1、对电算化会计档案安全问题的思考摘要：本文主要探讨了在会计电算化的工作中如何做好档案安全管理工作的问题，文章首先分析了电算化会计档案管理的特点，继而分析了当前电算化会计档案管理工作中存在的安全问题，最后提出了一些提高电算化会计档案管理安全性的措施建议，以供参考。 关键词：电算化；会计；档案；安全管理 随着社会科技的不断发展，电子计算机技术逐渐被应用到传统的会计工作中，形成了一种新的会计分支，即会计电算化。会计电算化的应用在很大程度上提高了会计的工作效率，促使会计更加适应当前信息时代下的财务管理。会计电算化是以计算机为主要载体，很多会计信息资料都被保存在计算机中，并通过网络来实现信息交流与传递。然
2、而由于计算机技术与网络技术自身的缺陷，给电算化会计档案的管理形成了一定的不安全因素影响，如硬件损坏档案丢失，或者黑客侵入盗取资料等等。为此，加强电算化会计档案的管理成为一件迫在眉睫的工作。以下笔者就通过自身工作体会，来对电算化会计档案的安全管理问题进行思考与探讨。 一、电算化会计档案安全管理的特点 与普通纸质会计档案相比，电算化会计档案的管理要更加复杂。这不仅表现在要将所有的会计信息录入计算机中进行整理归类，更重要的是要将这些档案的安全管理工作做到位。具体来讲，电算化会计档案的安全管理存在以下特点： 1.保存的内容种类较多 自我国于 1999 年开始采用电算化会计档案管理时起，国家就颁布了相关
3、的法规条例，要求在使用计算机进行会计资料档案的管理时，除了要在计算机上做好 数据保存存储之外，还需要将某些必要的资料进行打印，以纸质的形式保存备份，以确保会计信息资料的安全。也就是说，在电算化会计档案的管理中，是需要以电子档案与纸质档案共同保管的方式来存储档案，这种双重的会计档案保管形式虽然增大了会计档案管理的安全性与可靠性，但在一定程度上增大了管理难度，保存的内容种类较多，包括纸质形式、计算机硬盘形式、光盘形式等硬件，还包括相关数据或财务软件系统等软件。 2.表现形式较为特殊 这主要体现在电算化会计档案管理是需要借助计算机来实现的，这就与传统的纸质会计档案管理有着很大的不同。即纸质的会计档案
4、能够直接从纸质文件上查看出来，具有很强的直观性，可以直接查看会计信息资料而无须借助其他的技术方法或硬件设施。但这种传统的会计纸质档案保存的信息量较小，且会占用大量的空间，不利于数据的快速查找。而电算化会计的档案管理则很好的避免了这一问题，其是通过计算机硬件与软件的相互作用来实现高效的会计信息档案管理，不但能够保存大量的信息资料，且易于管理查找，便于管理。不过需要注意的是由于其表现形式较为特殊，对计算机有很大的依赖性，这就为电算化会计档案管理与保存带来了一定风险，即若计算机出现故障或问题，极易使计算机内的数据读不出来，造成会计信息丢失。 3.保管条件较高 电算化会计档案存储介质十分精密，电子数据
5、容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失。另外，由于电算化会计档案集中存储在计算机硬盘、光盘和磁性等存储介质中，如果未安全保存，电子数据会非常容易被修改，很难判断其原始性，需要提高安全保管意识和做好保密措施。电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化， 大大提高了会计档案的利用效率， 便于会计档案信息的资源共享； 但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。 4.时间长，版本多 随着会计电算化程度的深入和使用使用时间的推移，不同财务软件和版本越来越多，需要各个单位的财务部门结合工作实际，精心组织，科学规划，选择合适的财务软件，保证财务软
6、件工作前后衔接一致和会计档案的科学管理。 二、当前电算化会计档案管理工作中存在的安全问题 就目前我国的电算化会计档案管理现状来看，管理工作中还存在着很多问题，如管理制度不够健全、管理人员业务素质不高、对电子档案不够重视、计算机系统与网络系统的安全度不高等等。这些管理问题在一定程度上对电子档案的安全管理造成了影响，尤其是计算机系统与网络系统的安全管理问题，更是直接导致了电子会计档案管理的安全性较低的主要原因。 1.电算化会计档案管理制度尚不完善。很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责
7、作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。 2.档案管理人员的业务素质不全面。目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识，造成电算化档案管理工作整体水平不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。 3.计算机系统及网络安全管理问题。计算机技术虽然具备较强的计算机能力与存储能力，但同时计算机的基本性能也给信息的安全存储带来一定影响。这是因为计算机系统中的会计资料、信息数据极易受到人为的篡改，计算机软件也常常会出现问题导致会计信息丢失，并且很容易被人通过复制等手段盗取信息资料 而不留下痕迹，这些都为电算化会计档案的安全管理造成很大难题。
8、再加上网络技术的广泛发展，使得一些黑客很容易侵入电子档案管理内部窃取、篡改信息数据，或者泄露会计信息，或者利用病毒使计算机瘫痪，导致会计信息数据完全丢失，这也是电子会计档案管理的主要安全问题。另外，电算化会计档案信息的存储质量还与其所在的载体质量、保存环境有着很大关联。 三、提高电算化会计档案管理安全的措施建议 为了能够进一步提高电算化会计档案管理的安全性，就必须要加强管理，增大对计算机硬件设备与软件技术应用的投入力度，不断深化改革，促使电算化会计档案管理工作制度更加完善，建立相应的档案归档制度、保管制度、定期备份与维护制度以及分权限调用制度等等。并加强对电算化会计档案管理人员的培训力度，提高
9、其工作能力与职业道德素养，做好内部人员管理。但最重要的，还是要做好信息技术上的档案管理工作，在此笔者提出一些安全管理建议，具体如下所示： 1.定期拷贝整理系统中的会计数据。在一定的时间间隔内（如一个会计年度） ，把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好并记录以下内容：档案形成的时间，会计数据的内容及备份，以使计算机硬件系统在损坏后，能够在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。 2.加强网络安全管理。建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，切实有效地保障计算机
10、硬件与软件系统的安全。 3.做好电算化会计系统的保密工作。针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，从计算机程序方面考虑，应设置包括输入、输出控制，将源程序与数据加密，设置密码口令，设置恢复功能、各种操作纪录等控制功能，在源头上防范问题的产生。 4.保证存储介质的存放环境良好。根据会计电算化档案信息载体的物理特性，在形成这些档案时应注意双份数据的备份，注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点。注意防潮、防热、防尘、防磁，对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失。 5.电算化会计档案要限制利用方式，确保其使用安全。在不能确保安全时要加以限制。电算化会计档案特点使其在利用活动中的保密与安全问题不好控制。因此要采取更为严密的安全措施，避免由于安全问题带来不可挽回的损失。 四、结束语 电算化会计档案是信息时代的产物，它的存在是必然的。因此加强电算化会计档案安全管理，已成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的工作，我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规，制定严格的内部管理制度，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案在各项工作中发挥作用。 参考文献： 1楼丹婷：电算化会计档案的安全管理J.上海档案，2007. 2姚玉芬：完善电算化会计档案管理的思路J.山西财税，2009.
