1、论如何加快城建档案管理信息化建设摘要：从计算机问世以来，越来越多的领域开始借助计算机的便捷和强大功能得到发展，现代档案管理工作也开始普及使用计算机，这对于城建档案管理来说是一个很大的改变。本文主要对如何加快城建档案管理信息化建设进行了分析探讨。 关键词：城建档案；信息化；管理；建设 中图分类号：C93 文献标识码： A 引言 “档案资料是历史的真实记录” ，这不仅仅限于档案本身的信息，它还包括将原始记录进行处理后与其他信息内容融合而成的更生动、更宽广的信息。档案管理信息化建设的目标就是要在现代化技术支持下，一方面促进档案信息进入社会交流范畴，达到在社会中广为传播的目的；另一方面就是将档案中的信
2、息与其他社会信息内容交融，在社会中广泛传播，全面的服务于社会。 一、城建档案管理信息化建设的必然趋势 我国城市化水平逐年在增长，这也使得城建档案的利用率随之加大，这也需要我们用更多的努力去完成档案管理方面的工作。过去的纸质档案管理模式在日益加快的节奏当中显得力不从心，工作效率低下，出错率高等等不良的因素都制约了档案管理工作，跟不上时代的步伐就注定被时代淘汰，所以先进技术的引进，计算机技术的使用就成为了必然的需要，这是时代进步的体现，也是社会信息化的体现。所以我们要从新对城建档案管理作出认识： 1、城建档案信息化建设的重要性 城建档案信息资源是我们行使城市建设管理职能的主要依托，作为城市建设的管
3、理者，城建管理部门唯有及时掌握城建档案信息，确保权属信息的真实安全，才能真正行使好人民赋予的重责。因此，加速推进城建档案信息化建设工作，建立起一套立足实际、完善、安全、快速的城建档案信息系统，已成为提高城市建设管理水平的重要手段。 2、城建档案信息化建设的紧迫性 近几年来，城建管理部门在城市建设和发展中的地位越来越突出，责任也越来越重大。我们优化城市建设管理软环境，创新为民服务机制，加强与提高城建现代化管理水平，更需要下大气力突破档案信息动态沟通缺乏的瓶颈，加快推进城建档案信息化工作。 3、城建档案信息化建设的长期性 档案信息化看似简单的几个字但是其包含的内容却不简单，档案信息化不是说通过使用
4、软件来对档案进行录入和查询，其还有相关方面的一系列规章制度，包括其档案的整理流程，以及从档案延展开的一系列服务理念。档案信息化的完成也不是一朝一夕和一个阶段就可以实现的，需要长期的投入和大量努力去完成，路是一步一步走出来的，档案信息化也是一步一步逐渐建立起来的，通过实践总结和归纳来对这一系统进行不断的完善。 二、城建档案管理信息化建设的几大核心要素 1、基础设施建设 基础设施是城建档案信息化建设的物质保障, 是城建档案信息化程度最直接、最集中的体现, 是城建档案信息化建设不可缺少的基本条件, 是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。基础设施涉及的内容很多, 其核心是档案信息网络, 它是
5、档案信息传输、换和资源共享的必要手段,是档案信息数据、计算机、通信三者结合的产物。 2、档案信息资源建设 城建档案信息是国民经济和社会发展的战略资源, 它的开发和利用是城建档案信息化的核心任务, 是城建档案信息化建设取得实效的关键。城建档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志: 一方面要采取相关技术搞好原有档案信息数据库的充实和完善,并与有关网络系统实现互联; 另一方面是对现有馆( 室) 藏档案的数字化处理, 利用现代信息技术将城建档案信息资源进行压缩处理并转化为数字信息。 3、标准规范建设 随着计算机技术的广泛应用, 办公自动化的迅速发展, 网络的不断延伸和扩展, 需要确
6、保城建档案信息资源的真实、可靠和安全, 就要构建和遵循关于城建档案信息化建设的标准和规范。标准规范是城建档案信息化建设的重要基础, 主要包括电子文件归档和电子档案管理, 档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等, 要逐步形成具有中国特色的信息化标准规范体系。 4、应用系统建设 应用系统是进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存贮、传递的各种应用软件, 是城建档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障, 关系城建档案信息化建设的速度与质量, 集中体现了城建档案信息化建设的效益。应用系统建设要同各单位办公自动化、局域网建设同步发展。 三、加快档案管理信息化建设的建议 1、
7、加快档案信息标准规范化建设步伐 所谓档案信息化的标准规范主要是指：管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规” ，又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面，档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。 2、不断提高城建档案管理工作人员素养 2.1 档案工作人员要增强法律意识和市场意识 城建档案信息交流要求档案工作人员在服务时要
8、有强烈的依法办事意识，必须正当的参与市场竞争。要开发档案信息并主动与市场经济接轨，增强开发档案信息资源的意识，积极参与市场经济活动，为市场服务。 2.2 档案工作人员要坚持学习科学文化知识 档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科新知识和热点发展趋势，才能适应档案管理工作日新月异的发展需要和人民群众日益增长多样化服务需求。 2.3 档案工作人员要进行各项日常技能培训 档案工作者要接受软硬件操作方法、维护技能、网络知识、档案管理信息系统的新方向和计算机病毒等相关技能培训。 3、推行城建档案信息化管理，确立发展的新方向 3.1 树立档案信息化管理意识 档案工作者只有树立档案管理信息化的意识，才会主动
9、参与档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。 3.2 提高城建档案信息化软硬件水平 一是配备计算机、扫描仪等硬件设备。二是城建档案中心目录及全文的数字化。三是对上网信息进行密级界定。 3.3 严格按程序交接 城建档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理严格的档案交接手续。 3.4 提高城建档案信息化的管理水平 加强城建档案信息化管理，制定相关规章制度，改革不适应的管理体制，打破地域、部门分割，提高城建信息化管理共享水平。 4、严密布局城建档案信息传输平台建设，实现档案信息网络化 计算机除了能够通过互联网进行连接，还可以通过组建局域网的形式进行连接，城建档案工作
10、单位组建自己的局域网，各科室之间能够通过局域网进行数据的传输，这样整个城建档案部门都连接在了一起，业务和信息的交流也更加直接快速，而且能够做到信息资源共享。对档案进行编目、标引，建立一个自动检索系统，这样借助计算机的强大功能能够快速的进行信息的收集、整理和利用。局域网的建立还需要对网速、安全性、稳定性和便捷性进行考虑，不能够因为安全问题造成信息资源的泄露，对于使用局域网的人员要有明确的限制以及权限设置，这是对于信息资源的一种安全保护。 四、结束语 利用计算机及网络搭建专门的档案管理平台，不仅能高效的实现城建档案的高效、动态管理，还能大量节省人力物力，保证档案信息化建设与社会信息化同步迈进。档案工作者要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。 参考文献 1刘春华.计算机信息技术在城建档案管理中的应用J.城建档案,2007（2）. 2唐宝莲,吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系J.科技档案,2006(03). 3夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考J.云南档案,2010,(03).
