1、ERP 环境下的内部控制制度建设探析吴菁：ERP 环境下的内部控制制度建设探析 摘要本文首先分析了 ERP 的概念，然后指出了 ERP 的使用对企业内控体系造成的影响，最后论述了 ERP 环境下构建现代企业内部控制制度的策略。 关键词ERP；现代企业；内部控制；策略 中图分类号F274文献标识码A文章编号1005-6432（2013）46-0054-02 ERP 是把企业整体资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划，从而达到最佳资源组合，实现效益最大化，利用 ERP 软件，能够及时的获悉信息流、资金流和物流等，是企业管理决策过程中一项重要参考依据。ERP 有
2、整合性、弹性、集中的数据储存、便利性、增强企业管理绩效等优势特征。当前，内部控制人员怎样在 ERP 环境下保质保量地完成工作任务，已经是现阶段面临的新课题。 1ERP 的概念 笔者认为，ERP（企业资源管理计划）可以从管理思想、管理系统以及软件产品这三个方面总结出它的定义。首先，它是 20 世纪 90 年代美国一家 IT 公司根据当时计算机信息、IT 技术发展及企业对供应链管理的需求，预测在今后信息时代企业管理信息系统的发展趋势与即将发生变革而提出了这一概念，它实际上就是在制造资源计划的基础上产生与发展起来的一种供应链方面的管理思想。其次，有机地结合了客户机、服务器体系、关系数据库结构、图形用
3、户界面以及网络通讯等信息产业成果，将 ERP 的管理思想作为灵魂的软件产品。另外，将企业管理理念、基础数据、业务流程、人力物力以及软件这四项融为一体而形成的企业资源管理系统。随着 ERP 的不断发展，其涵盖的内涵在一定程度上发生了变化，具体有以下几个方面的特点：第一，ERP 进一步拓宽了企业管理信息集成的范围，不仅涵盖了财务、生产管理、分销方面，同时还包括了企业的其他管理功能，比如人力资源、决策支持以及质量管理等诸多功能，而且它还支持国际互联网、企业内外部网等。第二，ERP 除了重视企业产业链所有环节阶段的信息管理之外，并且对于具有诸多生产种类的企业实际需求其都能够满足，这在很大程度上使得软件
4、的应用范围得到了较大的拓展。第三，所使用的信息技术都是最先进的，比如图形用户界面技术、第四代语言和开发工具、分布式处理数据信息系统等。 现阶段，我国各企业的发展状况不平衡，有的企业采用的管理方式是工业经济时代的，有的企业的管理在信息经济时代的边缘，只有一小部分技术高的企业管理方式与经济时代的要求相一致。传统的企业管理主要注重的是职能方面的管理，重视扩大企业的规模，降低成本，提高质量水平，将资金作为企业生产经营过程中的首要位置，一味地追求利润最大化。现阶段，企业的管理所要面对的是以网络和创新作为特征的知识经济，企业必须将内部与外部资源进行全面的整合，只有这样，在竞争激烈的市场中才会拔得头筹，物美
5、价廉不一定能够拓宽销路，在企业实际经营中，具有重要位置的是人，在网络时代下，只有反应快的才具有较大的优势，企业只有先具备了获取利益的能力，方可获得较大的利润，这是 ERP 系统的基本要求。 2ERP 的使用对企业内控体系造成的影响 21 导致控制环节发生变化 随着 ERP 的实施，数据传输过程中实现了数据共享目标，利用先进的网络技术确保了数据的同步性；按照规范的程序公式采用计算机方式对数据进行计算和汇总，提高其精确度。在内部控制实施过程中，上述环节均不包含人为因素，不会出现人工控制失误或者舞弊的情况，故在内部控制中不属于核心关注的环节。不过上述环节的顺利运行完全取决于 ERP 系统设计的合理科
6、学与否。怎样达到这些条件是内部控制中需要高度重视的一环。 22 导致控制方式发生变化 在 ERP 环境下的数据无论是传输还是处理都是按照规范程序公式采用计算机方式自动实现的，数据是否完整、传递是否及时直接由程序设定的科学合理与否所决定，简单举例，以往使用的核对、复查等手工控制手段对于先进计算机技术提出的控制要求无法满足，所以，系统自动控制和重要环节过程中进行手工记录并行的方式是 ERP 环境下必须注重的控制方式，在该方式下对从事内部控制工作的人员有了越来越高的要求。 23 数据安全环境发生了变化 随着 ERP 的实施，数据的存储、传递、处理等均发生了较大的变化。实现了通过计算机技术进行自动控制
