1、论我国城建档案工作机制的构建摘要: 城建档案工作作为城市规划建设管理的重要组成部分，对促进城市建设事业持续稳定发展具有极其重要的现实意义。为此要求各级成员正确认识城建档案馆的性质与定位，设立城建档案管理机构，明确各级成员相关职责权限，如城建档案管理职责、城建档案保管职责等。同时采取有效措施组织、鼓励更多人员参与到城建档案工作中来，不断壮大城建档案管理队伍，为推进城建档案工作可持续发展奠定坚实的基础。 关键字: 城建档案工作机制档案管理 管理机构 中图分类号：C93 文献标识码： A 一、正确认识城建档案馆的性质与定位 城建档案工作是城市建设系统不可或缺的一部分，所以应将其纳入城建档案事业发展规
2、划与长期规划中，紧密结合城市建设总体战略及发展目标，以确保城建档案工作与城市建设同步协调发展。此外，城市档案为信息技术、城市历史及技术创新等相关工作的研发提供了有力依据。二、完善创新城建档案工作的内涵 受多方面原因的影响，以致城建档案在服务领域中存在诸多问题，具体表现在下述方面：（1）城建档案服务对象较狭隘。调查研究发现，城建档案服务对象大都为专业技术人员、行政管理人员，其主要用于工程建设、司法调查取证、产权产籍凭证等，而城建档案较少用于学术研究、科研等领域，由此可见，城建档案的开放程度不高，广大社会公众对城建档案的认知不强；（2）服务方式与手段较单一。长期以来，上门利用者查找所需为城建档案的
3、主要提供利用方式，此方式下往往需要档案利用者多次往返后才能够彻底完成查阅工作。所以实现网络化的城建档案信息服务既能够满足社会多方面需求，又是推动城建档案持续发展的重要动力；（3）对外服务提供的大多为原始信息，编研成果不多。与欧美等发达国家相比，我国对源文件信息的深度加工不力，并且对城建档案的研究仍未能够真正意义上实现规范化、科学合理化、系统化，同时不能够实时掌握社会信息需求动态，以致难以及时满足社会发展需求。基于上述多方面不足，要求促进城建档案对外服务由被动逐渐向主动演变，切实做好跟踪服务工作，以提供全方位、多层面服务。 三、健全城建档案工作机制 第一，落实好特色档案收集工作。新知识经济背景下
4、，要求城建档案馆善于应用电子计算机技术与网络信息技术，依托于二者加强特色档案收集，以不断扩大信息源，同时还应尽可能实现档案、图书、情报信息一体化、现代化管理，以满足新时期下社会的需求，不断增强、扩展服务功能； 第二，加大“数字化城建档案馆”建设力度。一是丰富数字化城建档案馆藏量。重点接收城市规划、建设及管理中所产生的电子档，推进城建档案与纸质档档案有机结合，并严格依据电子档归档与电子归档管理办法予以执行；二是实现城建档案信息数字化。对城建档案馆内的档案信息进行分类，之后按类逐步完成数字化转换，使其成为数字化信息，然后借助这些数字化信息建立起城建档案信息数据库或地理信息数据库，为实现动态管理提供
5、保障；三是加强城建档案信息更新。实用性、权威性及准备性是判断城建档案信息是否有效的重要指标，所以要求构建起信息采集、汇编、录入及质量检查机制，促使档案信息广泛收集与档案信息应用形成良好循环，以保证城建档案信息的有效性。 第三,构建城建档案保密机制 1、利用本单位秘密以上的档案，利用者应出具所在单位介绍信证明和本人证件后方可借阅。 2、利用外单位秘密级以上的各类档案，利用者除具备以上证件外，还需经档案馆主管领导审批，方可借阅。 3、借阅利用秘密级以上和各类档案，不得代出阅览室，不得在阅览室横向转借给无关人员。 4、属于秘密级以上的档案，不得拍照、复制、摘录，若必须拍照复制时应经管理人员许可后方能
