1、对档案资源的利用及释放方式分析摘 要：随着时代的进步，档案工作要多渠道开发档案来源，以新的视角、新的思维认识档案资源的涵盖面，从而开发更广的更具有价值的资源渠道。现阶段，国内信息时代来临带给我们机遇与挑战，档案管理必然也呈现新的发展趋势。未来档案管理工作将顺应时代发展，不断革新，应该具体问题具体分析，大力发展经济、科技与文化，分析并实践各种举措促进档案管理的发展。 关键词：档案工作；多渠道运用；资源释放 1 提高对档案工作宗旨 用一个从事档案工作人员的实际行动诠释档案的工作宗旨，是促进企业档案发展的基石。从事档案工作的人员都能深深体会到，做好档案利用服务，除了掌握业务知识，个人必须做到“三心”
2、 ，即责任心、细心、耐心：（1）责任心是基础。档案利用工作是一项服务性工作，随着业务工作的不断发展与扩大，查档利用者越来越多，范围越来越广，档案利用率也越来越高，这就促使我对馆藏档案的熟悉程度要相应提高，利用工作也就由以前的被动提供向主动开发快速转变。所以，没有高度的责任心是做不好档案利用工作的。 （2）细心是关键。在查档利用工作中，查档服务的每一个对象都是独立的，要满足每一位查档者的要求，细心尤其重要。在工作中，经常遇到不同需求的人同时查阅的情况，有时一次接待 10 多人次。利用需求不同、各自所需档案材料并不是一目了然等诸多因素，都给档案提供带来了难度，这就要求工作人员反应够快，心够细，才能
3、找到查档者所需档案材料。 （3）耐心是保障。这一点，在为内退人员查档提供服务时体会最深。因此，没有耐心是做不好档案利用服务工作的，耐心是让查档者满意的最基本的保证。笔者从事档案工作的一个小结归纳，责任心、细心和耐心是从事查档利用工作的体会，让“三心”成为工作中的一部分，为了公司企业内部档案事业的腾飞，做出应有的贡献。 2 加强多渠道对档案来源的开发利用 2.1 开放性渠道 作为档案工作人员思维应挣脱出来，去搜集那些本来应该归档而流落的资源。从社会而言，如重要的著作，重要的发明创造，有发展前景的学术体系，重要的历史见证、文物，新的自然现象的发现等等；从我们的实际工作而言，如承载我营销部荣誉的真实
4、记录、记载我营销部发展的企业文化记录等等。让我们的视角稍稍宽拓一些，发现应该属于档案工作的各种材料，开辟档案工作更加光辉灿烂的天地。档案工作人员在实际工作中，已经作了一些有益的探索，如建立起照片档案、电子档案。通过试探，更坚定了开创室藏新局面的思路，更丰富了档案工作的内容。档案是企业生产、经营管理活动的真实记载，如何将企业的档案资源记载沉淀为企业有用的知识和经验，同时挖掘企业档案的隐性知识（存在于员工个人的大脑之中）和显性知识（包括企业内部产生的文件、档案；从企业外部收集而来的图书、情报） ，发挥其最大化价值，改进企业的创新能力，快速响应能力，提高企业效率和员工技能素质，是档案知识管理的核心内
5、容。这就要求我们提高对档案知识管理能力，档案知识管理要充分利用数据挖掘技术和商业智能对档案资源库进行深度挖掘出知识，把不同系统中信息资源，例如存放在关系数据库、文件服务器等的信息，映射成统一的“知识地图” ，建立团队协作和通信的专家网络，使知识能在内部和外部得到共享和发布。即实现网络环境下的档案管理。网络环境下档案的管理应该是一种知识的管理，这一点应当充分肯定。区别于传统的档案管理工作，档案信息资源多以数据库、信息库的形式出现，除了纸质档案以外，网上档案信息还有图形、图像、声音、视频信息等，因而，在网络环境条件下，档案管理的对象会更加多样化，管理方法更加智能化。管理的范围扩大化，与知识管理、信
