1、浅谈网络背景下高职院校档案管理工作的创新【摘要】创新对于新时期高职院校的档案管理工作有着重要的意义。计算机的应用和普及、网络技术的发展和应用为高职院校档案管理创新提供了技术支撑。要通过创新档案管理的工作理念、工作机制、管理手段和人才资源来进行创新。 【关键词】新形势 高职院校 档案管理 创新随着高科技的迅猛发展，我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代，人类社会的各个领域都在经历着巨大的变化，档案领域同样如此。在新的历史时期，高职院校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分，务必迅速、有效地提供档案材料，为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务，充分发挥学校档案在教育事业中的作用
2、。因此，高职院校档案管理创新已是势在必行。 一、高职院校档案管理创新的重要意义 档案工作是办好高职院校的一项基础性工作，是高职院校管理不可缺少的环节，也是衡量一所高职院校管理水平高低的重要标志。 首先，高职院校作为培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高职院校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。 其次，高职院校档案形成于高职院校各个时期、各个方面，是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明，高职院校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护
3、学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。 再次，高职院校档案作为一种客观实体，它的作用发挥并不是主动的，而是潜在的，需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高职院校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理创新，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高职院校档案信息资源的共享。 二、网络背景下高职院校档案管理的作用和要求 根据高职院校档案信息形成的规律，可把高职院校档案分为党政管理档案、教学档案、科研档案、设备档案、人力资源档案、财会档案，再加上报表统计一项共七大类。对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案事业各构成要素更加紧密地结
4、合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。 高职院校档案管理有以下要求：一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会
5、实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入单位的各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和单位各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。 三、高职院校档案管理创新的技术支撑 首先是计算机的应用和普及。当今时代，计算机已深入到社会生活的各个领域，在档案工作中，计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史，大
6、量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代，大大提高了工作效率。此外，网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。 其次新的电子载体的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体，录音带、录像带只是凤毛麟角。随着新型载体的大量出现，如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介，过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能，使档案信息服务更完善、更便捷。 再次是网络技术的发展和应用。高职院校的优势在于具有完善的校园
7、网，校园网的产生使档案工作发生了质的变化。电子时代的高职院校档案管理可以直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输，真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化” ，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，实现了档案信息的共享。 四、高职院校档案管理工作的创新途径 一是创新档案管理工作理念。档案工作创新的前提是管理思路的创新。本着“以人为本，服务至上”的服务理念作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念来加强档案管理，促进档案管理知识化、网络化、社会化，开辟档案管理发展的新途径。对档案馆管理的评价改变单纯地看场所、设备和馆藏的做法，而应主要看
8、档案馆对资源的开发程度和服务。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。 二是创新档案管理工作机制。要打破高职院校档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，做到档案管理机制的创新。长期，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往以档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。引进竞争激励机制，从源头上解决创新的问题。推行全员聘任竞争上岗，真正优胜劣汰，激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。创新高职院校档案管理工作的激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制
9、度，将个人创新的内容作为考核的指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造鼓励创新的和环境。要实现档案管理工作的良性发展，还要加强馆员的在职培训及教育，使得档案管理工作人员实现专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。 三是创新档案管理手段。信息化为档案资源管理与开发增加了新的途径，也为档案事业的跨越式发展给予了强有力的支持。高职院校的档案管理应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，档案馆要加强学校办公自动化系统的设计与建设，满足档案管理的要求和需要。要解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，解决文档一体化问题。要努力装备现代化技术，解决手工操作运转速度慢、效率低的问
10、题，运用网络、数码等先进技术和手段，使档案管理手段由旧变新。通过各种创新手段，使得档案工作与学校中心工作起来，为教学、科研服务，使高职院校档案管理走上主导地位，更好地为学校发展服务。 四是创新档案管理的人才资源。要根据档案专业人员成长和工作特点，努力营造尊重个性，鼓励创新的环境，努力造就一支政治素质高、工作能力强、严守纪律、甘于奉献的专业人员。要建立档案工作人员终身教育体系，加强档案工作人员的培训，提高培训质量，提升档案工作人员的文化程度和专业水平，提高档案管理工作干部和馆员运用专业理论解决问题的能力，要加大对优秀青年档案工作者的培养，鼓励馆员业余参加教育课程的学习，加强档案工作多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼高职院校档案管理人才。 总之，随着科学技术尤其是网络信息的迅速发展，高职院校档案管理创新越来越成为高职院校发展甚至国家经济发展、社会进步的重要战略举措之一。 参考文献： 1夏晴.高校档案的系统管理M.南京：南京大学出版社，2002. 2卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用J.宁波广播电视大学学报，2007， （3）. 3李敏.高等学校档案管理现代化问题初探J.山东省青年管理干部学院学报，2004， （04）. 4宋淑芳.档案管理创新是发展档案事业的重要途径J.情报工作研究，2003， （13）.
