1、电网物资需求计划管理相关问题探讨摘要：本文阐述了电网物资需求计划阶段出现的常见问题，分析了物资需求计划报送不准确的主要原因，包括项目物资采购合同搭建过细、ERP 系统中物料编码与实际所需物料编码不匹配、物料挂接整体资产的所属部件位置错误、ERP 系统中的利润中心搭建错误等。针对存在的问题，提出了强化物资需求计划管理的相关对策。 关键词：物资需求计划 财务管理 账实不符 一、电网物资需求计划管理存在的常见问题 （一）物资需求预测难度大 物资需求计划往往要结合国内宏观经济、物资价格、工程投资、历史数据等基础数据，从物资类别、工程类别、地域等层面分析，编制招标计划，以规避采购风险。目前基层单位对物资
2、需求预见性和能力不够，随机性较大，这加大了电网物资需求预测的难度。 （二）物资需求计划平衡存在困难 电网物资计划需平衡每年、每季、每月的批次物资的种类和数量，需要对各单位的物资需求数量、需求时间在整个省网公司系统范围内进行科学合理的统筹规划及平衡，需制定统一平衡利库方案，有效利用库存资源，减少积压，平衡需求，但在现实工作中很难做到均衡。 （三）物资需求计划工作执行不顺畅 依物资需求计划进行物资集中采购时，由于物资需求申报环节出现种种问题，导致在执行 ERP 系统程序时，后续的物资集中采购中止。出现这种情况后，有的项目需从最原始的起点重新开始，从而造成了物资需求单位急需项目物资，但集中采购流程却
3、无法继续进行的局面。 二、物资需求计划报送不准确引起财务管理问题的成因分析 （一）项目物资采购合同搭建过细，增加合同管理难度 在现有项目物资采购合同管理流程中，即使有的物资采购合同的总金额仅为几元钱，但仍需按所搭建的相同的合同管理程序进行管理。这种物资采购合同搭建模式具有如下缺陷：一是增加了合同管理的难度；二是增加了进行后续合同款结算的成本；三是影响了工程项目物资的会计核算；四是影响了项目单位及时办理工程结算及财务决算；五是影响了结算完成率的同业对标。 （二）ERP 系统中物料编码不匹配，替换申报造成资产账实不符 在实际工作中，有些基层物资需求单位在申报物资需求计划时，发现 ERP 系统中物料
4、编码是成套的，但物资需求单位只需成套物料中的某些部件。因此将需求的部件以成套的物料编码来替代，采购合同也只能按需求计划采购成套物料。如果项目部门为了减轻利库考核压力，就会将需换部件的部分全部拆下，更换成套物料，这样只需面对余下废旧物资的处置问题。由此可见，ERP 系统物料编码不齐全会导致项目单位利库压力大，促使项目单位采取利己手段，将本该只需某零部件的物料以整体替代，造成项目成本的增加。 （三）物料挂接整体资产的所属部件位置错误，引起资产账实不符 有些项目单位在编制物资需求计划时就将某些物料挂接到不属于该整体资产的所属部件位置下，造成资产实物信息不真实。由于现行的工程项目设计已走向市场化，各地
5、各行业的设计院均能承接电网的设计业务，但目前电网公司的集中采购目录及其物料编码均是国家电网公司内部制定的，无法在全国各行业通用。有些设计院不熟悉国家电网公司内部的物资数据信息，又由于设计深度与广度的局限，设计院在出具“电网工程”设计图纸时，对属于整体设备的各相对独立的部件没有出具电网公司内部定义的整体资产下的各相对独立的部件编码与其对应的物料编码。有些项目单位的业务部门在办理各项电网工程业务时，凭经验与习惯进行物料挂接整体资产的所属部件操作，且工程项目部门也缺乏专业人员审核资产和物料的正确对应关系，因此往往出现物料挂接整体资产的所属部件位置错误，造成资产的整体名称下其构成部件与对应的物料名不符
6、实。 （四）ERP 系统中的利润中心搭建错误，导致资产核算不真实 有些项目单位在申报物资需求计划时，由于物资管理的业务流程不完善，对于利润中心的确认没有由项目单位财务部门来确认，申报者不熟悉某项目是哪一层面的工程业务，凭主观意识将某一项目错误地挂接在另一利润中心中。但是，在 ERP 系统中业务部门的操作在前端，而财务部门最后才进行文件的审核归档，等到财务部门发现利润中心挂接错误时，已完成了所有的业务流程，无法进行修正，造成了物资的实物或工程在某一真实的利润中心，而物资的账存与工程成本发生的账务处理却在另一利润中心，从而导致实物与账面记录在不同的利润中心的情况，对后续的资产管理带来不利影响。 三