6、息管理更加融合在一起。传统档案管理着重于对档案文献特征的描述，网上信息资源则应深入到档案所包含的知识单元和信息单元中去。这对于档案管理和档案人员来说是一个全新的课题。 2.2 抢救性渠道 许多资料显示，比如在全国已形成巨大影响的晋商文化资源、古建筑文化资源，还有其他如宗教、经济、文学、艺术、革命历史资源，这些历史的文化积累都很深厚，但是由于历史的原因，有一些流散在民间、有的储存在一些老人的记忆中，更可惜的是许多重大历史资源已丢失。在实际工作，深感到资源丢失的可惜，抢救工作非常必要。结合我处实际而言，每次有人员变动，清理办公用品时，偶尔会发现一些老照片：记载了我处在公司立功受奖的一瞬；有时还会发
7、现整盘的录相带，记载了我处某些重大会议的全过程，可能有很多影响我处发展转变的重要决策都在此间产生，却就这样被丢失遗忘了，对于我们这无疑是一种损失。因此，加强档案收集工作是非常必要的。 2.3 研究性开发渠道 历史过程不可再现，历史资料不可再得，迫使我们开辟另一个资源渠道，就是科学研究成果这一条渠道，在一定程度上弥补资源的断流，也可以形成另一种独特的资源源头。结合我们的实际工作，就是要充分利用现有档案资源，汇编例如大事记等编研材料，让其服务于领导的案头，随时为领导的决策提供必要的查考资料。 3 遵循有效的档案资源释放方式 3.1 传统的档案资源释放方式 传统的档案资源的释放，常用的有两种方式：一
8、种是查阅。这种方式大多是个人行为，修史编志、工作查考，然而却是很有效的，查阅者可以获得预期的知识和信息。另一种是如档案法上规定的，定期公布目录，这种方式是集中释放，也能起到向全社会释放信息量的目的。除上面提到的丙种释放方式是属于程序性释放外，还有研究性释放、专题性释放、探索性释放：（1）研究性释放。这种方式是专业研究机构，有选择地选用档案资源中的某些部分，进行深入研究，使档案资源发挥更大的作用，如太岳革命史研究、魏晋思想探源等。 （2）专题性释放。这种方式是根据本馆档案资源的层面，以某一类资源汇成体系，建立专题专论，向有关部门定向释放，以利于档案资源的价值体现。如古建筑体系、医学体系等。 （3
9、）探索性释放。这种方式本身无定式，目的在于将静态资源通过某种释放方式变成动态资源，活跃资源所贮存的势能。 3.2 何遵循档案资源释放方式，促进企业档案的发展 对企业档案工作来说，我们需要做的就是：（1）强化档案和各类资料的收集。对属于归档范围之内的档案，不论何种载体，尤其是声像档案包括的各种照片、录音、录像带，以及计算机形成的各类电子文件，都应当收集。 （2）科学管理室藏档案。档案工作者的劳动是知识性劳动，档案的保管是一项科学性的工作。 （3）开放利用各种档案。档案工作者必须确立新的档案观，要善于抓住机遇，根据客观存在的多方知识需求，寻找适用档案，最大限度地满足广大职工的需要。并要充分发挥其指导功能、监督功能，才能起到知识经济和档案工作相辅相成、相得益彰的效果。 4 结语 综上所述， 加强企业档案资源的利用及释放，是提高企业管理水平的重大举措，在改善企业现状，发展经济方面发挥着重要的作用。随着计算机应用和网络技术的发展为运输档案的管理提供了极大的方便，加强和提高档案管理水平，这样能够有效的提高档案的利用及释放，同时能够更好的提高档案的管理效率，为企业的发展提供良好的保障性服务，还能节省大量的人力物力。保证企业档案建设与社会信息化同步发展，为企业经济建设发展提供档案信息服务保障。
