要等文件。 技术类文件：主要指设计文件（包括图纸目录等） 、采购技术文件和施工技术文件。 供货商文件：是指项目组内部成员与供货商之间传递的文件。 交换类文件：一般指项目组织之间、项目管理岗位与专业之间、组织与管理岗位和专业之间交换文件的传送单和交换文件的实体两部分内容。 图 3 文件数据结构图 Figure 3 File date structure diagram 3.3 文档管理系统功能模块 本文中对文档管理系统功能模块的叙述将按照功能相似的模块合并进行，为了能更好的诠释文档控制程序并且提高系统的应用性能，设
8、计原则与思路将参照上文所叙述的文档管理系统需求分析中所得出的结论及相应原则。 （1）创建更新模块与批量上传模块 文档管理系统最基本的功能就是对文档的存储和流转控制，所以创建更新功能是作为最基本的功能存在，但是在实际的项目实施过程中，用户上传的可能是一批次文档，在这些文档中会按照一定的文件架结构存放，用户希望能够一次性将这些文件夹上传，同时上传多个文件。 （2）版本控制功能模块 在文档控制工作中，为保证项目文档版本有效管理，在版本控制模块添加文件的签入和签出功能，在一个文档被签出的过程中保证其他用户不能再对文档进行编辑和更新，在该用户对文档进行签入后重新设置文档的版本类型与版本编号，从而使得文档
9、版本得到妥善的管理与控制。（3）直接发布功能模块 在文档控制过程中，有一些文件需要进行直接发布，例如与项目管理部有关的项目管理类文件，以及与项目档案管理专业有关的档案管理制度类文件，在前期文件中也有许多需进行直接发布的文件，例如项目章程、项目可研、总体设计等，这些文件将会在公共文件夹下进行直接发布，从而对项目的整体情况和所有参加项目建设的人员和项目组进行统一的规定与影响。 （4）文档查询与订阅模块 在大型工程建设项目中各个岗位对不同类型文档关注程度是不一样的，例如项目经理需要实时关注项目各类计划书的更新内容和最终项目进度，这个例子说明一个问题，就是不同角色用户需要一个能够对文档进行关注功能，使
10、得他们能够了解目标文档的最近更新，从而在工作上提高效率。这个功能在本设计中成为订阅功能，此外，文档管理系统还需要实现对文档的查询功能，以方便对文档的查询和信息获取，同时也能够使得文档控制人员查询文档的流向，以实现对文档的流转控制。 （5）内部分发、外部分发模块 在文档控制工作中，文件的分发工作占整体文档控制工作量的 30%，可以说文档的分发是决定文档管理系统是否能够使文档对项目产生作用的关键因素，因为项目的实施最终会落实到人力资源上，文档快速及时准确的分发是保证文档时效性的重要手段，同时依照生成的文件传送单对文档分发进行留档与备案，以便在之后的过程中对文档分发的走向进行跟踪。 （6）流程审核模
11、块 在大型工程建设项目文档控制工作中，文档流转流程是文档控制的关键要素，也是提高文档管理系统应用性的一个关键因子，对于某一类文档的流转流程的控制可以很好的对该类文档的流向和完成进度进行有效的控制。作为一个业务活动的示例，文档控制流程决定了文档控制发起的初始节点和过程节点，同时也定义了文档控制工作流的相关属性，例如执行人、执行时间及执行内容等，而在这个工作流程中，系统会规定相应的动作、任务和包，依据项目管理理论以及本系统的设计原理，在一个完成的文档控制工作流程中包含了若干了对文档的处理动作，在每个文档处理动作中又包含标定文档处理动作目的的任务，在每个任务之下包含了若干进行处理工作的工作包，这与项
12、目管理学中的工作分解结构（WBS）相似。以上为文档管理系统流程审核功能模块的实现方式，但是从根本讲，所有的文档管理系统的流程审核是必须依照文档控制程序中所规定的相应流程来进行配置和设置的。 4 结语 在文档管理领域结合项目的特点和管理模式，秉承“管理即服务，实现有效利用”的宗旨，积极探索和创新文档的管理理念和方法，确保项目文档信息资源的集成和共享，从而在整体上实现了改善文档管理系统的应用效果，促进项目文档管理系统应用与推广的功能，同时起到大幅度提高项目管理水平、节约成本资源、保证项目顺利实施的作用。 参考文献：1 熊雨前. ISO19005 文档管理标准介绍M.信息与技术标准化,2010 2 李军. 工程项目文档控制分析 M. 中国档案, 2010 3 孟祥杰等. 基于 Web 的工程技术档案管理系统设计M.计算机光盘软件与应用 4 中国建设监理协会. 工程建设信息管理M. 中国建设工业出版社, 2010 作者简介刘 静，中电投电力工程有限公司烟台分公司，山东 海阳 265100 李程远，中国人民武警水电第二总队五支队，江苏 常州 213031
