1、浅谈计算机档案管理应用摘要：随着现代化办公管理的需要，计算机在档案管理中越来越发挥着重要的作用，档案现代化的管理得益于计算机的方便和快捷，高效、快速的运行提高了档案管理的效率，计算机网络信息之大顺应了档案管理的需求。 关键词：档案管理作用；加强现代化进程 中图分类号: G623.58 文献标识码：A 1、引言 加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是企业实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。 2、计算机档案管理存在的问题 （1）计算机档案管理专业人才缺乏 档案管理是一种特殊管理业务，其管理既需要有先进的计算机知识，又要有丰富的档案管理业务知识，
2、同时还要有先进的管理技能、较高的文化素养和相应的文化水平。而目前在我国档案管理专业不象会计、法律等专业那么受欢迎，许多人不愿报考，即使在档案管理方面取得高学历的人才也不愿留在档案管理部门。计算机专业毕业大学生更不愿进档案部门工作。这种状况严重影响了计算机档案管理的进程和水平。 （2）硬件设备在档案管理中投入不足 从总体情况看、经济发展程度和单位自身条件成为制约计算机大规模应用于档案管理的关键。由于档案部门直接创造的经济效益极其有限，而在市场经济条件下，人们又常常注重眼前利益而忽视档案管理工作的重要性，因而对档案管理方面的投人严重不足。 （3）档案管理软件在标准化和实用性方面存在矛盾 除去档案部
3、门自行研制开发、本单位自己使用的软件以外，社会上一些专业性的公司开发的软件多种多样，由于没有统一的计算机档案管理系统国家标准可以遵循，档案信息系统和网络建设层次不一，采用的中文环境也不尽相同，数据库结构互不一致，数据格式互不兼容，造成系统通用性差，为联机检索、数据交换、资源共享乃至建立统一的网络和并入国内、国际网造成困难。一些无力研制档案管理软件的单位又很难挑选到最合适自己的管理软件，只能盲目使用，造成档案管理软件使用混乱。 （4）电子档案的真实性、准确性、安全性存在威胁 真实性和准确性是档案的最基本的要求。无论是计算机本身形成的预归档文件、数据还是在网络上传递的电子档案，都很难把握其内容的原
4、貌。甚至经过扫描制作的电子档案，也会由于病毒等原因失去其原始性。因此，难于像纸质文件那样确定哪个是“原件” 。随着办公自动化的实现，利用计算机处理和制作文件越来越显示出其不可替代的优越性。同时，过分依赖计算机致使记录在磁盘上的文件材料归档不及时、不完整，甚至丢失的现象也随之而出现。在实际操作中，由于不重视妥善保管储存于计算机硬盘和软盘上的文件，文件被误删、被病毒侵人而致使文件被毁，在很大程度上影响了文件档案的质量。这个特点直接影响到电子文件的真实性、准确性和安全性。 3、计算机档案管理的作用 （1）计算机在档案管中的运用是时代发展的要求 随着全球信息一体化进程不断推进，任何事物的发展都不能孤立
5、整体的社会发展而存在。世界的发展是客观的，计算机运用的普及是发展的需要，也是时代的要求。档案的管理本身是随着时代的发展而不断的变化，以传统的方式进行档案管理远远不能跟上档案管理发展的步伐，当今的信息随时都在不断地变化，在档案管理中，档案的信息可能随时都要跟进，运用传统的人工操作很难将巨大的信息量及时地更新，因此，运用计算机进行档案管理是客观发展的需求。 （2）档案管理本身依赖于计算机技术 在信息迅速发展的今天，很难想象档案管理完全依靠人工进行操作的可能性。一方面，档案管理的信息量之大、范围之广、要求的准确性之高，如果仅仅依靠人工操作，难免会出现问题甚至差错，完全依靠人工进行档案管理工作，效率低
6、下，准确率较低，且不易察觉错误信息，给档案管理造成一定的影响；另一方面，完全依靠人工进行档案管理工作会给人为的非正常操作带来很多机会，失去了档案的真实性特点。 （3）计算机的运用促进了档案管理的发展 计算机技术的运用大大提高了档案管理的方便程度，不但以其效率之高、可信度之大获得认可，而且计算机运用到档案管理中也为档案管理机制的健全和档案管理的规范提供了依据。利用计算机技术进行档案管理也能够不断地优化管理水平，在计算机网络技术的支持下，档案管理的相关程序和系统都能够随时进行更新。事物的发展总是在不断地趋于完善，尽管运用计算机进行档案管理本身依然会存在问题，但总的而言，它克服了以往人工管理中出现的
