1、1关于民企档案工作问题的深度思考民企档案工作是国家档案工作的一部分，应当与国家档案工作得到同步发展。然而，长期以来，大多数民企档案管理封闭落后，似乎成为被人们遗忘的角落。笔者于 2010 年初至 2013 年 6 月，对全国各地不同行业不同规模的民企进行了广泛调研，力求通过本文对民企档案工作进行全面深入透彻的分析，明确问题产生的原因，提出解决问题的建议。 1 民企档案工作存在的若干表象问题 1.1 档案工作“人治” ，档案管理水平低。在众多民企当中，有的民企一直没有开展档案工作，有的断断续续，有的似有似无。许多民企员工没有档案意识，或档案意识十分淡薄。民企档案管理封闭，管理手段落后，管理经验缺
2、乏。民企档案工作具有严重的“人治”特色，要不要开展档案工作，如何开展档案工作，基本上由老板说了算，民企档案管理水平低下。 1.2 管理者专业素质不高，管理不规范。民企档案管理人员之中，受过本专业高等教育的人比例小，有的甚至不具备高等学历。从事档案工作之前既没有受过专业培训，也没有经验丰富的老员工帮带，完全依靠自醒自悟。一些人虽然从事档案工作多年，总结出来的完全是土方法。某一化工企业的三座工业锅炉档案，是按照质量证书、使用说明书、合格证等不同技术文本分别保管，违背了设备档案成套性保管原则，割裂了每台锅炉档案的有机联系；某燃气公司将储气站、城市地下燃气管网2和供气户归档材料相互混杂，随意装满档案盒
3、，档案盒脊背上面没有标识。不规范的档案管理，不具备任何检索标志，档案利用效果可想而知。这些土方法给日后档案检索造成极大不便，有的甚至无法检索。 1.3 人心浮动，干部队伍不稳定。许多人出于这样那样原因不安心于民企档案工作。有的人不情愿调到档案管理岗位，消极怠工，得过且过，数月或一年后找机会调离，造成民企档案干部队伍流动性非常大。深圳一民企集团档案部门定编 11 人，2010 年初至今已有 11 人调出，9人调进，平均两三月就有人事变动。人心思变，情绪浮动，日常工作都难以开展。 1.4 档案人员情绪压抑，心态郁闷。许多民企档案工作挂靠综合办，档案员每天大部分精力是跑腿打杂，端茶倒水，伺候领导。数
4、月甚至一年寄存的文件归档整理，只能依靠加班加点，又无任何报酬。有理没处讲，有苦倒不出，心态郁闷，情绪压抑，心情极差，工作敷衍。 1.5 基础难以完善。有的民企没有建立适用的档案管理制度、规范和标准，或将管理制度束之高阁，形同虚设，工作随意性很大；有的民企没有建立文件收集制度，任凭大量文件流失，总体归档率不足 20%，甚至几个年度的红头文件、总经理会议纪要无一归档，形成空白；有的民企归档材料在各部门分散保管，保管条件简陋，各自为政，档案资源难以共享；某煤化工民企，将若干年的经济合同拆钉后不再装订，也没有编制任何目录，简单按数量匹配装入档案盒；陕西省某民企煤矿将红头文件拆钉后，按份用铁夹固定，一份
5、文件装一盒保管；还有的民企归档文件不分年代、不分类，也不划分保管期限，用塑料绳随意捆扎后放入3档案柜。有的民企外借档案没有任何登记手续，诸如土地证、房产证外借数月后丢失，无据可查，无从追究，给企业造成重大权益损失。 2 上述表象问题的原因是什么 2.1 “人治”色彩浓厚，档案工作因人而异。民企档案工作法治观念淡薄，人治观念浓厚，人为因素尤其是企业经营决策者对于档案工作的重视程度具有关键作用，档案工作经常是“因人而兴，或因人而废” 。如廊坊某一民企集团，2010 年之前的集团总裁档案意识淡薄，档案工作只是存在谈不上发展，大多数成员公司档案工作处于“四无” （无档案人员、无档案制度、无档案库房、无
