1、建筑工程档案资料管理的重要性及策略研究摘要：伴随我国经济的迅速发展,建筑工程的建设规模也在不断扩大,工程档案作为工程的一部分，其寿命比工程本身要长得多，它承载这不仅是工程本身的信息，还承载各利益相关者的权力义务关系。同样，工程档案是一种财富，其中包含的环境地质信息、工程建设经验等都是从业者的宝贵经验，因此档案资料的管理也日益显现出其在工程建设中的重要地位和作用。文章通过分析建筑工程档案管理的重要性,就如何开展建筑工程档案管理工作进行了深入探析。 关键词：建筑工程；档案资料管理；重要性 中图分类号：G271 文献标识码：A 0、前言 随着高新区的开发带来了无数的建筑工程，首先是交通道路的开发到园
2、林绿化，到办公大楼、研发大楼、商业基础设施配套，小到路边岗亭，种类繁多、风格各异的建筑工程充满了整个开发区。这些工程给我们留下了数目庞大的工程文档，并且越来越多地以电子数据的形式记录下来。如何对这些文档进行管理和利用，成为监管者和从业者关注的重点的问题。建筑工程中,档案资料管理是重要的组成部分之一,同时它也是工程竣工的必备文件,对工程的建设施工起着重要的监督指导作用。我国建设部门对于工程的档案资料管理也是相当重视,并明确提出：任何一项建筑工程如果档案资料不符合标准规定,贝一判定该项工程不 合格,对工程质量具有否决权。2013 年中国建筑业高峰论坛，对我国未来的建筑业进行了定义：新兴的信息技术与
3、智能建筑技术结合，造就智能建筑。可以预见，未来的建筑业不仅仅涉及建筑物建造，还更多滴融入了高科技的元素。与建筑实体功能密切相关的智能化设施和设计，给建筑文档数据库增添了更多更复杂的内容。因此，加强有效的建筑文档管理是大势所趋。 1、我国建筑工程资料管理的背景 社会的发展使得国家对于基础设施的投入大大增加,同时对于建筑工程的质量也提出了更高的要求。建筑工程的资料管理是整个工程施工的整体缩影,资料的完整与真买与否,是整个工程项目施工质量优劣的重要依据。由此可见,作为建筑工程重要的组成部分之一,工程档案记录着施工活动的全过程,是工程竣工时必备的交付文件。它对于整个建筑过程发挥的作用不可小觑,记载着建
4、筑物、构筑物、地下管线的铺设等相关建设项目,是投资计划、建筑安排、施工过程、改建扩建等建筑活动不可缺少的档案文件,它构成了建筑工程过程中不可或缺的重要因素,关系到工程是否能够按期完成及完成的质量优劣。 2、建筑工程档案的内容和作用 建筑工程档案具有一个不断变化的内涵，随着建筑工程的智能化，许多新建的建筑工程文档进入人们的视野，其重要性甚至超过了传统的工程文档。因此，工程文档的作用也不仅仅是简单的记录功能，它还是楼宇运营和生存必不可少的一部分。 2.1、建筑工程档案的内容 工程文档的一般定义是从工程项目的开发、立项、报批、设计勘察、施工准备，到施工、监察、验收等建造和管理过程中形成，并通过图表、
5、文字、声像等形式保存下来的材料。传统的工程文档包括主要包括工程准备阶段文件、监理文件和施工文件三类。工程准备阶段文件主要有立项文件、用地文件、勘察设计文件、招投标文件等等；监理文件主要有监理计划、监理报告、监理工作总结等等；施工安装文件包括土建、施工技术、施工现场、进度记录、工程图纸及材料文档等等。而随着信息技术的发展，建筑工程文档中出现了许多新面孔，如通信设施规划图纸、监控设备相关文档、门禁感应等设施管理数据库等等。同传统的文档一起，这些工程文档越来越多地被记录在计算机中，并能够随时进行调用。因此，建筑工程档案的作用从记录工程建造信息，开始成文工程运转的一部分。 2.2、建筑工程档案的内容
6、建筑工程档案的最基本作用是记录工程信息。无论是施工单位、监管者还是投资者、业主，都希望工程的相关信息能够被记录下来。作为工程交付的核心要素，完备的工程文档是施工单位完工验收的必要条件之一。监管者对工程造价、安全等等负有监管责任，工程档案是重要的考察依据。同时对于投资者和业主而言，工程文档能够为其使用和进一步加工工程提供信息支撑。而随着智能楼宇的兴起，楼宇中的信息如建筑用料寿命记录、工程结构变化检测、通信监控设备实时数据等等，在工程的日常管理监测中发挥着越来越重要的作用。建筑工程文档不在静静地躺在数据库中，而是为工程运转提供实时的信息支撑。 3、建筑企业资料管理人员的必备条件 一般认为建筑企业资
