1、1美国国家档案与文件管理署绩效管理的内容、特点及其启示摘要：本文首先介绍了美国国家档案与文件管理署绩效管理的 3 项主要内容，即制定并实施战略规划、年度工作计划、年度绩效与责任报告。然后分析出美国国家档案与文件管理署绩效管理的 3 个特点，一是长期规划、短期目标实现有机结合，战略规划具有至高无上地位；二是绩效管理以用户满意为导向；三是绩效评估方式多样。最后提出我国可以学习借鉴并采取的 3 条措施：实现战略规划、年度计划、年度总结的有机衔接；加强用户导向理念；改进绩效评估形式。 关键词：美国国家档案与文件管理署绩效管理档案管理 美国是世界上最先探索政府绩效管理的国家之一，美国国家档案与文件管理署
2、（以下简称 NARA）绩效管理值得我国档案部门借鉴。 一、NARA 绩效管理的主要内容 绩效（performance）一词在管理学中被引申为“成绩” 、 “成果” 、“效益” ，政府绩效管理至今并无一个普遍认同的定义，本文采用定义为“运用科学的方法、标准和程序，对政府机关的业绩、成就和实际工作做出尽可能准确的评价，在此基础上对政府绩效进行改善和提高。 ”按照美国 1993 年颁布的政府绩效与结果法要求，NARA 通过制定并实施战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告来实行绩效管理。 （一）制定战略规划 2战略规划是执行绩效法案各项规定的基础，以结果为导向。NARA 最新的战略规划是20062
3、016 年战略规划 （以下简称战略规划 ） ，为适应新形势，该规划每 3 年修订一次。其主要内容包含：NARA 的工作职责，6 大战略目标，战略目标的细化及实施方法等。 1.战略规划确定了 NARA 的工作职责 NARA 的工作职责是：用守护和保存政府档案的方式服务于美国民主，确保人们能够利用档案遗产，从中汲取知识。利用档案不但是美国公民的权利而且也是政府的实际行动。NARA 支持民主，为提高城市文明，增加公民对国家历史的理解而努力。 2.战略规划提出了 6 大战略目标 战略目标是战略规划的重点。战略目标之一是管理政府档案：作为国家档案保存者，NARA 要继续提高管理能力和服务水平，有效地管理
4、政府档案。战略目标之二是保存和加工档案：接收、加工、保存、保护档案，提高档案管理的效率；高水平和高质量地著录所有档案；按照美国国家信息安全法令执行，确保应解密档案解密、应保密和敏感档案禁用；确保所有档案都有充足的库房；确保公众及时利用档案。战略目标之三是管理电子文档：应对电子文档的挑战，成功地履行 NARA 在电子时代的责任；满足联邦政府和用户希望继续利用政府电子文档的需要，开展电子文件的捕获、著录、保存工作。 战略目标之四是提供档案利用：在任何地点、任何时间，NARA 提供便捷、安全的馆藏档案利用；挑选传统载体档案制成数字化副本，推进档案全文在线利用；提供档案目录信息的在线利用；答复查阅档案
5、的书3面请求。战略目标之五是提高城市文明：通过终身学习项目加深公众对美国国家历史的理解；通过举办展览等方式提升档案馆的形象；加强对老师和学生的教育；与其他行业合作，展示 NARA 馆藏，提高国家文明程度。战略目标之六是加强各项基础建设：提高职工素质、技能和竞争力以适应不断变化的外界环境；招录不同类型的员工，更好地服务于不同类型的公众；大力加强信息建设，服务于 NARA 的用户。 3.战略规划中将战略目标细化为长期绩效目标，并明确了实施办法 战略规划将 6 大战略目标分解为 25 项长期绩效目标。战略目标只是大方向，需要长期绩效目标加以细化。例如，在战略目标之四提供档案利用部分，细化为 4 个长
6、期绩效目标：截止到 2012 年，网站达到或者超过联邦政府网站标准；截止到 2016 年，1.4%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用；截止到 2016 年，NARA 的服务能够满足利用者需要；截止到 2016 年，95%具有永久保存价值的馆藏档案有在线目录。 每个长期绩效目标后都有实施方法。例如， “截止到 2016 年，国家档案馆服务能够满足利用者需要”的长期绩效目标，实现它的方法是：增加阅览室设备和人员，调整服务时间以使更多的人越来越容易地利用档案；增加公共计算机终端以提高网络利用率，增加缩微阅读空间；对于公众关注度高的档案，例如“911”委员会档案、关键政府职位任命档案、高级法院档案
