1、公司会议的特点与营销对策摘要：本文从公司会议的概念、特点及其营销对策等几个方面介绍了公司会议在会议产业发展中的地位及现状，并以国家会议中心为例介绍了公司会议的发展情况。 关键词：公司会议；特点；营销 随着会议产业的发展完善，其社会分工变得越来越细，不同性质的会议，在举办过程中完全遵循不同的运行模式，其涉及到的供应商也会迥异。会议中心作为会议活动中一个特殊的供应商，如何认识自身的特殊价值，针对不同性质的会议，如何开展应对性措施优化资源、挖掘潜力，实现个体效益的最大化，并在同类会议中产生示范效应，从而扩大市场占有率，为可持续发展提供动力保障。解答这个问题首先需要对会议的细分市场进行深入的研究，从用
2、户的特点出发，逐项梳理其需求的特性并加以分析，才能为制定应对措施提供足够的依据。下边我将对公司会议市场谈谈我的个人观点，不足之处请各位领导指正。 会议的分类方式有很多，例如领域、规模等，从会议中心经营的角度，按照主办方（出资人）的身份进行划分更具有代表性。按照客户类型进行市场划分，一般我们将会议划分为四大类：政府会议、社团会议、事业单位会议、公司会议。 政府会议：由政府机构主办。 社团会议：由协会、公会、妇联、学联、学会、商会、基金会、研究团体等各种社会团体主办。 事业单位会议：由学校、医院、科研机构、文艺团体等事业单位主办，以文化、教育、卫生、体育、科学技术为主要内容。 公司会议：由公司主办
3、，以行政、管理、技术、营销等为主要内容，以促进公司的发展为主要目的。 （定义来自会议分类与术语国家标准）而从近几年的趋势来看，公司会议逐渐成为会议市场的主力，究其原因，中国经济的整体向好是其最大的动力。 会议的一个最重要的作用就是传递信息，而公司会议所要传达的是具有高度商业价值的信息。公司在经营过程中，针对产品客户、企业员工、供应商、分销商、合作伙伴甚至是竞争对手会不断产生信息传递的需要，举办会议活动已经被确立为一种最主要的信息传递形式。产品发布、员工答谢、技术论坛、经销商奖励、供应商恳谈、合作伙伴交流，这些信息需要进行分门别类的处理，由此要有细分的会议形式与之对应。从传递信息的需求开始，到最
4、后的会议形式，为了确保传递的精准性，公司会议的形式呈一种极大的发散状态，就会议类型的丰富性而言，公司会议具有绝对的优势，并且随着商业模式的不断升级，其形式仍将保持最旺盛的创新性。对于会议中心而言，公司会议形式的多样性意味着稳定的生意机会，而公司会议形式的不断创新，则意味着巨大的收益增长空间。 一、国家会议中心公司会议市场的发展状况 1、国家会议中心的基本情况 国家会议中心位于奥林匹克公园核心区域，在 2008 北京奥运会期间是国际广播中心、主新闻中心和击剑馆所在地。奥运会后经过改造，成功转型为包括会议、展览、酒店、餐饮、写字楼为一体的大型综合服务设施。国家会议中心及周边配套总计建筑面积 53
5、万平米，包括国家会议中心主体、两座高星级酒店及两座智能办公大厦。其中国家会议中心主体面积 27 万平米，共有大小会议室近百个，其中大会堂可容纳 6000 人，大宴会厅可容纳 3500 人的宴会，展厅面积近 4 万平米。国家会议中心具有强大的餐饮接待功能，能满足 1 万人同时就餐。国家会议中心定位于接待高端、国际、大型会议及展览活动。 2、国家会议中心承接公司会议的优势 由于国家会议中心领先性的产品规划、良好的道路交通及物流体系、配置合理的场地资源，会议与展览的均衡接待能力，以及强大的餐饮接待服务能力，从产品特点上，具备了现在公司会议，特别是大型公司会议的诸多关键要素。加上北京是跨国企业总部落户
