1、浅谈建筑工程管理中施工文件档案管理【摘要】本文通过结合建筑工程管理中施工文件档案管理的相关内容和特点，并分别从施工文件的收集、管理及态度等方面，简要介绍了当前建筑工程的施工文件档案管理中所存在的问题；同时，分别从施工文件档案管理的制度完善、人才培养和电子信息技术的有效应用等三个方面，分析和探究了建筑工程管理中施工文件档案的现代化管理对策，以期能够给予广大施工管理人员一些参考和帮助。 【关键词】建筑工程；施工文件档案；管理；分析和探究 一、引言 新形势下，随着现代化科技的蓬勃发展，以及建筑工程规模的不断扩大，促使人们在重视施工现场的技术操作与管理的同时，对于建筑工程中的施工文件档案管理工作，也给
2、予了越来越广泛的关注和重视。施工文件档案的管理，不但关系到施工单位的改建、维修及管理等多个方面的工作，同时也是指导施工与保障工作质量的重要依据。可见，深入建筑工程管理中的施工文件档案管理的研究工作，具有极为重要的意义。为此，本文主要根据加强施工文件档案管理所涉及的一些知识内容展开讨论，现具体分析如下。 二、建筑工程管理中施工文件档案的内容特点 在建筑工程管理中，施工文件档案的管理内容一般包括基建文件、工程监理资料、施工资料等。其中，基建文件主要有勘察、测绘、设计文件，工程开工、竣工文件和决策立项文件、商务文件等几种；工程监理资料有监理合同文件、监理资料、记录和验收资料等；施工资料一般是指施工技
3、术、物资、测量、验收记录等方面的资料，同时，还包括各种施工图纸在内。从建筑工程的施工文件档案管理的特点来看，由于工程项目的周期相对较长，所涉及的施工内容较多，致使施工文件档案管理普遍存在着分散性、复杂性、实效性等特点。同时，从文件档案本身对各种工程项目的参考借鉴来看，还表现出文件档案管理的继承性特点。三、建筑工程管理中施工文件档案管理存在的问题 为了进一步实现对施工文件档案的有效管理和控制，施工单位应该在认真结合建筑工程管理中施工文件档案的内容特点的基础上，充分了解建筑工程管理中施工文件档案所存在的管理问题。具体来说，施工文件档案管理主要包括施工资料收集困难、管理混乱和应付现象严重等几个方面。
4、 （一）文件档案的资料收集困难 在建筑工程中，由于施工阶段的管理周期相对较长，施工技术管理的好坏直接反映在现场作业中，促使大多数施工单位将主要的精力集中在工地上，而忽视了对施工文件档案的管理工作。同时，施工人员由于工作量较大，或是素质不够高，态度不够配合，没有很好地配合档案管理人员的工作，部分施工人员甚至存在施工资料收集会延误作业、档案管理没必要等错误认识，也给施工文件资料的收集带来了一定阻力。此外，在工程项目的收尾阶段，往往由于大部分施工人员已离岗并投入新的岗位工作，召集起来十分困难，拖延了施工文件资料的整理时间。 （二）文件档案管理混乱 从当前来看，建筑工程管理在日常的施工文件档案管理过程
5、中，普遍存在着管理混乱的现象。集中表现在施工资料随意、散乱堆放等方面。例如在施工人员讨论施工资料完成后，某些施工人员会将其随手扔在桌上，便赶往施工现场；或是直接将施工材料带到施工现场指导员工作业。由于对施工资料的不重视，极为容易导致施工资料的丢失或损毁，不利于施工文件档案的正常管理。 （三）存在严重的应付现象 除了上述几点之外，在施工文件档案管理的工作中，还存在着明显的应付现象。例如在收集、整理和编辑施工资料时，部分档案管理人员没有严格按照建设工程文件归档整理规范及相关规定执行，存在填写格式不规范，或是马虎填写等现象；对于施工资料是否完全属实也没有经过认真审核。而且在记录施工资料时，还存在着档
