1、1中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较摘 要：必著项是档案著录的核心，是档案著录实践的强制性依据。我国档案著录标准与国际档案著录标准的必著项结构与功能存在着一些差异。本文对两者进行了系统比较，客观分析各自的优缺点，进而提出我国档案著录标准必著项优化建议。 关键词：档案著录标准；必著项；比较研究 著录是档案管理工作的重要内容，是对档案实施智力控制的关键过程。现代档案著录的目标是：确认和说明档案背景和内容信息以便利用，建立准确而恰当的著录条目并根据既定模式将著录条目加以组织，进而自始至终地保证所著录对象的可靠性、真实性、完整性、可理解性和可利用性。现代档案著录工作贯穿于档案文件整个生命周期
2、。必著项则是档案著录的核心，它的定位与设计势必对著录结果产生重要影响。国际档案著录标准国际档案著录规则（总则） （英文名：General International Standard Archival Description） ，由国际档案学会于1994 年正式发布，经修订之后于 2000 年发布第二版。中国档案著录标准GB/T3792.5-85 档案著录规则于 1985 年正式发布，经修订后于1999 年发布行业标准DA/T181999 档案著录规则 。系统地比较两者的必著项，找准各自的优缺点，对于当代社会背景和技术环境下，我国档案著录标准的完善和实施具有重要意义。 1 中国档案著录标准与国
3、际档案著录标准必著项结构比较 2国际档案著录标准必著项为 6 项，分别为题名、著录级别、时间、档号、载体形态和形成者，分属于特征说明项和背景信息项两个大项（国际档案著录标准共包含 7 个大项，即特征说明项、背景信息项、内容与结构项、检索与利用条件项、相关档案项、一般性附注项、著录控制项） ；我国档案著录标准必著项为 8 项，分别为正题名、责任者、时间、档号、分类号、电子文档号、缩微号以及主题词或关键词，分属于题名与责任说明项、时间项和排检与编号项 3 个大项。如表 1 所示。 1.1 题名项结构比较。国际档案著录标准的题名项规定，在较高著录级别（如全宗级、类别级、案卷级） ，自拟题名要包括文件
4、形成者名称。在较低著录级别，可包括文件形成者和文件种类，以及有关职能活动、专业、存址和主题等信息；我国档案著录标准的正题名项只是列举了示例，没有明确规定自拟题名结构。 1.2 形成者项结构比较。国际档案著录标准要求形成者项不仅要著录档案形成者的名称（包括对档案形成、积累和管理负有责任的机构或个人名称） ，而且，明确应按照国际标准团体、个人和家族档案规范记录著录规则1进行规范著录，包括机构行政管理沿革或个人生平传记、档案历史沿革等；我国档案著录标准中的责任者项只著录责任者名称，并指出责任者即作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人，未采用规范记录标准。 1.3 时间项结构比较。国际档案
5、著录标准的时间项可著录文件形成时间或积累时间，以及时间类型。并建议在适当之处，采用国际标准ISO 8601：1988 日期元素及交换格式-信息交换-日期与时间表示法3对时间进行著录；我国档案著录标准的时间项则只能著录文件形成时间，未明确采用何种时间表示标准。 1.4 档号项结构比较。国际档案著录标准的档号项，根据唯一性要求，明确了档号的三个构成部分，即国家代码、收藏机构代码和当地专用档号（或其他控制号、标识符）2，并指出，如果用于国际信息交换，三个构成项全部著录。要求根据最新版的国际标准ISO 3166 国家名称代码著录国家代码。根据各国收藏机构代码标准著录收藏机构代码，或唯一的标识符；我国档
6、案著录标准中的档号项则只有当地档号，没有明确其构成，在著录实践中一般由全宗号、保管期限、类别号、案卷号和件号组成。 表 1 国际档案著录标准与中国档案著录标准必著项比较 必著项 名称 国际档案著录标准 中国档案著录标准 题名（或正题名） 著录正式题名或准确的自拟题名，依据著录级别对自拟题名构成进行了明确 正题名照原文著录，自拟题名未明确著录规则（实际著录中一般由概括内容的文字加文种组成） 形成者（或责任者） 著录对所著录对象的形成、积累和管理负有责任的组织机构或个人名称。遵循规范记录标准 著录责任者名称。机关团体责任者的全称、简称和朝代规定；个人责任者的职务、职称、笔名、译名等 时间 至少著录
