1、秘书学题库 第二章 参考答案一、单选题( 每题 1 分)1 . B2 . D3 . D4 . C5 . B6 . B7 . D8 . B9 . C10 . B11 . C12 . C13 . C14 . B15 . A16 . D17 . B18 . D19 . D20 . D21 . D22 . D23 . C24 . D25 . D二、多选题( 每题 1 分)1 . ABCD2 . BD3 . ABCD4 . ABD5 . ABCD6 . ABC7 . ABC8 . AB9 . ABCD10 . ABCD11 . ACD12 . BCD13 . BCD14 . ABC15 . ABD16
2、. ABCD17 . AB18 . BCD19 . ABCD20 . ABD三、判断题( 每题 1 分)1 . 错误2 . 正确3 . 错误4 . 错误5 . 错误6 . 正确7 . 错误8 . 错误9 . 错误10 . 错误11 . 错误12 . 错误13 . 正确14 . 错误15 . 错误16 . 错误17 . 错误18 . 错误19 . 错误20 . 错误21 . 正确22 . 错误23 . 错误24 . 正确25 . 正确26 . 错误27 . 正确28 . 错误29 . 错误四、填空题( 每题 1 分)1 . 秘书本职2 . 准确、全面、有效地3 . 领导耳目、了解群众的需要和要求
3、4 . 人民群众的来信、接待处理来访5 . 效率6 . 伸延7 . 职能范畴8 . 为人民服务9 . 紧密相连10 . 获取、利用11 . 组织运转效率、运转节奏、整体协调状况12 . 反复论证、优化13 . 对决策的辅助、对信息利用的参谋智能辅助、对领导正身洁行的辅助14 . 底层、应用层定制15 . 发送与接受16 . 节约型17 . 动态管理18 . 远程协同办公19 . 秘书工作实践20 . 价值观、人生观、道德观、忠诚程度21 . 基础性的时代推动力22 . 自由度23 . 开放度24 . 组织运转中的和谐度25 . 信任度26 . 互动27 . 发现和利用、创新手段28 . 促动2
4、9 . 导向30 . 纵向的层次结构、横向的要素、人际关系影响、环境要素关系五、简答题( 每题 1 分)1 . （1）涉及面比较广泛，不是哪一个职能部门单独有能力处理的；（2）需要由领导者主持，统筹处理，秘书部门具体操办；（3）内容比较复杂，既有管理性又有事务操办性；秘书既要辅助管理又要负责联系沟通、操办具体事务。2 . 草拟和印发会议纪要，清理会议文件，组织会议代表离会，为其提供各种方便，搞好宣传报道，会议工作总结，会后催办工作。3 . (1)经济环境为秘书工作。 (2)经济环境影响秘书工作的业务内容。 (3)经济环境影响秘书开展业务活动的形式。4 . 组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、
5、开放的、相互联系的系统。宏观的国际国内经济、政治、文化、科技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的；行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等，对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特殊性和具体针对性。组织外部环境对组织管理及秘书工作的影响是极为关键的。5 . 组织的结构要素，组织动态运行要素，组织的生态要素，组织心态要素，组织的物质要素，组织信息要素。6 . 秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素。7 . 随机协调指的是对组织运转中由不确定因素随机出现的问题和失调现象的妥善处理，化解或缓解矛
6、盾，恢复组织协调运转。秘书的随机协调，一是指在办文、办会、办事等业务活动中，随机发现失调或问题，主动进行信息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；二是指受命于领导者，去处理随机出现的失调问题。8 . (1)要围绕中心，抓住重点。(2) 要建立制度，规范运作。 (3)注重实效，克服形式主义。(4)要得到领导认可，不得包办。(5) 要注重程序，系统周密。 (6)要注重协调，保持和谐关系。9 . 领导活动安排的程序一般是：领导活动需求汇总进行筛选分轻重缓急按领导分工作时序安排初步方案征求领导意见修改初步方案领导审定通知相关领导作好准备(文件、文稿、交通工具等) 现场服务后续工作等10
