1、浅谈工程项目信息管理摘要：信息管理是工程管理的主要内容之一，它贯穿于管理的整个过程当中。本文从工程项目信息的种类、分类等一些信息管理的基本概念出发，阐述了工程信息管理的流程和信息管理系统的建立。 关键词：工程项目；信息管理；流程；系统 中图分类号：TN948 文献标识码： A 引言 工程项目施工阶段每天都发生各种各样的情况，相应地产生各种繁杂的信息，需要及时收集和处理。信息管理工作的好坏，将直接影响项目管理工作的成效，甚至会影响项目建设的成败。因此，在工程建设的施工阶段，必须重视信息管理工作，掌握信息管理方法，建立工程项目信息管理系统，运用工程项目信息过程控制程序，对项目信息管理过程进行控制，
2、从而确保工程项目各项目标的圆满实现。 工程项目信息管理概述 信息管理是指对信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息。 1.1 建设工程项目管理中的信息 建设工程信息管理工作涉及多部门、多环节、多专业、多渠道，工程心里量大，来源广泛，形式多样，建设工程项目信息的构成主要有以下几种： 文字图形信息。主要包括勘察测绘资料、涉及图纸、说明书、计算书、合同、工作条例及规定、施工组织设计、情况报告、原始记录、统计图表等信息。 语言信息。包括口头分配任务、指示、汇报，工作检查，介绍情况，谈判交涉中的建议、批评，工作
3、讨论和研究，会议等信息。 新技术信息。包括通过网络、电话、传真、计算机、电视、录像、录音等现代化手段及处理的一部分信息。 1.2 建设工程项目信息管理的原则 对于大型项目，建设工程产生的信息数量巨大、种类繁多。为便于信息的收集、处理、储存、传递和利用，须遵循以下原则： 标准化原则 要求在项目的实施过程中，对有关信息的分类进行统一，对信息流程进行规范，产生的控制报表力求做到格式化和标准化，通过建立健全的信息管理制度，提高信息管理的效率。 有效性原则 为了保证信息产品对于决策支持的有效性，应针对不同层次管理者的要求对信息进行适当加工，例如对于项目的高层管理者而言，应力求精炼直观，尽量采用形象的图表
4、来表达,以满足其战略决策的需要。 定量化原则 建设工程产生的信息不只是项目实施过程中数据的简单记录，还是经过信息处理人员采用定量工具对有关数据进行分析和比较后产生的信息。 时效性原则 考虑工程项目决策过程的时效性，建设工程的信息也应具有时效性。建设工程的信息都有一定的周期性，如月报表、季报表、年报表等，这都是为了保证信息产品能够及时服务于决策。 高效处理原则 通过采用高性能的信息处理工具（建设工程信息管理系统） ，尽量缩短在信息处理过程中的延迟,将主要精力放在对处理结果的分析和控制措施的制订上。 可预见原则 建设工程产生的信息作为项目实施的历史数据，可以用于预测未来的情况，为决策者制订未来目标
5、和执行规划提供必要的信息。 建设工程项目中的信息管理流程 工程项目信息管理贯穿建设工程全过程，衔接建设工程的各个阶段、各参建单位，其基本环节有：信息的收集、传递、加工、整理、检索、分发和储存。 2.1 信息的收集 以建设工程施工阶段的信息收集为例，建设工程施工阶段的信息包括施工准备期、施工期、竣工保修期 3 个子阶段的信息。 2.1.1 施工准备期信息收集 施工准备期应着重设计工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立统一有序的信息管理制度。这阶段应收集的主要工程数据和信息如下： 勘察设计文件及有关资料。工程勘察文件通常提供以下信息： 工程技术勘测调查情况。收集建设地区的自
6、然条件资料，如河流、潮汐、地形、地貌、水文、地质、气象等资料。 经济勘察调查情况。主要收集工程建设地区的原材料、燃料来源，水电供应和交通运输条件，劳力来源，数量和工资标准等资料。 施工图设计文件，包括施工总平面图、各施工对象的施工平面图和剖面图、安装施工详图、各种专门工程的施工图以及各种设备和材料的明细表等，以及依据施工图设计所提出的预算。 招标投标合同文件及其相关资料。在招投标过程中及在中标以后，招、投标文件及其他一些文件将形成一套对工程项目起制约作用的合同文件。其主要内容包括：投标邀请书、投标须知、投标书及其附件、工程报价表及其附件、中标通知、合同双方签署的合同协议书、履约保函、合同条款、
7、技术规范、招标图纸、业主单位在招标期内发生的所有补充通知、承包人在投标期补充的所有书面文件、承包人在投标时随同投标书一起递送的资料与附图、在商谈合同时双方签字确认的补充文件。 2.1.2 施工实施期信息收集 施工实施期，信息来源相对固定，主要是施工过程随时产生的数据和信息。关键是各方在信息分类和编码上要统一，实现信息管理的标准化、代码化和规范化。这阶段的信息收集应集中在以下几方面。 业主提供的信息。业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时表达对工程各方面的意见和看法，下达某些指令。因此，信息管理工作一个重要方面就是应及时收集业主提供的信息。项目管理人应及
