1、对城建档案馆藏建设的几点思考摘 要：馆藏建设是档案馆功能建设和功能发挥的核心问题。本文提出了加强馆藏建设的建议和工作思路，对城建档案馆功能建设和功能发挥有一定的借鉴和参考意义。 关键词：城建档案 馆藏建设 中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 在城市建设高速发展的背景下，各地城建档案工作呈现出强劲发展势头。在为取得成绩高兴的同时，我们也存在着一些隐忧，特别是各地在馆藏建设方面出现了一些偏差。而馆藏问题实际上是一个档案馆功能建设和功能发挥的核心问题，因为档案馆的价值首先在于馆藏的价值，离开了档案，档案馆的存在意义以及我们的档案工作都无从谈起。因此，我们把馆藏建设提升到一个显著的高
2、度来探讨和研究是有必要的。 一、目前城建档案馆藏建设中存在的主要问题 1.1 发展非常不平衡 有的城建档案馆馆藏量增长非常之快，而有的馆偶尔一年只进馆几十卷，很多年份则没有新进档案，馆藏量基本没有增长。有些馆早就建立了机构、配备了人员、落实了经费，但工作只停留在发发文、开开会、搞搞业务检查，对收集档案、丰富馆藏没有实质动作，导致档案馆虚拟化、空心化，城市建设得很快，城建档案管理乏力。 1.2 馆藏结构日益不合理 依据城市建设档案归属与流向暂行办法和城市建设档案管理规定等法规，从归属和流向上讲，房地产档案、国土档案、规划报建档案、水文地质、电力管线、人防军事等资料无疑属城建档案。但全省各城建档案
3、馆均没有收集本市房地产、国土档案。一些城建档案馆因不在规划口管理，连规划报建档案都难以收集，更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。从各市城建档案馆新进档案的主体来讲，绝大部分是建设工程竣工档案。即使在建设工程档案方面，因为重点工程、市政工程、管线工程等档案难于收集管理，各城建档案馆把主要力量放在房屋建筑工程档案收集上。长此下去，城建档案馆将成为工程竣工资料档案馆，馆藏结构日益不合理，其结果是城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。 1.3 普遍重收集轻开发利用 档案保管的目的在于利用，利用是档案生命价值的体现。馆藏建设的一个重要方面是建立档案开发利用的机制，
4、包括查借阅利用、信息编研、修史编志等，现代信息技术和互联网技术还为档案开发利用提供了很多新的手段。但从全省来看，档案利用工作做得非常不够，馆藏建设被作为档案馆的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，即档案业务指导和验收。编研成果不多，很多馆没有建立档案计算机检索系统。 1.4 个别地方城建档案意识还很不强 尽管最近几年各地对城建档案工作的认识有了很大提高，但也有个别地方，对城建档案编制、报送、利用的意识还很淡薄。有些人认为编制工程档案太麻烦，既不带来政绩，又增加了成本；有些人认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，不要搞得太复杂，没有把完整的档案资料管理纳入日常的工作范围；有的单位甚至
5、把档案作为“私有财产” 、 “个人秘密” ，拒不移交。这一些错误认识与国家有关档案工作和城建档案工作的法律法规是相违背的，特别是与国务院第 279 号令建设工程质量管理条例要求建设工程竣工验收前应有完整的建设工程档案资料并及时向城建档案机构报送的规定相违背的。 二、抓好四个结合，加强城建档案馆藏建设 通过上面的问题分析，我们认为加强城建档案馆藏建设一要有认识，二要有思路，三要有措施。结合实际，笔者认为应当抓好四个结合： 2.1 将“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集 在新的形势下，城建档案工作者如果仍墨守陈规，必然导致城建档案工作的被动。在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难思想
6、，树立主动服务意识，不断提高服务质量，增强工作的主动性与灵活性。档案工作者就是管档案的，不能怕麻烦，不能拒绝具体事务。我们应把“业务指导”和“档案接收”结合起来，业务指导是方法、是手段，档案收集是目标，是结果。 在业务指导上，应坚持项目追踪，收集信息，随时进行检查指导，把要求讲透。在具体工作中，必须主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案进馆之前，确保档案收集完整、全面。 。 在档案接收方面，我们应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，使档案归档、接收不再虚弱，强化了归
7、档收集，做到了应收尽收。 2.2 将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展归档渠道 城建档案涉及部门、单位有几十家，内容涉及城市规划、建设和管理的方方面面。一般来说，建设系统内部产生或管理的建筑工程档案、部分市政档案、房建档案等收集难度相对较小，归集率较高；而非建设系统的建设工程档案种类多，收集矛盾多，难度大。我们要突出重点、不断拓展，积极做好收集工作。一是城市地下管线档案。主动与有关部门沟通，采取有力措施，加强地下管线档案的接收和收集，开展地下管线档案信息的综合动态管理。二是开发区的档案。要按照国家集中统一管理城建档案的基本原则，依法加强对开发区城建档案工作的监督、检查和指导，定期接收城建档
8、案。三是围绕社会主义新农村建设的目标，采取多种形式，切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。 2.3 将“依法治档”和“行业管理”相结合，提高城建档案法律意识 城市建设档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程。建设系统以外的单位产生的城建档案，接收难度大，工作纷繁复杂。我们要充分运用法律法规赋予的权力，大胆灵活地履行收集档案、行政执法和行业管理的职责，主动开展工作。一是加强档案法规宣传，强化全社会档案法律意识。要多方式、多渠道、多层次地宣传档案法 、 建筑法 、 建设工程质量管理条例 、 城市建设档案管理规定等法律法规，使之深入人心。二是要建立目标管理考核机制。要通过建设行政和档案
9、行政部门对基层单位的年度目标管理考核，将档案接收和馆藏量增长列为量化指标，年初下目标、年终抓督促，强化行政管理和工作责任意识。三是充分利用法律法规授权，依法治档。严格按城建档案管理有关法律法规的有关规定，加强法制建设，开展执法检查。 2.4 将“库房管理”与“档案利用”相结合，突出城建档案的利用价值 档案整理入库上架不是档案工作的终结，从档案工作最高目的来讲，这还仅仅是开始，是起点。我们在确保档案安全的同时，应进一步突出档案利用工作，充分发挥城建档案为城市规划、建设、管理和经济社会发展服务的作用。一是充分搞好档案日常查阅利用。要热情接待，建立档案利用反馈登记制度，对档案利用情况有登记、有统计分
10、析，不断寻找利用热点，总结利用规律。二是充分改善利用条件。应广泛采用现代化手段管理城建档案信息资源，提高馆藏档案的开发利用水平。可以建立计算机检索系统，提高档案查阅速度和查全率、查准率；有条件的可以建立档案全息扫描系统，建立数字城建档案馆；还可以在互联网上建立城建档案查阅利用平台，提高城建档案信息社会知情度。三是充分发掘档案潜在利用价值。利用档案信息进行编研是一个重要的方面。此外，基于声像档案的直观性，利用城建档案在声像工作方面的优势，开展电视专题片制作，承办展览、画册，建立爱国主义教育基地都是提升城建档案馆藏建设水平的好思路、好办法。 总之，馆藏建设问题是档案工作的一个核心问题，对城建档案工作来说，城市建设发展越快，对城建档案馆藏建设的要求就越高，也越紧迫。只要我们认识到位，思路明确，措施有力，城建档案馆藏建设也一定能克服困难，持续取得进步，取得创新和突破。