6、档案）状态；2010 年集团更换了新的总裁，档案意识强烈，在集团年会讲话中突出档案工作地位，确定开展企业档案工作目标管理认证活动。通过三年努力，全集团企业档案工作由“四无”变成“四有” ，普遍上升到新的台阶。 2.2 没有职业愿景，工作没奔头。对于民企档案员工而言，如果可以在事业上大有作为，前途光明，即使目前三五年内薪酬低一些，也是可以忍耐的。国企档案员工在行政职务上晋升较为困难，但档案专业职称可以每隔三五年调整，薪酬跟着上升。而同样在行政系列上升困难的情况下，大多数民企没有专业职称上升通道，使得民企档案员工几乎没有职业愿景，感到在民企做档案工作没有前途，许多档案专业毕业生到民企暂栖身，只因一
7、时找不到理想工作，为了积累点工作经验和资历，一旦时机成熟必然远走高飞。 2.3 缺乏激励因素，档案员工混日子。民企也有绩效考核奖和年终奖，但考核严厉而普通员工考核基数低，数量不多的奖金对他们而言，4没有刺激而言。洛阳一民企上下班都是指纹记录，迟到或早退一分钟都扣除全月奖金，还要影响到年终奖。包括档案人员在内的普通员工对既严厉苛刻又无激励价值的考核非常反感。他们的对策就是八小时之内消极怠工，同时，对于混日子又混走了青春年华非常无奈。 2.4 薪酬水平低，生活压力大。据新闻媒体报道，民企普通员工的工资一般要比国企低一半。据笔者对全国各地几十家入司 2 年3 年的民企档案员工了解，他们的薪酬水平都在
8、两千元以下。民企每年都涨薪，调整幅度在 7%10%，普通档案员工工资基数低，扣除几项保险后，实得不足一二百元。即使在民企档案部门工作长达 10 年之久，不担负领导职务，这样的档案员工薪酬也比国企低一半以上，他们多已婚嫁，上有老下有小，担负房贷、车贷，生活负担很重。薪酬低是民企档案员工流动性大的主要原因。 2.5 没有良好的人文环境，情绪压抑。为数众多的民企注重形式上的制度严格而忽略了企业人文关怀。许多企业和部门领导整天一副冷冰冰面孔，从来不关心员工生活，与员工没有任何思想交流和感情沟通。某民企规定，员工在办公楼内不许随意走动，不许接听手机，讲话声音稍大一点也不行；办公室不许交头接耳，不许在电话
9、中谈及与工作无关内容，员工间相互监督，人际关系冷若冰霜，以邻为壑。办公环境死气沉沉，孤寂难忍。档案员工每天八小时坐在办公桌前，有气无力地敲击着计算机键盘，表情呆滞地浏览着屏幕上的内容，大气不敢出，说话如蚊声，走路轻抬脚， “方便”急匆匆。这种冷漠呆板的工作环境对于青春好动的年轻人，既是生理上的严重摧残，也是心理上的严重禁锢。 52.6 多方原因制约，管理基础薄弱。民企档案管理基础不是短时间就可以建立并得到巩固的，它是多年酝酿积累升华的结果，同时，又是多方面原因所决定的：其一是民企员工没有或缺乏档案意识，不具备普遍而自觉的档案工作行为。即使经过外力干涉或一时努力形成脆弱的档案工作基础，亦难以巩固
10、。其二是 企业发展观念问题所致。一些民企没有长远战略发展眼光，走一步说一步，领导班子只顾当年经营指标完成，对于企业管理基础的档案工作，由于未列入考核项目，便很少过问，不愿意在档案工作上有所投入。其三是一些新成立且在市场打拼的民企，生存观念排在第一位，档案工作等企业基础管理活动无暇顾及，档案管理基础构建根本排不上日程。 3 有关档案工作发展的民企管理机制问题 3.1 薪酬机制问题。从薪酬制度层面分析，央企普通员工与高管薪酬比例一般为 1：10 至 1：15，而大多数民企普通员工与高管薪酬比例，一般在 1：50 至 1：100。民企薪酬制度上的等级约束很严。有个民企办公室主任想给工作中作出贡献的档
