1、计算机在现代办公自动化中的应用探究摘要：随着计算机技术和网络通讯技术的不断发展，办公自动化已成为现实，并在功能上逐渐的扩展。同时，基于计算机在办公自动化上的应用，在很大程度上改变了传统的工作模式，提高了办公效率，是企业、事业单位面向未来的发展需求。本文笔者从计算机技术在现代办公自动化应用中的作用、计算机在现代办公自动化中的具体应用以及计算机信息技术运用到办公自动化的前景等方面对计算机在现代办公自动化中的应用进行了探讨，希望对相关从业人员具有借鉴意义。 关键词：计算机办公自动化应用 中图分类号：G623 文献标识码： A 前言：办公自动化有利于企业建立全面和完善的信息化管理系统，有助于提升和改善
2、企业的业务，促进企业组织结构和制度的合理发展;而计算机信息技术的发展为企业实施和改进办公自动化提供了条件和技术，实现灵活地管理办公的交流和决策。因此，企业要善于和不断提高计算机信息处理技术在办公自动化的运用，为企业现代化发展奠基良好的基础。 1、计算机在现代办公自动化应用中的作用 1.1 扩大和优化办公的区域环境 传统的办公室工作由于条件的限制，很多时候办公时间和空间都是局限在某个实时间段和空间点。但是，自从计算机信息技术的发展，办公可以在任何地点和任何时间内进行，同时，在计算机网络技术建立的平台上，办公的环境有了明显的扩大和优化，办公人员也可以摆脱纯粹的人工作业，实现共同的合作。办公自动化使
3、得办公室内部形成一个高效的内部信息交流场所，在这样的一个办公内部信息平台中，每一个办公人员在通知、文件及信息技术等等方面的交流都可以得到快速的传达。1.2 提高办公信息的运用的效率 在信息时代，知识信息就是企业活动和发展的生命。对此，为了适应时代的发展，企业办公也要随时随地掌握最新的和最有价值的信息，只有这样才能有效帮助企业领导及时地做出最科学的决策。要想达到这个目的，办公只有引进计算机处理的技术，因为它能有效地提高办公效率运用的效率。因为互联网是当前世界不可缺少的信息通讯工具，通过它，能了解到关于行业最新新闻和政策，并掌握最新的和各种员工需要了解的信息。内部人员可以利用计算机软件的办公系统随
4、时登陆查询所要用到的信息，这比传统的工作方式更加的直接和省事。 1.3 提高企业的无形资产的利用价值 之前的办公由于受到各种客观条件的限制，很多企业在实践中积累起来的知识资料都是很难得到长久的保存，或者即使保存了的资料也是很难才能翻阅得到，要利用起来也是非常困难。但是公司办公中，如果能有效地利用计算机的各种办公软件，就能很好地解决这个问题。企业可以把采购销售和存货等信息源放在办公的业务管理系统里，实现企业信息的集成，这样企业的单位工作人员在工作的时候能快捷和有效地得到和运用所需要的信息。同时，公司在运行的时候，也可有效地保存已有的知识资料，为公司以后的发展奠定良好的基础。 1.4 减少办公的成
5、本 办公的时候，内部人员经常是要交流沟通的，而在这过程中就需要沟通的成本。但是利用计算机信息处理的技术，工作人员可以利用邮件、论坛等等网络免费的信息的交流方式，不仅能提高工作的效率，同时还减少中间过程中使用和浪费纸张等交流的办公成本。另外。利用办公的软件，能有效地规范和减少工作的流程，减少人力的消耗和错误，明显地提高可流程运行的速度和效率，减少办公中的成本。 2、计算机在现代办公自动化中的具体应用 近年来，计算机已广泛应用于办公自动化领域。而办公自动化系统的主要面向于数据处理、图像处理、文字处理、网络通信等内容。 2.1 数据处理。 在现代管理中，强化定量分析是重要标志，而定量分析的基础是数据
6、。在办公室中，及时有效的处理信息是中心任务，通过计算机数据库管理系统，对所收集的信息进行过滤、分类、处理等，这样可以确保信息的及时有效性。 2.2 文字处理。 文字处理是办公的基本任务，主要利用计算机的 word、excel 等编辑工具，对文字信息进行处理和设计。基于板式的设计，文字信息更加简洁，有效的提高办公效率。 2.3 图像图形处理。 计算机有强大的图形图像功能，可以通过对相关图像信息的分析，实现清晰而完整的统计图形。同时，基于计算机的图像处理功能，对照片、图像进行分析处理。 2.4 辅助决策。 计算机通过信息的收集，进行及时有效的分析处理，进而可以对未来发展情况进行模拟预测。这样一来，