7、下列两个时间之一：一是文件在公务处理或个人事务处理中被积累的时间；二是文件形成的时间。著录时间类型 时间项视不4同著录对象，分为文件形成时间（文件级） 、卷内文件起止时间（案卷级）档号 明确档号的三个组成部分：国家代码；收藏机构代码；当地档号 档号是以字符形式赋予档案的一组代码，按档号著录规则赋予（实际著录中一般由全宗号、保管期限、类别号、案卷号和件号组成） 载体形态 著录所著录对象的形态及逻辑数量、特有的载体介质 非必著项 著录级别 著录所著录对象的级别（文件级、案卷级、类别级和全宗级等） 非必著项（但实践中，我们对于案卷级与文件级的著录有所区别）分类号 非必著项 按中国档案分类词表著录 电
8、子文 档号 非必著项 管理电子文件的一组符号代码（一般由档号、电子文件数位号和文件扩展名组成） 缩微号 非必著项 赋予档案缩微制品的编号（一般由胶片编号和影像编号组成） 主题词或关键词 非必著项 主题词按照中国档案主题词表进行著录，关键词可自由著录 1.5 国际档案著录标准之载体形态项和著录级别项结构。与国际档案著录标准相比，我国档案著录标准必著项缺少了载体形态和著录级别两项。国际档案著录标准规定，在载体形态项中，可以著录当前保管的物理数量、逻辑数量，或者截至将来某个时间计划接收的数量。在著录5级别项中，可著录全宗级、分全宗级、类别级、分类别级、案卷级、文件级等具体级别。 1.6 中国档案著录
9、标准之排检与编号项结构。我国档案著录标准必著项增加了分类号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词四项。其中，分类号依据中国档案分类法和GB/T154181994的有关规定著录。电子文档号、缩微号没有明确结构。主题词按照DA/T191999 中国档案主题词表及本专业、本单位的规范化词表进行标引。关键词取自文件题名或正文，用以表达档案主题，著录时比较自由。 2 中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项功能比较 从总体上来说，国际档案著录标准必著项旨在有层次地为建立规范检索点以及档案信息共享发挥作用，十分注重规范性，我国档案著录标准必著项的侧重点是考虑建立多途径检索点。 2.1 题名项功能比较。国际档
10、案著录标准题名项，目的是为著录对象命名。清晰地列举了自拟题名的构成要素，对于促进档案内容的理解和建立高效检索点具有重要意义；我国档案著录标准的正题名项，没有明确自拟题名的构成要素，在实践中易受主观影响，导致检索点建设的不规范性。 2.2 形成者项功能比较。国际档案著录标准的形成者项，实质上描述的是档案的背景信息，不仅可以增进对档案内容的理解，而且，可以为保障档案的真实性、实现关联查阅发挥作用，有助于形成一致、准确和具有自我说明能力的著录条目；我国档案著录标准的责任者项描述的则是内容信息，由于没有采用规范记录标准，增加了误检和漏检的可能6性，未反映出负责形成、收集、保管和利用所著录对象的机构、人
11、员和家族的相关信息，不能对档案管理起保障作用。 2.3 时间项功能比较。国际档案著录标准的时间项，旨在确定和描述所著录对象的时间。不仅可以反映文件形成时间以及所著录对象建立时间，而且采用了国际标准的时间表示方法，是一个规范的检索点；我国档案著录标准则只能反映文件内容中的时间信息，没有明确时间表示的采用标准，容易出现信息共享时的障碍。 2.4 档号项功能比较。国际档案著录标准的档号项旨在唯一地确认著录对象，并提供著录条目与所著录对象之间的联系。有助于将来源于不同保管机构的著录条目集成于一个统一的信息系统。可以在国际共享层面上，实现准确定位，有助于档案信息的共享和交换；我国档案著录标准的档号项，则