7、. 影响秘书的综合素质，影响秘书事务辅助、参谋智能辅助和综合协调辅助的有效性，它影响秘书工作的效率。11 . 督促检查是领导者的职责，是领导者确保决策按计划实施、部署的工作有序进展、克服种种障碍和失调现象的有效手段；是清除有令不行、有禁不止、上有政策、下有对策等本位主义、小团体主义的有效管理举措；对上情下达，下情上达，政令通畅，上下一体协调运转有着积极的促进作用。12 . 影响其办公设备与手段的先进性；影响其思维方式；影响其学习及创新能力。13 . 领导者是否能够廉洁奉公，严格自律，坚持公仆本色，对组织能否健康发展具有关键影响。领导者的廉洁自律与否，主要决定于其自身的价值观、人生观、道德观及对
8、事业的忠诚程度，而近身综合辅助的秘书及时有效的提醒、规劝，拾遗补阙的参谋智能辅助，对领导者廉洁自律有着积极的影响。秘书人员若能将对事业的忠诚与对领导的忠诚统一起来，就会将对领导者廉洁自律作为自己应尽之责，纳入自己职能活动的范畴。14 . （1）可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择。(2)可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。(3)可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中去。(4)可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并根据各方面的意见进行修改。(5)对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功经验
9、后，再由点到面地进行推广。(6) 对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性，等等。15 . 作出此项决策是否应该，此项决策是否必须作出，此项决策应何时作出，此项决策依据的信息是否全面、真实、充分，此项决策的目的、意义和影响是什么，对此项决策应提出什么建议。16 . 多线程讨论；公开或秘密投票；在多个论坛中查找消息；直接访问通讯录；管理员访问控制；电子邮件集成；在线会议等 17 . (1)要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。(2)要分析客观环境要素和完成任务的
10、各种条件，谋划办理的思路和选择有效的工作方法。(3)要明确受权理事的双重角色。 (4)要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权者请示，并遵从其新的指示办理。(5)要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以外的事务，秘书不得自作主张，不得擅作决定。18 . 秘书受权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和委授的权力及要求，代表领导去处理交办的事务。19 . 要注重预防性，要注重反应的敏锐性，要注重整体配合性，要注重辅助地位的制约性，要注重沟通枢纽性。20 . 秘书这个纽带充分地发挥
11、作用，有利于密切领导与群众的关系，有利于增强组织的凝聚力，有利于开发群众中蕴藏的丰富的智能和创造力，有利于优化领导工作，同时也使秘书自身的工作，得到更多群众的支持和帮助，从群众那里吸取更多的营养。21 . 发现失调现象提出督促检查建议；检查实施情况；督促办理；反馈实施信息；要归纳评估督促检查效果22 . 在紧张的人际关系环境里，秘书应该注意以下几个方面：(1)不介入领导人之间的无原则纠纷，不分亲疏，不传是非，不传小道消息，不搞人身依附，坚持正常的组织生活原则。(2) 对人一视同仁，诚恳相待，一切从组织公利出发，不为小团体利益损害组织公利。(3) 按职责分工对口请示汇报工作，避免多头请示、交叉请
12、示和多头指示、交叉指示引发的矛盾。(4)多做协调工作，增进矛盾各方相互理解，促进关系协调。23 . 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手。24 . (1)由于某种主观愿望或情绪的影响，不自觉地错误地传递信息。(2) 由于传递者个人从本人或小团体利益出发，有意扭曲事实，干扰信息传递。25 . 要敏锐地观察组织内外环境条件的新变化、新情况、新动向和新问题，并及时提醒领导给予关注；要在跟踪为领导工作提供综合服务的过程中，敏锐地发现工作中出现的新需要，领导工作中出现的疏漏和失误，组织运转环节上