11、案人员多调一百元工资，因为该员工工薪级别限制，屡试不成。档案人员只靠混年头，每年只能涨一点点工资，无疑挫伤了不少人的工作积极性。 3.2 激励机制问题。许多民企除了月度和年度考核奖之外，没有其他激励机制。如国企的政治思想工作、企业人文关怀与较为融洽的人际关系、和谐的工作氛围，在民企少见。民企普遍缺乏企业文化建设，缺乏领导和员工之间、员工与员工之间的感情交流，缺少多种激励机制，造成“干与不干一个样，干好与干坏一个样” 。档案员工的工作积极性无6法调动起来。 3.3 发展机制问题。 国企每隔三五年都为档案员工提供专业技术职称评审机会，只要干出业绩，同时具备行政职务上升通道。而民企几乎没有档案员工发
12、展机制，不管如何努力，现状都难以改变。由于前途渺茫，许多当初看好民企就业前景的档案专业人员，三五年后毫不犹豫地跳槽到国企。 3.4 人才机制问题。央企或许多国企重视档案人才储备和人才层次梯队建设，爱惜人才、尊重人才，给人才成长发展创造条件，能够留住档案人才。而许多民企只注重眼前经营效益，只对可以为企业挣钱的人高薪聘用。由于忽视档案工作，任凭档案专业人才流失。天津经济技术开发区一民企集团从浙江大学招来一档案专业硕士研究生，因为得不到应有重视，反被庸人排挤压迫，一怒之下辞职去大学任教。 民企档案工作封闭保守落后的外部原因，是国家各级档案行政部门对民企不发文件，很少或几乎没有业务指导，使得民企档案工
13、作近乎与世隔绝；没有对民企进行档案执法检查监督，使得民企档案工作我行我素、自生自灭；民企档案人员没有专业培训机会，使得他们素质低下，新的管理知识匮乏。 4 民企档案工作问题的根源在于企业管理理念 4.1 企业经营理念问题。一些民企的领导是在近二三十年由普通农民转变而来。他们吃苦耐劳，勤奋执著，坚忍不拔，精于打拼，使得民企得到不断发展壮大。但是，由于某些人的文化水平、成长环境、家族理念等方面影响，思想封闭保守，意识狭隘、目光短浅，缺乏企业管理7理论，缺乏企业发展战略考量，只顾眼前难及长远， “头顶一小片蓝天，脚踏一小块黄土” ，没有运筹帷幄决胜群雄的管理理念。一些民企老板认为档案工作不创造效益，
14、不做任何投入，将那些眼前用不着的文件材料打捆装麻袋扔进杂品库，不闻不问，任凭散失损毁，而到利用时“临渴掘井，后悔晚矣” 。温州一民企自成立十几年以来一直租房办公，经常更换办公地点，非常不便，想在近郊仓库院内盖一办公楼，但因丢失了仓库土地证、房产证和规划许可证，到市规划局办理建房项目屡屡遭拒。因重要文件材料丢失而使民企蒙受巨大损失的案例比比皆是，发人深省。可是，又有多少民企从中吸取教训，亡羊补牢而重视档案工作呢？ 4.2 价值观问题。追求成本最小化与利润最大化，一直是民企普遍的经营理念。民企在做某种投资前都打一下小算盘，只考虑投资后的收益而很少考虑其他。一些民企老板办公室非常豪华气派，这是企业形
15、象和自身享受所需要的。偌大一座办公楼里没有档案库房，历年文件材料堆放到地下室水淹发霉逐渐烂掉。一些民企老总花钱如流水，在档案保护上却吝啬无比，区区几百元档案柜舍不得买，新增档案只得堆放在过道上。所以，一边是许多民企兴旺发达，一边是档案工作停止萎缩倒退消失。民企老板只在眼前的光环中跳舞，他身后的历史充满黑暗，难见一处亮点。 4.3 短期行为。档案反映了民企历史面貌，民企不能没有自己的历史，但是，为数不少的民企在忽略企业文化建设的同时也随手扔掉了企业历史。杭州萧山区一民企有着近三十年历史，档案工作却处于“四无”（无档案制度、无档案库房、无档案管理人员、无档案）状态。老板只8将房产证、土地证、印章等
