1、浅谈房地产企业电子办公平台的建设管理及作用【摘 要】现代化的企业强调降低非生产开支，以减低企业的非生产的支出，办公费用的降低将是企业降低非生产开支的重要环节，实行办公无纸化将可以大大减低办公费用的支出；同时可以让公司员工利用现代化的网络平台，及时了解企业的有关管理信息及重要事件，让员工成为团队一员，增加企业员工的凝聚力。房地产企业在飞速发展的今天，更加要管理好企业，减低企业的办公费用，有必要实行电子办公自动化，加速电子办公平台的建设及管理。 【关键词】房地产企业；电子办公平台；建设；管理；作用 现代化的企业强调降低非生产开支，以减低企业的非生产的支出，办公费用的降低将是企业降低非生产开支的重要
2、环节，实行办公无纸化将可以大大减低办公费用的支出；同时可以让公司员工利用现代化的网络平台，及时了解企业的有关管理信息及重要事件，让员工成为团队一员，增加企业员工的凝聚力。房地产企业在飞速发展的今天，更加要管理好企业，减低企业的办公费用，有必要实行电子办公自动化，加速电子办公平台的建设及使用电子办公平台的管理，最终提高企业整体的营运效益、经济效益和社会效益。 一、房地产企业电子办公平台的建设 1.配备专业的计算机网络人才 企业设置专业的计算机网络人才，对企业员工在使用办公平台时，遇到自身无法解决的问题时，能够在第一时间与办公平台的编程单位积极对接进行处理。加强网络保密技术检查、组织管理、规章制度
3、、人才队伍建设，实时监控网络运行状况，保障关键网络和重要应用的安全。企业总部派专人负责全企业电子办公平台专网的网络搭建、软件开发和后续维护、技术运行、系统升级等工作。 2.配备专业的计算机硬件 企业专门配置了扫描仪器，文件上传设备以及配备专业的计算机硬件设施，确保公司全部人员可以通过设施进入到电子办公平台阅览及处理文件。像财务部、造价部、工程部等常用部门的员工是每人配备一台电脑设备；其他的部门员工在该部门设立一部公共电脑设备，供本部门所有员工可以在一定时间在电子办公平台上来阅览及处理文件。 3.建设电子办公平台 结合自身情况对办公平台使用项目进行细分，确保最大化利用办公平台提升办公能力。具体分
4、为：办公平台、人力资源、知识管理。办公平台下设子目文件收发、文件阅览，具体是个人工作台、消息中心、通信录、工作日志；人力资源下设子目工资管理、绩效考核管理、档案数据管理；知识管理下设子目文档管理、电子期刊（在线投稿、期刊浏览） 、电子信箱。网络平台必须统一规划、统一标准、统一管理，防止重复建设，要加强对现有网络的整合，充分利用统一的网络平台，促进各个部门信息系统之间的互联互通、资源共享。 4.企业建立有关的电子办公平台管理的有关制度 企业专门针对办公平台的使用制定了文件处理流程，对办公平台上发文、收文录入等指定到人，对全体员工使用办公平台情况纳入每月绩效考核范围，对当月没有使用办公平台来阅览及
5、处理文件的员工先是批评，多次未办理改业务的员工将会在年底实行黑名单制度，以扣发奖金及全企业通报等方式进行处罚。对使用电子平台优秀的员工，进行考核后给予相应的奖励，鼓励员工积极有效的使用电子办公平台，节约办公纸张，达到无纸化的目的。 二、房地产企业电子办公平台的管理 1.企业设专职管理人员进行电子办公平台的维护管理 企业设置信息专员 1 名，对办公平台实行管理。在软件方面：信息专员对日常出现的问题进行分类、归纳并进行咨询，达到及时处理有关问题，解决员工使用电子平台的日常问题；在硬件方面：维护文件上传器、扫描仪器、计算机设备、网络线路等，使之能达到正常使用状态，确保员工的在使用过程中硬件设备能够发
6、挥作用。单位要加强安全防范意识和措施，定期进行计算机病毒检查、清除和故障排除，按有关规定做好信息保密工作。 2.对员工使用电子平台进行绩效管理及考评 根据电子办公平台的有关管理制度，每月分三个时段对全体员工使用、阅览、处理办公平台文件情况进行检查（旬查） ，将检查的情况纳入每月绩效考核范围，于每月月底对没有达标的员工的进行扣除相应的分值，年底与企业的奖惩制度挂钩。 3.加强电子平台的更新及改造 在软件方面：企业根据人员调动和部门设置的具体变化情况，随时对平台的设置进行不断的更新和完善，以确保在使用过程中更加合理有效。在硬件方面：对已经报废或损坏的设备，要随时进行更换及购买，对报废的设备按规定审
7、批程序进行审批再进行报废处理，有残值的部分要进行收回，确保国有资产的增值保值，充分发挥资产的效能作用。 三、房地产企业建设与使用电子办公平台的作用 1.实现文件管理电子化办公，既提高了工作效率，同时完全实现了无纸化办公，可节省纸张，节省办公开支，取消了许多纸型文件，大量节省了传统办公费用和人工在企业各部门递送的繁重劳动，减轻工作人员劳动强度，节省了办公成本；无纸化作业有效避免污染，低碳节能创造绿色办公环境，达到了节能减排的目的。 2.房地产企业在组织机构上有公司总部及各个项目开发部，建设与使用电子办公平台，有效的实现信息的沟通和协作，减轻了员工的工作强度，提高了管理效率。 3.实现文档一体化的
8、管理，通过文档一体化实现了信息一次录入和多次利用，达到了信息共享，提高了信息利用率；利用计算机和网络等现代化信息技术，实现了办公信息电子化和规范化，极大地提高了办公效率。 4.提升企业的快速反应能力，有效防止差错，满足企业自身的管理需要，从而在多个方面上提升企业的竞争力发挥了很大的作用。 5.建立电子办公平台系统，实现无纸化办公，就是充分利用网络技术和信息技术，改进传统的管理方式和工作方法，理顺内外行政管理程序，提高内外行政管理水平和工作效率，促进各项工作任务落实。 6.建立企业部门之间信息共享机制，为降低信息采集成本，实现协同办公，发挥电子办公平台综合效益创造条件。 作者简介：李映娇，女，四川成都人，经济师，四川路桥通锦房地产开发有限公司工会副主席兼综合办公室主任， ，长期从事办公室的计算机网络、人事、纪检、党团等方面的行政管理工作，在全国性刊物发表多篇论文，研究方向：企业行政管理及企业办公自动化管理。