13、的失调，以及某些被人忽视的潜在的矛盾等，及时向领导反映；要根据领导工作日程安排，留心领导工作的进程，对将要进行的工作为领导早作准备，并提醒领导按预定安排做好每一项工作；要对领导联系的对象、上级机关的有关文件、新公布的有关法规、有关重要的管理数据、领导与有关方面的预约会见会谈等，均要随时记录，并牢记于心，当领导询问时，要对答如流，当领导遗忘时，要及时提醒。26 . 从管理的角度来说，失职和越权会使工作的有序运转出现脱节，合理的权力分配体系出现紊乱；从团体意识来说，失职和越权都可引起组织成员之间的矛盾或纠纷，特别是秘书处于机关领导中枢的位置，其工作的失职和越权很可能造成领导和群众、或领导之间，或领
14、导与秘书之间产生误解或隔阂，使组织出现内耗，在秘书工作中，哪怕是某一个局部、某一个环节上的失职或越权，都可能使工作造成混乱。27 . (1)对自己的职责范围理解得窄，表现为该自己办的事没有办，本来是职责范围内的常规性工作，因为疏漏或失误没有办好；(2)虽然知道自己的职责范围，但由于业务水平低或过于谨小慎微，表现为明知该办的事也要等待领导的指示，或者领导授权后还要处处请示领导，领导拨一下动一下，若领导授权后不加督导，就不去办，往往一项工作要领导多次催促才能完成，否则就被动地等待或拖着不办；(3)责任感不强，工作中无计划，丢三忘四，该做的工作没有做，该办好的事务没有办好等。28 . 秘书人员要明白
15、自己的职责，应注意两个方面：一方面要以办公室的岗位责任制为依据，明确自己的职责范围，哪些是自己应按常规处理的日常事务；哪些必须请示有关领导后才能进行处理；哪些问题未经领导授权不能处理；哪些属于自己不该知晓的问题而应回避；哪些问题尽管自己知晓但应严守机密，不得随意表态等等。另一方面，要根据领导工作的需要和领导授权的范围，把握自己的工作行为。需要自己干的工作，应竭尽全力地做好；不需要自己插手的事情，不能越职越位去参与。根据以上两个方面，把握住自己职能活动的范围，对自己该干的工作，应积极主动地努力去完成；对自己职能范围以外的工作，若有好的建议和想法，可通过组织渠道，提出参谋意见，供领导参考，决不能擅
16、自处理。29 . 提高职能环境的开放度，可使秘书工作更具活力，使综合辅助和服务的面更广、质量更高，使秘书人员的知识、能力提高得更快。30 . 提高职能环境的开放度，要靠领导者增强组织管理及领导活动的开放性，秘书开阔视野，在业务活动中主动联系实际、联系群众，加强沟通与合作对提高秘书工作的开放度也有不可低估的影响。31 . (1)秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动。(2)秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持良好的沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导人遵从依法行政的调控，依法经营和管理。(3)
17、秘书必须按照社会政治原则，维护自身的政治权利和合法权益，维护平等的人格地位。(4)秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会政治制度和政治格局出现发展变化时，秘书往往要经受特殊的考验。32 . 提高职能环境的信任度，秘书必须做到：(1)要忠于职守，严格按组织规范办事，不折不扣完成各项任务，增强领导和同事对自己工作能力和负责精神的信任感。(2)在与各方面配合中诚恳、务实、严守诺言、热情合作，共同完成任务。(3) 在公务服务中对组织内外公众讲真话。(4)要事事从组织功利出发，不掺杂个人功利，严守规范，克己奉公。六、案例分析(每题 1 分)1 . 解题过程与步骤：1.秘书随机协调，是立足秘书本职地位
18、进行的协调活动。要注重与组织目标的一致性。要注重对变化的适应性。要注重非职责限定性。要注重沟通疏导性。要注重非权力支配性。要注重量力适度性。2.本案例中的方副县长因专车被换乘而大发雷霆，并因此声言不去开会，的确是令办公室的负责人非常头疼的事情，是一种精神压力。3.此类事件在办公室工作中时有所闻，而且协调起来难度很大，这是办公室所处的地位决定的。 （2 分）各级党政机关的办公室都是作为领导同志的下级服务部门和综合协调部门运转的，在领导面前不能发号施令，总是处于被动状态。4.F 县政府办公室的冯、杨二位主任深知自身工作的性质。他们面对正在气头上而蛮不讲理的上司，采用的是冷处理的方法，而且注意留有回
