1、1对做好企业档案数据安全管理工作的思考摘要：企业档案是在自身发展建设过程中产生的宝贵财富。随着馆藏数量及电子数据的增加，树立档案安全意识，保护企业“档案资产” ，全面做好档案数据安全管理工作是档案工作中的重点。本文结合北京市燃气集团有限责任公司（以下简称燃气集团）的档案工作实际，对如何做好企业档案数据安全管理与安全保障工作提出几点建议和措施。 关键词：档案数据 安全意识 安全保障 安全措施 档案承载着“记录历史，服务企业”的重要作用，档案工作是企业基础管理工作的重要组成部分，档案数据的安全更是档案管理工作的重中之重。近年来，随着燃气集团突飞猛进跨越式的发展，档案的门类和数量急剧增加，如何对这些
2、档案数据进行管理，已成为档案管理部门不断思考的课题。大量的实践证明，加强档案数据安全管理工作，确保企业档案数据的安全稳定，是促进企业档案数据化建设和档案事业健康、快速和可持续发展的有力保障。本文以本单位构建档案工作防灾减灾安全体系为例，就如何加强档案数据安全的基础工作进行探讨和阐述。 一、树立全员档案数据安全保障意识，提高维护档案安全的自觉性 企业的档案工作不仅仅是档案管理部门的职责，也是由各部门专、兼职档案管理人员及全体员工共同参与完成的工作。因此，全体员工的档案安全意识特别是领导的档案安全意识决定了一个单位档案数据安全工作水平和工作的氛围。 2企业档案信息是企业的无形资产，确保档案数据安全
3、是企业档案管理部门的重要使命。档案部门要不断学习、贯彻国家关于档案数据安全管理的法律法规，大力宣传档案数据安全，强化档案数据安全管理意识，普及档案数据安全管理知识。 通过多种途径保障档案数据的安全，使每一名员工都切实重视起档案数据的安全性，不断增强使命感、责任感，自觉地从思想上、行动上把确保档案数据安全放在各项工作的首位，真正树立档案数据“安全第一”的意识，提高全体员工的安全意识，自觉维护档案数据的安全，切实落实安全责任。 同时，我们加强档案数据安全的宣传力度，利用“档案日”进行多种与档案安全有关的活动进行宣传教育，提高全体员工的安全意识，真正做到档案人员从自身工作做起，自觉维护档案数据的安全
4、。 二、加强档案管理队伍建设，提高档案人员业务水平 档案管理人员的素质直接影响着档案管理水平，为此要切实加强档案安全管理的队伍建设，坚持依法治档，有计划、有重点、分层次、分类型地开展档案安全管理队伍的建设，同时要提高档案人员的思想政治觉悟，从思想源头上重视档案的安全，增强其档案安全防控能力。通过举办专题培训、继续教育、经验交流等途径，使档案管理人员充分了解和掌握有关档案安全防控的措施，不断提高档案人员的专业素质和能力，同时要向档案管理人员大力宣传、贯彻档案安全法规，培养和强化档案数据安全意识，为档案数据安全管理工作提供坚实有力的人才保障。 三、制定档案数据安全保护措施，建立防灾减灾应急预案体系
5、 3（一）建立健全科学完善的档案保管与数据存储制度，为档案数据安全提供保障 科学完善的档案保管与数据存储制度，是做好档案数据安全管理的基础。只有建立科学、完善的保管存储制度，才能切实维护档案数据的安全。燃气集团于 2009 年结合国家相关法律法规和工作实际，建立了燃气集团档案管理制度及规范 。 制度及规范包括档案工作制度、各类档案的管理规定及档案流程几个部分。其中根据中华人民共和国档案法和中华人民共和国保护国家秘密法的相关规定，制定了燃气集团的档案保管制度 、 档案安全保密制度 、 档案保护修复制度 、档案利用管理制度 、 档案鉴定销毁制度 、 档案库房管理制度 、档案阅览室管理制度 、 档案
6、保护技术规范 、 档案管理岗位人员变动交接工作细则等，从鉴定、销毁、借阅、保密等方面对档案数据的安全管理进行了详尽的规定，降低了档案泄密、丢失的风险，最大限度地确保档案数据的完整安全。 2012 年，燃气集团结合国家有关档案数据安全管理的规范要求，如电子文件归档与管理规范 （GB/T18894-2002） 、 数据安全技术数据系统通用安全技术要求 （GB/T 20271-2006） 、 数据安全技术数据系统灾难恢复规范 （GB/T 20988-2007） 、 数据与文献文件管理第 1 部分通用原则 （ISO 15489-1：2001）等制定了燃气集团档案数据安全体系管理指南 （以下简称指南）
