1、B 集团公司办公自动化系统的完善对策摘要：本论文将详细论述办公自动化系统在 B 集团的应用分析与完善对策；通过办公自动化系统的应用推动 B 集团公司信息化建设的应用，提高集团提升竞争力、增强企业管理效益提升现代化水平。 关键词：办公自动化 ；Lotus Domino 中图分类号：C931.9 文献标识码：A 一、B 集团公司办公自动化系统的现状分析 集团公司办公自动化系统设计所用的软件平台有数据库 SQL Server 2000、开发工具包 JDK1.6、服务器 Tomcat 6.0,浏览器 IE 6.0 都是开源的其中操作的细节和配置都易学。本系统的工作流程就是基于 Struts 下，分为以
2、下步骤： (1)浏览器向服务器发出请求，Controller 获得这些请求。 (2)Controller 根据配置文件 struts-config.xml 中的定义将这些请求发送到相应的 Action,对应图中的 Model。 (3)Action 完成相应的业务逻辑处理后，将处理结果返回到Controller。 (4)Controller 再根据配置文件 struts-config.xml 中的定义将处理结果显示到用户视图 View。 二、B 集团公司现行办公自动化系统存在问题的成因分析 结合近几年运行效果的比对，对 B 集团公司办公自动化系统存在的问题原因进行了梳理，具体分析如下。 1.办公
3、自动化系统建设相关的基础建设不足 信息资源的采集和利用是实施办公自动化的前提。由于集团公司办公自动化的资源整合力量不足，为建立信息数据库建设所需要投入的人、财、物不充分，导致了信息采集渠道不通畅、信息利用效率不高、信息管理复杂的现状。 同时，因为缺乏建立统一信息化标准（信息化标准主要涉及到信息编码、网络通讯协议、操作系统、网络结构等） ，造成众多公司各开小灶闭门造车。办公自动化发展急需加快基础投入，规范统一标准。否则，一方面导致了大量的资源浪费；另一方面，也无法真正地实现互联互通、资源共享， “大网”不见有， “小网”遍地开花的现将不会得到根本改变。 主要原因分析：投入不足，特别是硬件设施的升
4、级与软件的及时更新，都未能跟上业务与系统发展的需要与步伐。 2.办公自动化的网络基础和整体资讯平台发展不足 电子办公发展的必然结果是从独立分割到共享集成，从“一站式”到“一网式” “一表式” 。网络硬件设施和办公资讯平台是电子办公的资讯载体和资源中心，作为网络的基础设施，办公资讯平台为集团内各公司、各部门之间，集团公司与社会之间的沟通架起桥梁。 目前 B 集团公司办公自动化网络环境普遍存在带宽偏低，资讯堵塞的现象，无法满足办公自动化的发展要求。办公自动化网站出现了“三多”现象“空站”多、 “老站”多、 “死站”多，具体表现为“三不”建设“不合格” 、更新“不及时” 、资讯“不完备” 。 主要原
5、因分析：存在“重建设，轻维护，轻升级，轻配套”的问题，系统建设与更新不及时，特别维护未跟上，系统信息的清理与归档更未跟上，造成垃圾信息、过期信息等大量存在。 3.企业员工未能全面有效运用系统 大多数企业员工不懂得自己在部门里怎样应用好办公自动化系统。办公自动化对企业员工的知识、技能提出了更新、更高的要求，特别是要求企业员工掌握现代的通信技术的网络技术，而现代通信和网络技术日新月异，使得多数企业员工难以跟上知识和技术发展的步伐。从企业员工的文化知识来看，经过 2003 年的公司成立至今，集团公司有 65%以上的人具有本科学历，但在下属企业，则相对较低，近 10 万名企业员工中，拥有本科以上学历的
6、人只占 20%。即使一些学历较高的企业员工，计算机操作方面的技能仍较欠缺。所以，B 集团公司下属企业（特别是三级单位）急需能熟练掌握电脑和其用途的企业员工，也急需培训出能专门从事网络维护和信息管理的专业技术人员。 主要原因分析：一是对企业员工缺乏相应的专业技能培训；二是缺乏相应的运用考核，特别是定量指标的考核。 4.与办公自动化系统相关的规章制度尚未完善 办公自动化系统的运行及管理缺乏正式的规章制度。办公自动化系统的健康、有序的发展离不开一个完整、统一的规章制度管理。为保障集团公司办公自动化的发展，许多信息化发展水平高的企业制定了专门的规章制度。而 B 集团公司在办公自动化的统一管理方面严重滞
7、后，目前只是对信息发布出台了一些限制性的规章制度，而对于如何促进办公自动化的发展，使用电子签名和 3G 移动办公，认证网上身份、邮件、审批的效力还没有制定相应的规章制度，这在一定程度上也制约了办公自动化的发展。同时，对信息网络安全的预防、监督和责任追究没有完整的制度。因此，管理制度和安全规定的欠缺成为办公自动化实施的瓶颈。主要原因分析：配套的企业运营中与办公自动化需要的规章制度未能及时跟进，从而削弱了办公自动化的实际运行效果，更是造成了资源的浪费。 完善 B 集团公司办公自动化系统的对策 1 、加强办公自动化氛围的培育 一是着力培育办公自动化氛围。企业文化是现代企业的核心竞争力之一，也是企业可
