1、浅析数字信息化在房地产档案管理中的应用摘 要档案管理是房地产管理中的一项基础性工作，随着网络的发展和日益普及，纸质档案被电子文件所替代是大势所趋。数字信息技术的出现大大提高了房地产档案管理工作的效率，使得档案管理工作变得简单易行。鉴于此，本文对房地产档案的数字信息化管理进行了探讨。关键词房地产档案；信息化；网络安全 中图分类号G275.9；F293.33 文献标识码A 文章编号1005-6432（2014）16-0111-01 1 前 言 房地产行业是我国经济发展的支柱产业，关乎现代人的居住质量。房地产档案对研究全国或者地方房地产发展历史、现状以及未来都有重要的参考价值和作用，是房地产政策制定
2、中不可或缺的依据。尤其是最近几年，全国各地房地产业的发展迅猛，房地产档案管理工作进入到繁盛时期，房地产档案的价值不断凸显，房地产档案管理方法和手段日趋完善。面对这种情形，房地产档案管理工作面临的压力和困难与日俱增，传统的房地产档案管理方法已经滞后于时代发展的需要。 2 数字信息化在房地产档案管理中的重要性 房地产档案管理工作主要是反映房地产交易买卖、登记、房屋动迁以及批租用地等各种经济活动，是由各地房地产行政管理部门对房地产活动中的资料进行收集、整理、归纳和分析，最终形成一系列房地产档案资料，资料可以是纸质的，也可以是电子的。数字信息技术是网络发展的产物，利用网络进行信息传播有着先天的优势，不
3、仅信息传播范围广、速度快，而且准确度高、传播成本也大幅降低，用信息技术可以将繁杂的房地产数据、图像等资料通过电子技术转化成容易储存的电子档案，形成一系列电子文件，用户可以利用计算机进行文件检索，不仅速度快，而且搜索范围广，十分便利和准确。尤其是利用缩微摄像技术可以将原来大量的房地产纸质档案文件，转换在很小的缩微品上，不仅节省了大量的纸质材料堆放的空间，而且形成电子文件后不容易破损和丢失，节省了大量的人力物力，提高了工作效率。利用数码摄影可以实现对影像资料的处理，形成高清的电子文件，比传统的图片储存提高了上百倍的效率。信息技术改变了传统的档案资料收集整理分析过程，利用计算机将资料一次性输入，然后
4、可以进行资料的多次查找和使用，为档案管理现代化、社会化、市场化奠定了基础，有利于房地产档案事业的进一步发展。 3 数字信息化在房地产档案管理中的应用 3.1 编制检索工具 利用计算机搜索功能来编制搜索工具是房地产档案利用的一个重要方面，房地产档案的检索工具主要有：分类目录、专题目录及各种索引等，使用者可以利用搜索工具迅速查找需要的房产信息，搜索时可以将房地产产权部分的一个关键词作为搜索对象，例如可以搜索产权人姓名、房产所在位置、房产的类型以及产权证的相关信息，还可以通过模糊搜索来寻找需要的相关信息，从而实现房产档案利用的最优化。为了实现快速准确的信息搜索，前期工作也是必不可少的，档案管理人员对
5、房产发生变更、转移以及灭失的情形，要及时收集、整理完备的信息，及时录入计算机，这样才能保证搜索的有效性和准确性。另外，利用计算机还可以快速编制和打印房地产卡片、产权证号目录等资料，为使用者提供了便利。 3.2 档案信息的查阅 档案利用是档案管理的主要目的之一。房地产档案信息包括两部分内容：一是一般的档案统计工作，即包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况等基本情况的统计。这种统计主要为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学依据；二是进行房地产产权档案的信息统计工作，即为产籍管理工作提供数据的统计工作。房地产档案实现现代化管理后，档案
6、利用者可直接从计算机上阅读图形和文本形式的原始档案，并可提供打印服务，达到立等可取的效果大大提高了工作效率。 3.3 产权档案信息的加工 为了进一步开发档案信息资源，使房产管理人员更快、更直观地获取各种产权信息，必须建立产权信息网络系统，实现市区房管局领导、职能部门之间信息共享，同时，还应将产权档案推向社会，满足社会对房产档案信息的需求。另外，还要围绕经济建设的中心工作，从档案信息中加工提炼各种专题的档案资料，为各级领导的宏观决策提供必要的房地产信息资料。 4 房地产档案数字信息化管理的注意事项 4.1 提高档案管理数字信息化认识和技能 目前制约房地产档案数字信息化管理的因素除了技术方面外，还
7、有观念上的认识不足。对于档案部门负责人来讲，要从政策、资金、技术以及人员配备上加大对档案信息化体系建设的支持力度，为房产档案信息化管理奠定基础。对于房产档案管理人员而言，要具备档案现代化管理的意识，档案管理人员要改变思想和态度，积极应对信息化的挑战，主动学习网络知识和技能，会运用档案管理软件实现档案资料的录入、存档、搜索以及统计等操作，唯有如此，才能适于数字化档案管理的需要。 4.2 加强电子档案的安全管理保护 计算机网络为房产档案管理提供了巨大便利的同时，也带来了一定的不安全性。网络是个虚拟空间，电子文件在存储和使用过程中容易出现丢失或者被人为破坏的情形，尤其是计算机病毒和电脑黑客的出现给房
8、地产档案安全带来巨大威胁。为此，档案管理部门。要建立完善的网络系统保密制度，对载有房产档案信息磁盘、U 盘、软盘等按照保密措施进行存放和管理，要做到专机专用，非工作人员一律不得接触存储房地产档案信息的计算机，严禁将资料拷进存储介质带出办公室。计算机要设置身份认证密码，每一个合法用户分配一个通行密码。 目前，我国房地产档案管理工作已经从传统的地籍档案中，慢慢过渡到专门的房地产档案管理，并逐渐形成了自己的管理规范和方法。在信息数字化时代，房地产档案管理部门要与时俱进，充分意识到数字信息化技术在档案管理中的作用，不断对档案管理手段和方法进行改进，为房地产行业做出应有的贡献。 参考文献： 1林卫华.电子文件档案管理存在的问题及对策分析J.2010（1）. 2王伟英.浅谈房地产产权档案收集工作中的若干问题J.中国房地产，2003（11）. 3李学忠.论房地产档案的实体管理J.四川档案，2000（4）. 4玄艺兰.论房产档案室的数字化建设J.中华教育周刊，2003（6）.