7、等要及时提供网络利用；要让本国和全世界公民都能够轻松利用 NARA 档案。 （二）制定年度绩效计划 4NARA 每年制定年度绩效计划，年度绩效计划的目标来自于战略规划的六大战略目标，年度绩效计划是实现战略规划的重要步骤。 年度绩效计划的内容包括：阐明本年度绩效目标；预测本年度绩效指标，绩效指标是绩效目标的细化；说明为达到本年度绩效目标拟采取的方法等。 例如：NARA2012 年绩效计划中有一项年度绩效目标是“2012 年1%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用” 。其年度预测绩效指标有3 项：1%馆藏传统档案实现在线利用；对公众公开 1940 年的统计档案；为保存和利用档案改善数字政策。 提
8、高档案材料在线利用有 3 个方法：收集已经存在的传统档案材料数字化副本并使它们实现在线利用；与其他组织合作，选择传统档案材料并将其数字化；制作原生数字文件，提供网上利用。 （三）制定年度绩效与责任报告 在每一个财政年度末向总统和议会提交年度绩效与责任报告，包括以下几方面内容：一是对实际取得的绩效成绩和年度绩效计划中的绩效指标进行比对；二是如果没有达到绩效指标，要说明原因，以及将来完成绩效目标的时间表和路线图；三是如果某个绩效指标是不实际或不可行的，要予以改进或终止。 例如，在 NARA2012 年的绩效与责任报告中，管理政府档案部分中有一项绩效指标没有完成，该项是：对于请求查阅军队人事档案的，
9、要在 10 日内答复，预期目标是 10 日内回复率达到 85%，实际 10 日内回复率只有 73%。 由于没有达到预期绩效指标，NARA 说明了其中原5因：在 1973 年圣路易斯大火中焚毁了从二战到朝鲜战争时期的档案，需要利用其他资源重建这些档案，但是由于时间很紧迫，经常花费几个月也重建不了一张档案，而国家人事档案中心每年有超过 100 万份书面利用申请，所以没有实现预期绩效指标。 二、NARA 绩效管理的特点 在政府绩效与结果法案的支撑下，NARA 绩效管理呈现如下特点：第一，长期规划、短期目标实现有机结合，战略规划具有至高无上地位。NARA 的绩效管理体系包括战略规划、年度绩效计划、年度
10、绩效与责任报告三个部分。根据战略目标确定长期绩效目标，进而设定年度绩效目标，再明确预期绩效指标，这种确定指标的方式层层递进、相关性高，具有一定的科学性。 战略规划中确定了六大战略目标、25 项长期绩效目标， 2012 年绩效计划中设定 67 项预期绩效指标。绩效结果只需要将实际表现与预期绩效指标进行对比即可得出，方法简便，容易操作。 战略规划具有至高无上地位。 战略规划制定出来后，各项工作都紧紧围绕它开展。年度绩效计划紧紧围绕战略规划制定；年度绩效与责任报告紧紧围绕战略规划总结；美国档案与文件管理署的一些专项计划，如信息资源管理计划（2012 2015 年） 、 人力资本计划（2009 201
11、4 年） 也都以战略规划为纲。 第二，绩效管理以用户满意为导向。绩效取决于用户满意度， 战略规划的 6 大战略目标都提出以用户满意为导向。NARA 提出：在民主社6会，政府档案属于公民，NARA 的重要职责是提供档案利用；NARA 的成功在于要使用户、联邦管理者和政府官员都感到满意；NARA 将会提供符合用户需要的快捷、有效的服务，使用户在任何地点、任何时间能够便捷、安全地利用馆藏档案。 第三，绩效评估方式多样。NARA 采用周期性评估、信息系统评估和用户满意度评估等多种评估方式，评价结果比较科学。NARA 每年制定年度绩效与责任报告进行周期性评估。NARA 认为周期性评估对于成功完成战略非常
12、必要，决策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，从而每年进一步改进绩效管理。NARA 建立了“绩效评估和报告系统” ，利用网络设备从超过 70 个组织单元收集绩效数据，该系统利用数据库存储数据对数据进行分析并生成报告。实行用户满意度评估，对用户进行调查，实现 NARA 的工作与用户需求相一致。2006 年，对 NARA 的保管期限和鉴定服务工作进行调查并评估；2007 年，对 NARA 的保管期限、鉴定服务、电子档案管理、档案管理培训工作进行调查并评估。 三、NARA 绩效管理的启示 由于法制环境、文化环境不同，我国档案部门不能照搬 NARA 绩效管理的经验，但其管理思路值得我国档案
13、管理部门借鉴。 （一）实现战略规划、年度计划、年度总结的有机衔接 2013 年上半年，北京市档案局完成北京市“十二五”时期档案事业发展规划中期评估工作，发现问题之一是距离北京市“十二五”时期档案事业发展规划中规定的区县档案馆数字化率达到 50%的目标较远，有九个区县档案馆馆藏档案数字化率未达到 25%以上，其中，五个区7县档案馆馆藏档案数字化率还未达到 10%，极个别区县档案馆馆藏档案数字化率只有 0.21%。 为落实北京市“十二五”时期档案事业发展规划 ，北京市档案局将区县档案局（馆）和市属单位的任务分解为 53 个指标，对内部处室的任务分解成 83 个指标。此举只是将任务分解到责任部门，但