6、案管理人员记录不及时的情况，严重影响到对施工文件档案的有效管理和控制。 四、建筑工程管理中施工文件档案的现代化管理 针对建筑工程管理中施工文件档案管理的问题，一般可以从以下几个方面进行解决。 （一）完善施工文件档案管理相关制度 施工企业应该根据国家及地方的法律法规、条例等对施工文件档案管理的有关规定，认真完善施工文件档案管理制度。包括：（1）对档案管理人员的执业资格、岗位职责、施工资料管理流程等的规范，要求施工文件档案管理须持证上岗，确保施工资料的管理严格遵循制度执行；（2）结合建设工程文件归档整理规范的相关内容进行施工文件档案管理制度的完善。规范在施工资料的编辑、整理、收集、调用和管理等各个
7、方面的工作；（3）此外，在完善施工文件档案管理制度时，还要充分考虑到施工计划和记录等管理的落实情况，促使风险管理、成本管理、进度管理和质量管理等能得到有效控制，预防和减少潜在的施工隐患。 （二）重视培养施工文件档案管理的专业人才 在加强施工单位的施工文件档案管理过程中，还应重视对档案管理的专业人才的培养。通常来讲，施工单位可以从以下四个方面着手进行。包括：（1）成立施工文件档案管理小组，专门负责各种施工资料的管理，且不能随意调动、更换档案管理小组成员；同时，小组人员必须分工明确，分别负责施工文件档案的收集、整理、编辑、核实等工作，最后由小组组长进行审核通过，妥善存放。形成一支强有力的施工文件档
8、案管理专业队伍。 （2）定期组织施工资料管理的专业知识培训及演习，为新、老档案管理人员提供交流与学习的机会，让新档案管理人员尽快熟悉施工文件档案管理工作的各个流程安排，并规范原有档案管理人员的填写、收集工作。 （3）制定相应的奖惩制度，对于管理表现优秀的档案管理人员、档案管理小组给予奖金等鼓励，对于管理不规范、不认真等人员给予适当的惩罚，提高施工文件档案管理人员的积极性和责任心。 （4）重视专业人才的引进。通过引进国内、外具有先进施工文件档案管理技术的人才，为施工单位的施工资料管理注入新的活力，通过学习交流，提高全体档案管理人员的管理能力。 （三）加强电子信息技术与施工文件档案管理的结合 近年
9、来，随着现代化科技的日新月异，施工技术、管理等都有了很大的变化。新时期下，加强施工文件档案管理工作，还应该注重与电子信息技术的相结合。通过建立起施工文件档案管理系统，将整理后的施工资料录入计算机，制作成电子文档，并上传到施工文件档案管理系统当中。通过系统对各种施工资料的分类、整理，并建立起相应模块，不但能够方便档案管理人员对以往施工单位的各个工程项目资料的查询和检索，解决了以往施工资料易于丢失和损毁，以及存放困难等问题，同时，还能够减轻施工资料管理的工作量，提高档案管理人员的工作效率。此外，还可以结合利用近年来提出的“云计算”技术，利用其高存储和高计算能力，进一步提高施工文件档案的管理和控制能力。 五、结束语 通过对建筑工程管理中施工文件档案管理的分析和讨论，可见，加强施工资料的管理，对于施工单位当前及未来的工程设计、施工、监理及验收等工作均具有重要的参考和借鉴意义。需要施工单位从日常管理、人才培养、制度完善等方面加以强化，以有效推动建筑工程的发展和建设。 参考文献 1赵国琴.浅谈建筑工程档案管理问题J.青年文学家，2012，11， （07）：25-26. 2毕建华.电子文件档案管理系统设计与实现D.华中科技大学，2010，05， （01）. 3胡伟华.公路施工企业档案管理中存在的问题以及对策分析J.商，2012，02， （07）：112-114.