6、进行。 5、不该说的机密绝对不说。 6、 不在普通电话明码电报中传达机密事项。 7、 不在公共场所和家属，子女朋友面前谈论机密。 第四,构建城建档案鉴定机制 1、根据国家制订的统一鉴定标准，对城建档案进行鉴定。 2、城建档案的鉴定工作人员应忠于职守，必须具有高度的政治责任心和谨慎细致的工作作风。 3、对城建档案的鉴定工作由馆领导，有关工程技术人员和城建档案工作人员组成鉴定工作委员会，负责进行鉴定工作。 4、对准备接收进馆的城建档案进行审查鉴定。 5、对保管期限已满的城建档案，由鉴定委员会进行具体分析和详细审查，确定继续规档或销毁。 6、遵照城建档案的特殊性，根据建筑物的在与否，确立其档案的归档
7、与销毁。 第五,构建城建档案收集机制 1、负责收集属于吐鲁番市规划区的有关城市规划管理建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字，图纸、图表、声像等各种载体的档材料。 2、按照城市城建档案分类大纲 、收集所有门类的档案。 3、按照城市建设档案管理规定第十条规定建设系各专业管理部门形成业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管一至五年后全部向城建档案馆移交。 4、在本市规划区内新建改建扩建的各类建筑物形成的档材料、建设单位在工程竣工后三个月内向城建档案馆移交一套符合规定的建设工程档案。 5、按国家标准格式尺寸装具档案。 6、城建管理活动中的其他各级各类档材料按照档案法第十
8、条规定“任何人不得据为已有” ，定期或不定期向档案馆移交。 第六,城建档案整理机制 1、城建档案的整理方法应严格按照建设工程档归档整理规范进行整理。 2、按照档案形成特点，应遵循档的自然规律，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。 3、在特殊情况下，档案馆接受的零散档按照有关规定进行全过程整理。 4、接受进馆的档案、零散材料有破损，不符合规格的要进行粘贴和托裱。 5、接受进馆的档案，通过系统科学的整理工作，要基本达到便于保管和提供利用的最终目的。 6、按照城建档案分类大纲进行科学分类，并编制完成卷内档目录，卷末备考表，案卷目录等编目工作。 第七,利用信息反馈机制 1、充分利用馆藏档案为
9、社会服务，满足各方面的需要，充分发挥档案作用。 2、明确服务方面，端正服务态度，适合新形式发展要求，做好档案提供利用工作。 3、熟悉馆藏档案，不断研究档案提供的利用工作的新情况、新特点，了解和研究利用者的需要，做好档案提供利用预测工作。 4、逐步提高档案咨询工作的质量和服务水平，接受咨询，建立咨询记录。 5、利用馆内现有的编辑成果为社会服务，进一步完善利用登记薄、利用效果登记薄。 6、正确处理档案提供利用和保密的关系。 第八,构建城建档案销毁机制 1、城建档案馆销毁档案，必须由档案馆负责人批准，同时报请主管局领导批准方可销毁。 2、准备销毁的城建档案材料，应编制销毁清册和撰写销毁档案材料内容的
10、分析报告。 3、销毁城建档案应注意安全保密、除主监销外，还应有以二人以上监销。 4、城建档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字并注明销毁方式和日期。 5、销毁后的城建档案案卷应在总登记薄案卷目录上注明“销毁” 。 6、销毁后的城建档案，要统计销毁数量和详细内容。 参考文献 1 吐尔逊汗.加强城建档案的现代化管理J. 农村科技 2010 年08 期 2 黄淑莲.档案信息数字化问题刍议 J. 办公自动化 2008 年 14期 3 王舒.浅谈如何提高档案工作者的综合素质J. 科技致富向导 2012 年 15 期 4 魏凤力.浅谈档案管理人员应如何提高自身素质J. 科技致富向导 2012 年 05 期 5 裴莉华.新形势下高校档案管理模式的转变J. 现代农业科学 2008 年 12 期 6 赵屹.档案信息化建设过程中档案管理工作的嬗变(下)J. 办公自动化 2007 年 02 期 7 王敬媛.档案管理现代化实施J. 农民致富之友 2012 年 15 期 8 张晶.简议电子档在城建档案管理工作中相关问题的解决对策J.科技致富向导 2011 年 33 期