7、便可以为企业管理层提供决策的参考信息，做出科学而有效的决策。 2.5 网络通信。 在办公自动化中，网络通信是关键技术之一。通过网络通信，实现了系统内部各部门的有效联系，特别是信息交流、共享，强化了办公自动化资源的有效利用，同时也实现了内部与外界的良好信息交流。 2.6 电信会议。 关于计算机会议，主要是通过计算机和通讯设备，将处于不同工作地点的人员联系起来。该种会议方式的最大优点在于强化了信息的传播效率，一些最新的方案、决策可以第一时间落实到各部门，有效的提高了办公效率。 3、计算机技术运用到办公自动化的前景 办公自动化系统经过多年的发展也取得了很大的进步，其功能也发生了巨大的转变，由原来简单
8、的信息服务，在现在的管理活动，已经成为企业单位办公的一部分。在计算机信息技术快速发展的基础上，办公自动化也借助其有着很好的发展前景，具体来说就有主要以下几点。 3.1 促使办公实现智能 化智能化也是计算机技术发展的一个趋势。随着全球化和信息化的发展，企业的用户也随之变得更加的广泛和复杂，在这样的情形下，办公的工作人员在处理各种业务数据也会变得越来越多而复杂，为了减少工作人员的负担，办公的系统也需要不断改进，使其具有一定的处理简单的一些智能性工作，提高办公工作者的工作效率。当前微软和很多计算机软件都具有一些基本的商业智能操作提供功能，未来的计算机软件会具有更多的这方面的功能，以促使办公的智能化管
9、理。 3.2 实现无线的办公环境 利用当前的网络技术，办公也可逐渐摆脱时间和空间的限制。但是随着 3G 无限移动技术的发展，办公自动系统将面临着新的增长点。3G 技术融合了互联技术、通信计算机技术和移动设备，其随时随地地进人的优点如能应用到办公系统中，必能成为个人办公的最新形式，将有效实现无线的办公环境。 3.3 视频技术的大量应用 随着视频技术与压缩技术的出现和发展，推广和使用视频会议等这方面的办公就是会成为现实。通过视频的摄像头，参与会者不仅可以通畅地把自己的想法表达出来，同时对于会议的现场情况还能够进行全方位的观察，从而有效地进行互动讨论。这种无线视频技术如运用到办公自动化上，能大量的减
10、少参与会者在交通道路上花费的时间和精力，极大洗改善信息交流的平台。 3.4 设计个性化的办公软件 当前计算机技术在办公自动化的应用过程中虽然发挥了重大的积极作用，但是也是存在一些缺陷，其中明显的一个缺点就是办公使用的软件个性化不足，不同公司虽办公软件的需求是不一样的，但是当前很多办公软件都是千篇一律，较为死板的，很多公司购买了很多软件来使用，可是实际上大多数的功能应用不到的，从而浪费了丰富的资源。为此，在设计办公软件的时候融入计算机信息技术，以便设计出适合不同公司的办公软件，从而提高使用的效率，也是办公自动化的一个发展趋势。将具体来讲，可用定制个性化软件，不同的公司，甚至同一个公司的不同部门在
11、工作时候需要的是不一样的办公系统，为此，为了使得办公工作者能够随时随地使用适合自己的信息系统，在设计办公软件时，就需要根据具体用户的变化而变化。 4、结束语 随着计算机技术和网络通讯技术的不断发展，办公自动化已成为现实，并在功能上逐渐的扩展。同时，基于计算机在办公自动化上的应用，在很大程度上改变了传统的工作模式，提高了办公效率，是企业、事业单位面向未来的发展需求。 参考文献 1吕迎春.计算机软件在企业办公自动化管理中的应用J.信息与电脑，2011（06） 2陆燕.计算机在现代办公自动化中的应用J.无线互联科技，2012（07） 3林龙德.计算机技术在办公自动化中的应用与研究J.科技风，2008（05）
