1、基于 ERP 环境下企业内部控制的建设思路摘要 ERP 既是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统，也是一种先进的现代企业管理模式。ERP 的实施影响到企业的会计信息系统控制执行的环境、效果及监督检查职能。为了促进企业管理效率的全面提高，企业要不断完善 ERP 环境下的内部控制建设。具体包括树立利用 ERP系统健全自身内控制度的理念；完善 ERP 环境下会计信息系统内部控制的环境建设；加强对 ERP 环境下会计信息系统的维护控制；强化系统安全和网络安全的控制工作；发挥内部审计职能，降低会计内部控制风险等，以确保企业健康持续发展。 关键词ERP；会计信息系统；内部控制 中图分类号F270.7 文
2、献标识码A 文章编号10065024（2013）09006304 随着经济发展和社会进步，ERP 在企业管理中的应用越来越广泛。ERP 与传统的管理模式相比，一方面能够完成传统会计系统的基本业务处理，另一方面还可以将企业的采购、生产、销售等管理系统的核心业务功能统一起来，实现企业内部资源信息的集成和共享。ERP 的使用大大提升了会计电算化的管理效率。然而，需要注意的是：ERP 的应用及其效率的提高，要求企业具有规范的内部控制。现实中许多企业的内部控制并不能满足要求，这也大大制约了 ERP 系统效用的发挥。因此，探讨 ERP环境下企业内部控制的建设思路，对于 ERP 的应用及企业管理效率的全面提
3、高显得尤为重要。 一、ERP 与企业内部控制 （一）ERP 的含义 ERP 即企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP） ，既是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统，也是一种先进的现代企业管理模式。它的主要实施对象是企业，最终目的就是要将企业各方面资源（包括人、财、物、产、供、销等因素）进行合理的配置，并充分发挥其效能，促使企业在激烈的市场竞争中综合地发挥各种能量，并最终保证企业实现较好的经济效益。ERP 作为企业信息化建设的核心组成部分，一方面在帮助企业建立一套信息化管理系统方面具有明显的优势，另一方面它也是体现现代管理思想和方法的一种先进工具。 （二
4、）ERP 与企业内部控制之间的关系 1.ERP 是企业实现内部控制目标的有效工具。ERP 作为企业的管理信息系统，是为特定的企业提供服务的。所以，在针对不同企业的 ERP 程序设计过程中，一定要以企业实际开展内部控制工作整体要求及实施目标为中心，专门设计出适合企业实施内部控制的管理信息系统，这样才能帮助企业实现预期的控制目标。可见，ERP 是企业内部控制的一种综合有效的工具，二者在企业管理中是协调统一的。 2.企业内部控制的客体是 ERP。一方面，内部控制的关键环节是输入环节，而 ERP 是由主观意识的人设计和开发出来的。所以，如果输入环节数据有错误，那么可能会导致整个企业的管理决策出现错误。
5、可见，ERP 的设计具有一定的主观性。另一方面，ERP 在企业具体的实施过程中也面临着各种风险，比如实施风险、决策风险、安全风险等，这就需要企业对 ERP 系统的实施进行有效的控制。所以，企业内部控制的客体是ERP。 二、ERP 的实施对企业内部控制的影响 （一）ERP 的使用增加了企业内部控制的风险 1.改变业务流程带来的风险。应用 ERP 后，企业的业务处理与传统的手工处理方式有很大的差异。由于业务的具体处理方式及流程发生了变化，很多企业不能迅速地适应这种新的操作系统，这样就会产生很多不确定性，必然给企业带来新的风险。由于 ERP 的应用使得企业的业务流程发生变化，企业的组织构架比以往更为