7、。在指南中制定了档案数据安全管理的建设原则，其中包括：数据存储管理、密级管理、合规服务原则、访问控制、入侵检测等九项。同时提出安全管理的措施要坚持“管理高于技术，4预防先于补救，遇到问题即刻处理”的指导思想，全面实施档案馆的“预防监控同步安全应急处理”的档案数据安全管理措施。这一系列措施涵盖了档案数据安全的控制、网络安全管理、个人计算机及外设管理几个方面。 指南的推行切实提供了科学、有效的档案安全防控措施，将有力地保障了档案数据安全工作的顺利进行。 （二）制定档案防灾减灾应急预案，建立档案数据应急管理对策 档案防灾减灾体系是档案部门为防止和减少突发性灾难事件对档案的破坏而建立的一整套的档案管理
8、规范。 指南特别对这些突发事件进行了识别，包括常规风险（自然灾害、日常灾害） 、环境风险、人为风险、管理风险、技术风险等几个无法预料的、可能给档案造成毁灭性灾难的事件。这类事件的特点是发生突然，毫无征兆，所以档案安全管理不应仅仅停留在库房的“八防”管理上，还要注重应急预案的制定。预案的制订要本着“预防为主、防治结合”的原则，要在抓防范的同时做好治理的准备，将损失降到最低程度，以保证在灾害发生时能够最大限度地确保档案的安全。预案制定后档案人员要经常学习和组织演习，以此增强档案人员的安全应急意识。构建档案工作防灾减灾安全体系是保证档案安全的重要措施，档案管理部门也要在大力推行的同时，提高监管执行力
9、度，充分利用现代化技术手段，确保档案的安全。 （三）设立档案工作监督管理机构，健全档案管理工作机制 中华人民共和国档案行业标准企业档案工作规范 （DA/T42-2009）中明确规定了“企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准” 、 “企业应根据规范和管理模5式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构，大型企业应设立档案馆” 。 按照企业档案工作规范的要求，燃气集团设立了专门的档案管理机构，负责统筹、协调、组织管理燃气集团档案管理工作，对燃气集团各部门、所属各单位的档案工作进行业务指导和监督检查，并定期向燃气集团办公室提交档案工作执行评估报告。这种工作模
10、式已将燃气集团形成的各门类和各种载体档案纳入到档案工作的管理范畴，从而使燃气集团十二大门类的档案管理并重。这种工作模式对档案数据安全管理作用在于：第一，档案集中保存便于安全管理工作的开展；第二，档案在收集、管理、利用等环节统一管理，实行了统一的标准，便于档案工作的监督检查；第三，档案由专业管理部门和人员负责保管，提高了档案管理水平，降低了安全风险。 （四）实行科学有效的档案安全保管措施，提升档案数据安全系数 我国档案工作的基本原则是：“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用” 。按照基本原则的指导，档案管理部门要采取相应的措施加强对档案实体和档案数据的管理。首先要建设符
11、合规定要求的档案库房，并配备安全保管的设备设施，这是保管档案的最基本的物质条件，它直接影响着档案的保护效果。其次要构建严格的档案库房保管制度，严格控制档案库房进出人员手续和档案库房的钥匙和门禁管理，以确保档案的安全。再次，建立各级档案数据安全责任制，把档案数据安全作为对档案管理部门、档案工作人员考核的首要指标，杜绝一切安全隐患。同时要根据实际情况，对现有制度进行认真清6理，完善档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的制度，并对制度的执行情况加强监督和检查，定期进行考核，确保各项制度能够有效、正确执行。 企业档案是企业不可再生的重要资源，一旦丢失、损毁将不可挽回。加强档案数据安全管理工作，对于维护企业历史记忆，推动企业高速发展，实现企业档案事业可持续发展，具有不可替代的特殊作用。档案管理部门和档案工作者要通过多种途径确保档案数据资源的安全，是新时期档案工作者的重大使命。 作者单位：北京市燃气集团有限责任公司
