1、1商业性档案寄存行业的规范管理之我见摘 要：文章通过对我国商业性档案寄存行业的现状分析，论述了它的产生原因、目前自身发展的特点。随后在对其发展趋势作出分析的基础上，着重从纳入本地区档案行政管理部门的监督与指导、符合科学规范的档案保管硬件、符合法律规范的运作机制等三个方面，对商业性档案寄存行业的规范管理提出了建议。 关键词：商业；档案寄存；规范管理 商业性档案寄存行业是指各类依法登记，通过为客户提供档案管理服务而获取赢利的企业。近年来，这个行业发展很快，在我国档案管理尤其是企业档案管理中发挥了一定的作用。但回观其现状，也出现了一些不协调的现象。如，作为一项档案保管的特殊行业，还没有纳入当地档案行
2、政管理部门的管理视野之内，还没有一套行之有效的创办规范，还没有建立行业协会，等等。本文试就通过对其现状的分析，对商业性档案寄存行业如何依法规范管理提出一些粗浅的设想。 1 商业性档案寄存行业的产生 1.1 我国档案工作实际情况的需要。随着改革不断深化，市场经济逐步建立，经济成分由单一性向多元化发展。一些国有企业在改制、联合、兼并、破产过程中，企业档案存在乱堆乱放，无人管理，没有单位接收，甚至出现随意销毁的现象；很多外资企业、私营和民营企业不愿意在企业内部投入较多的人、财、物力，设置专门的档案保管部门或专2职人员；一些企业即使设立了档案室，但档案保管条件差，档案随意销毁现象也时有发生。 事实上，
3、随着档案信息数量的爆炸式增长以及政府机构改革和企业降低成本的需要，对于一些每年都会产生大量业务类凭证的企业来讲，原先那种“小而全”的档案管理方式，显然已经难以适应企业发展的需要。 1.2 国外商业性档案寄存理念的影响。国外商业性档案寄存行业的名称多为商业性的“文件中心” ，最早起源于 20 世纪 40 年代的美国。它经历了半个多世纪的发展，在欧美等发达国家，现在已经成为一个比较成熟的文件管理机构。进入 20 世纪 80 年代后，商业性文件中心在数量、规模和技术水平上更是得到了迅猛发展，出现了以美国“铁山” （Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。
4、同时，这种促进和提升我国档案信息领域服务外包的理念对我国档案工作发展实际的需要也产生了影响。 1.3 外资商业性档案寄存企业的登陆。上世纪 90 年代末期，一些跨国跨地区档案管理机构，由于看好中国内地在档案信息保护市场的巨大潜力，纷纷登陆。在上海、广州、北京、沈阳等一线城市设立经营机构，拓展业务。如， “上海信安达档案文件管理有限公司”作为第一家将档案文件和信息专业管理的理念带入中国的公司，于上世纪 90 年代首先在上海登陆，随后又建立了广东、青岛、大连、成都等多家分公司。 但是，由于受到国情、理念和我国有关档案管理的法律、法规的影响，他们在拓展内资机构市场时，会遇到诸多困难，在短期内很难占据
5、3国内市场的主导地位。 1.4 内资商业性档案寄存企业的兴起。据查询，建立较早的北京世纪鼎立电子科技服务有限公司于 1993 年建立。 从上海地区来看，内资的档案寄存企业集中于 2009 年前后建立，目前已经发展到有仁通、华信、固铨等 10 多家，而且各家的发展速度都很快。如“上海固铨档案管理技术有限公司”于 2009 年建立至今，在短短的 4 年时间里，已经发展到拥有库房建筑面积 2 万平方米，可拓展建筑面积 6 万平方米；寄存档案已从 2010 年的 2793 标准箱发展到 2013 年 3月的 130107 标准箱（标准箱规格：长 45cm、宽 33cm、高 26cm） ；客户也已经发展
6、到拥有中国太平洋保险集团有限公司、中国银行上海市分行、上海市第九人民医院等 40 多家。 2 我国商业性档案寄存服务行业的现状 2.1 商业性档案寄存是对国家档案馆档案寄存的有效补充。根据档案法第十六条的规定，不少国家综合档案馆通过设立档案寄存中心来为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存等有偿服务。这种形式虽然有设施、人员、声誉和各种有形和无形资源等特定优势，也解决了部分单位档案无处存储的窘境，但由于国家综合档案馆依据档案法第八条的规定，其主要职责“是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案” 。加上其储能的相对有限，不能满足为不具备充分保管条件以及
