1、教学档案的管理现状及问题摘 要：采用理论联系实际的方法分析高校教学档案的现状，从而为提高教学质量服务，具有很强的现实指导意义。 关键词：教学档案；管理现状；问题 a 中图分类号：G27 文献标志码 A 文章编号：1673-291X（2015）14-0174-02 教学档案是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体等，具有有机历史联系的文件体系。 高校教学档案全面、客观、准确地反映了我国高等教育事业的发展情况，它无论在总结教育工作的经验教训方面，还是在探索、掌握教育工作的规律方面作用重大。因此，提升教学档
2、案管理工作的水平，可以为学校的发展和教学质量的提高提供服务和保障。 一、教学档案的管理现状 （一）教学档案工作人员情况 目前，教学档案在绝大多数院校由一名专职的档案人员负责，这名档案人员还可能负责其他类别的档案工作，如会计档案。 教学档案工作人员的职责是：（1）认真贯彻执行国家档案法 ，严格遵守档案工作各项规章制度，认真履行各项程序。 （2）做好教学档案的收集、整理、保管、利用、统计、编研等工作。 （3）督促、检查、指导相关部门做好归档工作，并做好移交登记。建立登记和统计制度，为上报各类统计报表做好基础工作。 （4）编制必要的检索工具和参考资料，以及各种汇编工作。 （5）做好教学档案的鉴定工作
3、，使保存的档案既精练又完整，对超过保管期限的案卷和失去保存价值的教学档案，要认真审查，按照审批手续进行销毁。 （6）工作认真细致，提供利用教学档案要主动、热情、迅速、准确。 （7）增强宣传意识，不失时机的宣传档案工作的重要性，扩大教学档案工作的影响。 （二）教学档案工作制度建设情况 随着教学档案工作广泛而深入的开展，教学档案工作制度必须适应其快速多变的发展特点。为此，各高校给予高度重视，不少院校将教学档案管理的规章制度根据本校的实际情况，重新修订，其中主要包括档案归档、保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁等一系列制度，如大学教学类档案管理办法 ，明确了教学档案工作者的岗位责任和工作规范要求。 此
4、外，伴随着国家档案部门、教育部门相继出台的高等学校档案工作评估活动，为传统的教学档案管理模式注入了生机与活力，打破了传统模式中由于缺乏统一标准而出现的“闭门造车” 、 “百花齐放”的局面。多数院校均根据本单位教学档案管理的实际情况，按照评估的原则要求，对本单位的教学档案进行了重新整理，在经过整改的阵痛后，各高校的教学档案管理逐渐走上了科学化、标准化、规范化的管理轨道，并为各校的档案管理的达标升级工作奠定了坚实的基础。 （三）教学档案信息化建设情况 笔者在调查中发现，目前，大多数高校都配备了密集架、服务器、空调、防盗门窗、高速扫描仪等，使档案库房具备了防火、防盗、防潮、防虫蛀等功能，这就为教学档
5、案的现代管理提供了设施保障，为长期安全、完整地保护好教学档案创造了良好的外部环境。但应当看到是，教学档案的数字化程度多数停留在目录级数字化，只有一些学校对教学档案中的学籍档案部分实现了全文数字化。 （四）教学档案利用服务工作情况 教学档案主要来源于学校的教学工作、教育活动领域，是真实的历史记录与成果表现形式，是教学人员、教务工作人员智慧的结晶和辛勤的劳动成果。人们要不断创新、开拓，需要查考和借鉴已有的历史资料和知识成果。笔者在调查中发现，从利用教学档案的人员来看，主要是教师、学生，占 85%以上，其次为教务部门人员，这与教学档案产生的领域有关，它来源于教学领域，服务于该领域的教学人员。从某校近
6、 3 年的统计数字看，校内利用 3 880 卷，校外利用 1 557 卷，校内人利用远远大于校外人员利用。 利用学籍、成绩档案出现高峰期。档案馆（室）集中管理全部校历年的学生学籍、成绩档案。近几年，随着改革开放形势的发展，前来利用学籍、成绩档案的人越来越多。也从该校近 3 年教学档案利用情况看，2012 年利用 543 人次，2013 年 621 人次，2014 年达 815 人次，呈逐年上升趋势。从利用目的看，有的为升学、晋级，有的为办理离退休，有的为人才交流或工作调动，有的为教龄、工龄和办理毕业证明，更多的是为出国留学查询成绩。利用学籍、成绩档案目前呈现高峰期。从利用年龄层次看，青年人居多
7、，中年人次之，80 岁以上的老校友也有。 二、教学档案存在的主要问题 近年来，随着我国高等教育管理体系改革的深化和高等教育的迅速发展，高校的教学档案管理工作也出现了许多问题。高校教学档案工作者只有不断研究、解决这些问题，才能适应高等教育改革和发展的需要，从而充分发挥教学档案的作用，更好地为高校的改革和发展服务。 （一）教学档案收集难 收集工作是档案工作的起点， “收集工作是文件向档案转化的第一环节，也是关键环节和工作难度最大的环节。 ”1然而，在教学档案的收集中，仍然存在不少问题。 1.教学档案的收集不齐全 教学档案产生于教学、教辅单位，校、院、系（部）没有配备专职档案管理人员，通常由行政人员
