1、浅谈新时期档案管理信息化建设摘要：本文从探讨新时期档案管理信息化建设的重要意义出发，详细阐述了现阶段档案管理信息化建设的重要性和重要地位。接着笔者又深入分析了现阶段档案管理信息化建设中的种种问题和不足之处。最后，结合自身多年工作研究经验，笔者提出了关于该种工作的完善性策略分析。 关键词：档案管理、信息化建设、现状、问题、完善性策略 中图分类号：G271 文献标识码：A 一、新时期档案管理信息化建设的重要意义 二十一世纪的新时代是以信息化为主要特征的，我们国家已经把信息化建设作为国民经济与社会发展的第一要素。用信息化来带动现代化，是我们国家发展的基本国策。要实现政务公开，主要基础就是建立全方位、
2、多层次的政府政务信息网络。经济在实现全球化，社会在不断变革，作为社会综合管理者的政府，首先要面临政府模式的重新塑造与政府各种方式的转变。在信息全球化的背景下，世界竞争中最为关键的要素就是优良的政府管理。档案信息化是说国家档案行政管理部门对档案管理活动进行统一的规划与组织，处置档案信息资源并提供相应的服务。在国家信息化建设中，档案信息化的建设是一项重要的组成部分，对于电子政务建设来讲，档案信息是一项不可缺少的公共信息资源。把电子政务与档案信息化间的关系协调好，对于我们国家政治经济文化的大力发展起着非常重要的作用。 二、现阶段档案管理信息化建设中的问题所在 第一，没有受到领导的足够重视，档案信息化
3、意识太薄弱，一直以来，人们对档案的认识不到位，没有对档案产生的社会效益与经济效益进行宣传，档案信息化常常被人们轻视。有多数企业并没有把它做为一项重要的工作来做，在对档案利用方面产生的效益也没有足够的经验与意识，只有一些专业的技术人员会利用，并且，他们也只是能过对一些图纸的查阅来了解，很多职工并不了解档案资料的利用效益，对档案管理信息化的建设更是一无所知。因为受不到足够的重视，档案的基础设施配备不充足，导致不能充分的开发信息化建设档案，利用率较低，所以，档案应有的效能也就无法发挥出来。 第二，缺乏统一的信息化管理平台与管理的标准。企业档案的数量每年都在增长，库房的工作量越来越大，档案部门面临着许
4、多的问题，如档案自然老化以及人为的损害等，如果不能建立起统一的档案管理标准与信息化管理平台，就无法从根本上解决这些问题。 第三，缺乏综合素质强的档案人才。无论技术设备与软件有多高端，也离不开人来进行管理与操作，很多的档案员只会做一些文件归档这样的基础性的工作。随着档案信息事业的不断发展，档案工作发生了很大的变化，无论是形式还是内容都不再像以前那么简单。过去的管理形式是粗放的，与现在的工作要求是无法相适应的，另外，在业务素质方面，档案管理信息化对档案人员也提出相应的专业知识方面的要求，对外语要熟练运用，计算机基本的知识与操作技能要具备，网络技术知识以及科技专业知识也要掌握等。但是，如今企业的档案
5、专业人员还不具备一定的专业能力，对理论知识也比较贫乏，文化程度有高有低，与现代发展的需求相比具有很大的差距，能够对档案信息层次进行研究及开发的人才就更少了，档案专业出身的人员是少之又少的，没有合理的知识结构，加上不具备专业技术的人员，对档案信息化的应用与发展起到很大的遏制影响。 第四，档案信息化存在不容忽视的安全问题。一方面，在档案管理信息化过程中，往往重视信息化中档案信息的流转和沟通，只留心档案信息对工作的参考和借鉴作用而忽视档案的根本作用凭证作用。档案实体是档案发挥凭证作用的基础。这种情况下，档案实体就会被忽视，其安全性就不能保证。 另一方面，在档案信息化中，管理者往往只重视档案信息的使用
6、， 三、新时期档案管理信息化建设的完善性策略分析 第一，更新观念，增强档案管理现代化意识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 第二，加
