1、只字片言,亦所珍惜摘要：2012 年青岛市教育局接访陈复兴信访案件。经调查了解取证，该信访案件现已办结。案件处理过程，就是找寻档案的过程，案件成败在于档案，档案作用无可替代。回顾案情并做深层次思考，对加强档案的保护、慎重处理销毁档案具有积极的意义。 中图分类号：D632.8 文献标识码：A 一、陈复兴信访案件过程 陈文山，上世纪五十年代在青岛市原四方区小阳路 205 号有住房 6间，占地 0.89 亩，1966 年 4 月因旁边的小阳路小学扩建，房屋被拆除。2009 年其子陈复兴从青岛市国土资源和房屋档案馆陈文山卷找到了该房产房地产交易契纸、房产证等档案，房产证封面有“该房由教育局新建小阳路小
2、学拆迁房屋补偿费于一九六六年四月九日由房主领去此证归档存查”字样，无落款日期、签名。陈复兴坚称当时陈文山没有领取拆迁补偿费，遂通过信访渠道反映房屋补偿问题，要求政府按现价房屋和土地使用价格给予补偿。由于找不到原房主领取拆迁补偿费的签字证明，加之时间久远，市教育局当时处理此事的基建人员已经离世，一时没有线索查明具体事实，案件陷入停顿状态。 一次偶然的机会了解到，市教育局六十年代财务档案没有销毁，并在阴暗潮湿的仓库中发现了装在麻袋中的财务档案。几经周折在其中查到了当年当月的教育局银行帐、现金出纳帐、记账凭证，详细记录了房屋拆迁补偿费的支付过程，收据栏目齐全，房屋面积、单价、金额细致分明，取款人栏目
3、有陈文山签字和签章，拆迁费支付单位为市教育局，证明单位青岛市房产管理局，有经办人的签字或者签章。这些证据证明市教育局拆除陈文山小阳路房屋已做补偿，当事人领取了补偿费，事情当时已得到妥善解决。 经过与陈复兴沟通交流，因 48 年前房屋拆迁引发的一桩信访积案得以顺利解决。 二、从信访案件思考档案工作 （一）档案的作用不容忽视 凭证作用是档案最重要的作用。案件中，陈复兴坚称他家没有领取房屋拆迁补偿费，坚持上访诉求。只有找到原房主领取房屋拆迁补偿费的签字证明，方能还原历史真相，让陈复兴息访。靠着机缘巧合，关键时刻，原始凭证横空出世，证据作用立显，使难题迎刃而解。档案的作用无可替代。 （二）档案的保护刻
4、不容缓 由于种种原因，这批档案没有经过整理，如弃妇般被打入冷宫，享受不到其它档案专门库房的待遇，经受着盗、鼠、水、潮、火、虫、尘、强光、高温的威胁，已经出现霉变风化、变脆退色、字迹模糊等现象，如不及时抢救，最后只能变成垃圾，多么宝贵的资料将就此湮没无踪。这还不足以令我们警醒吗？档案工作者应该反思，立即行动起来，把现在的工作做好，把有亏欠的工作尽快补齐，决不能让此类事情重现。 “典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜。分肌擘理，鉴貌辩色；规圆矩方，依时顺序。创业扩基，前轨可迹；古为今用，功同史册” ，董必武同志对档案工作的教导是多么贴切准确，多么具有现实的指导意义！（三）会计核算材料的归档需要制
5、度保障 会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。会计核算材料的归档，既是一项业务工作，也是一项法定义务。归档意味着会计核算材料转化为会计档案，也意味着从这一刻起档案部门开始成为会计档案的管理者，拥有相应的管理权限和责任义务。 要做好会计核算材料的归档工作，需要制度保障。各单位都应建立健全会计核算材料的规档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求和归档手续，通过这一制度的实施，确保会计档案的完整、准确、系统和安全。 1.归档范围 根据会计档案管理办法的规定，会计核算材料的规定范围具体包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其它会计核算
6、资料四类内容。 2.归档时间 原则上，当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交本单位档案机构或档案人员集中统一管理。 3.归档要求 归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、有利于保管和利用的质量要求 4.归档手续 档案人员应当根据会计档案移交清册，对会计人员移交的会计档案案卷进行清点核对，核对无误后，双方在会计档案移交清册上签字盖章，一式两份，各存一份以备查考。 （四）现行会计档案保管期限合理性分析 按照会计档案管理办法规定，行政单位各类会计凭证保管期限为 15 年，银行存款帐、现金出纳帐保管期限为 25 年，保管期限已满的会计档案，可以按照
7、规定程序销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止。对照规定，教育局 1966 年的上述档案，属于结清的债权债务原始凭证，不涉及未了事项，早就应该造册销毁。假如教育局严格按照规定销毁了这些档案，此时此刻如何再现当年的真实情景？又该如何解决这件信访案件？教育局、政府将会非常被动。这批档案没有按照规定销毁，倒是帮助了信访案件的解决。由此看来，现行会计档案的保管期限值得商榷。 从现实情况来看，一些涉及百姓利益的经济事件的处理，除当事人之外，还要考虑留足证据消除其他家庭成员甚至后代的疑虑情绪。会计凭证、银行存款帐、现金出纳帐保管期限也应像婚姻档案一样，需要保存 100 年至少保存 80 年才符合现实的人性需要。政策的制定更应该考虑人类的情感需求，当遇到这些诉求时，拿出真凭实据，给诉求者一个明白，还办事者一个清白，不至于事情刚刚过去 15 年 25 年便说不清楚，陷后来者于被动困境。当然，延长会计档案保管期限，势必会带来保管成本的增加，包括增加库房空间、保护成本、工作量等等，但与给整体工作带来的经济效益与社会效益相比，延长保管期限是值得的。