8、、教学秘书兼任，并且更换频繁，没有受过专业知识培训，对教学档案的归档内容不够了解，以至于相当一部分教学材料散存于部门、个人手中或者没有及时收集整理，从而导致教学档案材料不齐全、不完整。例如，有的学校在准备备查资料时，找不到完整的教学改革会议材料、有关的专题材料及教学大纲、优秀教案、自编教材、教学科研成果等材料；有些材料虽然找到了，但往往是“有头无尾、有终无始” ，如重点课程建设有请示报告、审批表，但缺少上级主管部门的正式批复或具体实施过程中形成的材料等等，为了迎接本科教学水平评估，虽然按照要求进行了补充，但在人力、物力、时间上造成很大浪费，对日常的教学工作也带来一定的影响。 2.教学档案的收集
9、不规范 教学档案的收集带有随意性。尽管有的学校制定了归档制度，但归档范围不明确，没有具体的要求，该收集的没有收集，不该收集的文件倒收集上来了；有的只注重“红头文件”2的收集，而不重视本处（室）、系（部）自己产生的教学材料的收集；有的有正文，无发文底稿或签批单，有的材料残缺不全，有的证件缺附件，有的批复无请示，有的同一份材料重复收集等等，部分档案材料原始记录书写用圆珠笔、传真件、复印件代替，纸张大小不一，长短不齐，不符合规范等。 3.教学档案的内容没有与时俱近 教学档案的归档范围主要包括综合类、学科与实验室建设、招生类、学籍管理类、课堂教学与实践、学位类、毕业生类、教材类。然而，随着高校教育体制
10、改革和本科教学水平评估工作的开展，各大院校在迎接评估、检查的过程中，形成了许多新类型的档案材料，如“211 工程档案”、 “教学评估档案”等等，这些档案的归属问题，现已成为各大院校档案工作者争论的焦点。有的学校为了稳妥起见，不破坏高校档案原有的分类体系，把“211 工程档案” 、 “教学评估档案”作为一个个独立的专题来管理。笔者认为这是与国家制定的原有的分类体系相违背的，211 工程和本科教学水平评估主要是为提高高校的教学质量服务的，应该归入教学档案的归档范围。 （二）教学档案利用的不充分 1.注重基础工作，忽视利用工作 长期以来，领导仅仅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差错作为评价教学档
11、案工作优劣的主要标准。因此，从指导思想到工作安排，都着重强调基础工作，将利用工作放在次要地位。教学档案工作人员也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鉴定等工作环节上，常常埋头于大量的文件材料之中，无暇顾及各方面的利用需求去开展利用和编研工作。 2.提供利用方式单一 作为教学档案工作的目的和重点利用工作迫切要求加强教学档案开发的速度与数量。而目前教学档案的开发利用工作与其他基础业务工作相比尚显薄弱。利用工作多限于被动式的你查我调、等客上门的单一服务方式，而主动开发教学档案为用户服务的工作，做的还很不够。管理教学档案的工作人员，又多拘泥于传统的手工劳作订订装装、抄抄写写，因而根本无暇顾及编研开发
12、教学档案资源。即使做了一些编研开发工作，也因重数量、轻质量，盲目开发，所以开发出来的产品也大多流于形式，停留于表面，层次较浅，具有一定深度的编研产品所占比例较少，时效性、针对性较差，相反却造成了人力、物力、财力的极大浪费，产生负效应。 （三）教学档案信息化建设水平参差不齐 高校档案部门基本配备了计算机、扫描仪等硬件设施，但目前教学档案的开发利用工作大多处于相对落后的状态，教学档案的检索体系比较单一，计算机在教学档案管理中的作用还没有得到充分发挥。教学档案材料从收集、整理到保管、利用等环节主要依靠传统的手工操作，工作进度慢，利用效率低。 目前，大多数教学档案的数字化还停留在案卷级、文件级目录上，
13、有的甚至还是一片空白，要想看到教学档案全文，还得通过手工检索，这不仅影响档案的利用效率，也不利于档案的保护。 笔者在调查中还发现，目前推出的高水平档案管理软件（如“南大之星” 、 “世纪科怡”的）不多，而且很多院校购买的档案管理软件是单机版，即使购买的是网络版，也没有建立与校园网的链接。要么按照单机版使用，要么在局域网的小范围使用。再有就是，目前全国在广域网上能看到的高校档案馆网很少，有实际功能的就更少，很多也只是挂在校园网上，而且只对校内办公人员开放，本校学生和其他人员根本就登录不上。当然，也有连网站（页）都没有的。这样就使得教学档案由其形成部门整理非常困难，同时，其他部门也不能利用现代化的
14、快捷手段方便的查找所需的教学档案。 这些问题已经影响到教学档案信息资源的共享。 “档案信息资源共享是指在有效整合馆藏档案信息的基础上，运用网络技术传递档案信息，同时加强科学管理，实现档案信息的社会共享。 ”3目前教学档案的现状与资源共享的要求相距甚远，信息化建设任务还相当艰巨。如何满足教师对管理信息的需求，教学成果如何有效交流，学校之间的教学资源如何充分利用等问题，将随着改革的深入而日益突出。 参考文献： 1 李淑艳.高校教学档案管理的创新模式思考J.中国科技信息，2005， （12）. 2 李志清.新形势下档案的信息化管理J.档案天地，2006， （4）. 3 丁振伟.浅谈新时期教学档案管理J.辽宁教育研究，2010， （2）. 责任编辑 安 琪