16、自认为重要物品锁在保险柜里，其他一概不管不问。当笔者随集团档案工作指导组到企业调研档案工作时，各部门仅存近两三年的文件材料，之前的文件材料不见踪迹。有的部门当作废纸卖掉，有的部门在办公地点搬迁时弃在原处，有的在碎纸机中随意销毁。企业经营短期行为不可能建立或发展档案工作，缺失了历史的企业发展必定受到严重制约。广西贵港一民企 2011 年初准备上市，因前几年的各类归档材料严重缺失，企业上市资产评估、企业信誉度和企业经营能力等方面严重受损，至今尚未上市成功。 4.4 缺少人才储备理念。某些民企为减少在人才引进、培养等方面费用，急功近利，宁可花费巨资从别处现挖高端人才，也不会精心打造本企业未来发展需要
17、的人才；只重视非常离不开的可在眼前为企业揽金的少数人才，如档案管理的其他方面人才一概任凭流失。这些民企没有人才发展战略考量，不具备打造人才成长的环境，造成企业人才断档，人才结构不合理。企业既不为档案部门引进人才，也不为档案部门培养人才，造成档案人员两三年换一拨，没有管理经验的积累和传递，民企档案管理只能处于浅层次状态。 4.5 文化理念问题。某些民企只重视表面上的浮华与热烈，却对“一盘散沙”的员工思想无动于衷。尽管老总在新员工入司讲话时“激扬文字” ，将企业描绘得前程似锦，而档案员工一到了工作岗位似同天壤之别， “冰火两重天” ，悲凉顿起，一切美好愿望化为乌有。许多民企不重视文化建设，没有为员
18、工打造出良好人文氛围，档案员工在公司郁闷一整天，回到家一股无名火不知往哪里发。内蒙古一民企的档案员工说：9“非常不愿意上班，即使干坐上一年白拿钱，也不情愿呆在这个鬼地方。” 5 关于解决问题的几点建议 5.1 档案工作理念是建立民企档案工作的切入点。民企只有认识到开展档案工作的重要意义，才能产生建立民企档案工作的自觉行动。在笔者调研的十几家民企中，公司只有资料室或仓库，只是将历年文件、图纸打捆后与办公用品堆放在一起，他们认可的档案只是放在社会人才中心的个人档案。湖南一家经营燃气的公司在燃气管道爆燃时措手不及，没有任何档案提供抢修依据，延误了最佳抢修时机。之后，公司到城建档案馆花钱复印了地下管网
19、档案，时隔不久，才发现了与堆放在杂品库中尘封的档案材料一模一样。深刻的教训使得公司建立了牢固的档案工作理念，配备了专职档案管理人员，配备了档案专用库房和管理设备设施，档案管理走上了规范化之路。 5.2 档案工作机制是发展民企档案工作的关键。许多民企都有这样的深刻体会：建立档案工作易，深入发展档案工作难。这是因为：深入发展民企档案工作需要许多机制优化组合。公司不解决档案人员薪酬低的问题，就难以调动起档案人员的工作积极性；而不解决考核机制，只是临时鼓励一下，也不会具备档案人员持久的工作积极性；上述问题解决了，档案人员成长还需要培训、人文关怀，这是人才发展机制的建立。企业只有将上述各种机制优化组合，
20、才能保证档案工作得到持久深入高效发展。 5.3 档案人才队伍是民企档案管理基础业务建设的保证。现代档案管理，人才是关键。没有档案专门人才，规范的适用的基础业务建设就10无从谈起。尤其是大型民企集团，没有档案管理人才，基础业务建设就搞不成好样子。民企需要的档案专业人才，必须有敬业精神，有脚踏实地的工作态度，有创新发展的能力。同时，民企要注意培养人才，设法留住人才，稳定档案干部队伍。这是因为，在民企成长出来的人才充分了解民企档案工作现状和发展需求，对民企档案工作性质、特点，乃至发展规律有所掌握，可以切合实际并卓有成效开展档案工作，使得民企档案工作走上效益发展性轨道。 笔者希望，国家档案工作大好形势中的民企档案工作，不再是被人遗忘的角落；替民企档案工作者打开心灵的一扇窗，让他们见到蓝天绿水，在阳光雨露中勃发生机；让民企档案工作融入时代发展的潮流，民企档案工作必然一样光明与辉煌。 （作者单位：李兆明，中国铁路物资总公司；董昱辰，新奥集团股份有限公司 来稿日期：2013-06-04）