12、只能在当地保管机构实现唯一确认，没有考虑较高共享层面上的档号唯一性，在国家及国际共享层面上，难以实现准确定位。2.5 国际档案著录标准之载体形态项和著录级别项功能。国际档案著录标准的载体形态项，旨在确定和描述所著录对象的形态和逻辑数量、载体介质，可以提高档案管理的计划性和利用工作的引导性。著录级别项，可以确定著录对象的整理级别，反映所著录对象在档案管理层级结构中所处位置，是档案管理尊重全宗原则和来源原则的直接体现。我国档案著录标准的必著项无此功能。 2.6 中国档案著录标准之排检与编号项功能。我国档案著录标准必著项增加的分类号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词四项，增加7了检索点以及档案与复
13、制品之间的对应关系，其中电子文档号和缩微号还可用于档案工作人员对于相应原件或复制品的准确定位。尤其是主题词或关键词项，对于用户检索具有重要意义，但在标准实施中，易受主观因素、专业知识水平等影响（如关键词著录） ，从而影响检索效率。 3 中国档案著录标准必著项的优化思考 从实际情况看，很多单位受人力、时间、经费等因素限制，仅仅著录了必著项。从著录标准的实施效益和档案管理目标考评来说，必著项起到了决定性作用。为推进档案“三个体系”建设，优化我国档案著录的必著项具有重要意义，此举不但可以增进对档案内容、结构和背景信息的理解，对于提高档案信息检索效率和保障档案的管理更是具有长远意义。 3.1 对必著项
14、的功能目标进行科学定位。从建立规范检索点与保障所著录对象的可靠性、真实性、可理解性和可利用性出发，考虑各类文件的实际，对必著项应该具有的功能和可能达到的功能目标进行认真分析和充分调研，形成科学的必著项功能需求方案。同时，秉着兼顾效益的原则，处置好必著项功能要求与选著项功能要求的关系。必著项的功能目标应是可以满足档案信息的高效检索需求、基本适应对档案管理的保障作用。 3.2 依据功能结构法合理构建必著项结构。对必著项的功能目标进行分类，即检索利用目的和管理目的，并进一步细化为背景信息、内容信息、结构信息以及控制信息的著录功能需求，构建必著项的微观结构。针对不同需求，斟酌必著项的构成要素。在不同的
15、信息共享层面8上检验必著项结构的合理性。从不同层次的用户出发，考察必著项的检索效益和便捷性。通过多维思考，动态地对必著项结构进行调整。比如，载体形态项和著录级别项的增加。从图 1 可看出，如果要达到智能检索和知识服务的目标，在内容维度上仅仅著录题名、时间与主题词是远远不够的，应进一步加深内容著录。从方便利用的角度看，在背景维度上仅仅著录形成者亦是不够的，应增加检索利用条件、密级等的著录。 图 1 档案著录标准之必著项分布维度图 3.3 提高必著项的可操作性。无论是必著项的选定，还是其微观结构设置都应注重可操作性，应符合绝大多数档案的实际情况，即其背景、内容和结构信息的可著录性和可理解性。例如，
16、分类号的著录，无疑会增加检索途径，但是，对于普通用户来说，很难准确把握分类情况，往往会出现错误归类，影响检索效率。因此，分类号作为检索点，应增加易于接受的说明和引导功能。 3.4 提升相关标准采用率，努力避免主观因素的不利影响。主观因素的影响往往来自构成要素的不齐全或结构的不明晰，或者是相关标准采用率不高。解决主观因素的不利影响，除了要细化结构之外，还应增加相关标准采用率。例如，责任者项建议更改为形成者项，采用规范记录标准，即对于档案形成发挥重要作用的机构、人员和家族，著录描述机构历史、结构、职能、与相关机构之间关系的信息，著录个人和家族的生平信息，同时确保所著录实体名称以规范形式出现。 参考文献： 1张文友，徐维.国际标准团体、个人和家族档案规范记录9著录规则的制定及其结构特点J.档案与建设，2001（2）：5556. 2王大青.中国档案著录标准与国际档案著录标准微观结构及其功能比较研究J.档案管理，2012（5）：1719. （作者单位：张战争，新疆军区档案馆；王大青，南京政治学院上海校区军事信息管理系；赵爱萍，新疆军区政治部 来稿日期：2013-04-18）