7、种种弊端，使制约档案管理的诸多因素得到解决，从而促进了档案管理的发展。 4、计算机档案管理的应用（1）提供自动检索，节省查阅时间档案检索是计算机最简单的功能开发，一方面可以节约时间，另一方面可以进行多内容检索。比如企业研发档案的利用，原来只能根据时间和姓氏笔划对文档逐一调阅查找，利用计算机检索，则可根据利用者提供的时间、调档目的、姓名、归/调档编号等等进行检索，查阅者只要知道其中一项或二项内容，便可比较迅速准确地调阅所需文档信息。 （2）有利于特殊载体档案的保管及应用由于图片、照片等档案的特殊性，在过去用传统手法从事照片档案的征集、保管、整理、利用工作的过程中，一直存在着某些难题。比如，人们在
8、查阅利用照片档案时，往往并非按内容需要一对一地调用照片。关于同一主题、同一事件有时会有很多照片，选用照片除了考虑照片的主题内容外，还要考虑照片的艺术水平、具体画面，经常需要调用不同的照片以供挑选。这在手工操作条件下就比较麻烦。现在，运用计算机技术将照片档案扫描进计算机或刻入光盘，再复制相纸照片，以此取代传统的洗印照片、翻拍，不仅可以保证复制出的相纸照片画面质量和精度不受影响，而且避免了传统冲洗过程中感光效果容易产生偏差的麻烦，还能长年不变质不褪色，便于调阅、检索，十分快捷。 （3）有利于档案的保管，延长档案寿命由于计算机作为检索工具，使得查找案卷变逐一查找为单一查找，减少了人与案卷的接触，从而
9、减缓了化学、物理、生物因素对案卷的侵蚀，延长了案卷的寿命，减少了案卷修复工作量。如果对案卷内容缩微保管，则可在计算机内直接打印、调阅，从根本上避免人与档案的接触。再加上采用新型技术的蓝光 DVD 刻碟、异地备份等辅助手段，使得档案的安全性、可靠性得到了进一步的保障。 （4）有利于资源共享档案作为一种信息资源，其价值已逐渐为人们所重视，但封闭、原始的管理模式，使得该资源的利用受到禁锢，而利用计算机技术，就能够使档案信息资源在文化、经济等领域的利用更方便，更广泛。 5、加快档案管理现代化进程 （1）分清轻重缓急，循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为企业所用。而实现计算机管理档案的目的是为
10、了提高档案的利用率。综合性档案在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高档案利用的效率。 （2）分级次著录，省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力
11、与财力又提高了效率。 （3）分门别类，充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档” 、 “案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。 （4）要加强档案信息素质教育 加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案管理人员的档案信息保密意识、传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。 6、结束语 计算机档案管理工作是必然趋势，伴随着计算机技术的提升，必会实现真正意义上的档案管理现代化。这就要求档案工作者紧跟时代步伐，从管理方法、管理手段等方面进行创新，从而提高档案管理的质量。 参考文献 1 杨莉莉.计算机档案管理的安全保护措施浅析J.黑龙江科技信息，2011（20）2 马菲.网络环境下档案信息管理安全体系初探J.湖北档案，2009（08）3 王艳.如何确保信息化档案管理的安全J.中国科技信息，2010（09）
