1、浅析马来西亚地铁项目物资采购与管理【摘要】本文结合马来西亚 KVMRT 地铁项目施工设备物资管理具体实践，探讨了如何加强物资采购与管理工作，降低海外地铁项目的物资成本，提高地铁项目经济效益，并对类似海外地铁施工项目物资采购与管理做了进一步的探索，以期能对从事海外工程物资管理的人员起到借鉴的作用。 【关键词】马来西亚；地铁项目；物资采购；物资管理 0 前言 随着国家“走出去”战略政策的引导与国内地铁项目施工技术与实力的增强，东南亚地铁市场也出现了越来越多的国内地铁盾构施工企业的身影。在东南亚地铁项目中，物资成本约占工程成本的 50%-60%，对工程效益有着至关重要的影响，因此如何加强物资采购与管
2、理工作，降低海外地铁项目的物资成本，提高地铁项目经济效益，对于每一个国际地铁项目来说都是一个不能忽视的重要课题，甚至会直接影响企业的经济效益。 1.马来西亚 MRT 工程概况 马来西亚马矿-金勿大公司（MMC-GAMUDA）组建的联营体公司简称MGKT 为地下工程段的总承包商（马来地铁项目业主） ，中隧集团海外工程有限公司和中铁马来西亚分公司组建的联营体公司负责承建了【吉隆坡中心站】 、 【北入口吉隆坡中心站】 、 【基隆坡中心站帕萨森尼站】 1站 2 区间的工程施工，施工线路全长约为 2.74km，施工模式采用的是设计、采购、施工总承包模式。工程范围包括隧道洞口工程、区间隧道及联络通道、逃生
3、井附属结构、洞内铺底土建工程、车站工程、机电安装、建筑装修工程、地面景观工程、责任期的维护工程等，工程开工时间为：2012 年 8 月 1 日，整体工程完工时间为 2016 年 11 月 31 日。 2.马来西亚 MRT 项目物资管理的特点与难点： 物资管理本身难度大，种类繁多、规格复杂，并且由于项目地处海外，与国内的施工环境不尽相同，项目的物资管理呈现出新的特点与难点： （1）马来西亚盾构施工的材料工艺与规范、技术标准以及物资管理体系均采用英标体系下的管理要求，物资管理团队如何适应英标的管理体系是盾构施工物资管理的难点之一； （2）盾构项目的设备、物资、材料供应周期较长，市场资源有限，由于供
4、应周期长、市场资源的匮乏等因素，设备、物资、材料的采购定单需考虑足够的采购周期，否则将严重制约现场施工生产； （3）马来盾构地铁项目由于政治、环境、法律法规、风俗习惯等诸多因素与国内不同，再加上中国承包商与当地的供应商合作过程基本都属初次合作，彼此缺乏了解，没有信任的基础，如何对供应商合理有效地管理也是盾构施工物资管理的难点之一； （4）价格影响因素较多，东南亚盾构地铁项目的物资采购，要同时面对国内、当地以及其他近邻国家等多个市场选择，各个市场的关税政策、市场供需以及币值汇率、货物运输方式、税率、保险等均有不同，经常会出现同种商品在原产地或不同国家，采购价格差异较大的情况，如何合理控制物资采购
5、价格也是盾构施工物资管理的难点之一； （5）采购成本较高：有时可能采购一个非常便宜的东西，也要专人办理；或是某些配件供应商规定了供货下限，哪怕只需要一个配件，也得按供应商要求的下限采购，增加了采购成本； （6）国内物资管理人员自身素质的问题：国内物资采购及管理人员对物资管理制度理解参差不齐，管理人员水平包括管理能力、专业的局限，英语水平等良莠不齐，导致物资采购及管理在执行中屡有偏差。 3.马来西亚 KVMRT 地铁项目物资采购与管理的具体实践 马来 KVMRT 项目由中国中铁马来分公司与中铁隧道集团海外公司组成联营体，共同组建马来西亚 KVMRT 项目经理部，实施项目运转与管理，项目部刚开始组