6、最多的中国城市、也是大型央企、国企最密集的城市，高成长能力的民营企业同样数量众多，因此国家会议中心成了北京，乃至全国举办高规格、大型公司会议的重要场所。 3、国家会议中心公司市场的发展状况 自 2009 年 11 月正式开业以来，国家会议中心接待的公司会议数量呈逐年升高的态势，截至 2011 年 11 月，两年内国家中心共接待会议活动 1255 个，其中公司会议 649 个。2010 年国家会议中心接待会议活动529 个，其中公司会议 223 个，占会议总数的 42%；2011 年截止 11 月接待会议活动 660 个，其中公司会议 401 个，占会议总数的 61%。从收入的角度来看，2010
7、 年公司会议的收入占会议总收入的 42%，2011 年公司会议的收入占会议总收入的 56%。这样看来，1 年之内，公司会议的数量增加了 20%，收入增加了 14%，数量比例达到了绝对多数的 61%，收入比例也达到了占多数的 56%，无论是数量还是收入，公司会议市场已经成为国家会议中心最重要的细分市场。 截至目前为止世界 500 强企业中已有数十家在国家会议中心举办过会议活动，自开业以来陆续接待过的具有较大影响力的公司会议有：雷克萨斯产品发布会（2500 人） 、三星电子中国论坛（3000 人） 、壳牌经销商大会（3000 人） 、万达商业年会（3000 人） 、微软技术教育大会（5000人）
8、，沃尔玛新年准备会（6000 人） ，甲骨文全球大会（6000 人） ，英特尔信息技术峰会（6500 人） 、百度世界大会（7000 人）等。接待大型公司客户已经成为国家会议中心的一种经营常态，尤其是超大型公司会议、国家会议的接待频率在全国都是第一。 2011 年 11 月，SAP 全球开发者大会在国家会议中心举办，该会议的参会人数已超过 10000 人，会期 3 天，收入超过 3000 万元。迄今为止，这是北京接待的整体消费最高的国际会议。从 SAP 全球开发者大会之后，国家会议中心将进入全年最繁忙的年会接待期，到 2012 年农历新年之前，国家会议中心主要厅室已经被预订一空，预定者几乎都是
9、公司客户。无论存量还是增量，公司会议都是国家会议中心业务的核心部分。 二、公司会议的特点 公司会议与其它类型的会议相比较，在很多方面存在着鲜明的特点，而且几乎无一例外的，这些特点都有易于场馆收入的增加。找到并分析公司会议的特点，发现其中所普遍存在的规律，并由此制定针对性的经营措施，是场馆留住公司客户，挖掘收益增长点，确保长期稳定运营的重要手段，以下是我对公司会议的几点看法： 1、举办目的：公司可持续发展 公司会议是典型的效果驱动的会议，也就是说主办方最关注的是会议所发挥的作用，主要包括：产品是不是得到充分的展现，与供应商、经销商的关系是不是通过会议活动得到了加强，业务能力是不是得到了实质性的提
10、升等等，因此主办方一般对价格不算太敏感，预算是以参会者满意为前提。与强调收益、以会养会的协会类会议相比，公司会议更敢花钱。 为了让参会者有更美好的体验，主办方更加看重会议举办场所的品牌价值，有实力的公司，近两年已经完成了消费升级，过去被广泛使用的郊区度假村正在逐渐被弱化，取而代之的，是具有一定会议容量的高星级酒店和拥有高水准服务能力的专业会议场馆，在会议活动中树立企业品牌价值，正在被公司客户广泛实践。此外，公司会议期间，主办方一般会安排较高规格的宴会或是酒会，有的还会安排娱乐活动，赠送精美礼品也被普遍采用，整个会议消费的链条被拉长，这种变化为会议中心或是会议酒店带来了新的商机。 2、会议形式：
