1、ERP 环境下中小企业财务管理工作的风险及防范策略内容摘要：市场经济发展要求财务管理工作日趋细化、科学化，这给我国企业特别是给发展中的中小企业带来很大挑战。传统的手工财务操作已无法适应当前激烈的市场竞争，中小企业纷纷寻求会计信息化解决方案，在财务管理中应用 ERP 系统。中小企业由于发展规模局限、人才制约以及经验不足等原因，在 ERP 系统的应用中产生了管理思想、成本收益、软件选择、内部控制、实施人员、信息安全等方面的风险，因此中小企业应在明确会计信息化建设目标、重视 ERP 系统软件的选择、提高信息安全意识、培养会计信息化复合型人才、构建健全的内部控制制度等方面加强防范，以促进中小企业的长足
2、发展。 关键词：ERP 中小企业 财务管理 风险防范 ERP 系统在中小企业财务管理中的应用 “十一五”期间，财政部发布可扩展商业报告语言（XBRL）技术规范系列国家标准和企业会计准则通用分类标准，会计信息化建设取得了重大突破。财政部在 2011 年 9 月印发了会计改革与发展“十二五”规划纲要财会201119 号，文中明确指出要建立健全会计信息化管理体系，推进会计信息化标准体系建设和实施，进一步推动企事业单位整合提升内部信息系统，逐步实现会计基础工作信息化、会计准则制度信息化、内部控制信息化、财务报告与内部控制评价报告信息化等，为对外报告和内部管理提供更有力的决策支持。可见中小企业根据自身情
3、况，逐步、有选择地引进 ERP 系统，提升财务管理水平已迫在眉睫。 ERP 理论应用现代信息技术，通过会计信息化进程扩展企业财务管理的信息来源渠道，整合财务管理信息，提高信息质量，实现信息共享，提升财务管理决策水平，提高企业竞争力。与传统的财务管理相比，ERP环境下的财务管理功能具有高度集成性、动态性和实时性，以不断变化的市场需求为起点，实施快速便捷的财务核算，提供实时动态的财务信息，有利于企业的动态管理，实现财务与业务生产的协同发展，以促进传统财务会计工作向会计信息化的发展和转型（薛雁群，2008） 。图 1 为ERP 系统在企业应用的标准流程。 目前，我国许多中小型企业纷纷应用 ERP 系
4、统，但由于我国中小企业地区发展不平衡，受市场规模、人才制约以及经验不足等的限制，许多中小企业管理机构简单，不设财务机构，没有专职的财务管理人员，财务资料缺乏，有的甚至缺少必要的账本记录，管理技术与方法落后，无法对财务风险进行评价与控制。因此，中小企业财务稳健性差，面临的财务风险极高，破产率大；另外，中小企业对 ERP 系统认识不够充分，定位不够准确，加上资金短缺，缺乏专业的技术人员和有效的管理；最后，目前我国 ERP 软件市场管理比较混乱，ERP 软件系统研发也不够成熟。以上原因导致我国中小企业 ERP 系统应用时间晚、使用数量少、使用周期长、使用范围不均衡、使用深度不够、使用效益有待进一步提
5、高等整体现状。 ERP 环境下财务管理工作中的风险 （一）管理思想风险 虽然 ERP 系统采用先进的管理理念，但运用必须结合本企业自身管理现状。ERP 系统既要整合来自企业内部的信息，又要整合来源于企业上下游的外部信息，才能充分发挥信息化优势。 如果盲目依赖 ERP 系统，忽视本企业的管理基础、信息化程度是既不科学也不可取的，特别是目前我国中小企业管理水平和方法仍与大型企业乃至国际上先进成熟的管理模型有较大的差距，管理者财务意识淡薄，偏重于企业的生产活动，忽视财务管理在企业决策中的重大作用，使得先进的会计处理和财务决策方法难以得到恰当的应用。 在 ERP 系统实施过程中，容易产生以下两种管理思