6、建，就秉承“开拓创新，专注卓越”的项目理念，加强学习国外先进的管理理念，以国际先进的管理水平、施工标准为目标，不断提高项目物资采购与管理水平。 （1）前期物资相关技术资料的收集、整理、学习 马来项目在获知中标后立即成立项目筹备组，针对海外施工与国内施工的差异性，需要在项目前期的筹备阶段收集、整理招标文件中相关的物资资料、图纸、有关要求以及学习英标体系的材料规范，掌握当地物资管理相关的法律、法规。 （2）通过充分的市场调查，制定采购策略，整合国内外市场资源 由于国家所处地域不同，材料设备的价格也有较大的差别，在项目筹备阶段，马来项目部组织了大量人员对当地市场进行考察，对中国国内和马来当地及周边国
7、家的材料、设备市场进行细致的了解，在充分的调查和了解的基础上，编制了设备、材料、物资的采购策划。在结合价格、供应周期、清关要求、供应商实力等众多因素的基础上，筹备阶段及时锁定了设备、物资、材料的供应国家、渠道和供应商，为下一步的施工做好了充足的资源准备工作。 （3） 实行“大采购”的战略 马来项目在包括东南亚市场、国内市场乃至欧美市场范围内运用“质量、服务、技术和价格”四要素，对供应商进行评审，扩大采购范围，寻找合作伙伴和质优价廉的商品。该战略可以充分利用国内、国际的资源，采购我们需要的、价廉物美的各种物品； （4）实行“采管分离，集中采购”的原则 马来项目部分设采购部与设备物资管理部分别对项
8、目所需设备物资进行采购与管理，采购部主要负责采购工作的相关事宜，而设备物资部主要负责设备物资进场后的管理。 实行“集中采购”的原则可以精简采购人员、降低库存、降低采购成本；而“采管分离”则可使得各部门职责分明，大家各司其职，减少了工作中的冲突，提高了工作效率并加强了物资采购监督，减少舞弊行为，取得了较好的经济效果。 （5）严格的物资采购分级制度 马来项目根据采购物资金额的大小，制定了严格的物资采购流程，根据单批物资的价值设 1 万元以下、1-5 万元、5-20 万元、20-50 万元、50 万元以上共计 5 个级别，采取不同的采购流程，如：单批物资价值在1 万元以下，由采购工程师直接在选定供货
9、商中采购，项目经理审批；而单批物资大于 50 万，则供应商调查（至少 5 家）资格预审招标评标谈判合同评审并报董事会审批合同确定。 采购分级制度的建立具有规模采购的降低采购成本与物流成本，保证了效益最大化，提高了项目的效益，也兼顾了分散采购的灵活性，能够迅速应对市场的变化的优点，是切实可行的采购制度； （6）各部门参与的滚动式采购计划 在马来地铁项目执行过程中，项目部采用各部门参与的滚动式采购计划包括项目开工前的项目总体采购计划、分部工程物资采购计划、两月屋子滚动计划、两周物资滚动计划，而相对于计划性要求更加严格的主材如：管片、混凝土则要求精确到 3-4 天。 （7）供应商的动态管理 采供部设
10、专业的采购工程师在采购前期负责了解市场信息，开拓采购渠道，拟定采购方案，确认供应商的相关资质文件并负责对已列入项目合格供方名录的供应商定期进行质量跟踪与测评。采购工程师定期对产品使用情况进行调查，并征求工区与其他部门意见。同时对供方提供的资料与供应情况进行评定，当发现有所供物资不合格现象或某些资料失效时应及时向供方反映，视其整改情况决定其是否继续具有合格供方资格。 （8）理顺物资清关，加快物资供应速度。 采购部通过加强当地海关法的研究，熟练掌握海关申报，理顺材料设备清关工作中存在的障碍，规避由于清关延误导致的滞港费等风险，提出了 “100%准确、100%速度”的目标。1100%准确是指签订订货
