1、试论深化改革实现民政局档案管理摘要：人事档案是民政局工作中的一个重要组成部分，是正确选人用人的重要依据。它详细记录了各种各类人才信息，是初步认识人才的重要信息源。随着改革开放的深入发展，新时期人事档案管理中存在一些问题逐步显现出来，尤其是社会主义市场经济中，人才流动逐步频繁起来，卫人事档案管理带来了诸多新情况新问题。本文就冲规范化管理的角度，对民政局档案管理工作中存在的一些问题进行梳理归纳，并就规范化管理工作方面，尝试提出了相应对策。 关键词：深化改革 民政局 人事档案 中图分类号： D035.2 文献标识码： A （一）新时期新阶段，民政局档案管理工作中的新问题凸显 1.思想重视不够。人事档
2、案管理工作大多是在“幕后”默默无闻，“走上前台”亮相的机会少之又少，工作大都不想其他工作那样能在短时间内就能引起大家注意，想去的明显的成绩相对较难。于是不少人在思想认识上就存在误区，认为人事档案管理工作“守好摊子别出事”就行，反正不是中心工作，也不能为单位带来什么经济效益，因此工作应付、对付。另一方面，随着改革开放的进一步深入，人才流动速度加快，于是更多的人就开始吹去自我价值的实现，对于人事档案的作用意识淡薄，甚至把其看做是其发展的枷锁，以至于出现了“人走档留”的现象。2.档案作用弱化。社会发展日新月异，处于社会转型期的我国，人事档案在社会中的地位也在潜移默化中发生变化，尤其是在近几年来，各类
3、人才资源也逐渐走向市场化，人才流动变的频繁起来，越来越多的人开始加入“社会人”的行列。于是，社会对于人事档案的重视程度日趋弱化，对人事档案的基本内容、固有功能、规范管理等认识不清的档案管理人员越来越多，时间一长，人档分离、弃档不用的人也越来越多，死档案例越来越多，从而形成了“档案作用弱化管理水平降低档案作用更弱化”的恶性循环，以至于出现了录用人才不查档案、不看档案的社会现象。 3.管理手段滞后。对于人事档案管理重视程度的不够。人事档案作用的弱化，导致很多单位人事档案管理手段的滞后。不少单位人事档案室还停留在较低的水平上，没有专门地点办公，多为结合多种科室融为一体，既没有相应的铁门窗，也没有应有
4、的防水、防潮、防盗措施。管理硬件上更委屈染发，不少单位到目前还只是停留在收集、整理的基础工作上，甚至越当时还是手工操作，现代化设备配备少，信息化设备使用性差。 4.管理素质低下。对于人事档案管理的传统认识，也让大家普遍认为人事档案管理不需要什么管理能力和多高的管理水平，只是人事档案管理人员大多是一人多岗兼职是用，这样一来，使得管理人员不少都没有经过专门培训，业务素质严重缺乏，另一方面，由于是兼职，很多情况下还会出现兼而不顾的现象。再加之出现档案人员频繁更换，导致从事人事档案管理的工作人员素质普遍低下，在企业规模的不断正大、人员不断增多的实际情况下，矛盾日趋凸显，从而严重影响了人事档案管理的水平
5、。 5.管理规范缺乏。人事档案管理工作中，出现了月度来越多的认为的重复劳动，档案内容不完整、档案材料不全面、收集归档不及时等现象屡见不鲜。尤其是归档材料不真实不准确，严重影响了单位管理工作的开展。客观、历史的记载单位人员的真实情况，市人事档案的本质，不少鉴定、考核和评价材料中，却不能够准确反映个人真实情况，这些都严重影响了人事档案的权威性和严肃性，甚至拽了戴维“量才使用” 。 （二）存在问题的原因 撇开外部因素仅从档案工作自身来看笔者认为造成民政局档案工作遭受冷遇的原因有三 ：首先现行民政局档案工作微观管理方式植根于计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的民政局档案工作并与现代企业制度的
6、效益原则产生摩擦。这是导致民政局档案工作处于劣势最根本的原因。其次民政局档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式未能跟上企业改革步伐积极服务于民政局。这是造成民政局档案工作现状最直接的原因。再次民政局档案本身所能产生的效益的隐蔽性使其计量化难度较大这是造成民政局管理层忽略档案工作的间接原因。为保障民政局档案工作的可持续发展深化民政局档案工作改革，实现民政局档案管理现代化已成为民政局档案工作自身发展的迫切需要。（三）实现民政局档案管理现代化的几点意见 1.更新观念增强民政局档案管理现代化意识。要实现民政局档案管理现代化首先要进一步解放思想转变观念认真贯彻执行各级文件精神不断强化档案管
