1、电力企业档案信息化管理摘要：伴随经济改革的纵深演进，信息化对于企业发展而言扮演着越来越重要的角色，电力企业的档案管理工作也应努力提升自身信息化水平。本文综合分析了电力企业档案信息化建设的必要性、信息化的功能、存在的问题，并提出了一系列完善电力企业档案信息化管理的措施。关键词：信息化 电力企业 档案管理 问题 完善措施 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 引言： 随着社会的发展、企业管理体制的变化,电力企业应在新的形势下建立适应企业发展需要的档案管理体制,转变现有的传统档案管理模式,提高档案管理人员的业务素质及档案管理现代化水平,加强规章制度的建设,实现档案管理的数字化、信息化、网
2、络化,以适应新形势下企业运营和发展的需要。 1.电力企业档案信息化建设的必要性 档案管理无论对于整个国家发展，还是企业发展而言，都具有十分重要的意义。伴随着信息技术的不断创新，档案的信息化管理已经逐步成为组织信息化经营的一部分，而这对于电力企业而言也是如此。一般说来，档案信息化是指组织将档案内容与档案管理的相关事项进行数字化处理，充分运用现代信息技术与网络技术对档案资料进行传输与管理，从而确保档案资源被有效利用，最终实现档案资料的共享性。近几年来，国家对于信息产业的发展给与了极大的关注，并提出以信息化带动工业发展的战略。传统的档案管理工作常受制于科技的发展水平以及对自身进行信息化的需求，因此长
3、久以来未能进行较为彻底的信息化建设。而在信息化战略这种大背景下，档案对于社会发展及企业发展的作用越来越大，使得强化档案管理的信息化建设显得特别重要。作为无纸化的办公技术，信息化为档案管理带来的不仅是较高的效率，而且也实现了信息的快速共享，也将档案的保存从实体的档案库移动到无形的电脑库中。在传统档案管理中，尽管档案的存放都趋于有序化，但无疑也限制了档案管理的灵活性，而在信息化的档案管理中，通过信息技术的严密逻辑性与快速运算性，为档案管理的有序性中带来了综合化的数据排列与资料输出。 2.电力企业档案工作内容 2.1 文书材料的立卷:根据国家实行文书部门立卷的原则,为全面真实地反映一个企业的历史面貌
4、,及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。 2.2 档案的收集及整理:为了最大限度地发挥档案的作用,定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室,对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集,对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精,并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。 2.3 档案的检索及保护:为了满足大多数人对档案的利用,编写档案目录,对档案进行科学分类和放置,做到门类清晰,井井有条安全可靠。由于自然环境和社会环境的因素,档案始终处于渐变性的损坏过程中,为使其长久保存,采用科学方法对档案加以有效的保护。 3.电力企业信息化档案的功能 信息化为电力企业档案管理带来了极大的便
5、利性与实用性，具体而言，这种功能化的作用体现在如下几个方面。 首先，信息化贯穿于电力企业档案的形成与销毁的整个过程，并能够对相关的档案文件提供有效的事情控制，如文档归类、编辑归档目录等。目前，国家对于档案管理的信息化系统也有着较为严格的要求，规定信息化档案不仅应具备传统档案管理的相关职能，而且也应含有对多种不同类型档案的管理功能，尤其是对虚拟档案的管理功能。信息化的档案在收集档案资料、归类档案资料及编制档案资料的过程中都应致力于将档案信息进行数据化处理，并编制图片、录音、图像等相关文件，对档案资料进行记录。实际上，编制图像及声音的功能也是信息化档案的主要功能之一，也是信息技术运用的主要体现，而