11、合同后、货物到达之前要求采购人员加强与外国公司的联系，确认承运公司信息，使发票、原产地证书、装箱单、提单等清关文件做到 100%严格准确，让海关无咎可查。2100%速度指货物到达后要求采购人员加强与海关协调，争取尽快完成所有清关手续。采购渠道的畅通和清关手续的理顺，使马来西亚 KVMRT 项目的海外运作更加顺利通畅，为更好地与甲方合作和创造优良施工质量提供了可靠的后勤保障。 （9）全面、全过程、全方位的精细化现场物资管理理念 为了提高现场物资、材料、配件管理人员和使用人员的成本意识、质量意识、责任意识，确保工程物资、材料质量合格、使用合理、消耗最小，以满足施工生产的需要，确保各项物资配件管理有
12、章可循，项目部将全面、全过程、全方位的精细化管理理念贯穿物资现场管理始终，主要包括： 1 规范验收管理。马来项目部门制定了严格的物资验收制度与程序，保证了物资设备质量，分清供货方、项目部及使用方的责任，确保收货品种、规格数量等准确无误，符合工程施工的需求，确保了工程项目的质量及经济效益最大化； 2 加强库存管理。由于海外工程项目工期紧、物资品种繁多、数量大，这就要求现场物资管理人员合理的安排，加强物资储备管理，界定合理库存，重视物资调剂。并据此制定了严格的项目材料库存管理制度与措施，概括起来一是坚持“三分法” 。材料保管执行分类、分库和分层管理，排列有序，一目了然。二是材料使用执行“三登法”
13、。材料进库由材料员分类登记，材料出库、消耗由使用者登记，材料存库由材料员分类盘结登记。三是物资盘点做的“三清”：数量清、质量状态清、帐清；“三有”：盈亏有原因、调整有根据、事故损坏有报告；“一相符”：帐、卡、物相符。四是物资发放与出库要严格把关，更好地控制物资消耗，规避材料发放的任意性和材料浪费，并且出库物资必须凭证齐全、手续齐备、数量准确、质量完好、包装牢固、标志清楚。 通过以上马来地铁物资采购与管理实践，有效的保证了马来地铁项目的物资供应，获得了较大的经济效益，2013 年 12 月 24 日，北洞口到中央车站的区间已顺利贯通，比计划工期提前了一个月的时间，获得了业主与监理方的高度评价与国
14、际同行的肯定。 4.类似海外地铁项目物资管理的进一步探索 （1）马来项目的物资管理存在的不足： 马来项目物资管理取得了长足的进步，逐渐能够适应海外项目环境，但也存在这样那样的不足，体现在： 1 对当地物资市场环境了解还不够深入，尚不能构建高效的物资管理信息平台。 2“全员物资管理”的观念还未深入人心，还存在管理的盲区； 3 采购方与供应方掌握的信息不对称，尚不能形成全面地供应商评价体系； 4 海外项目物资管理手段较落后，物资管理的工作效率不高；没有适应海外项目物资管理特点的管理软件，从而不能及时掌握整个项目的物资动态，不利于协调生产。 （2）改进海外项目物资采购与管理的进一步探索与措施： 海外
15、物资采购与管理的关键在于对当地市场环境各要素的适应，采用属地化、系统化、信息化的管理理念，动态地对海外项目物资进行管理，才更加有效。 1 充份理解和熟悉当地建设工程法律、法规、经济、文化、风俗及专业知识 国内企业在海外项目物资采购与管理过程中，如果不熟悉当地的建设工程法律、法规、经济、文化、风俗及专业知识，供应商或是业主很容易形成索赔点，从而造成较大的损失。 2 加强学习英标体系的材料工艺与规范 目前国内企业的海外施工的项目大部份是在英标管理体系下的工程施工，国内企业如果要在海外施工的英标体系下生存，需不断的加强对于相关规范的学习，积累经验，才能有实力和国外公司进行博弈，只有了解规范的内容，才