19、旋余地，不一竿子插到底。5.先由副主任出面，以防一开始就由冯主任介入，万一碰壁后失去继续做工作的空间。冯主任的话语也较含蓄，没有直接劝方副县长去开会，只是婉转地说一定要调换到领导满意的车为止，言下之意是：车，由办公室解决，会议你是一定要去参加的。这样做，既照顾了上级的面子，也达到了协调目的。2 . 解题过程与步骤：1.秘书自己只提建议，决定权交给上司。在案例的这种场合，秘书只让上司做“是”或“不行”的选择就行了。一位经验丰富的秘书，提出的建议上司多数会说“行！”如果上司对你说“就由你看着办吧。 ”那你的参谋效能就很高了。对于秘书来说，在给上司提建议时，应尽量让上司做“选择题” ，避免做“回答题
20、” 。因此第一种方式没有第二种方式的效能高。2.对信息获取利用方面，秘书要注重以下几个方面：(1)要注重在方向上的参谋辅助。 (2)要注重在扩大信息量上的参谋辅助。秘书在此方面的辅助，虽不是提出妙计良策，但其智能补给方面的作用，是不可替代的。(3)要注重优化信息结构方面的辅助。3 . 解题过程与步骤：1.小纹的这种失误表面上看，这只是一个无足挂齿的“小失误” ，但是，出现这种结果却是由无数这样的“小失误”积累起来的！秘书是一个企业管理的神经中枢，你的每一个小小的失误，都有可能被不断地放大，影响整个公司的工作！ 2.秘书在受权理事中，特别要注重以下方面：(1)要准确理解领导的授权意图，把握目的、
21、要求和授权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。(2)要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划办理的思路和选择有效的工作方法。(3)要明确受权理事的双重角色。在理事的指导思想上，作为领导的代表，要站在领导者的高度，从全局出发，坚持事业整体功利，坚持原则；在待人的态度上，要不忘秘书身份，以协商的口吻，尊重对方，不要以势压人，不要以长官的身份指手画脚。(4)要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权者请示，并遵从其新的指示办理。(5)要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以外的事务，秘书不得自作主张，不得擅作决定。3.秘书工作差不多
22、都是些简单的小事情，但它们都能反映出秘书的责任心。秘书工作中的一些细节，只有那些心中装着“大责任”的人能够发现，才能够重视。因此，重视工作中的小事与细节，这不仅是秘书工作的原则，也应该成为每一个秘书人生的原则。 4 . 解题过程与步骤：1.茹太素没有领会秘书撰拟文稿的要领和朱元璋对奏折的要求。2.秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下几个方面：(1)要明确自己代笔者的地位。(2) 要准确使用规范的文种。 (3)要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达。(4)要反复进行认真修改。(5)要依据可靠。(6)要
23、有精益求精认真负责的态度。七、论述题( 每题 1 分)1 . 解题过程与步骤： 1.要注重与组织目标的一致性。秘书随机协调不是无原则的和稀泥。违背组织目标地充当和事佬对组织是不利的。秘书必须在遵从组织原则、遵从有利于实现组织目标的前提下，确定协调的出发点和归宿。2.要注重对变化的适应性。组织运转中随机出现的失调现象，不少是由组织内外环境条件变化引发的。若秘书不善于在协调中适应这种变化，就很难取得良好的效果。秘书必须将失调现象与环境条件的变化结合起来分析研究，因势利导，善于变通，原则性与灵活性结合，才能有效协调矛盾。3.要注重非权力支配性。秘书协调与拥有法定权力的领导协调不同，不能用(也不具有)
24、强制的支配性的权力，不能采取命令、指示的方式，只能明之以事，晓之以理，谋求认同进行协调。要注重非职责限定性。秘书随机协调很难用确定的岗位职责限定其范围和标准，只能按具体领导工作的需要和失调现象出现的几率，以及秘书自身发现和处理问题的协调能力，相机处理。对秘书而言，工作责任感强，协调能力高，其协调范围就大；反之，则小。4.要注重非职责限定性。秘书随机协调很难用确定的岗位职责限定其范围和标准，只能按具体领导工作的需要和失调现象出现的几率，以及秘书自身发现和处理问题的协调能力，相机处理。对秘书而言，工作责任感强，协调能力高，其协调范围就大；反之，则小。5.要注重沟通疏导性。秘书协调的优势在于其信息灵