6、想上的风险：首先，如果企业管理者单纯依靠 ERP 软件，无法站在战略、宏观的高度，用管理会计的态度对待企业的财务工作，就难以充分发挥应有的领导、协调作用；其次，有些管理者把 ERP 项目定位为一般性电算化项目，忽略 ERP 系统中存在的科学管理功能，无法把握 ERP 实践中的机遇，这两者均会导致企业难以真正改变经营管理落后的局面（刘学，2011） 。 （二）成本收益风险 对中小企业来说，采用先进的管理办法进行财务管理工作，成本过高、资金短缺是主要瓶颈。中小企业融资困难、融资渠道不畅，其自有资金既要满足自身的发展战略和计划，又要用于各项投资活动，流动资金短缺问题比较显著。如果中小企业要应用 ER
7、P 系统，就要占用投资资金，增加企业融资成本；高昂的初始投资费用以及运行中的系统维护、更新、二次开发和相关管理费用等，使得中小企业在 ERP 应用中的投入过大，相对成本高于大型企业。此外，由于中小企业的管理方法、管理水平、人员素质、信息化基础等比较薄弱，使得企业在 ERP 系统的应用中存在着很多不确定性导致的风险，造成企业的投入和产出不成正比，成功机率随之下降。 （三）软件选择风险 对任何一家选购 ERP 系统软件的企业来讲，无论购买国产软件或者进口软件，都必须经过慎重的选择。国内目前的 ERP 软件市场比较混乱，ERP 软件系统研发不够成熟，缺乏先进的管理思想指导，行业适应性差，缺乏实用性、
8、保密性、可操作性，模块分裂割据，整体功能根本无法体现。在针对种类繁多、实际经营状况复杂的中小企业时，难以合理迅速地投入使用，从而在使用过程中带来的调整成本也就相应提高。此外，ERP 系统的财务会计模块包含了多个子系统，在软件应用过程中，无论哪个子系统出现问题，不能按照业务流程工作，都会影响正常良性的工作。因此，选择合适的 ERP 软件就显得至关重要。 （四）内部控制风险 ERP 系统以流程式管理为基础，在促进企业提高管理效率的同时，也可能增加企业财务管理的风险。第一，由于信息的存储和处理集中于网络系统，特别是中小企业的安全防范系统不够健全，使得企业更容易遭遇有意或无意的系统攻击风险；第二，由于
9、 ERP 系统管理需要，企业对系统的登录和访问权限的管理改变了企业内部员工的职权，员工的流动和管理也会增加本企业的内控风险，如在新老操作人员的角色和岗位转换中，会增加企业相关部门在信息质量控制方面的难度，误导管理人员作出错误的决策，内部控制无法保障企业的经营管理效果，业务决策也难以实现科学化、合理化；第三，信息的处理和存储的高度集中管理，使得传统手工会计系统中某些职权分工、相互牵制的内部控制措施失效。（五）实施人员风险 现代企业以人为本，特别是中小企业，在与国内外大型企业的竞争中，人才更起到至关重要的作用。在企业导入 ERP 系统，就表面上而言，对财务人员有着较大的冲击，部分财务人员面临着“无
10、事可做”的危机；从深层次来讲，多数财务管理人员对 ERP 系统的信息在使用上处于被动状态，对 ERP 系统功能了解不够深入，单纯依赖企业内部系统维护员或者系统供应商；系统维护员由于财务管理知识缺乏，往往只按照约定需求对系统进行维护、升级和扩展，无法关注财务管理动态，使得 ERP 系统难以充分发挥财务控制与支持管理决策的功能，这些都会对企业经营管理带来极大的负面影响，企业也将随之遭遇技术风险。 （六）信息安全风险 首先，在 ERP 系统应用环境下，会计信息输入、处理和输出的方式和内容日益复杂，大量逆向操作（反结账、反记账、反审核等）的普遍使用，会计信息被篡改的风险增大，信息真实性面临挑战。其次，
11、会计信息传递无纸化和网络化，电子凭证、电子账簿和电子报表存在被修改而不留痕迹的可能。传统的财务管理一直使用手写签名来证明文件的性质和用途，而在 ERP 环境下，电子凭证、电子账单和电子报表等无纸化介质的使用，导致传统的手写签字方式无法沿用，系统在辨别真伪上存在风险。再次，由于中小企业管理模式和制度不够健全、合理，ERP 系统使用人员的身份确认和文件的管理方式等存在一定的漏洞和风险。最后，企业的财务数据是重大商业机密，而财务软件是基于互联网的系统，如果遭到破坏或泄密，损失不可估量，在当前会计信息化过程中，财务管理系统受到非法攻击的可能性更大，而目前我国信息安全风险控制方面的制度法规滞后严重，与现