6、简化，内部控制的执行也变得越来越自动化，这样企业会减少部分岗位，甚至出现一人兼多岗的情况，这样也会增加控制风险。ERP 采用的是流程化管理，这种管理模式使得部门间的联系异常紧密，某个职能部门出现问题，就会直接影响到其他部门或环节的运作，进而也会影响后续流程的实施。例如：ERP 管理模式采用的是集成系统，整个系统采用统一的数据库，全部原始数据在初始环节一次性输入。假如某种产品在入库时的数量出现错误，就会直接给生产、销售以及财务等部门统计数据提供错误的信息，进而导致整个工作流程的差错。可见，应用 ERP 后企业业务流程的改变增加了内部控制的风险。 2.大量应用网络带来的风险。ERP 应用于企业管理
7、后一个明显的变化，就是网络在企业管理中得到了比以往更为广泛的应用。不单纯是在企业内部的各个部门之间，而且许多企业的异地机构也通过网络紧密地联系在一起。网络环境的一个明显特点就是开放性，企业的各种信息可以通过网络访问，网络给企业带来便利的同时，也不可避免地面临着外部病毒的侵扰及黑客的恶意破坏，这样，企业的会计信息系统也会受到威胁。企业的内部控制系统一旦受到破坏，将给企业造成非常大的损失。 （二）ERP 的实施对企业内部控制起到了一定的支撑作用 ERP 系统的实施有助于企业实现全面控制。传统信息系统下信息孤岛问题在 ERP 系统的实施下可以得到有效解决，可以说 ERP 系统的优势，就在于能够全面记
8、录企业活动的有关数据，同时可以提供所有可能相关的信息。但是，传统的信息采集则，只能局限在一个部门的活动。这样，应用了 ERP 后进行决策所依据的信息数据类型就会更加广泛，所依据的信息量也更多维。由于数据重复比较少，进行决策时效率就会大大提高。可见，ERP 作为一个控制系统，它的实施将有助于企业实现全面控制活动过程，同时为企业内部控制的有效运行起到一定的支撑作用。 （三）ERP 系统的实施可以影响内部控制的环境 内部控制环境一定会影响到内控措施的实施效果。企业的内部控制环境因素主要有企业内部组织结构、企业员工的诚信程度、人力资源政策的实施、内部管理模式的建设以及企业董事会的态度等内容。ERP 的
9、实施使得企业的管理环境发生变化，相应的企业内部控制环境也就不可避免地会发生一些变化。一方面，企业采用了 ERP 系统后，原有的内部组织结构发生变化，相对于传统的组织结构，新的组织结构更加扁平化，这种组织结构的一个明显优势，就在于决策者和执行者能够进行快速地沟通，参与企业内部控制的层次比原来有所减少，各部门间的控制责任更加明确，最终使得整个企业内部控制的效率有所提高。另一方面。在ERP 环境下计算机技术应用更为广泛，计算机的应用大大提高了企业有关业务的处理效率，必然引起企业的组织机构和岗位设置较之以往有很大改变。因此，企业内部控制环境也与传统控制环境不同，企业中的管理者随时可以通过 ERP 系统
10、对企业内部资源进行合理分配和控制，这样既能使各部门间进行有效地沟通和交流，也使得内部组织结构层次简单明了，进而达到提高内部管理绩效的目的。 （四）ERP 的实施可以影响到企业内部控制制度执行的效果 ERP 环境下会计信息系统的建立，可以充分地促进内部控制的严格执行。最为明显的就是计算机系统越来越大范围地应用于内部控制，人为的会计舞弊等违规行为便可以得到有效的监督和避免，这就在很大程度上降低企业内部控制所带来的风险。其一，通过会计信息系统能够对财务数据进行定期维护，这样就可以做到对信息数据安全的监督和控制；其二，企业需要定期对计算机软件及硬件进行维护，只有这样才能确保企业财务信息数据安全准确，结
11、果势必促进企业 ERP 环境下系统维护、病毒防御等多项内部控制措施内容得到完善及执行。 （五）ERP 的实施影响企业内部控制的监督职能 在 ERP 环境下会计信息系统的应用实现了人机交互控制，在很大程度上使得内部控制管理模式发生了变革。这种变革主要表现在工作人员只要把控制内容、指标、方法、程序等指令传送到会计信息控制系统中，经过系统程序的处理，就可以实现系统对信息的控制和监督，使得系统的可靠性与安全性得到一定的提升。可是，从另一个角度考虑问题就会发现在 ERP 环境下，企业内部控制体系程序化特点非常明显，内部控制对 ERP 软件系统的依赖性越来越强。虽然如此，计算机运行有其自身的特点，就是系统