25、，沟通便利，能够将新的情况、发展趋势、变化要求等及时提供给有关方面，促进其认清形势，把握动态，跟上发展的步伐，从而与组织运转保持协调一致。6.要注重量力适度性。秘书随机协调能够化解和缓解部分失调问题，但无法解决所有失调问题。对管理中出现的深层次的严重失调问题，秘书只能为领导提供信息、调查研究、出谋献策及提供事务服务等，充当参谋与助手。在某种本来是秘书无力协调的问题而不自量力超越限度去进行协调，很可能产生负面影响，使问题越来越严重，甚至引发新的问题。2 . 解题过程与步骤： 1.要遵循信访工作原则，要以事实为依据，以法规政策为准绳，领导负责，归口处理。要做到事事有回应，件件落到实处。秘书在弄清事
26、实把握法规政策后，要将有关情况向领导汇报，由领导作决定，再交归口部门具体处理，要催促办理部门落实领导的处理决定，还要将处理的结果向信访者通报。2.要严格按制度办事。即要坚持执行信访登记制度、领导把关制度、回信回访制度、信访信息传报制度、监督制度、当事人回避制度、催办督办制度等。3.要严守办理程序。处理来信的程序主要有登记、调查、立案、批办、分办、催办督办、办理、办结、回复等。处理来访的程序主要有接待、接谈并作记录、调查、立案、批办、分办、办理、办结、回访、做思想疏导工作等。4.要与有关部门协同配合。即要与相关职能部门、纪检监察部门、公安司法部门配合。5.要尽可能满足群众的正当要求，维护人民群众
27、的合法权益。6.要正确对待信访老户，耐心做深入细致的思想疏导工作，不能将矛盾上交，要尽可能将问题解决在本级组织的工作范围之内。3 . 解题过程与步骤： 1 要抓住领导工作的重点、难点和热点。这些都是领导推进全局工作的关键。这些关键性工作的顺利推进，对全局工作的展开具有极大的带动作用。2 要正确理解和贯彻领导意图。秘书督促检查是为了实现领导意图，必须在督促检查前就学习好有关方针政策法规，正确理解领导决策的主旨、目的、有关要求和标准，准确把握有关尺度。这样才能在督促检查中把握分寸，掌握政策界限，不走过场，不谨小慎微，也不自作主张越权办事。3 要及时反馈信息。领导者虽是督促检查的主持者，但因其他工作
28、要务的需要有时也会暂时离开去从事其他工作。秘书应将督促检查中遇到的重要情况及时反馈给领导，保持密切沟通，以便使领导者准确把握情况，进行具体的指导。没有领导的主持和正确及时的指导，秘书是无法有效地开展督促检查工作的。4 要坚持原则。督促检查实践中往往会遇到极为复杂的情况。有人会以种种借口作为拒不执行组织决定的理由，有人会用种种假象掩盖拖拉推诿的目的，还有人会利用各种关系干扰督促检查的进程。秘书必须协助领导者坚持原则，严格按程序和规范检查、督促，决不能降低标准，更不能掩盖真相。若不能坚持原则，求真务实，督促检查就会变为毫无意义、费时费事、浪费资源的形式主义的花架子。5 要讲究效率。开展督促检查就是
29、要提高效率。秘书不仅要检查执行者的工作效率，督促其提高工作效率，而且自身在督促检查中也要高效运作。检查要全面、深入、快捷；督促要明确、具体、讲时效；反馈要准确、及时、迅速。只有讲究效率才能充分发挥督促检查的作用。6 要谋求协调有序。督促检查就是要克服执行中的失调和无序现象，其主要任务不是改变既定的决策计划和工作安排，而是按正确的决定协调配合、有序执行。因此，秘书在督促检查工作中必须注重促进各相关方面按整体部署形成共识、协调配合，维护组织整体有序运转。4 . 解题过程与步骤： 秘书对领导者参谋智能辅助的内容来看，大体可分为对决策的辅助、对信息利用的参谋智能辅助和对领导正身洁行的辅助三个方面1.对
30、决策的参谋智能辅助。在决策准备阶段，作出此项决策是否应该，此项决策是否必须作出，此项决策应何时作出，此项决策依据的信息是否全面、真实、充分，此项决策的目的、意义和影响是什么，对此项决策应提出什么建议。在决策形成阶段，可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择。可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中去。可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并根据各方面的意见进行修改。对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功经验后，再由点到面地进行推广。对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性。在决策实施阶段。对谋求认同的辅助，对纠正偏差的辅助，对行为失范的辅助，对克服重大失误的辅助对克服运行失调的辅助弥补决策疏漏的辅助对适应环境变化的辅助对发现机遇的辅助。