7、配备档案保管条件成本过高的企业、破产企业、社会团体的档案寄存提供有偿服务，更难以满足社会接受档案寄存观念后的更大需求。 4于是，我国内资的商业性档案寄存服务行业就应运而生，主要承担了除依法应当进入国家档案馆永久、长期保存，能够维护党和国家历史面貌的档案以外的各类社会组织需要在一定时间内给予有效保管的档案。尽管这些单位在其档案流向中可能会有交叉，即一部分党政管理档案可能要向综合档案馆移交，但其大量的凭证却并不属于国家档案馆需要接收的对象。所以，这种商业性的档案寄存服务是对档案部门的有益补充，它满足了当前我国对档案多元化管理的需求，与档案部门并不冲突，更不存在代替或取代的问题。 2.2 商业性档案
8、寄存行业的特点 2.2.1 运作机制灵活。由于是商业性档案寄存企业，所以只要在不违背相关法律、法规的前提下，可以灵活运用各种机制，从企业自身管理和寄存业务运作两个方面来调动积极性，搞活档案寄存活动，获得很好的生存环境。 2.2.2 服务对象面广。可以为各种所有制、各种规模、各种业务类型的机构提供服务。从机构来看，除国家档案部门接收的党政机关、事业单位以外，破产企业、国有企业、外资企业、民营和私营企业等都可以纳入其服务的范畴。当然，主要还是医疗保健行业、法律行业、金融服务业等在主要业务中会产生大量凭证的单位。如中国银行上海市分行，目前的凭证量已经达到每年产生 5000 万张6000 万张，并且保
9、持每年10%的递增率。 2.2.3 服务内容专指。首先，从档案实体来看，进入商业性档案寄存企业的档案，主要是各单位形成的既具有查考利用价值，又并非需要5永久保存，只在相当一个时间段里不能销毁的档案。其次，从档案内容来看，主要是一些虽然信息化程度较高，原始凭证都已经有了电子文本，但在特定情况下还需要提供原始凭证作为法律依据的这部分凭证。最后，从服务项目来看，主要是档案保管、档案检索及递送、档案数字化、档案和数据信息的安全销毁等。 2.2.4 服务措施到位。商业性档案寄存企业为了达到在服务社会的同时获得赢利的目的，可以为各单位提供上门预约、整理指导、安全保管、提供利用等全方位的优质服务。为了最大限
10、度为客户节约成本，最大化为客户调阅提供便捷，往往会自主研发一系列配套软件，只要是在该企业接收范围内的任何单位或个人有需求，都可以通过电话或者网络的方式与企业联系，客户足不出户即可调阅档案。 2.2.5 服务结果双赢。企业自身通过提供服务获取利润和发展壮大；服务对象可以节约档案保管成本，更好地集中精力从事自身的专业工作。3 商业性档案寄存行业的发展趋势分析 3.1 需要节约档案保管成本的客户源充足。从目前商业性档案寄存行业明确的主要服务对象来看，潜在客户面广量大。分析产生潜在客户的主要原因有四：一是随着公民法律意识和维权意识的增强，一旦进入法律程序都需要以原始凭证作为依据。二是企业信息化水平的提
11、高，大量的原始凭证都已经有电子版本保存，原始凭证可以集中异地保存。三是房地产投资成本的加大，使得自行建库的“小而全”保存方式已经不再适宜。四是原始凭证由专门机构集中保存安全可靠，客户将档案寄存6过去便会既省心又放心。 3.2 随着商业性档案寄存行业的发展，客户必将大为拓展。随着实践的发展和宣传的深入，人们将更多地接受这样一种档案管理模式。只要商业性档案寄存企业在建立之初，即建立一套客户所认可的、比较系统、可行的档案管理服务制度，从而获得客户的信赖，就能让潜在客户从同类单位获得的收益中得到启发，从而不断进入正式客户的行列。 4 商业性档案寄存行业的规范管理 4.1 纳入本地区档案行政管理部门的监
12、督与指导。商业性档案寄存行业在我国正处于起步阶段，无论在规模和数量上，将会得到迅速发展。因此，档案行政管理部门对这样一个特殊行业，应当依据档案法第六条和第二十四条的规定，正视其存在和发展，因势利导，对其进行有效监管，使之成为国家档案馆的重要补充，同时也促进商业性档案寄存行业的健康、科学发展。具体可从以下几个方面入手： 4.1.1 要纳入企业所在地行政区域档案事业管理体系。既然社会上还有大量的业务档案需要由档案寄存企业来进行寄存服务，那么，档案行政管理部门就要正视商业性档案寄存服务企业的存在和发展，要将其作为本行政区域档案事业的一个有机组成部分给予规范，纳入本行政区域档案事业管理体系之中。 4.