11、创新带来新变化 公司会议大型化是一个明显的趋势，参会人数越来越多，会场搭建越来越复杂。很多商业会议或是活动，如新车发布、电子消费品发布、时装发布等，都表现出了会议场地舞台化利用的趋势，专业的灯光舞美被广泛使用。具有升降功能的舞台、数百组的电脑灯，巨型的 LED 背景屏，特效烟雾机，带摇臂、滑轨的多机位拍摄，舞台威亚悬挂，这些专业演播大厅的设备被设置在会议场地。公司会议需要场地空间足够开阔，地面承重能力足够强，会场上方有足够数量的吊点或是吊杆用于灯光、音响的扩展，电力要能够负荷巨大耗电量的各种设备，有足够提升能力的货用电梯等，以此来满足会场搭建的需要。 这样的会议场地，需要在设计之初就做出充分的
12、设想，在中国范围内，能够完美实现以上功能的大型会议场地并不多见，2009 年成功接待世界魔术大会的国家会议中心四层 6，400 平方米的大会堂在设计之初就考虑到大型会议和特殊活动的使用需求，所以在功能设置上十分全面，完全能够满足舞台化使用的各种需求。拥有完善功能配置，可拓展性强的会议场地的场馆或是酒店，在未来的会议市场上，优势将愈加明显。 3、举办周期：间隔缩短，档期灵活 公司会议的举办是由商业需求所决定的，随着公司业务的发展，市场竞争的加剧，为了扩大影响力，争夺市场，公司举办会议的频次越来越高。优质公司客户主要由 TMT 构成，即Telecom，Media，Technology，通讯、媒体和
13、技术，这三类企业的产品升级换代都特别的迅速，因此这类公司要么一年之内多次举办会议活动，要么延长每次会议活动的时间跨度。在国家会议中心，联想、百度这类技术公司每年至少举办三次以上的大型会议，而上月结束的 HTC 用户体验周，更是连续开了 6 天，主办方一口气发布了 5 款全新手机。 4、公共空间：巧妙利用，布置新颖 除了会场内的变化，会场外也同样引人关注。例如在室外平台举办酒会、在序厅设置餐饮休息及上网区、在较宽敞的通道布置广告展示、在大堂区域布置精品展览等，这些对公共空间创新性地运用，进一步丰富了公司会议的形式，并且总能够营造出与众不同的参会体验。 5、信息技术：会议服务的新趋势 前面已经提到
14、，现在的公司会议形式有了非常大的变化，客户的需求已经完全突破了以会议场地服务为核心的范畴，大量信息化手段的运用，或直接，或间接的要求会议场馆能够紧跟步伐，实现信息服务功能升级换代。 首先从宣传展示的角度来讲，客户对于公共空间有了更多的信息化、多媒体式的展示诉求。大尺寸 LED 显示屏，中小尺寸的液晶显示设备被广泛使用。其次是会议组办方对信息传递与收集的需求。这其中包括了视频直播、同声传译、媒体中心、电子签到签退、电子投票表决等信息技术的运用，其中很多还涉及到物联网技术的运用，当然这些服务内容不能都要求会议场馆提供。事实上这些服务大多都是由专门的会议服务公司来完成。但是会议场馆必须要提供足够的容
15、纳能力，在需要提供这些服务的区域预留足够多的扩展接口，而接口背后的各种管线才是会议场馆需要真正投入建设的。最后是基础信息网络，包括了移动通讯网络、固定通讯网络、WIFI 网络等。在这个信息爆炸、移动互联的时代，电话、短信、微博、邮件无时无刻都在被使用，如果没有好的基础信息网络，与会者会有与世隔绝的感受，接待高质量、高收入的会议是不可想象的。6、业务模式：渠道商强势崛起 随着公司会议的发展，由于环节越来越多，内容越来越复杂，用户更倾向于购买覆盖全过程的一揽子服务，于是会议服务公司走到了台前。会议服务公司一般由公关公司、会务公司、旅行社等组成，它们处于会议产业链的中端，主要为客户提供会议活动的咨询