12、再完善也需要熟悉系统的操作人员对系统的运行进行监管，这样，内部控制就又有了人工控制与程序控制相结合的特点。因此，程序设计的质量及执行效果在很大程度上决定了内部控制的执行效果。如果在程序的设计或执行中出现差错，就会直接导致控制失效。因此，企业需要很好地对内部控制系统的设计及执行进行检查和监督，只有这样才能进一步降低控制风险。 三、ERP 环境下企业会计信息系统内部控制完善方法及策略 （一）全面树立利用 ERP 系统健全企业内部控制的理念 在 ERP 应用于企业会计信息系统后，企业的内控并没有发生实质性的改变，企业管理的一项重要内容仍然是健全与完善好内部控制，这就首先要求系统操作人员具有较高的内部
13、控制思想意识。企业要适应当今瞬息万变的经济发展，就必须具有完善的企业内部控制。ERP 系统的实施不但可以使企业全面获取信息，还可以帮助企业系统地分析企业生产经营过程。因此，除了系统操控人员外，企业基层管理人员及企业高管层都应该能够树立利用 ERP 系统建立健全内部控制的先进理念。只有全体员工都能够对运用 ERP 系统健全自身内部控制的必要性和重要性有了充分的认识，才能促使企业上下保持一致，达成共识，最终促进内部控制的不断完善和企业的健康发展。 （二）全面建设和优化 ERP 下企业内部控制的环境 1.建设有利于 ERP 环境下实现企业内部控制的组织机构。ERP 环境下企业内部控制的有效实施，依赖
14、于一套合理的组织机构。企业如果要想建设良好的内部控制环境，就必须设置合理的内部组织结构。规范的现代企业组织机构要依法设置股东大会、董事会、监事会、经理等。各企业在形式上建立了董事会和监事会的机构后，更要使得所设立的企业各职能部门真正地发挥监管作用。企业要认真寻找内部组织建设中的不足之处，并且要敢于走出去，积极考察和学习其他先进企业优化内部控制环境的经验，然后结合本企业的特点来设立和完善自身的组织结构。 2.建立健全内部控制制度，规范会计基础工作。企业应用了 ERP 后，对于会计基础工作的规范性要求势必更加严格。如果企业的内部控制制度不够全面或者会计基础工作不够规范，就必然影响到内部控制的实施及
15、 ERP 的整体运行效果。因此，企业有必要建立健全内部控制制度，规范会计基础工作。完整的内部控制制度除了会计系统控制制度之外，还要包括不相容职务相分离制度和授权审批控制制度。具体而言，企业的会计系统控制制度主要是规定会计及相关岗位的工作流程；不相容职务相分离制度则要求合理设置工作岗位并明确各岗位的职责；授权审批制度要明确规定各个部门或职位的授权批准范围等。除此之外，在具体的跨级业务处理方面，诸如现金流量预算、实物资产核算、财务风险控制及应收账款管理等方面，企业也要逐步建立起规范的制度或操作流程。系统规范的内部控制制度，是企业实现 ERP 下内部控制效果的前提和保障，但制度的实际执行效果才真正关
16、系到内部控制的效果。所以，企业一方面要建立和完善各项内部控制制度，另一方面更要让制度在实际工作中得到切实的落实，而不是仅仅印在纸上和挂在墙上。除此之外，在制度的执行过程中还要定期检查制度的实施效果，发现不合理的地方要及时更新和改进。 3.明确相应的 ERP 岗位设置。企业如果要便捷地进行内部控制，就要明确每个工作的职责范围，也就是建立 ERP 岗位责任制。不相容职务分离制度是现代企业内部控制的一项基本要求，同时也是企业实施 ERP后对相应岗位操作人员权限控制的一项基本规范。企业如果想要完善内部控制，就一定要制定相应的岗位管理制度，明确各岗位的职责分工并加强组织控制。各企业可以根据实际情况把岗位