14、是没有将任务分解到每个年度。 今后，要进一步提高战略规划地位，使各项工作都紧紧围绕北京市“十二五”时期档案事业发展规划开展。应进一步加强规划与年度计划的衔接，明确每年的进度，加强指导、检查，保证规划实施的连续性和可控性；年度总结要更加紧密地围绕战略规划来阐述，并说明没有完成的理由。 （二）加强用户导向理念 强化绩效管理用户满意导向，以让利用者轻松快乐地利用档案为目标。一是提升网络服务质量。尽快建成基于“云计算”的区域性数字档案馆，实现档案资源整合、共建共享。改善北京档案信息网站，把网站打造成高效、便捷的用户工具。提高档案全文的在线利用，满足信息时代档案利用需求。完善在线检索系统，为档案资源目录
15、信息提供单一简捷入口，实现一站式检索，改进用户与档案的在线互动。二是提供个性化服务。有针对性地给特定用户提供服务，建立“决策参考”专题库，为领导和有关专业管理部门提供档案专题目录及全文阅览服务，形成“定向服务”和“小众化服务”的新模式。三是运用社交媒体服务。社交媒体是公众参与和反馈档案馆各类事务的重要工具，利用博客、微信8等公众参与社会媒体平台。实施公民档案员项目，鼓励公众接触档案文件，给档案做标签，制作手稿档案的打印抄本，加载和分享图像。 （三）改进绩效评估形式 我国档案部门实行五年规划中期和末期评估，评估时间为 2.5 年一个周期，与美国同行每年评估一次相比间隔时间较长。如果在每年的年度工
16、作报告增加自我评估内容，可缩短评估周期，及时发现问题，保障战略规划的完成。 目前，我国档案部门的绩效评估还以自我评估为主，要实现评估主体的多元化。特别是实行用户导向视域下的绩效评估，即在档案馆的绩效评估中坚持以用户为本，绩效评估的重点围绕服务对象的满意度展开，在绩效评估的过程中提供给服务对象参与档案馆绩效评估的机会，增加用户参与评估的渠道。可以通过设立用户档案，其内容包括用户利用档案的有关情况和满意度，定期收集评价信息，跟踪服务，及时了解用户情况，促进与用户之间的信息交流；可以根据用户层次的不同，开展不同形式的用户座谈会，倾听各个层次用户的意见；可以通过交谈询问、信函电话等交流方式让用户了解评
17、估信息，参与评估工作。 注释： 财政部预算司.美国政府绩效与结果法案的内容及实施情况.http：/. 北京市档案局.北京市“十二五”时期档案事业发展规划中期评估报告Z.2013.7. 北京市档案局.北京市档案局关于印发北京市“十二五”时期档案事业发展规划任务分解表（区县档案局馆 ）和市属单位分表的通知9Z.2012.5. 参考文献： 1美国国家档案与文件管理署 20062016 战略规划. THE STRATEGIC PLAN OF THE NATIONAL AR？ CHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION.http：/ www.archives.gov. 2美国国家
18、档案与文件管理署 2009-2013 财政年度绩效计划.FISCAL YEAR 2009 ANNUAL PERFOR？ MANCE PLAN.http：/www.archives.gov. 3美国国家档案与文件管理署 2012 年绩效和责任报告.2012 Performance and Accountability Report .http：/ www.archives.gov. 4美国国家档案与文件管理署多样性和包容性战略计划.2012 年 3月制定.Diversity and Inclusion Strategic Plan.http：/www.archives.gov. 5美国国家档案与
19、文件管理署信息管理计划（2012-2015 年）.trategic IRM Plan FY 2012 - 2015.http：/ www.archives.gov. 6陈昊琳，陆晓红，魏闻潇.国外图书馆战略规划制定对我国的启示-以美国为例J.图书馆工作研究，2010（12）. 7朱立言.从绩效评估走向绩效管理美国经验和中国实践J.行政论坛，2008（2）. 8丁连普.美国联邦教育部 2007-2012 年战略规划述评J.世界教育信息，2008（6）. 109张弛.美国研究型大学战略规划工作探析以威斯康星-麦迪逊大学为例J.高等教育研究，2005（10）. 10马海群.国外档案战略规划的发展现状及特点分析J.档案学通讯，2012（4）. 作者单位：北京市档案局