16、策划、创意设计、流程安排，购买，组织，现场实施等，针对公司会议这个细分市场，会议服务公司早已有不同程度的介入，经过一段时间的发展，现在已经能够为客户提供整合性强、创意度高的公司会议解决方案，通过专业化的流程设计、内容提供以及形式组合，能够全面的展示企业的文化内涵，传递出丰富的信息，并体现出较高的审美情趣，将公司会议拓展为一次企业宣传的机会。 在现在的公司会议中，公关公司等具有中介性质的服务商被广泛使用，尤其是跨国大型企业、国有大型企业、上市公司等重量级的客户，场馆方很难接触到所谓的最终用户，几乎都是和最终用户委托的各种公关公司、会务公司、广告公司打交道，这些公司俨然成了最终用户的代理人，阻隔了
17、场馆与最终用户之间的联系，事实上以公关公司为代表的中介商已经成为了场馆销售的重要渠道。 渠道商的出现，有利有弊。积极的一面是，渠道商具有很强的集束效应，一家好的渠道商可以带来大量的最终用户，使得产品能够被快速分销，有利于企业迅速占领市场；不利的一面是渠道商垄断了销售渠道之后，场馆的谈判能力将被大大削弱，而且长期与最终用户隔绝，将对渠道商形成依赖性，会议中心的议价能力降低，对经营的安全性不利。 三、营销对策 针对公司会议的特点，为了更好的适应公司客户的需求变化，营销工作可通过以下几点展开： 1、品牌营销 公司会议是由效果驱动的，主办方的核心目标是通过高质量的会议过程，达到预期的会议效果。由于没有
18、盈利的需要，因此客户对价格不敏感，但是相对应的，客户对会议产品提出了更高的要求。公司客户对场地要求更挑剔，对服务要求更苛刻，这使得会议场馆必须达到一定的质量水准，才能获得公司客户的青睐，而这个高水准的建立，就是会议场馆品牌的建立。尤其有实力的大公司，他们只选择能够与其品牌价值相符的场馆作为会议举办地，在这些优质客户面前，不需要你和竞争对手拼价格，需要拼的是你的品牌高度。 会议场馆实施品牌营销主要有硬件和软件两个方面，硬件方面主要是场馆要备有具备一定领先性的会议场地，能够做到“人无我有”是最好，如果在前期规划上没能具备，那就要在会议场地的功能及配备方面下足功夫，一定要能够为公司会议提供可以自由发
19、挥创意的空间环境和设施条件，这是会议场馆实施品牌营销的基本前提。软件方面主要是指服务，包括服务的能力、态度、效率、反馈甚至是创新，对于公司客户而言，场馆能否提供与其活动创意相匹配的服务，是实现会议效果的重要一环。而对于场馆而言，在这个全品牌点接触的时代，员工的一言一行，都影响着客户的感受，所以修炼好内功，打造一支业务过硬、热情周到、高效运转、富有创新力的服务队伍是关键。 2、综合营销 公司会议的一个重要特点就是对配套服务、衍生服务有更多的需求。因此针对公司客户，会议场馆要实施综合营销的策略，一方面根据客户需求的侧重，适当延长产品链，另一方面积极整合现有的会议产品，向客户全面推介各项服务的深度价
20、值。以国家会议中心为例，针对公司会议，不但通过延长产品链开发了公司礼品、食品外卖、电影包场等内容，更是对配套酒店、餐饮服务、音视频服务进行深度挖潜，分别实施了子品牌发展战略，现在国家会议中心大酒店以其精品会议配套酒店的定位深得客户的喜爱。国家会议中心的特色餐饮服务，也常常被主办方作为会议的亮点，尤其是高档主题晚宴，往往是整个活动的高潮部分。国家会议中心的音响部，通过娴熟的业务技能一举拿下了 2011 世界心脏病大会的音视频服务项目，一个超过万人的会议，主办方将音视频服务交与场馆方面不再聘用专业公司，这在会议业内并不常见。 通过建立这些子品牌，并将它们推向市场，国家会议中心的主品牌得到了很好的提升。对于公司客户而言，一个综合能力突出的场馆，更加值得其信赖。 3、合作营销 既然公司会议上游渠道商已经普遍存在，对销售渠道的管理显得尤为重要，场馆对销售渠道的管理重点就是对公关公司、广告公司的关系管理，采取合作营销是一种审时度势、合作共赢的发展策略。现在多数会议场馆采取的销售策略是对所有的公关公司都采取无差别报价，也就
