1、关于建设数字化档案管理的思考随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。 长期以来由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需要与档案所提供的档案
2、信息，利用方式之间的矛盾迟迟难以解决造成。档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果不重视档案室数字化档案馆的建设，不能在网络上有效的传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。 档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求。随着经济社会的发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增大，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层，各部门之间对档案信息的交流也更加频繁。人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流平台。实现档案馆之间的档案信息资源共享。档案
3、管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段，当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐。瞄准社会对档案信息资源的需求和加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着金山找饭吃，无疑是不现实的。因此档案工作只能坚持与时俱进。 由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆、又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确的查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用率。 数字化档案管理使资料能及时归档，尽快提供利用，按照以往的传统管理，必须归档后才能查找，而通过网络计算机管理的数字化档案管理使查询资料变得非常
4、简单，数字化档案事实上成为了无墙界档案，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便信息控制中心。 数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，数字化档案的管理，研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从保管，利用职能向信息采集、管理和信息服务智能转变。今后随着计算机，网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。 各国档案馆都在寻求相适应的现代化档案运作模式以增强自己在网络社会中的竞争力，更好的为社会和读者服务，成为未来社会的公共信息中心和枢纽。在我国，档案馆大部分已经完
5、成档案业务管理自动化建设，未来的重点应该是档案的数字化和网络化建设。 档案数字化系统分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化阅读系统三大部分组成。每个部分纵向和横向的各个节点都应到达一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力，部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成是不现实的，不可能齐步走。 日常业务管理包括文件查阅借阅登记，上级来文登记，公文处理拟稿等档案室日常办理的业务，这些有些部分已经形成数字化管理，但是还有一些依然用传统的纸质记录。为了实现数字化档案管理就要一步一步尽量利用计算机进行日常档案管理工作，慢慢形成一套日常业务管理工作的体系，依照体系将常用日
6、常业务综合起来，保证信息化数字化处理的时候能做到安全、准确、无误。 档案的数字化采集系统指的是档案在收集的时候把纸质文件转换成数字信息存储在电脑中进行保管，转化的途径有专业的扫描仪，数码相机，摄录机等数字设备。实质是档案信息的数字化，它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。档案数字化通常包括档案数字化输入；档案数字化转换；数字化档案接收。将传统档案信息输入计算机，由计算机提供档案信息为社会服务。 数字化阅读指的是，将数字化保存的文件提取，进行阅读。最重要的就是通过网络进行档案文件的检索和查阅。如果能做到这一步就真正的实现了档案数字化信息化的建设。 档案网络化是充分利用现代网络
7、技术，将各种数字化档案信息融为一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。档案网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源自立门户、分而治之的状态，它是档案信息化的重要标志。现代网络技术的快速发展，已经形成了融开放式与互动式于一体的信息网络环境。在此环境下，一方面档案作为一种信息，融入信息社会化的浪潮是必然趋势；另一方面档案管理可以突破传统时空的局限，在空问上实现异地归档、查询，在时间上真正实现全天候服务。 数字化档案管理的好处： 1、提高整个部门的工作效率 实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案
8、的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。 2、提高整个部门的技术水平 企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。 3、有效的进行档案的收集工作 档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具） ，档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。 4、有效的为科研服务 档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发
9、，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。5、有效的为决策服务 科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。 6、部门职能变保管为服务 档案管理信息化以后，公司的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制） ，为公司领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。 档案数字化技术是为了顺应新时代新发展的时代潮流，是加强档案管理效率提升的重要途径，同时其也是目前档案事业机构应值得推广的一项先进技术。另外为了使信息数字化档案的使用价值更为高效，相关档案管理机构应该积极学习计算机信息应用的先进技术，从而使档案资料的使用价值能更好的为社会服务。 参考文献： 1周玉玲，卢旭.论档案信息化、数字化、网络化及三者的关系J.中国电子商务，2010（4）. 2刘瑛.档案信息化建设的意义和策略J.大连大学学报，2012（03）.