12、代信息技术相适应的财务管理方面的法律制度体系近乎空白。 ERP 环境下财务管理工作的风险防范 （一）明确企业会计信息化建设目标 ERP 系统实施企业必须对自身进行准确定位，认清和掌握本企业会计信息化建设的现状和需求，充分发挥 ERP 系统在财务管理中的优势，制定符合企业发展的具体目标，提高财务资源的使用效率和效果，使企业资金流、物流和信息流高度协调统一，企业与各利害关系部门之间的信息畅通，对财务信息资源进行系统整合、全面规划，避免形成信息孤岛，实现信息的全面集成和充分共享，以支持管理决策（陈启申，2004） 。中小企业要努力打造统一、集中的财务管理信息化平台，加强财务监控职能，建立严格的全面预
13、算、成本管理控制体系和实时准确的财务预警系统，及时发现可能存在的重大财务问题。图 2 反映的是信息化环境下 ERP系统中各财务子系统在企业中的集成应用。 （二）重视 ERP 系统软件的选择 无论是国内市场还是国外市场，ERP 系统种类繁多，但我国的财务软件在目前的 ERP 竞争过程当中，起跑较晚，尚处在初步发展阶段。为确保及时、完整、快捷的传递、分析和处理会计信息，中小企业要选择、建设完善的 ERP 系统。 在实施 ERP 系统之前，将企业自身的发展规划作为选型的依据，对合作的软件企业的专业技术实力、产品性价比、后期技术支持和服务等进行细致的调查和研究；在设计业务流程时，会计内部控制人员和财务
14、人员必须积极参与，以便所研发出的软件系统能适应企业实际情况；在与合作公司签订软件实施协议之前，应要求该软件公司有专门的人员对企业进行软件实施的前期调研，对 ERP 软件的实施进行可行性研究，并在软件实施初期安排专门人员对使用情况进行全程监督；中小企业应对ERP 提供商技术实力和服务水平设立评价标准，以选取口碑和实力都不错的软件公司进行合作，并与之构建长期战略合作关系，保障系统软件的及时更新和升级。 （三）提高信息安全意识 随着信息安全技术的不断发展，中小企业在发展中需要应对各种新的威胁，这就需要在 ERP 系统使用中进一步提高安全意识，防范可能的风险。主要从以下三方面着重提高企业信息安全意识：
15、 首先，提高网络传输安全意识，对于系统访问权限采用密码、指纹等身份识别机制，同时限制系统访问涉及到的资源级别和数量，在保证业务需要的同时防止泄密。对单据、报表采用嵌入水印的方式进行保护，如果一份数据材料被发现泄漏，可通过水印检测出其相关信息，并结合ERP 日志帮助调查。 其次，企业应提高信息应用安全保障，对系统数据进行高度集成、统一和共享，如设置统一的会计科目等。对系统数据特别是重要数据进行分级管理，同时对所有合法用户进行甄别和分级，明确规定不同用户所能访问的权限、数据类型和级别。从根本上突破传统财务管理系统的工作思路，更加有效率的集成、控制、分析和处理数据。 最后，及时更新系统漏洞，定期测评
16、 ERP 系统中存在的软硬件漏洞，并及时采取修复措施，提高企业财务人员和内部技术人员的安全防范意识。 （四）培养会计信息化复合型人才 应用 ERP 系统，对企业特别是中小企业的财务人员将提出更高要求，不仅要求其掌握会计核算原理和 ERP 系统基本知识，还必须具备一定的计算机操作能力及财务管理流程化的管理能力。 中小企业要从管理层到实施层营造全员学习的气氛，在日常岗位工作中坚持 ERP 基础理论、ERP 系统软件使用、中小企业会计制度及相关准则、计算机网络应用等内容的理论学习和实践培训，使财务人员能从日常会计核算中解脱出来，把会计的职能从核算、监督转向更多的参与本企业的经营管理和决策；同时，中小
