1、基于 ERP 平台提升企业内部控制有效性的实证分析摘要企业战略的实施依赖于有效的内部控制，而有效的内控机制需要集成化的信息系统和网络化的信息技术支撑。本文指出天津荣程联合钢铁集团有限公司是涉足国际贸易、园林绿化、矿业投资、煤化工、综合利用的民营企业，并以其为例，分析了基于 ERP 平台提升企业财务、供应链以及人力资源管理等方面的内部控制有效性的具体措施。 关键词ERP；内部控制；有效性 中图分类号F270.7 文献标识码A 文章编号10065024（2013）04008403 企业战略的实施依赖于有效的内部控制，而有效的内控机制需要集成化的信息系统和网络化的信息技术来支撑。实践证明，ERP 恰
2、恰是提升企业内控的有效技术平台。 一、ERP ERP（Enterprise Resource Planning） ，即企业资源规划，是一种新的管理模式，是先进的、行之有效的管理思想和方法，是将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、销售、财务、人力资源等进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益的信息管理系统。从技术层面看，它是利用信息技术手段，对企业内部的人、财、物、信息等各类资源进行规划、统筹与整合，从而缩短业务流程，提高管理效率，增强企业竞争力。 二、ERP 与企业内部控制 （一）企业内部控制需要 ERP 系统 企业内部控制框架可供选择与参考的标准很多，目前受到广泛认可的内部控制框架
3、是美国 COSO1992 年提出的内部控制框架。虽然依据 COSO的内部控制框架可以帮助企业建立一个较为完整科学的内控体系，但随着信息技术（IT）的快速发展，IT 控制不断纳入到内部控制考量的范围之内。 而 ERP 是应企业内部所有资源的计划和控制需要而对企业组织、管理、流程和信息技术进行的运用。它具备整合性和控制性等特点，因此，成为了企业控制管理的行之有效的工具和手段。ERP 将财务、供、产、销及人力等资源纳入系统进行构建，它像一个信息中枢控制着企业的全部活动以寻找最佳的运作模式。因此，ERP 的效应更多体现在利用软件实现企业流程的合理化、规范化和精细化，从而达到彻底改造企业业务流程、实施有
4、效控制、提升企业核心竞争力的目的。 （二）ERP 系统能够实现企业内部控制 传统的企业内部控制主要包括：管理控制和财务控制，而在我国则特别强调财务控制。引入 ERP 系统后，IT 控制不再是一个独立部分，而是与管理控制、财务控制紧密结合、相互作用的。它改变了在传统信息系统中各系统仅采集本部门业务活动的相关信息，而将其他事项和细节排除在外的“信息孤岛”现象。它在传统的财务信息系统采集数据的同时，记录该信息的相关数据，为所有可能的信息输出提供数据基础。按照这种方式收集和存储数据，ERP 系统能为各种职能部门提供满足其需要的相关信息，并满足更多信息使用者的需求。 因此，ERP 系统能使存储业务活动的
5、数据范围及数据类型更广，收集描述业务活动的数据更加多维，数据冗余不断减少，决策支持能力不断加强，能够实现对企业的内部控制。 （三）ERP 系统使企业内控更加有效 在传统系统中，由于操作手段的落后，信息处理明显滞后。而 ERP系统则能将企业基本流程紧密串连，从顾客订单到库存数量再到记账凭证，无论数据通过哪个子系统都可以被自动记录、执行计划并产生报表，使企业能实时掌握内部资源的运转信息。同时，通过供应链管理（sCM） 、客户关系管理（CRM）等功能还能实现企业间的信息实时共享。在信息共享的同时，ERP 还利用内嵌流程处理业务活动，在业务发生时以实时方式采集和存储数据。可见，ERP 的使用能消除业务
6、活动数据的重复记录和核对机制，取消了传统环境下的中间步骤，从而降低了数据处理量和处理时间，加强了对业务过程中每个控制点的实时控制，使控制更加有效。 三、基于 ERP 平台提升企业内部控制有效性以天津荣程联合钢铁集团有限公司为例 天津荣程联合钢铁集团有限公司（以下简称荣钢）是一家以钢铁为主业，涉足国际贸易、园林绿化、矿业投资、煤化工、综合利用等多领域的民营企业，集团总部坐落在天津市经济技术开发区。2008 年该企业在中国企业 500 强中荣列第 179 位，制造业 500 强中列第 93 位，天津市百强私营企业中名列第 1 名。 （一）企业信息化管理目标 荣钢在技术改造以及建立与现代企业相适应的