7、料管理员的工作看似轻松,其买要做好也是 需要一些必备的条件的,具体包括：(1)踏买、勤奋、认真的工作态度是资料员工作的必要前提。工程施工的资料搜集和管理具备一定的复杂性和艰巨性,这就要求资料员在日常工作中多思考,用积极认真的态度去工作、去落买,具备高度的责任感,在做好自己本职工作的同时,对于工作的各个环节都要有补位意识,加强自我协调和配合的能力。(2)一名合格的资料员,不光在思想上具有能动性,还必须具备扎买的建筑专业知识。建筑工程的资料员工作是一项集工程管理和档案管理为一体的复合型工作,对于人员的要求也相对比较高。 4、我国建筑工程档案资料管理的现状分析 当前,我国建筑工程档案资料的管理现状令
8、人堪忧,存在着不少问题。主要表现为以下几个万面。 建筑工程的档案管理缺乏统一的管理模式和有效的管理措施,通常都是想到了才去做这件事情,要不就是放在那边不理,缺乏从根本上对这一工作的重视程度。(2)1.档案管理意识淡薄。档案管理意识淡薄主要体现在两个方面，一方面是对档案价值的轻视，二是对数据真实性追求的丧失。许多人的观念里，工程数据的作用仅仅是记录，随着工程的完工，工程数据便完成其使命。因此，在许多情况下，许多工程文档只记录了工程中主要的内容，如工程图纸、施工进度、用料等等，而遗漏了大量的信息。许多工程在后续的追查中，往往找不到具体的工程信息，无法追踪到人和物的来源。此外，大量的工程信息造假或偏
9、差较大。工程中设计的监管者、测绘人员与投资者和施工者，往往勾结在一起，为了更快更好地完工验收，往往大量造假和隐瞒。最终对于无论是使用方、监管单位还是施工者而言，工程档案只是一个形式而已，没人有会去认真考察里面的数据，因为那些根本禁不起考察。(3)完成工作任务的目的性不够明确,往往是为了搜集而去搜集,考虑的是尽快完成这个任务。出于这样的工作目的,建筑资料的搜集往往缺少了原本的真买性和有效性,丧失了这一工作环节的重要意义。这一做法歪曲了工程施工的买际内容,失去了资料搜集和档案记载的价值,包含着极大的不确定性,对于施工过程也起到了消极的阻碍作用。(4)档案管理技术落后。我国的许多工程档案还停留在纸张
10、时代，尤其是较为落后地区的工程。传统载体的档案不仅容易损坏丢失，还无法实现高效的管理利用，保存和使用非常繁琐。在相对发达的一些地区，工程文档实现了全部或部分电子化。但尽管如此，对于档案的安全备份和保存，缺乏延续和统一，各类文档管理部门和数据库混乱，互相缺乏互通，大大削弱了工程文档的价值挖掘的能力。 5、加强工程档案有效管理的措施建议 5.1、完善建筑工程档案资料的管理制度 项目工程的管理负责人应亲自督查工程档案资料的搜集和管理情况,积极制定完善的档案管理制度,并按照计划和规定有效地进行保管工作。 5.2、充分利用建筑工程的相关资料 工程的档案资料涉及到建筑施工的整个过程和具体细节的把控,对于该
11、资料的合理利用就显得至关重要。它是缩短工程施工周期、保证工程完成质量的有效保障。同时,真买可靠的档案资料对于后期的工程建设也有积极的借鉴作用。 5.3、建立追求真实诚信的风气 工程记录无论好坏，都应当真实地被记录下来，真实的数据才具有保存和利用的价值。当由于工程的真实记录肯定会成为部分利益相关者的把柄，因此并不是所有人都愿意主动去追求真实。监管单位必须保持独立，真正做到引导正确的价值观，对造假行为进行严惩。施工单位也必须加强施工人员的素质和能力培养，力求最真实地记录工程信息。 5.4、资料员应深入施工现场完成资料的记载 要想搜集到真买可靠的档案资料,建筑企业的资料管理员应深入施工现场进行勘查和
12、记录,从而保证档案资料的真买性和完整性。只有参与到工程建设的全过程,才能算是较好地完成了档案资料的管理工作。 5.5、提升档案管理的能力 通过信息化进行工程文档的管理是可行的途径，利用计算机技术，能够将各种类型的文档统一管理在数据库中。通过软件，能够对各区域各时期的数据进行统一编排，实现区域间的联网。另外，建筑企业应深刻认识到，加强培养工程文档管理分析的专业人才，是工程信息的价值得以挖掘的必要条件，因此建筑企业应积极加强对于资料管理人员的培训和拓展,提升资料员的工作能力,确保资料搜集的真实有效，完善资料管理人员的专业素质,使其具备足够的专业知识和专业技能进而促进工作的顺利完成。 6、结束语 确保建筑工程资料的完整性，有助于工程竣工后的项目工程质量审核，对后期可能出现的工程问题提供借鉴，并据此可以尽快找出问题的原因，进而可以及时制定处理措施。因此，建筑企业对资料档案的管理应提起足够的重视。 参考文献： 1石金鹭.工程档案管理对建设工程质量的作用分析J.企业导报,2013(6). 2臧应雨.当前工程档案管理工作中存在的问题及对策J,山西建筑,2013(10).