6、这种编制方法不仅能够保障档案管理的形象化，而且可以提升档案管理的工作效率。 其次，信息化能够确保电力企业的整个档案管理历程趋于数字化。信息化的档案管理实质上与实际操作中的档案管理有着紧密的联系，在对实体档案资料的归档之后，也会对应着电子化档案的归档，这种连接是一种无缝连接，从而保证了对实体档案的信息化管理，从而可以提升管理的效率，也能够防止档案的遗失。另外，在电力企业的总部也往往会专门组建总的虚拟档案馆，并建构联系多家电力企业的档案网络，从而确保不同部门能够快速获取相应的档案信息，为相关经营操作提供指导。 4.电力企业档案信息化建设存在的问题 尽管档案信息化管理对于电力企业而言具有十分重要的作
7、用，但就目前情况来看，电力企业的信息化档案管理工作仍然存在着不少的问题，甚至有些电力企业依然使用传统的档案管理手段，档案的收集、分类、归档、提取等工作依然主要依赖人工完成，而这显然不利于电力企业快速与经济信息化相连接，也影响了自身的发展。总的来说，这些问题表现在如下几个方面。 首先是档案管理的思想理念未能发生实质性的转变。目前对于我国多数电力企业而言，档案管理工作的信息化水平仍然处于初级阶段，信息化的概念更多的被理解为将传统的档案管理工作采用手工方式及计算机模仿技术进行信息档案的监理工作，未能将编制、浏览、获取等工作进行有效整合。这种分离式的档案信息化管理仅能算作是档案管理工作的一到具体程序，
8、不算是真正意义上的信息化。 其次是档案信息化管理的软硬件设施有待完善。信息化技术是促进档案管理信息化建设的最根本保障。由于我国电力企业实行档案管理的信息化工作的时间不是很长，因此使得相关的计算机软硬件建设比较缺乏。而且在编制相关的软硬件过程中，往往会因为经验的不足而导致所做成果不适合电力企业采用，最终成为了计算机垃圾，这也浪费了大量的企业资金。另外，不同电力公司的档案管理软件往往并不统一，使得彼此之间交流不善，而且也浪费了资源。 5.完善电力企业档案信息化建设的措施 面对上述不足，我国电力企业有必要采取相应的措施，对企业档案的信息化建设进行适时的强化。一般而言，可从如下几点入手开展相关完善工作
9、。 5.1 电力企业应加大对档案信息技术的开发与使用 档案管理的信息化技术并非仅仅只新开发的内容，也包括着在档案信息化管理中所留下来的经验类知识，这能为技术开发人员提供理论上的借鉴与创新思路的引发。对于技术研发而言，光盘技术、计算机技术等都应被努力融入到档案信息化技术的开发中来，只有充分借鉴其他专业的信息技术，才能够确保相关技术开发的先进性。 5.2 档案信息化管理人员应加强合作 信息化档案的编制、分档、提取等过程中涉及到的因素很多，并且这些过程又包含了多个步骤，十分繁琐，因此，有必要建立一个具备优秀业务水平的信息化档案管理小组，并对小组人员之间的合作进行合理分工。这不仅能保证信息化档案的管理
10、工作不会出现空白之处，而且也能够提高档案管理工作的效率。 5.3 电力企业应加大对于新信息化档案管理工作的资金投入 对于信息化建设而言，缺乏资金不仅会对信息技术的开发起到阻碍作用，而且也不利于信息化档案的后期管理工作。另外，采用信息化档案管理技术也预示着参与到其中的员工也许具备特定的能力，而对此加大投入的力度也可以保障企业可以吸引到优秀的员工。 6.结语 伴随经济改革的纵深演进，信息化对于企业发展而言扮演着越来越重要的角色，电力企业的档案管理工作也应努力提升自身信息化水平。通过本文对电力企业信息化内容的论述,为同行实现企业档案现代化管理提供了借鉴。 参考文献： 1 林兵：电力企业档案信息化建设的探讨 ， 中国新技术新产品 ，2009 年第 16 期。 2 吴佳宜：电力企业档案信息化运行管理探讨 ， 中国集体经济 ，2011 年第 36 期。