17、分为基本职能岗位和 ERP系统岗位。其中，基本职能岗位应该包括出纳、审核、财务等。ERP 系统岗位就要细分为采购、生产、库存、销售、物流、投资战略等直接管理岗位和操作、维护 ERP 系统及计算机软硬件的工作人员等。企业应实行交叉设置岗位，以满足内部牵制制度的要求和本单位工作的实际需要，各岗位之间既能够相互联系，又要保持相对独立，相互之间要能起到制约作用。内部控制制度中不相容岗位设置具体有出纳不兼管审核、记账、会计档案的保管；出纳不能兼任制单；审核记账员不兼任制单员；系统开发及维护人员不能兼任系统操作员等。只有明确内部职责分工，才会减少甚至避免利用计算机舞弊的情况发生，从而实现企业健康、高效的运
18、转。 4.积极提高企业相关岗位从业人员的素质。ERP 的实施要求会计相关岗位人员具有更高的业务素质。只有会计管理人员本身的内部控制能力得到了根本性的提高，企业的内部控制才能得到很好的执行。ERP 的应用使得内部控制由传统的以人为主转变为现代的以计算机软件为主。这就对企业相关岗位的员工提出了新的要求，特别是要求管理人员具有分析并提出管理需求的能力，这些人员需要同时具备计算机应用知识、财会知识、管理知识等。企业要积极采取措施来努力提高从业人员的业务素质。一方面，企业要加大人才培训力度，切实提高会计人员的业务素质。企业人力资源部门要积极支持并组织财会人员学习会计电算化知识、计算机技术，为本单位尽快建
19、立高效的会计信息系统创造条件。会计部门主管是关键岗位人员，更要求能够掌握会计信息系统中会计处理业务功能的运作机制，便于优化系统流程。另一方面，要加强财会管理人员的网络安全知识，注重提高部门内部员工对系统数据安全性的维护意识和实际处理规范程度。 （三）加强 ERP 环境下会计信息系统的维护 ERP 环境下的会计信息系统主要由信息系统、计算机软硬件及工作人员构成。企业如果想要很好地处理各项业务，则必须保证会计信息系统的正常运转。为了保证整个系统的顺利运转，必须对系统进行维护，这就要求企业首先要制定好各项维护、维修计划及日常系统维护的实施细则，并真正做到遵照计划结合企业操作实际对系统进行维护。而且，
20、维护工作不能走形式、流于表面，而一定要充分重视并认真执行各项维护内容。在做好维护工作的同时，要及时总结维护工作中发现的问题及解决办法，并将这些内容做好记录及资料存档，这样也为以后维修工作积累了宝贵的经验。其次，企业最好能够根据以上的维护操作实际，试着总结并建立起一套适合企业实际维护操作的完整工作流程，这样就会使得维护工作更加规范化、标准化。最后，系统维护人员也要定期对系统中数据进行备份，以防数据的丢失或损坏。企业要真正能够从多方面、多角度完善会计信息系统维护机制，就必定提高系统的可靠性和工作效率。 （四）强化系统安全和网络安全的控制工作 网络安全是所有信息系统应用的前提保障，尤其在 ERP 环
21、境下，会计信息系统的数据如果受到破坏，必将给企业带来巨大的损失。因此，企业一定要提高网络安全意识。一方面，严格做好病毒防范工作，强化系统安全，定期更新病毒防范系统，努力健全与完善预防与保障措施。另一方面，要加大对计算机网络安全的控制力度，可以通过设置有效的防火墙，起到一定的拦截与保护作用，更要做好企业机密数据的加密和保密等工作。具体方法诸如对系统操作及使用人员口令进行加密及不定期更改、对要求访问系统的用户权限进行设置、要求工作人员进行用户身份认证等。再有就是通过硬件加密技术对网络安全进行控制。 （五）积极实施内部审计，降低 ERP 下的企业内部控制风险 积极实施内部审计，能够较好地发挥会计信息系统本身所具有的审核职能。企业应从简化流程和提高效率两方面入手积极开展内部审计，从而达到降低内部控制风险的目的。ERP 环境下要实现会计信息系统的审核功能，需要将操作人员与系统相互结合。首先，具体的审计内容应是会计信息的真实性审核。这点要求审计人员务必熟悉会计信息系统的审核程序，所以，审计人员也要不断提高自身的业务素质。其次，在 ERP环境下会计人员对相关业务处理工作进行审核，主要是检查和评价系统操作人员的具体操作是否规范，及时发现潜在问题，并能够找出问题出现的原因，进而提出解决问题的具体办法。这样能够帮助系统维护人员
