1、略谈计算机信息传输技术在办公自动化的应用【摘要】利用计算机信息传输技术实现办公自动化是一项系统且困难的工作。为此,不但要正确地选择计算机传输信息的方式,还要充分地认识和熟练应用通讯软件,以应对没有网络的情况。只有这样,才能让计算机信息传输技术促进办公环境更快地实现无纸化、自动化、智能化。 【关键词】计算机信息传输办公自动化应用 中图分类号：G623.58 文献标识码：A 在信息技术不断发展更新的时期，办公室也朝着自动化方向发展。未来办公室的工作方式不仅会使工作效率大大提高，同时也能够在以人为本的理念下不断进化，开展灵活的组织工作，并做出更加准确和快速的决策。 一、在网络条件缺乏下实现远距离信息
2、传输的有效途径。 尽管我国近几年互联网技术发展迅速,但相比于发达国家,还存在很大差距。国内向公众提供服务的 ISP 一般都集中在大中城市,而对于很多比较偏远的乡镇地区,短时间内还无法享受到因特网服务。另外,很多地方即便有 ISP,但受入网费用高昂、手续繁琐、网络质量,服务质量差等原因的影响,因特网服务也无法进入乡镇政府机关部门。而在无法入网的条件下要如何实现远距离信息传输呢?答案是利用一些通信软件便可以完成信息的远距离传输,而且操作软件还具备传输速度快,操作简单方便的优点。 1、传输途径。和发达国家相比，我国因特网的发展相对较晚并且起点也比较低。其 ISP 都主要在大中城市当中聚集，并且有着比
3、较高的收费以及繁琐的入网手续等，那么，在一些偏于并且网络条件缺乏的地区，要想实现远距离信息传输就只需要在计算机上安装一个传真 Modem（调制解调器） ，外加一些计算机通讯软件就可以实现远距离信息传输，并且这种传输有着速度快以及操作方便的优点。而对于远距离信息传输就是指一台电脑向远程电脑抑或传真机执行传真的发送、一套电脑对远程电脑抑或传真机发来的传真进行接受、两台电脑之间的屏幕对话以及两台电脑之间的文化传输，它又被称为 EDI 技术。远距离信息传输的重要条件就是信息传输任意一方都要有一台电脑、一个传真 Modem 以及一条电话线等，否则远距离信息传输就不会实现。 2、通讯软件的选择。当前，远距
4、离信息传输的通讯软件在市场上有很多种类，通常情况下，当对 FAX/MODEM 进行购买时，商家都会附送一款通讯软件。而市场经济的不断发展以及市场的快速运转逐渐淘汰了那些不好用的通讯软件，这些被淘汰的通讯软件有：WINFAX 以及 Quick link 等软件，这些软件的界面不够华丽，而且操作起来也不方便，同时软件在配置上过于复杂化，功能不齐全。而 BWN3.24F/D 软件就是一款很好的远距离信息传输通讯软件，它虽然是英文软件，然而它有着良好的综合性能，可以让计算机信息传输技术更广泛的应用在办公自动化当中。 二、基于计算机信息处理技术的办公自动化系统特性分析。 办公自动化系统以计算机信息处理技
5、术为核心 ，可以便捷高效的实现对个人办公、信息资源等的管理 ，还可以增强对共享信息的控制力 ，提升办公网络的传输效率 ，优化工作及其管理流程。 1、个人办公管理。办公自动化系统中的个人办公管理允许员工利用软件对个人的各项工作进行编排与统一管理 ，还能够提供提醒、查看以及提醒等功能。这对提高员工的工作效率具有非常明显的推动作用。同时 ，个人用户还可以通过办公自动化系统中的电子邮件等功能进行资料传输、意见交流、问题讨论等来简化工作流程。 2、工作文档管理。企业事业单位中文件的收发与管理是一项重点内容。当需要生成和提交一份工作文件时 ，员工可以利用系统相关功能起草拟定文件内容 ，并通过工作网络传递给