17、企业应重视企业内部技术人员的培养，技术人员要具备一定的财务知识，对财务管理具体流程和工作方法有基本的认知和了解，而非单纯的技术人员。只有财务知识和信息技术能力兼具的复合型人才，才能更好地使 ERP 系统为财务管理工作和企业经营决策提供系统、科学、全面的服务，提高企业的会计信息化水平。 （五）构建健全的内部控制制度 为中小企业构建健全的内部控制制度，规范和保障财务管理工作，这就需要中小企业在 ERP 系统的实施、操作和日常运行中注重数据输入、数据处理和数据输出三个环节的管理和控制，对财务人员进行有效的授权和合理的安排，完善数据审查制度，确保 ERP 数据准确，避免财务信息失真（吴从曙等，2007
18、） 。 首先，要将企业的考核与各部门经理的绩效联系起来，将 ERP 系统的每个模块能否在相关部门成功应用作为对该部门经理的重要考核指标，并由部门经理参与部门内业务流程重组，规范各部门之间、各个工序之间的管理，保障企业各部门之间能够充分沟通。 其次，要确保系统任何数据的输入都经过相应审核，没有重复、丢失现象。要明确分开数据处理和数据存储，合理使用数据的备份和恢复功能，系统和手工同时对输出的会计信息进行审核，对输出的纸介质档案和磁介质等须经主管人员审批，对资料的名称、日期、数目、传递情况等基本信息认真登记，并设立专门的会计档案管理人员保管，使 ERP环境下的各种数据信息和资料都能被相应人员很好地掌
19、握和运用。 最后，企业要设立必要的评价标准，各部门要定期对 ERP 系统的使用情况进行及时反馈、分析、总结，确保 ERP 系统在应用中产生的问题能够得到及时的调整和解决。各个中小企业要在全面推进会计信息化工作总体思路上，建立健全内部控制制度，先易后难、循序渐进，避免各自为政、重复建设和资源浪费。 案例分析 中小企业在财务管理工作中应用 ERP 系统时，能够防范 ERP 系统带来的风险就能获得经济效益的提高和企业的长远发展，否则，将会对企业造成损失。 案例一：M 房地产开发有限公司，成立于 1995 年 10 月，注册资金4500 万元，现拥有员工 850 余名。截至 2012 年底，累计已开发
20、面积约160 万平方米，在建面积约 80 万平方米，公司累计实现销售收入 37.5 亿元，纳税超过 2.3 亿元。2005 年 11 月，M 公司与用友软件签定合作协议，引进 ERP 系统，意在重点加强和规范企业的财务管理工作，在发挥 ERP系统优势的同时，为避免带来风险，M 公司做了以下具体的防范措施： 一是成立了以总经理为首的 ERP 系统实施领导小组，包括各部门及各分支机构的经理、与实施 ERP 系统有关的财务人员和技术人员，对上述人员进行了专业培训，使其熟练掌握 ERP 管理理论和模式。 二是设立 ERP 系统应用的绩效评估标准。在 ERP 系统实施 6 个月后，公司对实施 ERP 的
21、绩效进行评估，及时总结反馈系统应用中存在的问题。案例二：N 食品公司创建于 2002 年 7 月，初始投资 80 万美元，主要产品为冷饮、奶制品，年产冷饮产品 3 万吨，奶制品 1.2 万吨。2004 年，公司引入 ERP 系统，虽然对公司的管理起到了一定的促进作用，但由于该公司未充分认识到 ERP 系统中可能存在的风险，未能准确防范。 一是实施 ERP 目标不明确。公司缺少具体规划，只是笼统地把所有的 ERP 系统模块全部用上，认为 ERP 系统实施是简单的信息化工程，依葫芦画瓢，按照大型企业一样实施 ERP，对各部门的目标设得过高或过低，导致 ERP 系统实施收效甚微。 二是缺乏实施 ERP 系统专业人才。不注重员工应用 ERP 系统技能和素质的培养，导致 ERP 系统的先进性与员工素质差形成了难以调节的矛
