1、浅析科研单位 ARP 在财务管理中的应用摘要：随着我国科技体制改革的不断深入，中国科学院（以下简称中科院）各研究所发展迅速，不断承接国家各个时期、各个领域的重大研究任务。研究所经费不断增加，迫切需要建立一套符合院发展战略，实现管理创新的管理信息系统，由此 ARP 应运而生。本文结合所级 ARP系统的实际应用阐述科学事业单位（以下简称科研单位）借助该系统如何加强过程管理和提高财务管理水平，同时笔者通过实际的应用提出一些值得思考的相关问题及其相应对策。 关键词：科学事业单位；ARP 系统；财务管理；预算控制 一、ARP 系统概述 中国科学院资源规划项目（Academia Resource Plan
2、ning，简称 ARP项目） ，是实现中国科学院科学资源规划的信息系统工程。ARP 项目从中国科学院院所两级治理结构出发，以科技计划与执行管理为核心，综合运用创新的管理理念和先进的信息技术，对全院人力、资金、科研基础条件等资源配置及相关管理流程进行整合与优化，构建有效的管理服务信息技术平台。中科院借鉴企业 ERP（ERP 系统是对企事业单位各项经济活动所产生的信息进行记录和管理）的思想和理念，适应现代管理要求，开发了适合中科院相关单位的 ARP 系统。 二、ARP 系统在财务管理中的作用 1.ARP 系统提高财务数据的标准化、统一化 2005 年中科院各单位 ARP 系统全面上线，借此机会，院
3、统一了会计科目。会计科目的统一可以保证各单位会计信息的一致性和可比性，并且增强了各级管理所需会计信息的可见度，加强了预算、统计和分析的可操作性、时效性及准确性。 ARP 实现了以科研项目管理为核心的人、财、物的核算模式，实现了管理系统中各业务模块基础数据的引用和共享，加强了科研经费管理和监督。通过管理系统中各业务模块基础数据的引用和共享，极大的提高了数据标准化程度，财务核算系统和各业务模块紧密联系，直接由业务模块产生总账凭证，从根本上促进了业务处理的流程化、制度化和标准化。 2.通过 ARP 预算管理模块加强了科研项目经费的过程管理 科研项目经费的过程管理是科研单位财务管理的重点。近几年，国家
4、对科研项目经费的监管力度日益加大，结题审计要求越来越严格，审计重点即为检查项目资金是否按照预算支出，由此课件项目的预算编制尤为重要。但实际操作中，一些问题依然存在，如科技部对项目编制预算科目与研究所财务日常核算科目不一致，导致财务数据不能共享，在项目验收决算时需要大量的人工进行事后调整、归并；项目经费虽可以做到总量上的控制，但对预算明细科目的控制无法实现。 ARP 所级预算管理是基于研究所以课题为成本中心核算模式建立的课题核算录入、控制及查询的管理信息系统，从部门预算到课题预算，从总预算到支出明细预算，层层细化，结合了预算系统、网上报销系统和所级财务核算系统，为课题组提供了实时的预算支出控制与
5、查询。根据所级预算管理系统的主要功能，研究所把每个预算模板对应上财务会计核算科目，可将预算科目与财务核算科目挂钩，进行预算控制。预算管理系统对用户角色定义明确，科研部门负责预算模板定义和预算金额录入；财务部门负责科目映射和具体业务核算；课题组人员根据预算系统中的预算科目和金额按照定义好的控制方式在网上报销系统进行报销及借款。这一系列的流程将相关部门的职能分工进行有机整合，以信息化管理代替人工管理，变事后调账为事前计划，事中控制，事后分析的过程化管理，将科研人员和财务人员从繁琐的核算调账工作中解放出来，提高了财务管理水平和工作效率。 3.通过 ARP 的外挂财务报表工具 DISCOVER 加强财
6、务数据分析 作为 ARP 所级系统的外挂辅助工具，DISCOVER 报表工具可以做到深层次财务数据分析，它将数据库中简单的数据，通过有效组合排列，提供组合查询功能，得出使用者不同时期不同要求的数据汇总或分类。 例如在分析全所某年收入情况时，如“按类型统计全所 2010 年全部收入” ，计算每类收入占总收入额的百分比，使用该工具可以快速完成，利用交叉表方式在科研管理模块数据中，抽取“科研会计科目”和“科研余额查询”文件夹的相关数据，将一级会计科目设置为“4”和“2”为首的收入类科目，再设定 2010 年期间，便可轻松完成统计，同时以饼图等形式呈现，使数据直观，方便理解，在统计数据的同时也完成了对
7、数据的分析工作，掌握全所收入类型的配比情况，提高工作效率，便于领导做出相应决策。 同时，DISCOVER 还可以将财务数据定性与定量分析，反应现实中经济活动的矛盾和问题，有助于财务管理者对财务环境各不确定性因素进行预测，为决策层提供真实可靠地分析数据。在数据安全管理方面，DISCOVER 也是根据不同角色不同操作用户匹配相应可查询的范围，保证了高层数据的保密性。 4.ARP 的使用加强了固定资产管理 科研单位固定资产管理的主要特点是数量大，金额高，品种繁，盘点工作量大。由此经常出现的问题是：重购置，轻管理；账实不符；科研仪器监管不到位，通常哪个课题组采购就放置哪个实验室，固定资产信息不共享，对