7、快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出
8、更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。、 第三，建立起较为规范的管理机制。在档案信息化的建设中，为了对相关的责任进行明晰，使网络及数据的运行得到保障，还要从实际情况出发，把规范的管理机制建立起来。档案管理制度需要不断创新，档案管理部门要把与信息化建设相适应的管理制度建立起来，一方面把管理的业务流程完善起来，对电子档案工作的环节与步骤进行细化，另一方面把必要的安全措施制定出来，尤其是对电子文件与电子档案，保证电子档案的完整性与安全性。对档案管理标准进行统一，是信息化建设的一项重要基础工作。档案管理标准有统计的标准、档案整理的标准、各项技术标准以及服务标准等，它是对工作
9、效率高低进行衡量的标尺。失去这些标准，就无法建立档案数据库中的信息资源，各单位的档案部门如果不按照统一的标准去做的话，档案信息网络就无法保持顺畅，也很难实现资源的共享。建设复合型的管理团队，对于档案信息化的发展质量与速度起着决定性的作用。 第四，把档案管理人员的信息化意识提高上去，信息时代文件的每一个环节的工作都可以通过计算机来实现，这就对档案管理人员提出更高的要求，不但要对电子文件的特点与电子档案的全程规范进行熟悉，并且，还要把计算机系统网络安全的防护知识熟练的掌握了，这样才能保证档案信息的安全性、完整性。除此之外，档案管理人员还要不断强化自己的学习意识，对于信息化教育的培训要积极的参加，使
10、专业知识得到及时的更新，把自身的业务素质与工作水平提高上去。 四、档案管理信息化建设下的人员素养分析 首先，对现代化管理知识的掌握，档案管理现代化的技术与科学技术管理手段在不断应用，对档案专业人员提出要求，就是对复印、音像、缩微以及电子计算机的应用要熟练掌握，这样才能与档案工作发展的需要相适应。其次，要对一门或多门技术知识进行掌握，改革开放以来，国际交流越来越多，档案专业人员一定要掌握一门或多门外语知识，保证资料的管理及开发的进行。最后，对于宣传知识要加以掌握，新的形势对档案专业人员有了更高的要求，面对社会，档案部门要通过各处媒介对档案工作进行宣传，要把社会档案意识提高起来，这对档案事业的发展
11、有很大的促进作用。与此同时，还要重点学习相关的知识，不断加强档案专业知识，把自己编研信息的能力培养起来，成为一名档案一体化管理的能手，并在档案管理经验中不断的积累经验，转向现代型技术操作的模式。 另外，档案专业人员还需要具备健康的身体以及充足的精力，这也是做好档案工作的重要前提，档案管理工作需要长时间的收集、编研，需要具有较强的连续性、系统性，所以，从业人员一定要具备良好的精神状态，而好的状态首先要有好的身体，这两者是密切相关的，因此，可以看出，档案工作不但是脑力劳动，也需要一定的体力劳动，所以，档案专业人员的素质中，其中一个重要的条件就是健康的身体素质。 四、结束语 总而言之，现代是科技与信息技术快速发展的时代，对档案管理的要求也越来越高，对档案管理人员的要求也在不断提高。为了把档案管理好，就一琮要把管理者与现代技术相结合在一起，不断提升操作、掌握与探索信息技术的能力。把档案管理的效率与质量提高上来，让他变成档案管理的有效工具，把它最大的效能发挥出来。 参考文献： 1、陈小艺 浅谈现代化的档案管理工作 档案管理 2012 年第 1 期 2、孙子健 试分析档案管理信息化建设问题 档案管理 2012 年第 12期 3、周益民 现代化档案管理工作创新性分析北大学报 2012 年 4、陈依依 新时期档案管理信息化建设工作初探 河北大学 2012 年