8、持续发展的根本保证。企业文化管理是以人为本、以价值观塑造为核心，以诚实守信、知识创新和学习型组织为主要内容的现代管理模式，企业文化管理必须在发展战略上做到与时俱进、超越创新，才能在企业未来的发展中发挥出自己独特而持久的文化效用。 二是加强使用环境建设。使用环境是成功与否的基础，决定了公司的总体态度。所以培育办公自动化系统氛围，必须加强环境各层面的建设与提高。包括：决策层的引领示范，管理者的素质与管理哲学，确立业务人员的地位确立。 三是关注员工的培养和教育，要相应地建立健全员工培训和教育制度。加强对员工的培养和教育，应是办公自动化建设中的重要内容，引导各级管理者自觉遵守办公自动化规范，发挥管理者
9、的引领和示范作用，最终达到办公自动化“外化于形，内化于心，固化于行” ，最终形成良好的办公自动化氛围。 2、 加大办公自动化系统建设投入力度 一是持续加强信息化人才队伍建设。要明确信息化工作岗位序列，培养和打造人员配比合理、自主可控的信息化管理、建设、运维和安全的队伍；加强复合型人才队伍建设，开展全员信息化培训，重点加强企业中层以上领导干部信息化培训；对较高层次的信息化人才开展职业生涯设计；广泛开展各种形式的信息化建设、应用、运维技能竞赛和岗位练兵活动，进一步提高信息化人员专业素质和岗位能力。 二是结合实际，加大深入开发力度。建设办公自动化系统，考虑到集团业务流程的特点，一般采用在原有系统软件
10、原型基础上二次开发的方式进行建设。具体来说，由管理软件商提供软件，由集团或者软件开发商安排专人在此软件平台上根据实际情况进行二次开发，软件开发商提供技术支持。 对于目前 B 集团办公自动化建设进度来说，应以简单、实用为原则，不要求面面俱到，具备基本功能即可，但需保持今后升级提高的能力。通过建设，为 B 集团今后的信息化建设积累经验，打好基础。 三是扩大办公自动化系统的覆盖范围。全面提高办公自动化系统对主要业务的覆盖面，重点加强办公自动化系统内的集约化人财物管理、国际化运营、辅助分析决策、经济运行监测分析和全面风险管控等业务信息系统的建设和应用；积极推进信息技术在研发设计、生产过程控制、节能减排
11、、安全生产和应急管理等关键生产环节的应用。全面普及企业资源计划（ERP） 、供应链、客户关系等办公自动化管理信息系统。持续开展办公自动化系统功能完善、性能优化和应用评价等工作，推进办公自动化系统在企业各层级的纵向贯通。加强办公自动化系统在生产环节与管理环节互联互通的横向集成能力，推进从单项业务应用向多业务综合集成的转变，从单一企业内应用系统向集团内上下级公司共同应用的转变。 3 、推进办公自动化的网络基础和整体资讯平台 构建全国范围内的集团广域网。B 集团在全国拥有众多的成员企业，而且随着业务的发展还在不断地组建新的专业公司。为了发挥集团办公自动化系统的“集中控制、统一管理”原则，加强集体化运
12、作和管理所有的成员企业的办公自动化系统都需要与 B 集团总部进行跨地区的远程网络连接以构成 B 集团的广域信息专网。广域网系统的建设主要解决集团总部与成员企业之间网络的信息互联互通问题，保障办公自动化系统在 B 集团所有成员单位的使用能够直接由 B 集团公司统一管理。 通过 B 集团公司广域网，建设 B 集团公司基于办公自动化系统的整体咨询平台。建设办公自动化系统的整体咨询平台，可以实现 B 集团的生产、销售、管理等经营活动都体现在办公自动化系统中。建设办公自动化系统的整体咨询平台，可以实现从集团中心会议中心到全国各级成员企业的视频会议，使之在处置突发事件、领导指挥决策、紧急部署、快速反应及各
13、类行政会议、业务工作部署等可以召开紧急会议。为办公自动化系统的全面整体性提供重要的多媒体通信手段，更加体现了 B 集团公司在办公自动化系统整体咨询平台中的集中控制。 4、完善相关规章制度配套建设 这是办公自动化企业成功的重要保障。在办公自动化的建设中，必然涉及到一系列管理及应用问题，主要包括：涉及规范企业信息公开的法律，如信息公开制度；涉密信息管理的办法，如企业信息资源管理制度；涉及个人隐私的管理办法，如企业及个人隐私保护制度；涉及商业交易的规定，如网络交易管理规定、企业商业秘密保护管理规定；涉及信息安全的管理办法，如信息安全管理办法，等等。就目前来说，B 集团公司加快办公自动化的法制化建设内
14、容是，建设与企业信息化相关的基础制度，如企业信息公开管理办法，政府信息资源管理办法，同时，调整一些已不能适应信息化时代要求的管理办法，如行政管理办法、电子商务管理办法等。 四、 小结 本文选题基于 B 集团公司办公自动化系统中存在的各种问题，尝试提出解决问题的思路与方法。在撰写中，本文试图从文化观念、组织机构、人员素质、业务流程、考核激励等方面进行探索。 总之，只有全面理解办公自动化的实质，充分结合 B 集团公司业务现状，认真进行研究和分析，制定切实可行的措施，强化办公自动化建设与执行，加大办公自动化的考核力度，同时着力培育办公自动化氛围，才能切实提高 B 集团公司办公自动化的质量，才能充分发挥办公自动化应有的作用，才能为 B 集团公司又好又快发展提供有力保障。 参考文献 1蔡明，陈永运.J2EE 架构的研究与应用J.计算机应用与软件，2004， （01）：42-43 2B 公司 OA 无纸化办公自动化系统说明（2006） 3B 集团公司安全生产实时监控系统说明（2007） 4张卫.企业 OA 建设现状及发展趋势J.办公自动化，2008， （18）：22-23 5B 集团公司 2010 年信息化建设工作要点（2010） 作者简介：万美芝（1978-） ，女，新疆乌鲁木齐人，硕士，工程师，研究方向：信息管理。