8、整个研究所资源配置无法统一安排使用。 使用 ARP 后，规范了固定资产自申请采购到报废的流程，监管落实到人，自购买日起系统要求设置专门负责人，当该负责人离职时需将负责的固定资产转交其他负责人才可办理离所手续。在网上报销系统中固定资产报销通过该业务报销单收集，一方面所内留下固定资产业务从计划到采购、入库、报销的整个内部各管理单据，另一方面通过“转固”使固定资产基本信息直接导入 ARP 固定资产模块中，确保账账一致。通过 ARP 网络系统实时了解研究所的固定资产信息与状态，便于合理组织和调配闲置资产。同时强大的数据分析功能，便于随时深度了解资产情况。如“按资产部门和具体位置查询资产净值” “资产按
9、财务类别统计表”等。 科研单位制度中对固定资产要求只核算账面原值，不计提折旧，通过提取基金来保证固定资产的更新和维护。固定资产的账面价值与净值随着时间的延长发生价值背离，虚增资产总量；成本不计提折旧费用，使成本核算不完整。而 ARP 系统体现了固定资产的折旧信息，完善了科研单位的成本核算，便于掌握研究所固定资产的实际情况。 1.ARP 系统作为信息化管理工具，对财务人员的电子化水平要求更高 在加强财务人员的职业道德，财务理论基础和专业技能素质的同时，必须将对电子化技能的更高要求加入到财务人员的综合素质考评中。自2006 年全院推行 ARP 系统以来，各所的财务人员均有增加，很多人不理解 ARP
10、 系统为何比以往的财务软件要复杂，工作量加大，其原因是管理要求越来越高，越来越精细化。因此财务人员的会计电算化水平必须加强，只有熟练掌握操作系统，熟知有用信息的生成，才能提升财务管理水平，提高效率，否则系统已经开发好的功能，使用者不能将其发挥得当，也是枉费。 2.ARP 系统的应用要求财务业务处理办法规范化 利用 ARP 操作系统，规范了基础业务的会计核算流程，但是对于特殊业务的处理各研究所做法不统一，个案较多。由于各所会计处理方法的不同，在院汇总提取数据时可比性较低，不能说明实质问题。针对这种情况，对于一些特殊业务，可从两个方面进一步规范处理方法，尽快制定统一的处理办法，使各研究所可参照处理
11、。其一，针对一些重要性程度较高，数量金额较大，对财务成果影响较大的特殊业务，可以严格规范统一其业务处理步骤，令业务处理流程标准化。各研究所在办理此类业务时，必须严格遵守业务流程。其二，对于重要性程度较低，或数量金额较小的特殊业务，系统可提供若干才参考处理办法，供各研究所选择。 3.对各个部门之间的配合提出了更高要求 从项目来看，ARP 中各项目有关信息的建立，课题号的设置归由科研部门管理，科研部门的初始信息建立好后，财务部门才能在财务模块中对该课题进行核算。课题号建立的正确与否、初始信息的详细程度，对以后财务部门了解该课题有着重要作用。因此在前期，需要科研、财务部门沟通好，对每个项目的设置从一
12、开始就准确无误，不要等到开始核算了才发现课题设置有问题，还要重新返工。 从工资薪酬方面看，人事与财务部门紧密联系，只有人事部门将人员信息分配正确，财务部门才可以进行工资的成本核算，全部正确才可以工资发放。 从资产方面看，当资产部门办理了入库验收手续后，信息传至财务部门，才可以办理相关付款手续。 总之，很多工作环节都是环环相扣，任何环节的出错不仅影响本部门还会影响其他部门的工作，只有各部门间的良好沟通与积极配合以及相互理解才能更好的完成工作。 4.加强系统网络控制，严格权限分级以及会计信息系统数据的安全管理 ARP 系统数据信息量庞大，数据的安全，系统的稳定十分重要。对系统基础设置应及时根据业务
13、发展进行修改维护，确定主要责任部门，应当建立健全内部操作制度，加强系统安全控制，未经授权人员不得动用系统各种资源，设置操作权限限制。对于数据的安全，信息管理部门必须做到每日备份。ARP 系统设置了财务人员的角色、权限以及用户名与密码，但是在日常工作中还是有相互使用用户名和密码的情况，应加强内部控制，规范操作，职责分工，杜绝人为篡改数据的情况。财务人员应定期导出财务数据进行备份，对于移动存储设备应当设置专人专用，尽量避免因外界因素导致计算机故障。系统应当强制月底关闭会计期间，可以有效避免人为不留痕迹的修改会计数据。财务部门应当及时打印相关台账、报表，存留纸质信息，避免集中到年底一次性打印。 5.
14、对横、纵课题不同的财务管理要求，在 ARP 中应当区别管理 目前研究所都是以课题为成本核算模型，不论横向纵向，均为同一模式。科研单位既需要国家财政部门对其基本经费和科研项目经费给予必要的保证，来获取社会效益，同时也要依靠自身优势和实力向社会和个人提供信息、技术、科研成果等服务来获取经济效益。因此财务管理应该根据不同的科技活动特点，对其经费实行不同的财务管理办法。本人认为由于横向经费有别于纵向经费管理，可以改变目前横向经费课题式的财务管理方式，整合小的课题项目，由研究所统一管理。 四、结论 总之，随着科研经费管理越来越严格，提高财务管理手段，加强信息化建设成为必要的支撑条件，ARP 系统作为信息化管理的工具，确实改善了研究所整体的财务管理水平，相信随着系统的不断优化和完善，在科研单位的管理中必将发挥更深层次的作用。ARP 信息平台的建设和运用是一个不断完善的过程，需要根据管理目标和要求进行不断改进。 参考文献： 1倪润霞：科研事业单位财务管理探析J.经济师，2010（7）. 2高 筠：推行 ARP 预算管理系统，进一步提高科研经费的过程管理J.理论探讨，2011（5）. 3中国科学院网络中心编制.ARP 所级预算管理系统手册Z，2010.