7、理现代化意识大胆探索符合档案工作自身特点的规律能够有效为当代中国经济、政治、文化建设服务的档案工作理论与方法建立和完善中国特色的档案管理现代化体系坚持一切从我国的基本国情出发，从民政局的实际出发制订档案工作目标、任务、方针、政策创造性地开展计算机技术的应用要拓宽服务领域提高质量增强民政局档案工作的生机与活力。 2.多方并举抓重视。思想决定行动。提高人们对人事档案工作的重视程度，首先要解决观念问题。从单位领导开始，要把人事档案管理工作放在人才队伍建设的高度去认识，纳入日常工作，纳入议事日程。在领导层面成立档案管理工作领导小组，负责对人事档案工作进行检查督导；并以此带动提高整个单位对人事档案管理工
8、作的认识，真正把人事档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。还要强化档案管理人员自身的服务意识和市场意识，顺应当前市场形势发展，针对单位工作实际，变管理为服务，从而推动人事档案管理工作规范化发展。 3.更新设备充分利用现代化技术。随着社会的发展工作的深入各行各业的档案数量逐步增加依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机、多媒体计算机、特别是超媒体的出现为解决这一矛盾展示了光明的前景。这就需要民政局领导及档案管理人员从思想观念上对新技术给予足够的重视用新的观念看待事物引进使用现代化技术设备以促进档案管理工作的健康发展。使用计算机系统管理可对档
9、案资料进行复制、扫描、取样实现民政局档案数字化。通过人机结合的方式检索者只要在屏幕上指出自己所需要的计算机管理程序就可以将所需的档案目录摘要等显示出来大大提高了工作效率。 4.合理用人培养新型的档案人才要尊重、理解人才，关心、爱护人才，要努力创造一个尊重知识、尊重人才的良好氛围。根据民政局档案工作的特点要合理用人、留人。知识结构要高、中、低配备年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人用人视野要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。跨世纪民政局档案工作者不仅要有一定的政治理论水平、业务水平还要有广博的知识烈的开拓、进取意识尤其要一专多能既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识
10、、技能还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能尽快实现民政局档案数字化。5.重视民政局档案利用回馈民政局投入。民政局档案是民政局建设、生产、经营活动的记录和汇总是民政局信息资源的汇集地、成品库民政局档案虽然本身具有较高的技术经济价值但这种价值是一种“潜在的价值”只有重视民政局档案的利用工作努力拓展新的服务空间和服务领域才能为民政局创造经济和社会效益实现它的真正价值。大力开发利用民政局档案信息资源为民政局发展服务是现代民政局和档案工作者都应当全力关注并思考的重要问题。未来的社会是以智能化、信息化和高科技化为主导的社会因此档案工作要与之相适应的唯一出路就是加速自身的现代化进程。档案实体的有效保护和档案信息的广泛利用是与电脑网络以及档案数字化等紧密联系在一起的。民政局档案管理如果不能加快改革的步伐就会影响民政局档案的保护和利用进而影响民政局的工作开展，民政局档案工作者如果不能主动地去占领高科技阵地就无法在社会进步中充分展示自己的身影。 参考文献： 王英玮，专门档案管理M，中国人民大学出版社，2004 赵萍，浅议医院人事档案管理J，医学创新研究，2008 年 8 月，第5 卷 王英玮，周艳，我国人事档案管理改革若干问题的思考J，档案学通讯，2007， （1）
