1、科技档案信息化管理建设面临的问题和对策【摘要】科技档案的信息化管理不但是我国档案管理改革的重要战略，更是促进我国信息工程的发展需要。本文通过分析科技档案信息化建设面临的问题，并提出了解决措施，以供参考。 【关键词】科技档案；信息化；建设；问题；对策 中图分类号：G271 文献标识码： A 一、前言 当前，信息化已经深入到各个行业，成为一种发展趋势。信息化档案管理的范围十分广泛，通过信息化手段不但规范了档案的整理和保持，更促进了档案管理的发展。 二、档案信息化管理概念 就目前来看，对于档案信息化管理还没有一个比较官方或者明确的定义，简单来说，就是利用数字化的管理模式和方法对档案实体进行管理并且提
2、供相关服务，它是一种随着时代的发展而产生的一种新型的管理方式。接下来将从三个方面对它的具体内容进行详尽的讲解。 数字化的管理模式 所谓档案管理信息化，从字面上就可以明显的看出，它与数字信息有着极为密切的联系。对档案进行信息化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。 2、网络化的基础 实现档案的信息化管理，很重要的基础就是网络。档案信息化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进
3、行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。 3、一体化的利用方式 对档案进行管理，最终的目的是对档案的信息进行使用。采用信息化管理的模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对档案信息化管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，档案信息化管理的推进还有着一定的现实意义，档案信息化管理的实现不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，拓宽相关的利用空间之外，还能促进整个社会的档案意识的形成。由此可见，档案管理工作的信息化是我国档案改革势在必行的重要改革措施。三、
4、当前档案信息化建设面临的问题 1、档案馆的建设阻碍了档案信息化建设 我国目前的档案馆中，以传统档案馆居多，档案的完整性保管与保护是其建设的重点，缺乏充分的信息化规划，现有档案馆的规划布局不能满足档案信息化建设的需要，从而制约着档案信息化的建设与发展。 2、档案信息化建设缺乏有力的支持 （1）缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案信息化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案信息化建设。 （2）缺乏可靠的硬件环境。我国当前档案馆所开发的计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案信息化建设对硬件设备的要求。 3
5、、高素质复合型人才缺乏 高素质技能型人才是档案信息化建设的必要保证。然而当前的档案管理人员的信息技术知识水平普遍偏低，操作技能较为匮乏。同时，在档案管理人才配置方面缺乏合理性，极度缺乏系统开发、信息导航、程序维护等方面的人才，这就严重限制了档案信息化建设进程的推进。 4、统一的标准与规范缺乏 片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案信息化建设普遍存在的问题。这不仅增加了档案信息化建设中的资金投入，还没能体现出档案信息化的服务功能。 四、科技档案信息化管理措施 1、管理系统的标准化构建 档案管理的信息化建设并不是一项容易的工作，它涉及的
6、环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此，在具体的信息化建设过程当中，相关档案主管部分应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案信息化管理系统进行科学合理的构建。 资源的有效化利用 档案信息化管理的优势之一就是提高档案资源的有效利用率，扩展利用空间。因此在档案管理信息化建设的过程中，应密切注意优化使用程序，减少繁琐的环节，提高资源的使用率。但在资源的使用这一环节应注意一下几个问
7、题： （1）资源的准确性。档案本身就具有严肃性的特性，对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。 （2）资源的完备性。档案资源信息化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此，在信息的录入过程中，相关的监督人员应履行相应的职责，避免资源遗漏现象的出现。 （3）定期的检查和更新。随着我国人口流动性的加大，对于档案管理工作的更新速度方面也有了新的要求，虽然档案资源信息化建设提供了一些资源使用上的便利，但是对于档案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在档案管理的信息化建设当中，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关
8、的专门的部门开展档案的更新工作。 （4）规范相关的管理机制。相较于传统的档案管理，档案的信息化管理建设过程中，同样应该完善相关的管理机制，无规矩不成方圆，不管是对于档案管理层的制约还是档案资源使用者的规范都有着极为重大的意义。制定相关的管理机制，不仅能规范相关的操作步骤，更能有效促进档案资源的使用效率。 （5）软硬件设施的统一配备。相关软件硬件设施的完善，是档案信息化管理建设正常进行的基础保障，它会直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。
9、3、加强人才培养，建设档案信息化管理队伍 （1）加强对现有的档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案信息化建设的中坚力量。因此，在档案信息化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。针对现有档案工作人员信息知识水平较低，相应的操作技能缺乏的问题，档案管理部门对他们开展定期的培训，加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。例如，档案管理部门可以开展讲座、档案管理交流会、操作技能培训等活动，提升现有档案工作人员的综合素质，使他们适应档案信息化管理的需要。 （2）引进高素质的信息化技术人才。在档案信息化建设过程中，系统的开发、软件
10、的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案信息化建设过程中的各种技术难题，从而组建一支集信息化专业管理人才与基本操作人员为一体的档案信息化管理队伍。 4、建立档案信息化管理制度，树立安全保密意识 （1）档案信息化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案信息化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案信息化管理有制度的保障，实现档案信息化管理的规范化与标准化。 （2）树立安全保密意识。档案信息化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案信息化建设过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。 五、结束语 总而言之，当前社会是一个知识型的社会，科技档案的管理将面临着新的机遇和挑战。只有不断完善管理措施，适应信息化的要求，才能使科技档案在新的形势下发挥应有的作用。 参考文献： 1关磊,刘海燕.谈新形势下企业科技档案管理J.理论观察,2006(01). 2汪锦莹.关于做好企业科技档案管理工作的思考J.经济师,2009(06).
