1、现代档案数字化建设的价值意义与途径方法伴随 21 世纪数字化技术日新月异的迅猛发展，信息时代的洪流已波及世界的各个角落，使社会生活的各个方面都产生了重大变化。不可避免的，档案管理也越来越多地受到了数字化技术的影响。本文针对现代档案数字化建设的价值意义及途径方法两个主要方面进行了简单分析。一、价值意义 数字化档案管理是传统的档案管理的继承和发展，现代档案的数字化建设也必须借鉴传统的档案建设的经验。因此，在很大程度上，数字化档案都有着传统档案的影子。 1.便捷信息检索 传统的档案馆主要是以提供面对面的实体的服务为主，有很大的局限和不便，而数字化档案建设改变了传统的传播方式和手段，用户可以利用互联网
2、随时地对所需信息进行检索和查询，并且可以根据个人需要进行目录和全文在线查阅及各种影像资料的信息检索和查阅。 2.节省存储空间 内容丰富和形式多样的档案信息是数字化档案馆建设的基础。传统的档案馆被纸质或其他物理煤质几乎占去所有空间，而且管理起来也十分困难，但数字化档案建设不仅能实现档案管理的智能化，而且数字化虚拟空间取代了传统的的空间，大大节省了信息存储所占用的空间。 3.避免信息丢失 传统的档案信息主要存储在纸质媒介或其他物理媒介上，而数字化档案将这些图文声像等具体信息进行数字化处理，实现档案管理的数字化并建立起相应的数字化档案馆馆藏。比如，将现有的纸质或物理档案进行数字化处理，使其能在网络上
3、传播和共享。具体而言，就是数字化档案馆首先对本应归档的数字化档案或电子文件进行接收并随之建立一套相应的工作流程，以实现对其进行全程的监管，为能及时有效的提取所需信息，有效避免了重要信息的丢失。 4.加强信息安全性 光盘和网络是目前数字化档案馆进行信息发布和传播档案信息的主要形式。由于目前人们对数字档案信息的真实性维护方面非常重视，数字化档案馆很少出现版权纠纷的问题。再加上有些档案信息的机密性，不便公开，这时便需要有相应的技术对其安全性进行保证，如内网和外网的建立，使用户在对相关的档案信息进行查阅时，受到一定的授权度限制。这样一来，不仅保护了整个数字化系统和档案信息的安全，而且使档案信息在最大安
4、全范围内实现了资源共享。 二、途径方法 1.加大建设资金投入 基于当前我国对档案数字化建设的重要性认识不足的现状，在这方面的资金投入非常有限，导致档案馆只能维持正常运行及有限的对外资源开放和共享，用于档案数字化建设的资金主要集中在软件和硬件设备上。由于现代化科技迅猛的发展，软件开发速度加快，电子产品更新周期缩短，这就对档案数字化建设方面的经费预算提出了“更新换代”的高要求，要根据具体实际进行上下调整，紧跟时代潮流。 2.加强人才队伍建设 各级管理者必须加强对档案信息数字化建设的重要性认识，把档案信息数字化建设提升到档案管理改革不可或缺的重要环节，将档案工作的考评纳入学校日常考评体系中并建立一套
5、行之有效的管理制度和完善的考评体系。另外，根据现有的资源分配和具体实际，在人员配备方面进行科学合理的分配，配备适应数字化档案建设要求的高水平管理人员。同时要求相关领导对人员具体工作进行合理分配，既能专人专岗，又可以分工合作，能随时进行有效合理的工作调度。对那些传统档案工作人员要进行专业的数字化技术培训，使其尽快适应新的发展要求，全面掌握相关技能。适时组织相关的经验交流活动，让已掌握数字化技术的工作人员对传统档案工作中的优秀技能进行互补性学习。 3.科学规划合理建设 一定要结合实际情况进行合理的资源分配，进行有计划性的建设。对传统的纸质档案及物理媒介的档案信息，要有选择性的分步进行数字化。要对原
6、有档案信息进行优化，首先对包括学籍档案、名人档案及优秀的科研成果等优质信息进行数字化处理。同时，充分利用兼职档案员人员多、分布广的优势对其进行相关业务学习和培训并通过前端控制和全程管理将各部门一些有价值的档案信息进行及时的数字化归档入库处理。在具体工作要求上，强调各档案工作人员的积极性和前瞻性，在保障档案信息完整性和安全性基础上，保证档案数字化信息体系的整体完整性和健全性。另外，还要完善配套硬件设施。由于档案工作有着其特殊性，对基础设施要求也较为严格，其中包括符合要求的库房面积、 “三分开”的布置格局及全方位的配套措施。 4.确保档案信息安全 有效构建档案信息安全防护体系，包括计算机系统安全防范体系、病毒防护体系、网络安全防范体系、数据安全防范体系及安全防范管理体系。避免非法操作及其他人员的登录现象发生，并对系统做定期和不定期的检查和维护，及时排除安全隐患。在全球数字化的时代背景下，数字化档案的管理也要“数字化” ，不断学习先进的现代化管理理念和方法，加强现代管理的服务意识，不断提高业务学习能力和业务创新能力。只要如此，才能使档案数字化建设不断突破。 （作者单位：吉林建筑大学）