16、不至于当别人提出一些无理的意见之后还不能进行反驳。另一方面通过英标规范的学习，也是提高英语水平和专业知识最好的途径之一。 3 中外结合，有效利用当地资源 由于国内的施工企业队伍走出国门之后因为各种因素很难在短时间内适应当地的物资采购与管理工作，在这期间最有效的方式是聘请当地的工程师，利用他们的语言和地域优势于再结合我们的工作经验，才能更快的适应海外的物资采购与管理工作。 有些设备、材料、物资国内定购的时间周期长，质量方面还不一定有保证，最重要的很多从中国采购的设备由于无法满足当地安全、环境的规范要求，造成采购的物资不能使用，如电料如果没有 ROHS 的认证在当地根本不能使用，因此在当地市场采购
17、的物资，虽然价格上类比国内要相对高些，但质量上得到了很好的保证。 4 以合同为准绳，公平、公正的采供关系 海外设备物资采购合同谈判与签署过程中原则上双方都有“对等”的权利和义务，供应商在执行合同过程中可以完全不执行采购方一些合同之外的要求，因此在供应管理过程中需要依据合同找到切入点。国内则习惯采用领导出面要求、开会强势要求、会议过激语言、命令式口吻、电话的催促、罚款扣款要挟等方式约束供应商，但在海外物资管理过程中这些方式都不具有多少约束力。由于海外市场中供应商普遍的合同意识、维权意识都较强、并且市场资源有限，市场环境也相对公平、公正，在一定程度促使了采购方与供应商的对等关系。 5 最大限度的沟
18、通、协调 通过会议、邮件、信函等方式交流，及时、有效的沟通协调，同时也是相互索赔重要的证据支撑，文件、信函、邮件的回复都有时效性，在规定的时间内如没有及时回复将文件、信函、邮件陈述的内容视为事实。 6 建立健全与海外市场环境相适应的物资供应体制。 对国际工程承包项目物资供应机构进行合理规划和设置，将影响到项目实施的效率。根据采购目标及项目规模适应性原则，国际承包工程项目物资供应机构其职能应该包括物资计划管理，采购管理，内部和外部商务合同起草和函件处理，运输管理，报关及清关管理，对外技术咨询，统计数据，资料报批，物资仓储管理等。 7 建立必要的监督制约保障体系，明确物资管理的责任体系，实现责、权
19、、利相统一。 一是把物资管理考核监督工作纳入整个项目物资管部门工作实绩考核的范围，项目领导负责对此项工作进行评价。二是把项目对采购成本、采购资金的控制能力及物资库存合理与否作为项目经营业绩考核的一个重要组成部分。三是建立一套海外项目物资管理的效能监察体系。 8 构建基于 WEB 平台上的适合海外项目物资管理特点的物资管理系统。 构建基于 WEB 平台的物资管理系统从而形成包括采购计划和采购实施信息、采购商品检验入库及库存物资信息、市场商品价格信息、供应商管理信息等在内的信息平台。从而可以随时查看整个项目的库存动态，科学管理库存，减少库存积压。同时由网上开具各类验收单、发料单、入库出库单，极大地减轻了业务人员的工作强度，也避免手工开具所带来数字误差，提高库存信息的准确性，真正实现物资管理动态及信息目视化，保证物资信息传递及时流畅、反馈迅速从而掌握整个项目的物资库存动态，以便协调生产； 9 提高物资管理人员的综合能力 海外物资设备采购与管理工作的复杂性和多变性决定了物资采购与管理者需具备较强的综合能力，如提高个人的组织能力、丰富自己的专业知识、提高自己的英语水平等，才能够游刃有余的适应各种环境和复