7、的目标，这样一来，就要注意数据安全性控制环节，时刻保障数据的安全性，确保系统健康稳定运行，营造良好的数据保管氛围。 3ERP 环境下构建现代企业内部控制制度的策略 31 强化系统配置与数据采集工作 ERP 环境下进行数据的自动采集时应注重于核查自动采集中的系统配置的精确度，同时，保存好系统配置过程中产生的清单以及相关的核查资料，关于系统的配置必须交由专门的管理人员负责或者派对应的技术工作者在管理人员的监督控制下来完成，需要注意不得让系统的使用者过多的参与，以免系统的使用者详细了解系统后利用系统存在的漏洞干一些违规的事情。在修改与二次开发系统时要通过授权的专业工作者来完成。凡是要求工作者处理后方
8、可录入系统的数据，必须对数据的来源加以完善储存，保管好数据的原始凭证、经办及复核工作者的记录。这样就极大地方便了企业内部控制测试及其审计工作的开展。 32 强化业务流程的构建与重组 随着 ERP 的实施，必定会造成传统的人工控制的业务处理过程有所变动。所以，我们必须按照 ERP 系统自身具有的自动控制及数据管理信息化的特征，科学合理的重组企业当前实行的运行模式、业务流程，从而将内部控制体系的功能优势全面的体现。 33 保障数据的安全性 合理设置组织机构，具体应做到：将系统维护及使用两部门分离开来，强调系统维护部门不得干涉具体的业务操作，系统使用部门禁止涉及系统维护环节；系统维护部门中所有岗位应
9、相分离；业务部门必须严格遵循不相容岗位相分离的原则对内部人员岗位进行合理安排。 保障信息系统的安全性；凡是没有通过任何授权的用户，不得私自使用ERP 系统；安装专门的机房、UPS 持续电源等来营造良好氛围的 ERP 系统重要的硬件系统环境；必须具备相应的杀毒软件以提高系统应用软件的安全性。 加强系统监督控制；编制完善的系统自我保护体系，构建完整的日志，注重日志文件的管理；如果系统实际使用时出现了失误情况，要第一时间告知有关负责人采取有效措施予以解决。 34 强化制度建设 任何企业要想达到预期的目标，构建内部控制体系，编制完善的风险控制措施，就必须有一套高效的规章制度作为支撑。比如，ERP 环境
10、下为了提高系统数据的安全性，就需要一套相匹配的制度，明确系统备份的具体数量及时间，系统遭到损坏后，数据恢复正常的实际条件；对负责数据保管工作的人员要求，数据存储中需要达到的条件等。全面贯彻落实控制措施，公平对待各岗位。需要注意的是企业应结合自身每一阶段的实际情况适当的调整与健全现有制度，使其符合于当前的发展趋势。35 加强人才培养 在 ERP 环境下，构建内部控制系统时，必须注重对有关人员的培训。当前，有不少企业在执行 ERP 系统过程中均存在人才紧缺的情况。造成这一现象的主要原因是在 ERP 环境下要求企业人才不仅要熟知企业所有的业务流程，财务类的业务及计算机技术，同时，还必须实现系统分析员
11、的一些素质，可以时刻了解像数据环境、新信息技术等方面的内容，只有达到了上述所述的要求，企业人员才能够和 ERP 系统的开发者及时有效的交流、沟通，将企业的实际需求全面的表达。 36 设置完善的内部控制机构 摒弃重短期成本忽专职机构建设的思想。内部控制监督机构中应涵盖对各岗位、各部门及各业务进行监督反馈制度。争取和行政管理实施交叉控制；要求所设置的内部控制监督机构要具有独立性，稽核工作必须具备规范高效的监督审计程序。包括了核心业务与核心风险点，安排了解业务、工作责任感强、谨慎认真的人员担任内部控制监督机构工作任务。 4 结论 综上所述可知，企业实施 ERP 系统并非是单纯地进行软件系统及其网络的
12、应用，还必须不断优化企业内部业务流程，唯有如此，企业内部控制体系才会具有较高质量，才会将自身具有的功能作用全面发挥。在ERP 环境下，现代企业内部管理中依旧将内部控制体系作为核心部分，这不仅是企业获取良好价值的前提，还是帮助企业实现效益最大化目标的根本。 参考文献： 1吕华 ERP 环境下的企业内部控制思考J.时代经贸（下旬刊） ，2008（12）. 2钟敬红，宋玥基于会计信息化视角下的企业内部控制研究J.情报科学，2012（6）. 3蒋菊芬 ERP 环境下的中小企业内部控制研究J.现代经济信息，2009（11）. 4李得法试论中小企业内部控制问题及对策J.中国市场，2010（14）. 5吴健我国企业财务内部控制管理研究J.中国市场，2010（27）. 作者简介吴菁（1973） ，女，江苏南京人，中级会计师，研究方向：国有上市公司内部审计。
