1、浅议红十字会人事档案管理信息化摘 要：干部人事档案是个人经历和各方面素质情况的综合反映，是合理使用干部及评聘专业技术职务的可靠依据。因此，不仅要管好档案、用好档案，还要不断探索加强干部人事档案管理工作的有效途径，不断更新观念，规划新内容，以适应工作的需要，真正做到与时俱进。 关键词：红十字会；人事档案；信息化 杨公之主编的档案信息化建设导论中定义档案信息化建设为“在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”随着社会的发展，人事档案管理规范化也随之受到人们的广泛关注。人事档案是红十字会干部职工信息的重要载体，全面记
2、载干部职工的基本情况，是单位全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就干部职工个人而言，档案反映的是人生的历程，是个人能力和成绩最权威证明材料。在信息技术高速发展的今天，人事档案工作开始有了更广阔的作用，推进了档案工作信息化，更好地服务社会。 1 现阶段人事档案管理信息化存在问题 一是传统人事档案管理成本过大。 传统档案工作主要是利用人工对档案实体进行精细管理，花费了大量的人力、物力；另外传统人事档案对存放条件的要求在不断提升，而这对于档案管理部门的财力要求也是一个考验。 二是传统档案管理方法越来越不适应信息化社会发展。 传统档案管理方法已在信息技术和通讯技术高速发展的今天突显出诸如信息不
3、对称、信息更新不及时、不便查找等弊端。而且信息化档案管理也是当今人力资源信息化甚至大数据化的必然要求。 人事档案管理信息化是提高工作效率、节约资源的必然要求。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。 2 实现档案管理信息化的具体措施 一是人事档案管理与人事信息管理同步化。这是实现红十字会人事档案计算机管理的合理模式，推动人事档案的计算机管理，有必要建立红十字会人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作有机结合的基础上，可将档案管理与人事信息这两类系统合二为一，开发推广统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开
4、发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。 二是加强人事档案信息管理制度化。人事档案管理工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失，加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。 三是提高档案管理人员技术水平。实行计算机管
5、理要求建立数据库，及时进行信息维护，这对人事档案管理工作人员的业务素质和工作能力有了更高的要求，因此要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。 四是加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。 3 档案管理信息化建设途径 在完善的档案管理制度约束下，应配备专职的业务人员，
6、加快红十字会人事档案的信息化建设，尽快规范红十字会系统人事档案信息化发展，开发档案的利用价值，为上级领导干部的选拔任用，提供数据的参考，同时使红十字会档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。 一是增强档案管理现代化意识。人事档案管理工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 二是加快硬件设施建设。要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。 三是建设复合
7、型的管理队伍。目前计算机实现了文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用，这就要求人事档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。红十字系统应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。 四是注重人事档案信息安全建设。由于电子信息应用会受到来自病毒和黑客等诸多问题的影响，因此保管电子档案的计算机的各种防病毒措施要完善，针对部分需要提供网络共享的档案资源，要提供有效的网络安全保障；在档案信息化的同时，更不可忽视纸质档案的保存，要实现电子档案与纸质档案并存。 总之，相信相关随着档案从业人员增强档案管理现代化意识、档案管理部门加快自身档案信息化硬件设施建设、相关业务主管部门着力建设复合型的管理队伍及注重人事档案信息安全建设等措施多措并举，人事档案信息化工作肯定能开辟出更加低碳、更加高效的明天！ 参考文献 1张荣蓉，浅谈企业档案信息化建设J.科技信息，2012 2于秀珍，陈春玉.医院档案信息化建设初探J.北京档案，2009 3生秀娟.加强医院档案信息化建设之管见J.黑龙江档案，2009 4赵明娟.档案信息化建设在医院现代信息管理中的重要性J.中国医院管理，2009