13、1.2 对商业性档案寄存企业实行全程监管。档案行政管理部门要抓紧制定政策，规范适合我国国情需要的商业性档案寄存行业的运行机制和业务标准。具体可通过四个环节来实行： 一是在企业设立时的把关。档案行政管理部门要依据档案保管的基7本要求和企业开展寄存服务的具体对象，从档案实体的安全保管、档案信息的保密要求、档案利用的安全便捷等方面提出各项要求，严格把关。企业对档案行政管理部门提出的各项要求要作出履行承诺。二是定期执法检查。将商业性档案寄存企业纳入执法检查的范围，检查合格者颁发“档案保管合格单位”牌匾。三是在企业运行过程中要给予专门业务的指导和监管。四是接受客户有关档案保管方面的投诉。档案寄存行业中产
14、生的有关问题自然属于档案法律行为的范畴，如触犯了档案法律法规的条文，势必需要有当地的档案行政管理部门出面给予依法解决。 4.1.3 指导商业性档案寄存企业组建行业协会。行业协会是经依法批准成立，由同一行业经济组织及相关单位和个人自愿组成、自律管理的非营利性社会团体，是企业与政府之间的桥梁和纽带。行业协会对一个行业的健康发展有着举足轻重的作用。所以早日组建商业性档案寄存领域的行业协会，为商业性档案寄存企业搭建服务平台，营造公平的竞争环境，制定行业规范，降低运作成本，这对于行业内成员提升管理水平、创新技术和提高人员素质，乃至商业性档案寄存行业的合法、科学发展都有十分积极的意义。 4.2 符合科学规
15、范的档案保管硬件 4.2.1 符合档案保管的一般要求。 4.2.1.1 档案库房：包括选址、建筑质量等。选址应符合档案馆建筑设计规范关于选址的要求；建筑质量则要达到档案馆建设标准的相应要求。 4.2.1.2 安全保管设施：安全是商业性档案寄存企业强调的首要经8营理念，也是其立身之本。安全保管设施包括消防（包括社会的和本企业的） 、档案装具、运输工具等。在基础设施配置时，尽量采取专业各系统设备“一步到位”的配置方法，围护结构应满足 “八防”的要求。 要配置全系统联动的消防系统，实现火灾自动报警和全系统消防联动；配置先进的摄像监控系统、红外报警系统、巡更系统相组合的安全保卫设施；设置门禁、报警、监
16、视监控等安防系统。 以上各项可分不同的档次，需要永久保存的档案要给予更好的保管条件；只是短期内保存的，条件可以相对简便一些。当然也可根据客户的不同要求等级，提出不同的保管要求并计算对应的寄存费用。 4.2.2 专业工作人员。一是具有管理专业素质的管理人才。法人代表同时应当接受档案法律、法规和档案专业知识的培训，以利于档案保管业务的开展。二是具有档案管理专业知识的业务人才。具体设置比例可以由当地档案行政管理部门根据实际确定。专业知识的业务人才要通过档案专业的系统培训，并取得档案管理上岗证。三是消防、安全等专业人才。这类人才均需要经过相关部门组织的专业培训，并取得上岗证。4.3 符合法律规范的运作
17、机制 4.3.1 建立一套完整、规范的规章制度。从人员管理、客户拓展、安全保管、档案管理、提供利用等各个环节都能有章可循。其中尤为重要的是档案保密制度，这是商业性档案寄存企业的生存之基，保密工作做得好坏，既关系到客户的切身利益，也关系到企业的信誉。因此，必须高度重视对客户档案的安全保密工作，尤其是对涉及企业商业机密、9公民个人隐私的档案，管理中绝对不能出现半点差错。要严格遵守不经所有者同意不得提供档案给第三者借阅的服务原则。 4.3.2 明确收费标准。服务收费标准，是商业性档案寄存企业向客户收取档案管理费用的依据。在档案寄存服务中，对不同的客户对象、不同的寄存内容可以适用不同的收费标准，但一定
18、要符合我国有关部门关于服务行业收费的有关规定和合理的价格，避免恶性竞争。 服务费用的收取应充分考虑以下几方面因素：首先是档案的自身状况。它包括两个方面：一是指档案的外形特征，如，文件的类型、载体状况、版本状况、是否有名人手迹等；二是指档案的内在特征，主要是根据档案的来源和内容来判断其重要程度、秘密等级、可利用性等。其次是档案的管理费用。包括三个方面：一是对档案实体的管理费用，如，对文件的整理、分类、编目、补缺、复制等费用；二是对档案的处置费用，包括对档案的消毒、杀虫、保护、鉴定及经过允许的销毁等费用。三是档案的贮存费用，指档案作为实体占据库房面积所需的费用。 4.3.3 明确寄存双方的权利和义
19、务。其中，档案寄存企业的义务和权利：一是负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员；二是负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全；三是负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索；四是拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的身份证明；五是对寄存期满不取走的档案有权进行处置。寄存方的权利和义务：一是寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托提供有偿整理编目服务；二是应按收费标准向寄存企业缴纳费用；三是查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明（单位介绍信、身份证、工作证）10；四是对寄存的档案拥有所有权，寄存期满，如不继续寄存须在期满后60 天内取走所寄存的档案；五是享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见；六是对因企业管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。 （作者单位：上海市奉贤区档案馆 来稿日期：2013-04-09）