8、时收集，同时也应及时收集业主的上级单位对工程建设的各种意见和指令。 承包人提供的信息。承包人在施工中，现场所发生的各种情况均包含了大量的内容，承包人自身必须掌握和收集这些内容。项目管理人在现场也必须掌握和收集。经收集和整理后，汇集成丰富的信息资料。承包人在施工中必须经常向有关单位，包括项目管理单位、业主单位、设计单位、监理单位及其他有关单位发出某些文件，报告或传达一定的信息内容。如报送施工组织设计，报送各种计划、单位工程施工措施、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等。项目管理人的项目管理人的记录，主要包括工程施工历史记录、工程质量记录、工程计量和工程款记录、竣工记录以
9、及形成的各种报告和图表等。其中尤为重要的是项目管理日记，管理日记是对项目管理工作的各项活动、决定问题、施工环境状态等的全面记录，是项目管理工作的十分重要的基础工作，管理日记可以用来在任何时间对工程进行评估，或作为判断依据，解决各种纠纷和索赔，为设计人员及验收人员提供详实的资料。 2.1.3 竣工保修期信息收集 竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息积累的基础上的。传统模式的项目信息管理不重视信息的收集和规范化，数据和信息不能及时收集整理，往往采取事后补添或做假数据应付了事。现代项目管理要求数据同步反映，适时记录，真实体现施工过程，做到积累在平时，竣工时只是汇总和总结。 2.2 信息的加工整理和
10、存储 项目管理人除应注意各种原始数据和资料的收集外，还要对收集来的信息进行加工整理，并对施工过程中出现的各种问题进行处理。按其加工整理的深浅可分为如下几个类别：第 1 类是对资料和数据进行简单整理和筛选。 信息的存储是将信息保留起来备用。对有价值的原始资料、数据及经过加工整理的信息，要长期积累以备查阅。信息储存的设备主要有3 种：纸、胶卷和计算机存储器。用纸存储信息是传统的方式，但随着计算机的普及，用纸存储信息的缺点越来越明显。纸的最大弱点就是信息传送、检索和统计极为不便。用计算机存储器存储信息的优点是信息的检索、分类汇总等统计工作极为方便，况且用计算机存储器存储信息的成本越来越低。因此，应尽
11、量采用计算机数据库或其他微缩系统，以节省存储时间、空间和费用。 2.3 工程项目信息的检索和传递 无论是存入档案库还是存入计算机存储器的信息、资料，为了查找的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好，又查找方便。否则会使资料杂乱无章，无法利用。信息的传递是指信息借助于一定的载体（如纸张、软盘、磁带等）在各部门、各单位之间的传递。通过传递，形成各种信息流。畅通的信息流，将利用报表、图表、文字、记录、电讯、各种收发、会议、审批及计算机等传递手段，不断地将项目管理信息输送到使用者手中，成为他们工作的依据。2.4
12、工程项目信息的使用 信息管理的目的，是为了更好地使用信息，为决策服务。处理好的信息，要按照需要和要求编印成各类报表和文件，以供管理工作使用。信息的使用效率和使用质量是随着计算机的普及而提高。存储于计算机数据库中的数据，已成为信息资源，可为各个部门所共享。因此，利用计算机做好信息的加工储存工作，是更好地使用信息的前提。 项目信息管理系统的建立 工程项目信息管理系统是处理项目信息的人-机系统。通过收集、储存及分析项目实施过程中的数据和信息，辅助工程项目的决策和管理人员进行规划、决策和检查，实施对项目投资、进度和质量等目标的最优控制。 项目信息管理系统的目标是实现信息的系统管理以及为决策者提供必要的
13、决策支持。其基本作用包括：利用计算机数据存储技术，集中存储管理与项目有关的信息，并随时查询或更新；利用计算机准确、快速地完成工程项目管理所需要的信息处理，方便、迅速地生成各种控制报表，提供高质量的决策信息支持。项目信息管理系统的基本工作包括：建立统一的项目信息编码体系，如项目编码、各单位的组织编码、投资控制编码、进度控制编码、质量控制编码、合同管理编码等；对信息系统的输入和输出报表进行规范统一，形成规范的信息目录清单；建立完善的项目信息流程，明确各单位之间的信息关系；建立基础数据管理制度，保证基础数据的全面、及时、准确地按统一格式输入信息系统。 结语 工程项目信息管理系统作为工程项目管理的基本手段，不仅提高了信息处理的效率，同时起到了规范工程项目管理流程、提高项目管理工作效率和增强目标控制工作的有效性的目的。 参考文献 1 张东平.浅析建设工程项目信息管理J.太原科技, 2008,(02). 2 陈巧莲.浅谈大型工程项目的信息管理J.广东建材,2007,(06). 3 施剑波.浅论工程项目的信息管理系统J.软件导刊,2005,(17). 4 乐云,沈俊华.对工程项目信息管理方法的探讨J.建设监理,1998,(01). 5 杨亚玲.工程项目信息管理系统J.建材技术与应用,2001,(04). 6 武幼波.论建设工程项目的信息管理J.山西建筑,2008,(33).