7、管理体制和运行机制的同时，全力打造“数字钢铁”理念，以 ERP 系统为突破口，全面推进信息化建设，构建起以信息技术为手段的现代化钢铁企业管理体系。 （二）需求分析 随着荣钢集团公司规模化发展，2007 年已经从一个单体公司发展成为拥有 13 个独立法人分公司的企业集团，涉及到外贸、采购、生产、经营等多个领域。用于处理日常业务的 OA 系统承载了太多的非相关业务，千万业务数据的急剧扩大，造成了严重的效率问题。同时，由于集团业务处理方式的变化，业务处理也出现了不同程度的局限和问题，如大宗原燃料无法通过 ERP 进行处理，采购计划无法进入 ERP 系统，物料一物多码，财务和仓库数据不一致等，从而造成
8、集团高层不能及时掌握全面、真实信息，面对风险和问题很难做到及时控制。 鉴于此，天津荣钢集团提出：提升企业竞争力必须专注于精细化管理，降低经营成本，提高整体运作效率。经过多方选型，荣钢选定金蝶ERP 系统作为技术支持平台。 （三）ERP 系统实现企业内控“精细化” 1.集团财务集中管控。通过使用 ERP，荣钢集团建立了完整、健全的集团监控、统计、分析体系；实现了财务数据集中管理，管理政策集中控制；减少了财务人员对集团子公司财务数据统计的工作量；集团数据实现了跨组织、跨地区的集中管理。具体分析如下： （1）建立集中数据采集与监控的财务管理模式。各级分公司在独立应用、单独核算的同时，集团管理者能够对
9、各个公司的财务及资金数据进行实时监控。 （2）ERP 中建立严格的权限分配机制，不同级别人员可以实时查询、处理、监控任意一个公司的财务业务和数据。 （3）将会计科目、核算流程、核算制度实现三统一，规范业务活动。（4）在系统内实现多组织跨公司账表合并查询，集团实现一套账，提高管理层决策效率。 2.规范、高效的一体化采购。钢铁行业大宗原燃料的采购管理，在采购合同、运货车辆进厂、入库结算和财务核算等环节都与标准采购管理有着很大的区别。由于存在着数量和价格不确定因素，从而要求在采购的每一个环节必须紧密集成在一起，适应行业特性，根本彻底解决行业采购需求。根据需求，金蝶 ERP 在采购方面实现一体化管理。
10、据初步统计，采购过程每吨大约节约 30 元，荣钢每个月的采购数以亿吨计，由此产生的经济效益颇为可观。具体分析如下： （1）ERP 系统增加支持比例加减价、浮动加减价和固定加减价三种价格结算定义方式，可以大大满足客户的结算需求。 （2）采购结算人员可以随时进行采购业务结算，系统会将符合条件的合同价格、结算条款、计量数据、检验结果、计算过程、结算价格和数量进行自动计算，从而自动出具结算报告，结算人员只需根据系统出具的结果安排付款，并通知供应商开发票即可。大宗原燃料采购流程。如图 1 所示。 3.寄存业务实现零库存（VMI） 。荣钢集团拥有很多稳定的长期合作的供应商渠道，存在大量供应商寄存业务。 E
11、RP 系统上线后，荣钢顺利实现了寄售物资与普通物资的分开管理，在仓储方面的资金占用方面立即减少了 1800 余万元，相当于有效降低库存 15%，真正体现出零库存管理模式的优势所在。具体分析如下： （1）在暂估数据中寄售物资部分进行剥离，同时满足寄售物资和普通物资收发存管理需求。 （2）仓储自动单据处理，当本公司和跨公司零库存发生领用时，所有权转移之后对应的普通物资出入库单据可以自动生成，大大减少了员工的工作量。 4.人力资源信息实时控制。荣钢集团有 7000 名员工，通过 ERP 系统，荣钢建立了标准岗位（职务、职级、职位）体系，对于需要进行集团控制的岗位严格参照标准岗位进行设置；实现定岗定编
12、定责。同时，从2007 年开始，通过使用 ERP 中的 HR 系统，将业务活动均放在统一平台操作。实现了集团员工信息的实时有效管理。 通过制定统一的基础资料和流程标准，荣钢规范了整个集团的人事管理工作流程，如图 2 所示。形成了标准的人事数据字典，为人事资料和其他业务系统的信息共享奠定了坚实基础，确保了总部能够及时准确地获取下属机构的人力资源信息，实现了集团对下属单位人力资源的全面管控。 总之，荣钢集团通过金蝶 ERP 系统，已经顺利完成了行业集成的供应链管理系统应用，真正实现了检斤、检验和 ERP 系统的紧密集成应用，同时做到了集中控制、规范运作的集团财务集中管理，以及集团人力资源的统一管控。 参考文献： 1赖晓.对 ERP 环境下企业财务管理问题的几点思考J.中国管理信息化，2012， （6）. 2李凤鸣.浅谈 ERP 环境下企业内部控制J.财会通讯，2012， （6）. 3李凤呜.内部控制学M.北京：北京大学出版社.2002. 4周玉清，刘伯莹.解读 ERPM.天津：天津大学出版社.2003. 责任编辑：熊一坚