7、、强化物资需求计划管理的相关对策 （一）规范物资需求计划全过程管理，提高资金预算的准确性 强化电网公司物资需求计划、编制、申报、审批和执行的全过程控制与管理，保证物资需求计划的准确性和及时性，提高物资资金预算的准确性，注重对物资需求计划要素的事前控制。加强对年度物资计划总量指标和物资需求计划分类的管理，上报和审批应有专人负责，权责明确、责任清晰。各项目单位按照规定流程，加强物资需求计划内部初步审核，按照规定格式和内容提交物资需求计划，加强对规格数量、交货时间、技术参数等计划要素审核，确保符合规范要求的物资计划通过 ERP系统报送与流转。统筹兼顾设备、材料的生产周期和工程项目的建设周期，合理安排
8、全年招标项目，重点做好年度招标计划、批次招标计划报送工作。基层物资管理部门需密切关注原材料市场，跟踪供应商产能、市场供需等变化，有针对性地制定物资采购策略，降低采购成本，保障物资供应，提高资金预算的准确性。 （二）优化物资采购合同的搭建，提高合同管理的效率 ERP 系统中项目搭建是分级进行的，如果将计量改造和城、农网项目采购申请汇总到上一级项目编码进行招标采购、签订合同，合同量将大大减少。一是编制计划时，细分到台区，即将需求或预留体现在台区；二是在设备材料清册上载时，将同一利润中心且符合汇总原则的物料合并生成一条采购申请；三是合同签订与合同履约按合并后的采购申请执行；四是发货时，结合需求或预留
9、发货到台区。 （三）及时更新ERP 系统中的物料编码信息，实现申报与所需一致 完善 ERP 物料编码，具体包含成套物料、部件及零件，应增添有关调频调峰电厂所需物资的物料编码。应将物资主数据中的物料按照国家电网公司统一标准进行管理，建立国家电网公司与省级电网公司的物料编码，其中物料主数据采用替代方案，利用国家电网公司统一标准物料编码主数据替代业务数据，冻结旧物料编码；对未清理的动态数据进行切换，在省级电网公司物料对应关系的基础上，用国家电网公司统一标准物料替代所有未清理的动态数据，关闭和标记删除旧动态数据；按照国家电网公司统一的计划和要求，完成省级电网公司的 ERP 系统扩展功能和接口开发、测试
10、、联调工作，对常用的物料在 ERP 系统中将其物料编码固化，对过时不用的物料编码进行删除或放入回收站，及时更新与维护主数据中的物料编码信息，确保申报物料与所需物料的一致性，保证账实相符。 （四）提供资产与物料对应关系的设备清册，确保物料挂接在整体资产下所属的部件准确 在设计招标与合同条款中应明确规定，设计单位在提供初步设计方案时，必须按照国家电网公司的物料编码提供一份以项目为单位编制的包含资产和物料对应关系的设备清册的设计方案，否则不能签订设计合同。这样便可解决项目单位在申报需求物资计划时，所需物资的物料编码与国家电网公司的采购申报目录不一致的问题。在进行物料挂接整体资产下所属的部件时，就能依
11、设计单位提供的资产与物料对应关系的设备清册进行处理，能保证物料挂接整体资产下所属的部件不出差错，保证工程项目完工后，其物料均正确地对应了整体资产下所属的部件，使资产和账目相符。 （五）增加财务部门在需求计划的会签流程，保持资产与利润中心相匹配 各基层单位应依实际情况规范本单位的物资需求计划的报送依据，特别是要加强农网改造项目物资需求计划的专项审查，建议聘请相关专家对县局申报的需求计划和技术规范书进行逐条审核，将错误信息控制在最初计划申报阶段。建议将需求计划审核纳入二级与三级基层单位的同业对标中进行考核，以保证物资需用计划的准确性，提高物资集约化的效率与效果。在制定物资计划管理流程时，建议增加财
12、务部门在 ERP系统中针对需求计划的会签流程，将利润中心的挂接由财务部门负责确定，物资管理部门、财务部门及各专业部门形成一个协同机制，以使后序物资集约化的流程持续进行，前后联动，从而提升物资集约化与财务的协同性。 参考文献： 1.刘丛言.ERP 在某电网公司物资管理中的思考和探讨J.知识经济，2011， （20）. 2.孙艺新.大型电力企业?购资源管理模式研究J.华北电力大学学报（社会科学版） ，2009， （4）. 3.王学亮.国内外大型企业集团财务集约化管理经验及对电力企业的借鉴J.能源技术经济，2010， （11）. 4.杨洋.电力物资集约化管理模式研究D.北京：华北电力大学，2011. 作者简介： 杨学华，女，长沙理工大学经济与管理学院，教授。研究方向：财务与会计、审计。 伍赛君，女，长沙理工大学经济与管理学院在读硕士。 彭雁，女，长沙理工大学经济与管理学院在读硕士。