6、特定审批人员 ，审批后意见还可以及时返回给员工 ，便于员工进一步修订或归档。这样就可以非常方便的实现收发文件的一站式管理。 3、资源管理。系统可以对办公资源进行存储以及管理 ，这就降低了传统的基于人工的管理工作的复杂度 ，增强了资源管理的科学性与调理性 ，使得各类信息资源都可以在统一的平台下进行处理与存储 ，这就极大地提升了办公工作的灵活度与可信度。此外 ，诸如电子公告、邮件通知等功能还可以方便的将公共信息传递到员工手中查阅 ，这是传统的办公管理所无法实现的。 4、网络传输及其管理。通过办公自动化信息传输网络 ，各用户之间可以非常方便的实现文件的发送、接收 ，还可以设定相关参数来确定信息接收者
7、与是否进行自动回复等。这种基于网络的信息处理方式消除了传统办公方式中存在的不确定性 ，增强了信息传输的保密性能。 5、工作流程管理。办公自动化系统的突出特点之一就是可视化工作界面 ，通过该界面用户可以对诸如登记、待办、已办、办公文档状态等的流程进行管理与监控 ，使得各部门、各员工的协同办公成为可能。 6、系统管理。自动化办公系统还能够提供功能强大的系统管理功能 ，便于管理者对用户工作状态、部门工作效率、用户权限、文档信息等进行设置与管理 ，最大限度的增强了办公自动化系统的可靠性与安全性。三、办公自动化系统中的计算机信息处理技术。 1、文字处理技术。文字处理技术是办公自动化系统的核心技术之一。通
8、过该技术可以规范高效的进行数字信息录入、编辑与输出 ，还可以及时对所生成的信息进行收集和归档。该技术可以有效提升员工的工作效率。 2、数据处理技术。利用该技术可以对办公或管理过程中生成的多种原始数据进行加工、分类、计算、汇总等 ，通过上述操作可以获得精确的处理结果 ，还可以生成更加直观和明了的统计图表等 ，通过这种可视化数据处理结果可以更加明确地开展后续工作或执行计划制定。 3、网络通信技术。应用网络通信技术可以通过办公网络或专用数据交换设备完成相关信息的传输、交换与共享 ，进而实现诸如远程会议、信息监控、活动开展等。 4、电子邮件技术。电子邮件技术是实现无纸办公的可靠保证。该技术不仅具有便捷
9、、高效、经济等特点 ，还可以根据办公需求将相关信息传送给多个不同类型的人群，使得信息传输效率大大提升。此外，电子邮件还支持如声音、数据、图像、文字等的多媒体信息传输 ，用户只需要登录客户端即可完成信息的收发与读取操作 ，这是传统的办公方式所无法实现的。 5、决策支持技术。办公自动化系统可以按照工作需求定期收集与分析相关工作信息并生成明晰的分析结果供管理人员进行数据筛选与信息分析 ，从中预测和寻求最佳的决策方案和制定工作计划 ，使得决策更具目的性和功能性。 四、办公自动化的发展趋势。 就其发展趋势而言 ，办公自动化更加倾向于向以下三个方向发展 ：基于 C/S 架构的办公自动化 ，该发展趋势可以支
10、持用户以更加便捷和高效的方式接入办公自动化网络中进行办公和信息处理。基于 C/S 和 Web 的办公自动化 ，Web 网络可以为企事业员工提供更加多样的网络接入方式和信息接收渠道。B/S 架构的办公自动化 ，该系统可以支持全网络办公和移动化办公 ，使得办公灵活性更强。 结语：总之 ，应用办公自动化系统进行办公是现代企事业单位发展的必然趋势。其不仅可以提供更为灵活和便捷的交流与沟通方式 ，还可以加大的增强办公效率 ，帮助实现企业管理 ，降低运营成本 ，规范员工工作方式。可预测的未来 ，基于计算机信息处理技术的办公自动化系统必将得到广泛而深入的应用。 参考文献 1谢小青.计算机信息处理技术在医院 OA 系统中的应用J.中国中医药咨讯，2012，04（4）. 2于彦华.办公自动化的应用J.硅谷，2011（7）. 3闫帅领，房月华.办公自动化系统概述J.黑龙江科技信息，2011（34）.
